Gå till huvudinnehåll
Vaxjö seen from slightly above

Växjö kommun satsar på AI för att lyfta medarbetarnas potential

Nina Rapp

Nina Rapp

Affärsområdeschef för Modern Work

Lästid, 5 min.

It-chefen om Copilot:

“Ett bollplank som sparar tid”

Växjö kommun är en early-adopter när det kommer till generativ AI. I början av året startade man en pilotstudie med AI-assistenten Copilot för att se hur verktyget ska kunna lyfta medarbetarnas effektivitet och kreativitet.

Sedan årsskiftet har Växjö kommun steg för steg implementerat Microsoft Copilot for M365. Syftet med digitaliseringen av kommunen i stort är att hjälpa de runt 7000 medarbetarna att kunna fokusera på sitt kärnuppdrag i så hög utsträckning som möjligt. Men också för att möjliggöra för deras invånare att bli mer självständiga.

– Tanken med Copilot är att det ska bidra till det som vi kallar för vardagsdigitalisering. Vi ser det som ett verktyg som ska förenkla vardagen för våra medarbetare, säger Pontus Berglund som är it- och digitaliseringschef i Växjö kommun.

People in an office looking at screen, seen from behind a glass that is reflecting light.

Flertal värden med generativ AI

Ett halvår efter att man började rulla ut licenserna till utvalda medarbetare har ett flertal värden med generativ AI i form av Copilot utkristalliserat sig.

– Den är ett bollplank som sparar tid. Och mycket handlar om att snabbt kunna hitta relevant information. Den hjälper mig också att summera stora mängder information. Men också att skapa presentationer. Eller att hitta presentationer för den delen.

Ett konkret exempel på när Copilot hjälpt Pontus Berglund är när han behövde hitta en presentation som den tidigare it-chefen hade tagit fram.

– Det enda jag behövde göra var att fråga Copilot: “Hjälp mig att hitta presentationer som drogs av vår förre it-chef någon gång mellan 2017–2018 som handlade om en viss sak”. Pang! Så hade jag exakt det jag var ute efter.

Fredrik Sandblad är utvecklingschef på kommunen. Han lyfter att Copilot kan bidra till att höja kreativiteten.

– Man kan använda det för att bolla idéer, bli mer kreativ och tänka annorlunda. Copilot höjer ditt sinne med tio procent.

A portrait of a man with a blurry office in the background

Copilot ett naturligt val för Växjö

Anledningen till att Växjö valde Copilot som AI-assistent är flera. Dels handlade det om datasäkerhet och upphandlade avtal, men också att medarbetarna redan var vana vid att jobba med Microsoft 365.

– Många digitala verktyg har enorma potentialer. Men man får inte loss värdet innan man är van att hantera dem. Nu har vi en Microsoft-miljö. Och är man van vid Microsoft 365 är det lättare att ta till sig ett nytt verktyg som är en del av samma miljö, säger Fredrik Sandblad.

Implementeringen drog igång med en mindre grupp på it-avdelningen. Till sin hjälp hade kommunen samarbetspartnern Exobe. Första steget handlade om att säkerställa teknik- och informationssäkerhet.

– Vi började testa det i liten skala. Därefter har vi spritt ut det i organisationen och nu har vi fokus på fem olika roller som finns i samtliga förvaltningar, säger Fredrik Sandblad.

Yrkesgrupperna som man valt ut är verksamhetsutvecklare och utredare, chefer, ekonomicontrollers, pedagoger och kommunikatörer. I dagsläget har mellan 250 och 300 medarbetare tillgång till Copilot.

A man and a woman in an office looking at a laptop screen

Utbildning och utvärdering nycklar till framgång

Exobe har hjälpt till med utbildningar, utformningen av själva införandet samt uppföljning.

– Vi ser hur viktigt det är med en bra introduktion. Men vi får inte glömma uppföljningen. Den är oerhört viktig, säger Fredrik Sandblad.

Växjö kommun har därför kontinuerligt samlat in uppgifter från användarna. Det handlar om både kvantitativ och kvalitativ data.

– Vi samlar in data kring hur och i vilken omfattning man använder verktyget. Men vi använder oss också av enkäter och även intervjuer om hur det upplevs och vilka effekter det ger, säger Pontus Berglund.

– Och det här sker löpande så att vi kan se hur användandet utvecklas i takt med att både verktyg och medarbetare mognar.

En större sammanställning av uppföljningsarbetet kommer i november.

– Utifrån den sammanställningen kommer vi kunna se vilka roller som har mest nytta av Copilot och hur vi ska ta arbetet vidare, säger Fredrik Sandblad.

– Nu handlar det om att låta organisationen mogna i takt med att verktyget utvecklas. Vi utvärderar kontinuerligt och följer upp effekterna, säger Pontus Berglund.

 

Så kan kommuner lyckas med implementeringen av Copilot

Växjö kommun är en av de första kommunerna i Sverige som satsar på Microsofts generativa AI-assistent Copilot for 365. I egenskap av pionjärer och early-adopters vill Fredrik Sandblad och Pontus Berglund dela med sig av fem nycklar för att komma igång med Copilot.

  1. Bred förankring i organisationen
    Det är viktigt att organisationen är med på noterna. Det måste både finnas en möjlighet och en vilja att delta. Engagemanget är viktigt.
  2. Förankring i den högsta ledningen
    Ha regelbundna avstämningar med ledningsgruppen. Få dem att förstå värdet med verktyget och att syftet med det är att förenkla och effektivisera vardagen för medarbetarna.
  3. Jobba med utbildning och utvärdering kontinuerligt
    Utbilda så att medarbetare kan få ut hela potentialen i verktyget. Hur bra ett verktyg blir beror på användarens skicklighet. Datadriven utvärdering och uppföljning är också superviktig i sammanhanget.
  4. Glöm inte att följa upp insatserna
    Utvärdera användarnas beteende och samla data, både kvantitativ och kvalitativ, för att kunna följa upp och kanske sätta in utbildningsinsatser där det behövs.
  5. Det är bättre att pröva än att gissa
    Alla har en uppfattning när det gäller nya innovativa saker. Men det är först när man har provat ett verktyg som man kan diskutera och förhålla sig till tekniken på riktigt. Vi har mer nyktra och sansade diskussioner om värde och potential i den här typen av lösningar sedan vi började arbeta med Copilot.

Microsoft Copilot

Lär känna din dagliga AI-assistent för arbete och fritid.

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • Whitepaper: Dra nytta kraften i er data – ta del av insikter från 100 chefer inom detaljhandel

    Whitepaper: Dra nytta kraften i er data – ta del av insikter från 100 chefer inom detaljhandel

    Detaljhandeln bidrar till en betydande del av många länders BNP, sysselsätter tiotals miljoner människor världen över och berör nästan alla. För att få aktuell insikt i denna snabbrörliga tid för branschen genomförde vi nyligen en undersökning med 100 chefer inom detaljhandeln. Avsikten var att få insikt i de utmaningar deras verksamheter möter och lära oss […]

  • Retail Sweden

    Microsoft Pivot: Enabling the Retail Industry 5-6 February 2019

    “Our industry does not respect tradition, it only respects innovation”. – Satya Nadella   At the time Satya said those words, Microsoft had already started our business transformation. Change was the new normal. Today, this statement has become an absolute truth also for The Retail Industry, which is undergoing an unprecedented transformation that will revolutionize the […]

Finans och försäkring

  • Banking

    Microsoft Pivot: Financial Services Industry Week, 26-28 November 2018

    – Enabling digital transformation in financial services Hur ser framtiden ut för banker och finansbolag? Vilka erbjudanden krävs för att skapa nya värden som gynnar både branschen och kunderna? Hur kan ny teknik och artificiell intelligens vara en del av lösningen? Kom och delta under samtliga tre dagar, eller välj någon av dagarna som passar […]

  • Är det nya betaltjänstdirektivet, PSD2 den nödvändiga knuffen framåt för digitalisering inom banksektorn?

    Är det nya betaltjänstdirektivet, PSD2 knuffen framåt för digitalisering inom banksektorn?

    Jag tror det. Min övertygelse är att det nya regelverket är en avgörande språngbräda för ökade intäkter, minskade kostnader och nöjdare kunder. Med det nya regelverket krävs förändring och anpassning. Samtidigt öppnas många nya tillfällen för innovativa tjänster och samverkansplattformar att växa. Och för etablerade samt nya aktörer och fintechbolag att möta ny konkurrens samt […]

Government

Hälso- och sjukvård

Myndigheter

Skola och högre utbildning

  • Vill du lära dig mer om hur du kan använda Surface-datorn smart i din undervisning?

    Vill du lära dig mer om hur du kan använda Surface-datorn smart i din undervisning?

    Med hjälp av en Surface-dator kan du smidigt använda verktyg som skapar en mer kreativ kommunikation i klassrummet. Jag har själv erfarenhet som lärare, och började tidigt implementera digitala verktyg för att underlätta undervisningen. Eleverna kunde se vad jag ritade, vilket skapade enklare vägar för direkt kommunikation och förståelse i klassrummet. Jag kunde hjälpa eleverna […]

  • Frigör potentialen hos dina elever med Microsofts nya inlärningsverktyg

    Frigör potentialen hos dina elever med Microsofts nya inlärningsverktyg

    Pedagoger över hela världen arbetar ständigt för att uppnå målet om individanpassat lärande, men pandemin framhävde den komplexa utmaning som lärare står inför, då man möter mer varierande behov hos eleverna än någonsin tidigare. För att kunna erbjuda varje elev en individanpassad inlärningsupplevelse har det traditionellt sett krävts mycket av den resurs som lärare ofta […]

Tillverkning

  • Gula maskiner från Komatsu

    Databasmigrering som hjälper er bli ”bättre än de bästa”

    Den japanska termen dantotsu är svår att översätta, men den betyder ungefär ”bättre än de bästa”. Sedan det multinationella företaget Komatsu, som är verksamt inom konstruktion och gruvdrift, grundades för 100 år sedan har de strävat efter att ge kunderna en tjänst som uppnår precis det. Som del i detta lanserade Komatsu deras Dantotsu-strategi 2003 […]

  • Malarenergi

    Framtidens samhälle: Elbolaget som vrider upp värmen med hjälp av AI

    Energibolaget Mälarenergi befinner sig i en omfattande innovationsprocess, med fokus på dynamiska samarbeten och teknik för artificiell intelligens. Långa pendlingsresor hem från arbetet i kylslagna nordiska städer blir uthärdliga om ett varmt och skönt hem väntar. En pålitlig och reglerad hantering av städers energiförbrukning är av största vikt, inte bara med invånarnas ekonomi och trivsel […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • en grupp människor som står i ett rum

    Nya tider kräver nya tag kring cybersäkerheten 

    Snabbdigitaliseringen vi nu genomgår, där många fler människor jobbar på distans, ställer nya krav på hanteringen av känsliga företagsdata som kommuniceras över osäkra nätverk. Traditionella säkerhetsskydd som fungerat förut räcker inte längre för att skydda mot de nya och allt mer tekniskt avancerade cyberattackerna. För mobilt distansarbete behövs ett utökat och nytänkande skydd för den data som kommuniceras […]

Digital HR

  • Human resources

    Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring, 30 januari i Stockholm

    Det publiceras dagligen rapporter kring hur digitaliseringen slår ut traditionella affärsmodeller och skapar nya vinnare som spelar på en global arena. Innovationstakten är snabbare än någonsin tidigare och möjligheterna med AI och automatisering är oändliga, men hur förbereder vi organisationen för den kompetensväxling som behövs när många arbeten kommer förändras? ANMÄLAN Många transformationer misslyckas då […]

Digital Transformation

  • Pivot HR

    Lyckat Pivot-event om HR-strategier för digital förändring

    Ett huvudkontor fullt av yrkesverksamma och kunskapstörstande proffs från en rad HR-avdelningar inom privat och offentlig sektor, det är ett sätt att beskriva ”Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring”. Eventet ägde rum på Microsoft Sveriges huvudkontor den 30 januari som ett led i Microsofts satsning att driva dialogen kring HRs roll som en strategisk förändringspartner […]

Kundreferenser

Pressrum

  • Sammanfattning av Microsoft Pivot: Financial Services Industry Week

    Sammanfattning av Microsoft Pivot: Financial Services Industry Week

    Vi samlade affärsrepresentanter och IT-strateger från banker och försäkringsbolag under fyra dagar för att lyssna och lära från VD:ar och andra ledare i finansbranschen om deras syn på innovation, risker och framtida kundmöten. Tillsammans med 30 av våra partners, som riktar sig till finansbranschen, ägnade vi inte mindre än 75 specifika ämnesorienterade gruppmöten för att […]

Startups

  • Ricky Helgesson, vd och grundare på Univrses

    Svensk startup utvecklar framtidens bilar

    Svenska startup-företaget Univrses har tagit fram en teknik som suddar ut gränsen mellan VR och verklighet. Nu ska den användas för att bygga framtidens självkörande bilar. Att gå en boxningsmatch i VR-miljö är jättekul – tills att du snubblar över ett soffbord. Ett av VR-teknikens problem har varit att användare blir helt avskärmade från den […]

Tips

  • Grupp bestående av två kvinnor och en man som samarbetar i en kontorsmiljö. Båda kvinnorna använder bärbara datorer medan mannen skriver. En stor skärm syns i bakgrunden.

    Trender inom modern försäljning 2019 i 5 webbseminarier

    Förhållandet mellan köpare och säljare blir alltmer komplicerat. I alla potentiella samarbeten behöver man hitta rätt köpare, förstå deras verksamhet, följa upp hur det går under köpcykeln samt interagera med dem med rätt innehåll, när och hur de vill ha det. Den här skiftande dynamiken understryker konsten i modern försäljning. När tiden är inne kräver […]