Växjö kommun satsar på AI för att lyfta medarbetarnas potential

It-chefen om Copilot:

“Ett bollplank som sparar tid”

Växjö kommun är en early-adopter när det kommer till generativ AI. I början av året startade man en pilotstudie med AI-assistenten Copilot för att se hur verktyget ska kunna lyfta medarbetarnas effektivitet och kreativitet.

Sedan årsskiftet har Växjö kommun steg för steg implementerat Microsoft Copilot for M365. Syftet med digitaliseringen av kommunen i stort är att hjälpa de runt 7000 medarbetarna att kunna fokusera på sitt kärnuppdrag i så hög utsträckning som möjligt. Men också för att möjliggöra för deras invånare att bli mer självständiga.

– Tanken med Copilot är att det ska bidra till det som vi kallar för vardagsdigitalisering. Vi ser det som ett verktyg som ska förenkla vardagen för våra medarbetare, säger Pontus Berglund som är it- och digitaliseringschef i Växjö kommun.

Flertal värden med generativ AI

Ett halvår efter att man började rulla ut licenserna till utvalda medarbetare har ett flertal värden med generativ AI i form av Copilot utkristalliserat sig.

– Den är ett bollplank som sparar tid. Och mycket handlar om att snabbt kunna hitta relevant information. Den hjälper mig också att summera stora mängder information. Men också att skapa presentationer. Eller att hitta presentationer för den delen.

Ett konkret exempel på när Copilot hjälpt Pontus Berglund är när han behövde hitta en presentation som den tidigare it-chefen hade tagit fram.

– Det enda jag behövde göra var att fråga Copilot: “Hjälp mig att hitta presentationer som drogs av vår förre it-chef någon gång mellan 2017–2018 som handlade om en viss sak”. Pang! Så hade jag exakt det jag var ute efter.

Fredrik Sandblad är utvecklingschef på kommunen. Han lyfter att Copilot kan bidra till att höja kreativiteten.

– Man kan använda det för att bolla idéer, bli mer kreativ och tänka annorlunda. Copilot höjer ditt sinne med tio procent.

Copilot ett naturligt val för Växjö

Anledningen till att Växjö valde Copilot som AI-assistent är flera. Dels handlade det om datasäkerhet och upphandlade avtal, men också att medarbetarna redan var vana vid att jobba med Microsoft 365.

– Många digitala verktyg har enorma potentialer. Men man får inte loss värdet innan man är van att hantera dem. Nu har vi en Microsoft-miljö. Och är man van vid Microsoft 365 är det lättare att ta till sig ett nytt verktyg som är en del av samma miljö, säger Fredrik Sandblad.

Implementeringen drog igång med en mindre grupp på it-avdelningen. Till sin hjälp hade kommunen samarbetspartnern Exobe. Första steget handlade om att säkerställa teknik- och informationssäkerhet.

– Vi började testa det i liten skala. Därefter har vi spritt ut det i organisationen och nu har vi fokus på fem olika roller som finns i samtliga förvaltningar, säger Fredrik Sandblad.

Yrkesgrupperna som man valt ut är verksamhetsutvecklare och utredare, chefer, ekonomicontrollers, pedagoger och kommunikatörer. I dagsläget har mellan 250 och 300 medarbetare tillgång till Copilot.

Utbildning och utvärdering nycklar till framgång

Exobe har hjälpt till med utbildningar, utformningen av själva införandet samt uppföljning.

– Vi ser hur viktigt det är med en bra introduktion. Men vi får inte glömma uppföljningen. Den är oerhört viktig, säger Fredrik Sandblad.

Växjö kommun har därför kontinuerligt samlat in uppgifter från användarna. Det handlar om både kvantitativ och kvalitativ data.

– Vi samlar in data kring hur och i vilken omfattning man använder verktyget. Men vi använder oss också av enkäter och även intervjuer om hur det upplevs och vilka effekter det ger, säger Pontus Berglund.

– Och det här sker löpande så att vi kan se hur användandet utvecklas i takt med att både verktyg och medarbetare mognar.

En större sammanställning av uppföljningsarbetet kommer i november.

– Utifrån den sammanställningen kommer vi kunna se vilka roller som har mest nytta av Copilot och hur vi ska ta arbetet vidare, säger Fredrik Sandblad.

– Nu handlar det om att låta organisationen mogna i takt med att verktyget utvecklas. Vi utvärderar kontinuerligt och följer upp effekterna, säger Pontus Berglund.

Så kan kommuner lyckas med implementeringen av Copilot

Växjö kommun är en av de första kommunerna i Sverige som satsar på Microsofts generativa AI-assistent Copilot for 365. I egenskap av pionjärer och early-adopters vill Fredrik Sandblad och Pontus Berglund dela med sig av fem nycklar för att komma igång med Copilot.

1. Bred förankring i organisationen
   Det är viktigt att organisationen är med på noterna. Det måste både finnas en möjlighet och en vilja att delta. Engagemanget är viktigt.
2. Förankring i den högsta ledningen
   Ha regelbundna avstämningar med ledningsgruppen. Få dem att förstå värdet med verktyget och att syftet med det är att förenkla och effektivisera vardagen för medarbetarna.
3. Jobba med utbildning och utvärdering kontinuerligt
   Utbilda så att medarbetare kan få ut hela potentialen i verktyget. Hur bra ett verktyg blir beror på användarens skicklighet. Datadriven utvärdering och uppföljning är också superviktig i sammanhanget.
4. Glöm inte att följa upp insatserna
   Utvärdera användarnas beteende och samla data, både kvantitativ och kvalitativ, för att kunna följa upp och kanske sätta in utbildningsinsatser där det behövs.
5. Det är bättre att pröva än att gissa
   Alla har en uppfattning när det gäller nya innovativa saker. Men det är först när man har provat ett verktyg som man kan diskutera och förhålla sig till tekniken på riktigt. Vi har mer nyktra och sansade diskussioner om värde och potential i den här typen av lösningar sedan vi började arbeta med Copilot.