Från mark till moln – Leksands nya IT-era

Leksands kommun tog klivet från fysiska servrar till molnet med hjälp av molnplattformen Azure – utan att öka kostnaderna. På köpet fick man en stabil IT-partner och nya tekniska möjligheter som tar kommunens verksamhet till nästa nivå.

Leksands kommun bar på en teknisk skuld och hade lappat och lagat en gammal servermiljö i tjugo år. Under 2024 tog kommunen steget att migrera sin IT-infrastruktur till molnet. Traditionellt hade kommunen upphandlat ny fysisk serverhårdvara vart femte år, och redan vid den förra upphandlingen skämtade IT-chefen Joacim Gifting om att det kanske var sista gången de beställde lådor, diskar och rack.

– Tyvärr var en molnlösning inte riktigt möjlig på den tiden, så vi lade inte mycket tid på att utforska det spåret.

Inför den här upphandlingen kändes det dock annorlunda. Frågorna från verksamheten förändrades, och säkerhetskraven blev allt högre. IT-avdelningen behövde en mer flexibel och långsiktigt hållbar lösning. När Joacim Gifting under 2023 kom i kontakt med Staffan Bjurström på Microsoft-partnern Asurgent började de tillsammans undersöka vad en molnlösning i Azure skulle kunna innebära för kommunen.

– Vi insåg snabbt att vi kunde både stärka säkerheten och göra oss mindre sårbara. Samtidigt kunde vi bygga en mer framtidssäker IT-miljö som bättre matchade verksamhetens behov.

Utmaningar med den gamla lösningen

Den gamla lösningen gjorde kommunen väldigt personberoende.

– Det var i bästa fall en till en och en halv tjänst som kunde serva miljön riktigt bra. Det var givetvis inte önskvärt att vara så sårbara.

Samtidigt började IT-avdelningen få helt andra typer av frågor och förväntningar från kommunens verksamheter. Ett exempel var att en GIS-ingenjör kunde ringa och säga att han behövde tio terabyte lagringsutrymme för att lagra drönarbilder – men bara under en vecka.

– Vi visste inte hur vi skulle hantera det. Vid en upphandling av en fysisk miljö behöver man dimensionera utifrån behov fem år framåt. Med en molnlösning skulle vi slippa den osäkerheten.

Säkerhet och juridiska aspekter

Ytterligare en utmaning var säkerheten. När Joacim Gifting satte sig in i Azure förstod han att all data per automatik blev krypterad.

– Jag insåg att det var mycket enklare och smidigare.

Säkerhet handlar naturligtvis om tekniska lösningar för att förhindra intrång, men Joacim Gifting betonar även vikten av en hållbar kontinuitetsplan – något som var en utmaning med fysiska servrar.

– Jag ställde mig frågan: ”Vad händer om källaren i kommunhuset, där vi hade våra servrar, blir översvämmad?”

När Data Transfer Agreement tecknades mellan EU och USA började IT-avdelningen analysera de juridiska aspekterna för att förstå vad avtalet betydde i praktiken.

– Vi förstod att det underlättade arbetet med riskanalyser och informationssäkerhet och förtydligade det juridiska stödet att migrera vår IT-infrastruktur till molnet.

Ett samarbete för en trygg migrering

Med insikten att molnplattformen Azure kunde lösa många av kommunens utmaningar tog samarbetet med Asurgent form. Joacim Gifting och Staffan Bjurström genomförde en noggrann kartläggning av IT-miljön och hur en migrering till molnet passade kommunens strategi och vision.

– Vi tittade på kommunens styrande dokument och fann att Leksand ville främja digitalisering, bli mer datadrivna och ha tillgång till moderna IT-plattformar, samtidigt som man ville spara pengar, säger Staffan Bjurström.

Allt detta fanns i Microsofts Azure-lösning. Nästa steg var att förankra visionen och skapa förståelse för Azure bland tjänstemän och politiker.

– Vi förklarade noggrant och fick med oss dem på tåget, säger Joacim Gifting.

Genomförandet av migreringen

Migreringen genomfördes tisdagar och torsdagar under två morgontimmar med start i september. Målet var att vara klara i slutet av september, men arbetet fortsatte två veckor in i oktober.

– Vi jobbade mellan sex och åtta på morgonen för att snabbt kunna testa och ha bemanning på plats vid problem.

De största utmaningarna handlade om systemleverantörer som inte var förberedda, men i övrigt gick migreringen som planerat. Totalt genomfördes tolv migreringsvågor med tre till tio servrar åt gången.

– Genom att sprida ut migreringen höll vi nere risken och behöll kontrollen, säger Staffan Bjurström.

Resultatet – en modern IT-miljö

Migreringen har underlättat IT-avdelningens vardag och skapat nya möjligheter för verksamheterna i kommunen.

– Vi har löst IT:s stora utmaningar – teknisk skuld, personberoende och säkerhet. Nu har vi en modern, säker och skalbar miljö, säger Joacim Gifting.

Sedan migreringen har Leksands kommun en modern IT-miljö till samma pris som den gamla ”on-prem”-lösningen men med en viktig skillnad: nu ryms även kostnaderna för en extern driftleverantör.

– Det här är en moderniseringsresa där vi långsiktigt kan spara ännu mer genom att använda Azure på rätt sätt och anpassa oss efter verksamhetens faktiska behov, avslutar Joacim Gifting.