Gå till huvudinnehåll
Vanoord ship in St Peterburg

När de manuella processerna försvinner får Van Oord tillgång till data i realtid överallt

Therése Treutiger

Therése Treutiger

Commercial Partner Lead, Microsoft Sverige

Lästid, 7 min.

Företaget Van Oord, som har en av världens största flottor med muddringsfartyg, har frigjort resurser och effektiviserat sina processer genom att utnyttja molnbaserade AI-lösningar. Nu har de möjlighet att fokusera på tillväxt och innovation.

Föreställ dig följande scenario: Många fartyg på olika platser runt om i världen och alla har dokumentation och certifikat för utrustning som intern personal och lagstiftande organ måste ha tillgång till under hela fartygets resa. Alla de här certifikaten är också lagrade på flera olika platser, de finns i tryckt format och digitalt format på äldre maskinvara och de är dessutom på olika språk.

Alla certifikat måste också förnyas varje år. Eftersom Van Oord bildades innan världen blev mer digital och papperslös var det här komplicerade scenariot vardagsrutin för dem. Tidskrävande importer som måste göras manuellt (då den mänskliga faktorn är en risk), krångliga sökningar och jobbiga redovisningsprocesser var vardagsgöra.

”Vi har så många certifikat från olika leverantörer i hela världen. Ibland skickas de via e-post, ibland via vanlig post. Vi hade många olika arbetsprocesser och det var svårt att hitta särskilda dokument”, säger Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager på Van Oord. ”Det var väldigt tråkigt och tog mycket tid att skanna och skriva ned information. Ingen ville göra det. Vi hade många som bara höll på med de här manuella uppgifterna.”

 

Förbättringar i steg

IT-avdelningen på Van Oord började undersöka nya sätt att automatisera processen. De jobbade tillsammans med Microsoft-partnern Wortell och deras föreslagna lösningar fick ett positivt bemötande av företaget.

Planen var att få en ny rutin för att importera certifikat automatiskt. Azure och AI tillsammans med visuellt innehåll skulle utnyttjas för att skanna och behandla dokumenten. De skulle sedan lagras på en plats som alla i företaget kunde nå via en webbplats.

Företaget insåg att det här skulle löna sig och implementerade snabbt en lösning så att alla manuella vardagsuppgifter byttes ut mot en modernare process. Ett business case demonstrerades snabbt och allt godkändes efter hand i takt med implementeringen, som gjordes tillsammans med Wortell i sprintar om två veckor med Azure som produktionsmiljö. Det fanns en budget som hölls, viktiga intressenter hade gett sitt godkännande och det vanliga arbetet fortlöpte utan avbrott. Genom att arbeta på det här sättet kunde teamet hantera kostnaderna, utvärdera olika krav och anpassa sig utifrån dem. De hade också möjlighet att lägga till nya funktioner direkt eller senare.

Den slutliga processen fungerar som ett förlopp där varje steg innehåller olika Azure-funktioner. Det börjar med att ett e-postmeddelande tas emot eller att dokument läggs till via massimport. Lösningen använder sedan OCR-skanning för att extrahera informationen och lagra den i Azure. Informationen kan sedan användas utifrån olika behov i varje steg, vilket gör att Van Oord kan vidareutveckla sin lösning och få ut mer av den i framtiden.

Van Oord-sandmotor på kvällen

Van Oord-sandmotor, ett mudderverk, på kvällen

Omedelbar effekt

När lösningen har kommit på plats och fortsätter att utvecklas har man sett att automatiseringen har gett företaget stora vinster. Resurser frigörs och svarstiderna har minskat rejält. De anställda tycker om den nya processen. Det är inga komplicerade system som ska användas utan bara en enkel uppladdnings- och sökfunktion. Tack vare tillgängligheten och insyn i realtid, och möjligheten att söka efter certifikat och annan information utifrån olika kriterier, får de den tid och de verktyg de behöver för att kunna fokusera på verksamhetens tillväxt.<

Många är oroliga för att deras jobb ska automatiseras. Vi är ett familjeföretag och för oss var det viktigt att förklara för de anställda att tekniken inte skulle ta över deras jobb utan ge dem mer tid att ägna sig åt viktigare och mer intressanta saker.

Det manuella arbetet har minskat rejält. Man sparar in cirka fem minuter på varje dokument. Om man räknar in den optimerade sökningen, att man slipper skanna, tagga och ladda upp manuellt, blir den besparingen hela 15 minuter per certifikat.

Med tanke på att Van Oord i genomsnitt hanterar upp till 5 000 certifikat, och att ca 50 tillkommer per vecka, gör den här tidsbesparingen en enorm skillnad. Att ha tillgång till information överallt, även på mobila enheter, innebär också en stor fördel för alla på kontoret och alla som jobbar ute på fartygen. Hanteringstiderna har blivit mycket bättre. Kostnaderna för hanteringen av pappersdokument har minskat och det går att få tillgång till information direkt. De vanliga förseningarna, som kunde ta flera veckor, är nu borta. Det är också praktiskt då fartyg från Van Oord inspekteras. Företaget kan då enkelt ta hjälp av systemet och visa tillsynsmyndigheterna att de följer alla lagar och förordningar.

”Om du har papperscertifikat finns de bara på kontoret”, förklarar Donny. ”Nu har vi tillgång till den informationen via en webbplats som anpassas till skärmstorleken och du kan se den på valfri enhet var du än är.”

Gå vidare med hjälp av data

I och med att Van Oord har infört en modern, flexibel lösning får de möjlighet att utnyttja den molnbaserade infrastrukturen, och de undersöker nu nya, innovativa funktioner för kommande implementering. Att kunna erbjuda kunderna en säker, förenklad version av sökfunktionen är en sådan idé. Då skulle de själva kunna kontrollera att fartygen följer alla regler.

Man funderar också på att införa automatisk översättning av certifikat från andra språk direkt i importprocessen. I och med att fler certifikat tas emot och lagras ökar också möjligheten att utnyttja alla data.

Van Oord och Wortell har börjat undersöka om maskininlärning kan användas för att via systemet flagga för när certifikat upphör att gälla. På grund av att det är så många olika sorters certifikat är det inte lätt att se ett exakt förfallodatum nu. Men i takt med att antalet certifikat växer, växer också möjligheten att analysera dem och skapa maskininlärningsalgoritmer som kan identifiera olika datatyper och få fram önskade resultat. Det finns också planer på att lägga till importerade metadata i SharePoint från Azure för att få en mer avancerad och smartare sökfunktion, och få möjlighet att visualisera och integrera data i Microsoft Office 365-miljön.

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Fördelen med molnet

När det inte finns någon infrastruktur blir fördelarna med molnbaserade arbetsflöden, som Van Oords nya lösning innebär, väldigt tydliga när en ny affärslösning ska utvecklas. Funktionen för automatiserad import och sökning har skapats utan att någon ny maskinvara har krävts och dess molnbaserade infrastruktur anpassas efter verksamhetens behov.

”Det här visar verkligen fördelarna med molnet”, säger Donny. ”Vi är ett traditionellt företag med lokala servrar, äldre program och data, men nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.”

Processen har inte bara förbättrat arbetsmiljön för dem som använder Van Oords nya lösning, utan även för företagets IT-team. De har också sluppit stora igångsättningskostnader, fått högre säkerhet och ett tydligt affärsvärde.

”Van Oord är ett företag som har 150 års erfarenhet av internationell marinentreprenad. Vår företagskultur präglas av entreprenörskap och engagerade anställda. Vi blir mer IT-medvetna för varje dag som går tack vare vår digitala transformation”, säger Donny. ”Det var bra reklam för oss på IT-avdelningen när vi kunde visa resten av företaget vad vi kan hjälpa till med. Nu när företaget har sett vad den (senaste) tekniken kan göra, får vi många fler förfrågningar. Nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.

Utveckla i molnet med ett kostnadsfritt Azure-konto

Förverkliga dina idéer med Azure.

Kostnadsfri e-bok: 5 sätt att göra verksamheten både säker och framgångsrik

Läs vår kostnadsfria handbok och utforska hur Microsoft 365 kan hjälpa ditt företag.

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

Government

Hälso- och sjukvård

Myndigheter

Skola och högre utbildning

  • Flicka som studerar

    Mittelschule Kirchdorf: En ny syn på hybridundervisning tack vare digitalisering

    ”Vad vi verkligen ville uppnå var att göra det enklare för både våra lärare och elever. Genom våra digitaliseringsinsatser har vi sett att teknik i kombination med traditionell undervisning och inlärning är en investering för framtiden – inte bara för barn utan för alla.” Martin Schnetzer, lärare och IT-administratör vid österrikiska Mittelschule Kirchdorf, resonerar kring […]

  • Karlstad kommuns digitala resa mot framtidens utbildning

    Karlstad kommuns digitala resa mot framtidens utbildning

    I filmen Digitala Karlstad visar medarbetare på Karlstad kommun kreativa sätt att dra nytta av Microsofts 365-plattformen och dess funktioner. På utbildningssidan av Karlstad kommun är samarbetet med IT-avdelningenen grundförutsättning för förändring. När kommunen konstaterat att deras samarbetsplattform var föråldrad gjordes en scoutning av marknaden. Valet föll till slut på Microsoft. Den flexibilitet som Microsoft […]

Tillverkning

  • 9 sätt att göra er fältservice mer lönsam

    9 sätt att göra er fältservice mer lönsam

    En tjänst som genererar större intäkter än kostnader: det är målet för alla företag. Vi har tagit fram några tips som hjälper er att nå det här målet. 1. Ett tydligt erbjudande Att ha ett tydligt erbjudande och att förstå hur (potentiella) kunder uppfattar er är viktiga delar i marknadsföringen av er produkt eller tjänst. […]

  • en man med färgsprej i handen

    Det här kan vi lära oss av AkzoNobels digitala transformation

    Företag som ligger i framkant strävar alltid efter att bli bättre på det de gör för att skilja sig från konkurrenterna. Strävan efter kontinuerlig förbättring kommer i många former, allt ifrån omstrukturering i organisationen till utvecklingen av helt nya affärsmodeller. Men en vanlig faktor i nästan alla moderna företagsledares planer är en stor vikt vid […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • lecture_Education

    Experter delar med sig under TechDays Talks 24-25/10

    TechDays Talks är ett helt nytt koncept som består av 18 minuter långa presentationer inom en mängd intressanta områden. Presentatörerna är proffs inom sina områden och utvalda för att belysa olika verksamheters utmaningar, och hur IT kan bistå med lösningen.  Scenen för TechDays Talks är i Microsofts monter på Kistamässan under TechDays 24-25/10. Anmäl dig […]

Digital HR

  • Human resources

    Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring, 30 januari i Stockholm

    Det publiceras dagligen rapporter kring hur digitaliseringen slår ut traditionella affärsmodeller och skapar nya vinnare som spelar på en global arena. Innovationstakten är snabbare än någonsin tidigare och möjligheterna med AI och automatisering är oändliga, men hur förbereder vi organisationen för den kompetensväxling som behövs när många arbeten kommer förändras? ANMÄLAN Många transformationer misslyckas då […]

Digital Transformation

  • Är det nya betaltjänstdirektivet, PSD2 den nödvändiga knuffen framåt för digitalisering inom banksektorn?

    Är det nya betaltjänstdirektivet, PSD2 knuffen framåt för digitalisering inom banksektorn?

    Jag tror det. Min övertygelse är att det nya regelverket är en avgörande språngbräda för ökade intäkter, minskade kostnader och nöjdare kunder. Med det nya regelverket krävs förändring och anpassning. Samtidigt öppnas många nya tillfällen för innovativa tjänster och samverkansplattformar att växa. Och för etablerade samt nya aktörer och fintechbolag att möta ny konkurrens samt […]

Kundreferenser

  • Karlstad kommuns digitala resa mot framtidens utbildning

    Karlstad kommuns digitala resa mot framtidens utbildning

    I filmen Digitala Karlstad visar medarbetare på Karlstad kommun kreativa sätt att dra nytta av Microsofts 365-plattformen och dess funktioner. På utbildningssidan av Karlstad kommun är samarbetet med IT-avdelningenen grundförutsättning för förändring. När kommunen konstaterat att deras samarbetsplattform var föråldrad gjordes en scoutning av marknaden. Valet föll till slut på Microsoft. Den flexibilitet som Microsoft […]

Pressrum

  • Sammanfattning av Microsoft Pivot: Financial Services Industry Week

    Sammanfattning av Microsoft Pivot: Financial Services Industry Week

    Vi samlade affärsrepresentanter och IT-strateger från banker och försäkringsbolag under fyra dagar för att lyssna och lära från VD:ar och andra ledare i finansbranschen om deras syn på innovation, risker och framtida kundmöten. Tillsammans med 30 av våra partners, som riktar sig till finansbranschen, ägnade vi inte mindre än 75 specifika ämnesorienterade gruppmöten för att […]

Startups

  • Johan Sellström och Stefan Farestam, Carechain

    Carechain vill vända upp-och-ned på hälsoindustrin med blockkedjan

    IT-veteraner vill vara med och revolutionera hanteringen av medicinsk data. Finansvärlden var först ut att känna kraften bakom blockkedjan. Nu spås hälsoindustrin stå näst på tur. Svenska startup-bolaget Carechain, med IT-pionjärerna Johan Sellström och Stefan Farestam i spetsen, vill förändra hur vi ser på hälsodata. Medan gemene man just lärt sig om kryptovalutor och blockkedjans […]

Tips

  • Grupp bestående av två kvinnor och en man som samarbetar i en kontorsmiljö. Båda kvinnorna använder bärbara datorer medan mannen skriver. En stor skärm syns i bakgrunden.

    Trender inom modern försäljning 2019 i 5 webbseminarier

    Förhållandet mellan köpare och säljare blir alltmer komplicerat. I alla potentiella samarbeten behöver man hitta rätt köpare, förstå deras verksamhet, följa upp hur det går under köpcykeln samt interagera med dem med rätt innehåll, när och hur de vill ha det. Den här skiftande dynamiken understryker konsten i modern försäljning. När tiden är inne kräver […]