Gå till huvudinnehåll
Vanoord ship in St Peterburg

När de manuella processerna försvinner får Van Oord tillgång till data i realtid överallt

Therése Treutiger

Therése Treutiger

Commercial Partner Lead, Microsoft Sverige

Lästid, 7 min.

Företaget Van Oord, som har en av världens största flottor med muddringsfartyg, har frigjort resurser och effektiviserat sina processer genom att utnyttja molnbaserade AI-lösningar. Nu har de möjlighet att fokusera på tillväxt och innovation.

Föreställ dig följande scenario: Många fartyg på olika platser runt om i världen och alla har dokumentation och certifikat för utrustning som intern personal och lagstiftande organ måste ha tillgång till under hela fartygets resa. Alla de här certifikaten är också lagrade på flera olika platser, de finns i tryckt format och digitalt format på äldre maskinvara och de är dessutom på olika språk.

Alla certifikat måste också förnyas varje år. Eftersom Van Oord bildades innan världen blev mer digital och papperslös var det här komplicerade scenariot vardagsrutin för dem. Tidskrävande importer som måste göras manuellt (då den mänskliga faktorn är en risk), krångliga sökningar och jobbiga redovisningsprocesser var vardagsgöra.

”Vi har så många certifikat från olika leverantörer i hela världen. Ibland skickas de via e-post, ibland via vanlig post. Vi hade många olika arbetsprocesser och det var svårt att hitta särskilda dokument”, säger Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager på Van Oord. ”Det var väldigt tråkigt och tog mycket tid att skanna och skriva ned information. Ingen ville göra det. Vi hade många som bara höll på med de här manuella uppgifterna.”

 

Förbättringar i steg

IT-avdelningen på Van Oord började undersöka nya sätt att automatisera processen. De jobbade tillsammans med Microsoft-partnern Wortell och deras föreslagna lösningar fick ett positivt bemötande av företaget.

Planen var att få en ny rutin för att importera certifikat automatiskt. Azure och AI tillsammans med visuellt innehåll skulle utnyttjas för att skanna och behandla dokumenten. De skulle sedan lagras på en plats som alla i företaget kunde nå via en webbplats.

Företaget insåg att det här skulle löna sig och implementerade snabbt en lösning så att alla manuella vardagsuppgifter byttes ut mot en modernare process. Ett business case demonstrerades snabbt och allt godkändes efter hand i takt med implementeringen, som gjordes tillsammans med Wortell i sprintar om två veckor med Azure som produktionsmiljö. Det fanns en budget som hölls, viktiga intressenter hade gett sitt godkännande och det vanliga arbetet fortlöpte utan avbrott. Genom att arbeta på det här sättet kunde teamet hantera kostnaderna, utvärdera olika krav och anpassa sig utifrån dem. De hade också möjlighet att lägga till nya funktioner direkt eller senare.

Den slutliga processen fungerar som ett förlopp där varje steg innehåller olika Azure-funktioner. Det börjar med att ett e-postmeddelande tas emot eller att dokument läggs till via massimport. Lösningen använder sedan OCR-skanning för att extrahera informationen och lagra den i Azure. Informationen kan sedan användas utifrån olika behov i varje steg, vilket gör att Van Oord kan vidareutveckla sin lösning och få ut mer av den i framtiden.

Van Oord-sandmotor på kvällen

Van Oord-sandmotor, ett mudderverk, på kvällen

Omedelbar effekt

När lösningen har kommit på plats och fortsätter att utvecklas har man sett att automatiseringen har gett företaget stora vinster. Resurser frigörs och svarstiderna har minskat rejält. De anställda tycker om den nya processen. Det är inga komplicerade system som ska användas utan bara en enkel uppladdnings- och sökfunktion. Tack vare tillgängligheten och insyn i realtid, och möjligheten att söka efter certifikat och annan information utifrån olika kriterier, får de den tid och de verktyg de behöver för att kunna fokusera på verksamhetens tillväxt.<

Många är oroliga för att deras jobb ska automatiseras. Vi är ett familjeföretag och för oss var det viktigt att förklara för de anställda att tekniken inte skulle ta över deras jobb utan ge dem mer tid att ägna sig åt viktigare och mer intressanta saker.

Det manuella arbetet har minskat rejält. Man sparar in cirka fem minuter på varje dokument. Om man räknar in den optimerade sökningen, att man slipper skanna, tagga och ladda upp manuellt, blir den besparingen hela 15 minuter per certifikat.

Med tanke på att Van Oord i genomsnitt hanterar upp till 5 000 certifikat, och att ca 50 tillkommer per vecka, gör den här tidsbesparingen en enorm skillnad. Att ha tillgång till information överallt, även på mobila enheter, innebär också en stor fördel för alla på kontoret och alla som jobbar ute på fartygen. Hanteringstiderna har blivit mycket bättre. Kostnaderna för hanteringen av pappersdokument har minskat och det går att få tillgång till information direkt. De vanliga förseningarna, som kunde ta flera veckor, är nu borta. Det är också praktiskt då fartyg från Van Oord inspekteras. Företaget kan då enkelt ta hjälp av systemet och visa tillsynsmyndigheterna att de följer alla lagar och förordningar.

”Om du har papperscertifikat finns de bara på kontoret”, förklarar Donny. ”Nu har vi tillgång till den informationen via en webbplats som anpassas till skärmstorleken och du kan se den på valfri enhet var du än är.”

Gå vidare med hjälp av data

I och med att Van Oord har infört en modern, flexibel lösning får de möjlighet att utnyttja den molnbaserade infrastrukturen, och de undersöker nu nya, innovativa funktioner för kommande implementering. Att kunna erbjuda kunderna en säker, förenklad version av sökfunktionen är en sådan idé. Då skulle de själva kunna kontrollera att fartygen följer alla regler.

Man funderar också på att införa automatisk översättning av certifikat från andra språk direkt i importprocessen. I och med att fler certifikat tas emot och lagras ökar också möjligheten att utnyttja alla data.

Van Oord och Wortell har börjat undersöka om maskininlärning kan användas för att via systemet flagga för när certifikat upphör att gälla. På grund av att det är så många olika sorters certifikat är det inte lätt att se ett exakt förfallodatum nu. Men i takt med att antalet certifikat växer, växer också möjligheten att analysera dem och skapa maskininlärningsalgoritmer som kan identifiera olika datatyper och få fram önskade resultat. Det finns också planer på att lägga till importerade metadata i SharePoint från Azure för att få en mer avancerad och smartare sökfunktion, och få möjlighet att visualisera och integrera data i Microsoft Office 365-miljön.

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Fördelen med molnet

När det inte finns någon infrastruktur blir fördelarna med molnbaserade arbetsflöden, som Van Oords nya lösning innebär, väldigt tydliga när en ny affärslösning ska utvecklas. Funktionen för automatiserad import och sökning har skapats utan att någon ny maskinvara har krävts och dess molnbaserade infrastruktur anpassas efter verksamhetens behov.

”Det här visar verkligen fördelarna med molnet”, säger Donny. ”Vi är ett traditionellt företag med lokala servrar, äldre program och data, men nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.”

Processen har inte bara förbättrat arbetsmiljön för dem som använder Van Oords nya lösning, utan även för företagets IT-team. De har också sluppit stora igångsättningskostnader, fått högre säkerhet och ett tydligt affärsvärde.

”Van Oord är ett företag som har 150 års erfarenhet av internationell marinentreprenad. Vår företagskultur präglas av entreprenörskap och engagerade anställda. Vi blir mer IT-medvetna för varje dag som går tack vare vår digitala transformation”, säger Donny. ”Det var bra reklam för oss på IT-avdelningen när vi kunde visa resten av företaget vad vi kan hjälpa till med. Nu när företaget har sett vad den (senaste) tekniken kan göra, får vi många fler förfrågningar. Nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.

Utveckla i molnet med ett kostnadsfritt Azure-konto

Förverkliga dina idéer med Azure.

Kostnadsfri e-bok: 5 sätt att göra verksamheten både säker och framgångsrik

Läs vår kostnadsfria handbok och utforska hur Microsoft 365 kan hjälpa ditt företag.

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

Government

Hälso- och sjukvård

  • A man and a woman looking at a computer with info graphics

    Hårda och mjuka vinster med automatisering i vården

    Du kan mer än du tror. Idag är det inte svårt att med hjälp av lågkodverktyg själv skapa egna lösningar och automatiserade processer istället för att köpa in dyra lösningar. Med Microsoft Power Platform skapas förutsättningar för innovation i företag och organisationer. Här ingår verktyget Microsoft Power Apps som möjliggör för användaren att skapa mer […]

  • een man en een vrouw te kijken naar een laptop

    Elekta Axis förbättrar cancerbehandlingen baserat på Microsoft Azure

    Elektas mjukvara är utvecklad specifikt för onkologiska avdelningar och kliniker. Genom en rad innovationer förbättrar den cancerbehandlingseffektiviteten via funktioner som registrering, verifiering, behandlingsplanering och bildhantering. Lösningen bygger på molnautomatisering och avancerade verktyg som snabbt kan anpassa sig till de föränderliga behoven hos onkologiteam. Elekta Axis möjliggör för onkologiavdelningar att få en bättre kundupplevelse och patientvård […]

Myndigheter

  • A man sitting at a table using a laptop

    Fyra gemensamma utmaningar som regeringar står inför i kristider

    Den här bloggen fokuserar på bästa praxis och lösningar för att arbeta hemifrån, engagera sig med medborgarna, få situationsmedvetenhet och hålla sig säker.

  • Microsoft gör sin största satsning i Sverige någonsin

    Microsoft gör sin största satsning i Sverige någonsin

    Microsoft tillkännager en investering på 33,7 miljarder kronor under två år i moln- och AI-infrastruktur och ett AI-kompetenslyft för en kvarts miljon människor i Sverige Microsoft gör den enskilt största satsningen i Sverige under företagets 40-åriga närvaro i landet för att möta regeringens strävan efter stärkt innovationsförmåga, konkurrenskraft och resiliens i AI-eran. Stockholm den 3 […]

Skola och högre utbildning

  • Flicka som studerar

    Mittelschule Kirchdorf: En ny syn på hybridundervisning tack vare digitalisering

    ”Vad vi verkligen ville uppnå var att göra det enklare för både våra lärare och elever. Genom våra digitaliseringsinsatser har vi sett att teknik i kombination med traditionell undervisning och inlärning är en investering för framtiden – inte bara för barn utan för alla.” Martin Schnetzer, lärare och IT-administratör vid österrikiska Mittelschule Kirchdorf, resonerar kring […]

  • Vill du lära dig mer om hur du kan använda Surface-datorn smart i din undervisning?

    Vill du lära dig mer om hur du kan använda Surface-datorn smart i din undervisning?

    Med hjälp av en Surface-dator kan du smidigt använda verktyg som skapar en mer kreativ kommunikation i klassrummet. Jag har själv erfarenhet som lärare, och började tidigt implementera digitala verktyg för att underlätta undervisningen. Eleverna kunde se vad jag ritade, vilket skapade enklare vägar för direkt kommunikation och förståelse i klassrummet. Jag kunde hjälpa eleverna […]

Tillverkning

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Nöjdare kunder med engagerade medarbetare  

    Nöjdare kunder med engagerade medarbetare  

    Engagerade medarbetare är ingen självklarhet. Men när tekniken gör det möjligt att arbeta var och när man vill utifrån sina egna förutsättningar ökar engagemanget. Det nya arbetslivet ger nöjdare kunder och högre produktivitet. ”Ta hand om dina anställda så tar de hand om din verksamhet”. ”Nöjda medarbetare betyder nöjda kunder”.   Citaten tillskrivs Richard Branson, som (bland mycket annat) grundade Virgin Group. Men det är inte bara han som har konstaterat det.   […]

Digital HR

  • Human resources

    Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring, 30 januari i Stockholm

    Det publiceras dagligen rapporter kring hur digitaliseringen slår ut traditionella affärsmodeller och skapar nya vinnare som spelar på en global arena. Innovationstakten är snabbare än någonsin tidigare och möjligheterna med AI och automatisering är oändliga, men hur förbereder vi organisationen för den kompetensväxling som behövs när många arbeten kommer förändras? ANMÄLAN Många transformationer misslyckas då […]

Digital Transformation

Kundreferenser

  • A sunbed and an umbrella overlooking the ocean

    Resan till molnet ger förbättrad effektivitet för Apollo

    Du kanske inte tänker på arbetet som pågår i kulisserna när du bokar din semesterresa, men för Apollo, en av nordens ledande researrangörer, är det oerhört viktigt. Tidigare var de tvungna att mödosamt mata in data i företagets system manuellt, men när Apollo bestämde sig för flytta sitt befintliga CRM-system till Dynamics 365 frigjordes en […]

Pressrum

  • Application for the Startup Mentorship Program is now open!

    Application for the Startup Mentorship Program is now open!

    Do you have a startup with a unique tech offer which can create real value for patients, professionals and healthcare providers? We will now select startups that will be assigned mentors from Pfizer, Microsoft and Region Västerbotten who will help them to the next step.  Companies that are ready to shift from offering mere products and services to delivering value to customers are welcome to apply. The selected startups will […]

Startups

  • Måns och Karl, Acast

    Svensk startup-duo har revolutionerat podd-industrin

    När Måns och Karl startade Acast var poddar ett fattigmans-alternativ till traditionell radio utan tydlig intäktsmodell. Tre år senare har deras teknik revolutionerat podd-branschen för både innehållsskaparna och annonsörer. För poddfansen är Acast en smidig och snygg tjänst i mobilen där man kan lyssna på sina favoritpoddar och upptäcka nya talanger. För människorna bakom podden […]

Tips

  • Träffa Microsoft på Volvo Ocean Race i Göteborg 14-21 juni

    Träffa Microsoft på Volvo Ocean Race i Göteborg 14-21 juni

    Världens främsta jorden-runt-kappsegling pågår för fullt och 14-21 juni 2018 välkomnar vi seglarna in i hjärtat av Göteborg, sista stoppet innan mål. Microsoft är officiell partner till Volvo Ocean Race och finns på plats under hela veckan så passa på att komma förbi vår monter i Ocean Race Club och träffa oss. Utöver att många […]