Vanoord ship in St Peterburg

När de manuella processerna försvinner får Van Oord tillgång till data i realtid överallt

Therése Treutiger

Therése Treutiger

Commercial Partner Lead, Microsoft Sverige

Lästid, 7 min.

Företaget Van Oord, som har en av världens största flottor med muddringsfartyg, har frigjort resurser och effektiviserat sina processer genom att utnyttja molnbaserade AI-lösningar. Nu har de möjlighet att fokusera på tillväxt och innovation.

Föreställ dig följande scenario: Många fartyg på olika platser runt om i världen och alla har dokumentation och certifikat för utrustning som intern personal och lagstiftande organ måste ha tillgång till under hela fartygets resa. Alla de här certifikaten är också lagrade på flera olika platser, de finns i tryckt format och digitalt format på äldre maskinvara och de är dessutom på olika språk.

Alla certifikat måste också förnyas varje år. Eftersom Van Oord bildades innan världen blev mer digital och papperslös var det här komplicerade scenariot vardagsrutin för dem. Tidskrävande importer som måste göras manuellt (då den mänskliga faktorn är en risk), krångliga sökningar och jobbiga redovisningsprocesser var vardagsgöra.

”Vi har så många certifikat från olika leverantörer i hela världen. Ibland skickas de via e-post, ibland via vanlig post. Vi hade många olika arbetsprocesser och det var svårt att hitta särskilda dokument”, säger Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager på Van Oord. ”Det var väldigt tråkigt och tog mycket tid att skanna och skriva ned information. Ingen ville göra det. Vi hade många som bara höll på med de här manuella uppgifterna.”

 

Förbättringar i steg

IT-avdelningen på Van Oord började undersöka nya sätt att automatisera processen. De jobbade tillsammans med Microsoft-partnern Wortell och deras föreslagna lösningar fick ett positivt bemötande av företaget.

Planen var att få en ny rutin för att importera certifikat automatiskt. Azure och AI tillsammans med visuellt innehåll skulle utnyttjas för att skanna och behandla dokumenten. De skulle sedan lagras på en plats som alla i företaget kunde nå via en webbplats.

Företaget insåg att det här skulle löna sig och implementerade snabbt en lösning så att alla manuella vardagsuppgifter byttes ut mot en modernare process. Ett business case demonstrerades snabbt och allt godkändes efter hand i takt med implementeringen, som gjordes tillsammans med Wortell i sprintar om två veckor med Azure som produktionsmiljö. Det fanns en budget som hölls, viktiga intressenter hade gett sitt godkännande och det vanliga arbetet fortlöpte utan avbrott. Genom att arbeta på det här sättet kunde teamet hantera kostnaderna, utvärdera olika krav och anpassa sig utifrån dem. De hade också möjlighet att lägga till nya funktioner direkt eller senare.

Den slutliga processen fungerar som ett förlopp där varje steg innehåller olika Azure-funktioner. Det börjar med att ett e-postmeddelande tas emot eller att dokument läggs till via massimport. Lösningen använder sedan OCR-skanning för att extrahera informationen och lagra den i Azure. Informationen kan sedan användas utifrån olika behov i varje steg, vilket gör att Van Oord kan vidareutveckla sin lösning och få ut mer av den i framtiden.

Van Oord-sandmotor på kvällen

Van Oord-sandmotor, ett mudderverk, på kvällen

Omedelbar effekt

När lösningen har kommit på plats och fortsätter att utvecklas har man sett att automatiseringen har gett företaget stora vinster. Resurser frigörs och svarstiderna har minskat rejält. De anställda tycker om den nya processen. Det är inga komplicerade system som ska användas utan bara en enkel uppladdnings- och sökfunktion. Tack vare tillgängligheten och insyn i realtid, och möjligheten att söka efter certifikat och annan information utifrån olika kriterier, får de den tid och de verktyg de behöver för att kunna fokusera på verksamhetens tillväxt.<

Många är oroliga för att deras jobb ska automatiseras. Vi är ett familjeföretag och för oss var det viktigt att förklara för de anställda att tekniken inte skulle ta över deras jobb utan ge dem mer tid att ägna sig åt viktigare och mer intressanta saker.

Det manuella arbetet har minskat rejält. Man sparar in cirka fem minuter på varje dokument. Om man räknar in den optimerade sökningen, att man slipper skanna, tagga och ladda upp manuellt, blir den besparingen hela 15 minuter per certifikat.

Med tanke på att Van Oord i genomsnitt hanterar upp till 5 000 certifikat, och att ca 50 tillkommer per vecka, gör den här tidsbesparingen en enorm skillnad. Att ha tillgång till information överallt, även på mobila enheter, innebär också en stor fördel för alla på kontoret och alla som jobbar ute på fartygen. Hanteringstiderna har blivit mycket bättre. Kostnaderna för hanteringen av pappersdokument har minskat och det går att få tillgång till information direkt. De vanliga förseningarna, som kunde ta flera veckor, är nu borta. Det är också praktiskt då fartyg från Van Oord inspekteras. Företaget kan då enkelt ta hjälp av systemet och visa tillsynsmyndigheterna att de följer alla lagar och förordningar.

”Om du har papperscertifikat finns de bara på kontoret”, förklarar Donny. ”Nu har vi tillgång till den informationen via en webbplats som anpassas till skärmstorleken och du kan se den på valfri enhet var du än är.”

Gå vidare med hjälp av data

I och med att Van Oord har infört en modern, flexibel lösning får de möjlighet att utnyttja den molnbaserade infrastrukturen, och de undersöker nu nya, innovativa funktioner för kommande implementering. Att kunna erbjuda kunderna en säker, förenklad version av sökfunktionen är en sådan idé. Då skulle de själva kunna kontrollera att fartygen följer alla regler.

Man funderar också på att införa automatisk översättning av certifikat från andra språk direkt i importprocessen. I och med att fler certifikat tas emot och lagras ökar också möjligheten att utnyttja alla data.

Van Oord och Wortell har börjat undersöka om maskininlärning kan användas för att via systemet flagga för när certifikat upphör att gälla. På grund av att det är så många olika sorters certifikat är det inte lätt att se ett exakt förfallodatum nu. Men i takt med att antalet certifikat växer, växer också möjligheten att analysera dem och skapa maskininlärningsalgoritmer som kan identifiera olika datatyper och få fram önskade resultat. Det finns också planer på att lägga till importerade metadata i SharePoint från Azure för att få en mer avancerad och smartare sökfunktion, och få möjlighet att visualisera och integrera data i Microsoft Office 365-miljön.

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Fördelen med molnet

När det inte finns någon infrastruktur blir fördelarna med molnbaserade arbetsflöden, som Van Oords nya lösning innebär, väldigt tydliga när en ny affärslösning ska utvecklas. Funktionen för automatiserad import och sökning har skapats utan att någon ny maskinvara har krävts och dess molnbaserade infrastruktur anpassas efter verksamhetens behov.

”Det här visar verkligen fördelarna med molnet”, säger Donny. ”Vi är ett traditionellt företag med lokala servrar, äldre program och data, men nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.”

Processen har inte bara förbättrat arbetsmiljön för dem som använder Van Oords nya lösning, utan även för företagets IT-team. De har också sluppit stora igångsättningskostnader, fått högre säkerhet och ett tydligt affärsvärde.

”Van Oord är ett företag som har 150 års erfarenhet av internationell marinentreprenad. Vår företagskultur präglas av entreprenörskap och engagerade anställda. Vi blir mer IT-medvetna för varje dag som går tack vare vår digitala transformation”, säger Donny. ”Det var bra reklam för oss på IT-avdelningen när vi kunde visa resten av företaget vad vi kan hjälpa till med. Nu när företaget har sett vad den (senaste) tekniken kan göra, får vi många fler förfrågningar. Nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.

Prova Microsoft Azure utan kostnad

Kom igång med att förverkliga dina idéer med Azure

Kostnadsfritt whitepaper: 5 sätt att hålla medarbetarna engagerade och produktiva

Om hur rätt teknik kan göra så att medarbetarna kan arbeta var, när och hur de vill

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

  • Whitepaper från Microsoft: Making banking personal again

    Whitepaper: Making Banking Personal Again

    Läs om Microsoft Services syn på bankers möjligheter med AI och förstärkt intelligens.

  • lecture_Education

    Experter delar med sig under TechDays Talks 24-25/10

    TechDays Talks är ett helt nytt koncept som består av 18 minuter långa presentationer inom en mängd intressanta områden. Presentatörerna är proffs inom sina områden och utvalda för att belysa olika verksamheters utmaningar, och hur IT kan bistå med lösningen.  Scenen för TechDays Talks är i Microsofts monter på Kistamässan under TechDays 24-25/10. Anmäl dig […]

Hälso- och sjukvård

  • A female healthcare professional working with a laptop

    Världsmästare på e-hälsa eller hamnade Sverige på efterkälken?

    Har vårdens hjältar de digitala tjänster och verktyg som de behöver eller hamnade vi efter omvärlden i digitalisering under pandemin? Kommer det kommande decenniet styras av nya samarbeten – hur samarbetar vårdens personal med bottar och AI? Kan de stora pharma-bolagen och tech-företagen medverka till att Sverige blir en ledande life science-nation? Vad krävs för att data äntligen ska frigöras och skapa värde för patienten, vården och samhället? Inte […]

  • Healthcare professionals using HoloLens

    Microsoft medverkar under Vitalis 25-26 augusti 2020, digitalt event

    Den 25-26 augusti kan du, var du än befinner dig, uppleva större delen av konferensutbudet på årets Vitalis digitalt. Aldrig tidigare har utvecklingen i samhället och i företagen gett sådana möjligheter att hantera och använda informations- och kommunikationsteknik som idag. Digitaliseringen har på många samhällsområden skapat genomgripande förändringar i de sätt som människor möter och […]

Myndigheter

  • Mälarenergi: Data, AI och IoT viktiga nycklar till framtidens samhälle

    Mälarenergi: Data, AI och IoT viktiga nycklar till framtidens samhälle

    Från traditionellt energibolag till infraservicebolag med intelligent teknik. Mälarenergis förvandlingsresa från traditionellt energibolag till infraservicebolag bygger till stor del på intelligent teknik som AI, IoT och maskininlärning. Med Microsoft Azure som plattform kan de bland annat samla, hantera och analysera stora mängder data från flera leverantörer och samarbetspartner, utan att göra avkall på de olika […]

  • Två personer som använder Surface Go på kontoret

    Hur tekniken förändrar arbetet hos statliga myndigheter

    De statliga myndigheterna har det slutliga ansvaret gentemot medborgarna. Människor är beroende av tjänsterna som myndigheterna tillhandahåller, och som inga andra institutioner kan erbjuda. Oavsett om det är inom hälso- och sjukvård, företag, vägar, järnvägar eller vatten, så är det nödvändigt att statliga institutioner alltid ligger i framkant när det gäller digitala och social trender. […]

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • Smarta lösningar sparar vatten, pengar … och räddar planeten

    Smarta lösningar sparar vatten, pengar … och räddar planeten

    Grundfos är en global branschledare inom avancerade pumplösningar och vattenteknik. Företaget bidrar till en hållbar utveckling med teknik som förbättrar hälsan och livskvaliteten hos människor över hela världen. Som ett led i det arbetet fortsätter Grundfos att vidareutveckla sina smarta pumplösningar med Microsoft IoT Suite och Microsoft Dynamics 365.

  • Rapport: 4 viktiga trender inom fältservice 2018

    Rapport: 4 viktiga trender inom fältservice 2018

    Vilka trender formar framtiden för fältservicebranschen och hur kan du på bästa sätt anamma dem med hjälp av innovativ teknik och moderna enheter? 1: Ge rätt personer tillgång till rätt verktyg Oavsett om det handlar om att ha tillgång till korrekt och relevant information, de rätta verktygen eller delarna för ett jobb, eller tillgång till […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Pivot HR

    Lyckat Pivot-event om HR-strategier för digital förändring

    Ett huvudkontor fullt av yrkesverksamma och kunskapstörstande proffs från en rad HR-avdelningar inom privat och offentlig sektor, det är ett sätt att beskriva ”Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring”. Eventet ägde rum på Microsoft Sveriges huvudkontor den 30 januari som ett led i Microsofts satsning att driva dialogen kring HRs roll som en strategisk förändringspartner […]

Digital HR

  • Human resources

    Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring, 30 januari i Stockholm

    Det publiceras dagligen rapporter kring hur digitaliseringen slår ut traditionella affärsmodeller och skapar nya vinnare som spelar på en global arena. Innovationstakten är snabbare än någonsin tidigare och möjligheterna med AI och automatisering är oändliga, men hur förbereder vi organisationen för den kompetensväxling som behövs när många arbeten kommer förändras? ANMÄLAN Många transformationer misslyckas då […]

Digital Transformation

  • En man på en fabrik tittar på en surfplatta

    Flygplatsen Schiphol utvecklas i mer hållbar riktning

    Över 71 miljoner resenärer passerar Shiphol varje år, vilket gör den till en av Europas största flygplatser. För att resenärerna ska få en så bekväm resa och vistelse på flygplatsen som möjligt måste 17 000 olika uppgifter hanteras och underhållas dygnet runt alla dagar i veckan. För att ge bästa service och optimera underhållet, implementerade […]

Kundreferenser

Pressrum

  • Retail Sweden

    Microsoft Pivot: Enabling the Retail Industry 5-6 February 2019

    “Our industry does not respect tradition, it only respects innovation”. – Satya Nadella   At the time Satya said those words, Microsoft had already started our business transformation. Change was the new normal. Today, this statement has become an absolute truth also for The Retail Industry, which is undergoing an unprecedented transformation that will revolutionize the […]

Startups

  • Vad betyder tekniken för svenska entreprenörer, tillväxtföretag och startups?

    Vad betyder tekniken för svenska entreprenörer, tillväxtföretag och startups?

    Alla företag, stora som små, börjar med en idé. Idén blir till drömmar och visioner, och genom hårt arbete kan drömmarna och visionerna bli verklighet. I e-boken Våra viktigaste tips till andra entreprenörer delar tre svenska tillväxtföretag med sig av sina erfarenheter och råd kring att ta tekniken till hjälp för att driva och utveckla […]

Tips

  • Träffa Microsoft på Volvo Ocean Race i Göteborg 14-21 juni

    Träffa Microsoft på Volvo Ocean Race i Göteborg 14-21 juni

    Världens främsta jorden-runt-kappsegling pågår för fullt och 14-21 juni 2018 välkomnar vi seglarna in i hjärtat av Göteborg, sista stoppet innan mål. Microsoft är officiell partner till Volvo Ocean Race och finns på plats under hela veckan så passa på att komma förbi vår monter i Ocean Race Club och träffa oss. Utöver att många […]