Vanoord ship in St Peterburg

När de manuella processerna försvinner får Van Oord tillgång till data i realtid överallt

Therése Treutiger

Therése Treutiger

Commercial Partner Lead, Microsoft Sverige

Lästid, 7 min.

Företaget Van Oord, som har en av världens största flottor med muddringsfartyg, har frigjort resurser och effektiviserat sina processer genom att utnyttja molnbaserade AI-lösningar. Nu har de möjlighet att fokusera på tillväxt och innovation.

Föreställ dig följande scenario: Många fartyg på olika platser runt om i världen och alla har dokumentation och certifikat för utrustning som intern personal och lagstiftande organ måste ha tillgång till under hela fartygets resa. Alla de här certifikaten är också lagrade på flera olika platser, de finns i tryckt format och digitalt format på äldre maskinvara och de är dessutom på olika språk.

Alla certifikat måste också förnyas varje år. Eftersom Van Oord bildades innan världen blev mer digital och papperslös var det här komplicerade scenariot vardagsrutin för dem. Tidskrävande importer som måste göras manuellt (då den mänskliga faktorn är en risk), krångliga sökningar och jobbiga redovisningsprocesser var vardagsgöra.

”Vi har så många certifikat från olika leverantörer i hela världen. Ibland skickas de via e-post, ibland via vanlig post. Vi hade många olika arbetsprocesser och det var svårt att hitta särskilda dokument”, säger Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager på Van Oord. ”Det var väldigt tråkigt och tog mycket tid att skanna och skriva ned information. Ingen ville göra det. Vi hade många som bara höll på med de här manuella uppgifterna.”

 

Förbättringar i steg

IT-avdelningen på Van Oord började undersöka nya sätt att automatisera processen. De jobbade tillsammans med Microsoft-partnern Wortell och deras föreslagna lösningar fick ett positivt bemötande av företaget.

Planen var att få en ny rutin för att importera certifikat automatiskt. Azure och AI tillsammans med visuellt innehåll skulle utnyttjas för att skanna och behandla dokumenten. De skulle sedan lagras på en plats som alla i företaget kunde nå via en webbplats.

Företaget insåg att det här skulle löna sig och implementerade snabbt en lösning så att alla manuella vardagsuppgifter byttes ut mot en modernare process. Ett business case demonstrerades snabbt och allt godkändes efter hand i takt med implementeringen, som gjordes tillsammans med Wortell i sprintar om två veckor med Azure som produktionsmiljö. Det fanns en budget som hölls, viktiga intressenter hade gett sitt godkännande och det vanliga arbetet fortlöpte utan avbrott. Genom att arbeta på det här sättet kunde teamet hantera kostnaderna, utvärdera olika krav och anpassa sig utifrån dem. De hade också möjlighet att lägga till nya funktioner direkt eller senare.

Den slutliga processen fungerar som ett förlopp där varje steg innehåller olika Azure-funktioner. Det börjar med att ett e-postmeddelande tas emot eller att dokument läggs till via massimport. Lösningen använder sedan OCR-skanning för att extrahera informationen och lagra den i Azure. Informationen kan sedan användas utifrån olika behov i varje steg, vilket gör att Van Oord kan vidareutveckla sin lösning och få ut mer av den i framtiden.

Van Oord-sandmotor på kvällen

Van Oord-sandmotor, ett mudderverk, på kvällen

Omedelbar effekt

När lösningen har kommit på plats och fortsätter att utvecklas har man sett att automatiseringen har gett företaget stora vinster. Resurser frigörs och svarstiderna har minskat rejält. De anställda tycker om den nya processen. Det är inga komplicerade system som ska användas utan bara en enkel uppladdnings- och sökfunktion. Tack vare tillgängligheten och insyn i realtid, och möjligheten att söka efter certifikat och annan information utifrån olika kriterier, får de den tid och de verktyg de behöver för att kunna fokusera på verksamhetens tillväxt.<

Många är oroliga för att deras jobb ska automatiseras. Vi är ett familjeföretag och för oss var det viktigt att förklara för de anställda att tekniken inte skulle ta över deras jobb utan ge dem mer tid att ägna sig åt viktigare och mer intressanta saker.

Det manuella arbetet har minskat rejält. Man sparar in cirka fem minuter på varje dokument. Om man räknar in den optimerade sökningen, att man slipper skanna, tagga och ladda upp manuellt, blir den besparingen hela 15 minuter per certifikat.

Med tanke på att Van Oord i genomsnitt hanterar upp till 5 000 certifikat, och att ca 50 tillkommer per vecka, gör den här tidsbesparingen en enorm skillnad. Att ha tillgång till information överallt, även på mobila enheter, innebär också en stor fördel för alla på kontoret och alla som jobbar ute på fartygen. Hanteringstiderna har blivit mycket bättre. Kostnaderna för hanteringen av pappersdokument har minskat och det går att få tillgång till information direkt. De vanliga förseningarna, som kunde ta flera veckor, är nu borta. Det är också praktiskt då fartyg från Van Oord inspekteras. Företaget kan då enkelt ta hjälp av systemet och visa tillsynsmyndigheterna att de följer alla lagar och förordningar.

”Om du har papperscertifikat finns de bara på kontoret”, förklarar Donny. ”Nu har vi tillgång till den informationen via en webbplats som anpassas till skärmstorleken och du kan se den på valfri enhet var du än är.”

Gå vidare med hjälp av data

I och med att Van Oord har infört en modern, flexibel lösning får de möjlighet att utnyttja den molnbaserade infrastrukturen, och de undersöker nu nya, innovativa funktioner för kommande implementering. Att kunna erbjuda kunderna en säker, förenklad version av sökfunktionen är en sådan idé. Då skulle de själva kunna kontrollera att fartygen följer alla regler.

Man funderar också på att införa automatisk översättning av certifikat från andra språk direkt i importprocessen. I och med att fler certifikat tas emot och lagras ökar också möjligheten att utnyttja alla data.

Van Oord och Wortell har börjat undersöka om maskininlärning kan användas för att via systemet flagga för när certifikat upphör att gälla. På grund av att det är så många olika sorters certifikat är det inte lätt att se ett exakt förfallodatum nu. Men i takt med att antalet certifikat växer, växer också möjligheten att analysera dem och skapa maskininlärningsalgoritmer som kan identifiera olika datatyper och få fram önskade resultat. Det finns också planer på att lägga till importerade metadata i SharePoint från Azure för att få en mer avancerad och smartare sökfunktion, och få möjlighet att visualisera och integrera data i Microsoft Office 365-miljön.

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Kommandobryggan på mudderfartyg med besättning

Fördelen med molnet

När det inte finns någon infrastruktur blir fördelarna med molnbaserade arbetsflöden, som Van Oords nya lösning innebär, väldigt tydliga när en ny affärslösning ska utvecklas. Funktionen för automatiserad import och sökning har skapats utan att någon ny maskinvara har krävts och dess molnbaserade infrastruktur anpassas efter verksamhetens behov.

”Det här visar verkligen fördelarna med molnet”, säger Donny. ”Vi är ett traditionellt företag med lokala servrar, äldre program och data, men nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.”

Processen har inte bara förbättrat arbetsmiljön för dem som använder Van Oords nya lösning, utan även för företagets IT-team. De har också sluppit stora igångsättningskostnader, fått högre säkerhet och ett tydligt affärsvärde.

”Van Oord är ett företag som har 150 års erfarenhet av internationell marinentreprenad. Vår företagskultur präglas av entreprenörskap och engagerade anställda. Vi blir mer IT-medvetna för varje dag som går tack vare vår digitala transformation”, säger Donny. ”Det var bra reklam för oss på IT-avdelningen när vi kunde visa resten av företaget vad vi kan hjälpa till med. Nu när företaget har sett vad den (senaste) tekniken kan göra, får vi många fler förfrågningar. Nu kan vi snabbt skapa en webbplats med intelligent logik utan att behöva skaffa ny maskinvara, och vi betalar bara för det vi använder.

Prova Microsoft Azure utan kostnad

Kom igång med att förverkliga dina idéer med Azure

Kostnadsfritt whitepaper: 5 sätt att hålla medarbetarna engagerade och produktiva

Om hur rätt teknik kan göra så att medarbetarna kan arbeta var, när och hur de vill

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

Finans och försäkring

Government

Hälso- och sjukvård

  • A woman working in healthcare talking to another woman

    Driv digital omvandling inom hälso- och sjukvården

    Upptäck hur organisationer över hela Europa omdefinierar hälso- och sjukvårdsstandarder genom teknik.

  • een man en een vrouw te kijken naar een laptop

    Elekta Axis förbättrar cancerbehandlingen baserat på Microsoft Azure

    Elektas mjukvara är utvecklad specifikt för onkologiska avdelningar och kliniker. Genom en rad innovationer förbättrar den cancerbehandlingseffektiviteten via funktioner som registrering, verifiering, behandlingsplanering och bildhantering. Lösningen bygger på molnautomatisering och avancerade verktyg som snabbt kan anpassa sig till de föränderliga behoven hos onkologiteam. Elekta Axis möjliggör för onkologiavdelningar att få en bättre kundupplevelse och patientvård […]

Myndigheter

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • 9 sätt att göra er fältservice mer lönsam

    9 sätt att göra er fältservice mer lönsam

    En tjänst som genererar större intäkter än kostnader: det är målet för alla företag. Vi har tagit fram några tips som hjälper er att nå det här målet. 1. Ett tydligt erbjudande Att ha ett tydligt erbjudande och att förstå hur (potentiella) kunder uppfattar er är viktiga delar i marknadsföringen av er produkt eller tjänst. […]

  • Det bästa kaffet bryggs i molnet

    Det bästa kaffet bryggs i molnet

    Kaffe är en komplicerad historia nuförtiden. Det är länge sedan de flesta var nöjda med en kopp snabbkaffe på morgonen. Kaffekulturen är rik och levande, och med det följer allt större förväntningar från kundernas sida. Att uppnå och överträffa de förväntningarna är avgörande för kaffebranschen där ett företag aldrig är bättre än sin senast serverade […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Pivot HR

    Lyckat Pivot-event om HR-strategier för digital förändring

    Ett huvudkontor fullt av yrkesverksamma och kunskapstörstande proffs från en rad HR-avdelningar inom privat och offentlig sektor, det är ett sätt att beskriva ”Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring”. Eventet ägde rum på Microsoft Sveriges huvudkontor den 30 januari som ett led i Microsofts satsning att driva dialogen kring HRs roll som en strategisk förändringspartner […]

Digital HR

  • Human resources

    Microsoft Pivot: HR-strategier för digital förändring, 30 januari i Stockholm

    Det publiceras dagligen rapporter kring hur digitaliseringen slår ut traditionella affärsmodeller och skapar nya vinnare som spelar på en global arena. Innovationstakten är snabbare än någonsin tidigare och möjligheterna med AI och automatisering är oändliga, men hur förbereder vi organisationen för den kompetensväxling som behövs när många arbeten kommer förändras? ANMÄLAN Många transformationer misslyckas då […]

Digital Transformation

Kundreferenser

Pressrum

  • Retail Sweden

    Microsoft Pivot: Enabling the Retail Industry 5-6 February 2019

    “Our industry does not respect tradition, it only respects innovation”. – Satya Nadella   At the time Satya said those words, Microsoft had already started our business transformation. Change was the new normal. Today, this statement has become an absolute truth also for The Retail Industry, which is undergoing an unprecedented transformation that will revolutionize the […]

Startups

  • Johan Sellström och Stefan Farestam, Carechain

    Carechain vill vända upp-och-ned på hälsoindustrin med blockkedjan

    IT-veteraner vill vara med och revolutionera hanteringen av medicinsk data. Finansvärlden var först ut att känna kraften bakom blockkedjan. Nu spås hälsoindustrin stå näst på tur. Svenska startup-bolaget Carechain, med IT-pionjärerna Johan Sellström och Stefan Farestam i spetsen, vill förändra hur vi ser på hälsodata. Medan gemene man just lärt sig om kryptovalutor och blockkedjans […]

Tips

  • Grupp bestående av två kvinnor och en man som samarbetar i en kontorsmiljö. Båda kvinnorna använder bärbara datorer medan mannen skriver. En stor skärm syns i bakgrunden.

    Trender inom modern försäljning 2019 i 5 webbseminarier

    Förhållandet mellan köpare och säljare blir alltmer komplicerat. I alla potentiella samarbeten behöver man hitta rätt köpare, förstå deras verksamhet, följa upp hur det går under köpcykeln samt interagera med dem med rätt innehåll, när och hur de vill ha det. Den här skiftande dynamiken understryker konsten i modern försäljning. När tiden är inne kräver […]