Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt

Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt

När redovisningsbyrån Aspia startade hade de 1 000 medarbetare, 15 000 kunder och omsatte runt en miljard kronor. Trots denna imponerande startposition saknade de stödfunktioner för IT, marknad, HR, Finans och försäljning. Men genom att börja från noll och anta strategin ”best of ecosystems” har de snabbt kunna bygga en modern systemplattform som möjliggör stora värden för såväl kunder som medarbetare.

Ursprungligen var Aspia en del av revisionsjätten PwC, som 2018 bestämde sig för att knoppa av den enhet som arbetade med redovisning och lön. Därmed fick Aspia en solid bas med kunder och medarbetare, samt system för redovisning och lön.

– Resten fick vi bygga upp samtidigt som verksamheten pågick – och växte, säger Johan Ekblom, CIO på Aspia sedan 2018.

Han var helt ensam i IT-teamet när han började.

– Inledningsvis kunde vi köpa stödfunktioner av PwC. Men det skulle bara vara en begränsad period. Dessutom kände vi inte att deras IT-system passade oss – det blev faktiskt ett hinder för den affär vi planerade. Så vi hade i praktiken 18 månader på oss att skapa en helt ny systemplattform med de funktioner vi behövde.

Förtroende genom säkerhet

De valde att utgå från ett blankt papper, och definierade vilka behov som verksamheten hade i dagsläget – och vad de behövde för att möjliggöra sin ambitiösa tillväxtstrategi som byggdes på nya tjänster och nya marknader

– Vi arbetar med det som kan sägas vara hjärtat i verksamheten hos våra kunder. Det är ett enormt förtroende, som vi måste visa att vi förtjänar. Varje dag.

Säkerheten blev därmed högt prioriterad.

– Det är den fortfarande. För säkerhet är inte en IT-fråga, utan en verksamhetsfråga. Kundernas förtroende och trygghet är en grund för vår tillväxt och lönsamhet i Aspia.

Satsade på ”best of ecosystems”

Några andra nyckelfaktorer var skalbarhet och en hög grad av automation.

– Vi kom också fram till att det var viktigt att undvika onödig komplexitet – det ska vara så enkelt som möjligt – och att ha full kostnadskontroll. Vi ska bara betala för det vi behöver. Det som skapar värde.

En av de allra första utgångspunkterna i arbetet var att de inte skulle införskaffa några nya servrar.

– Vi skulle vara cloud-first, och det blev centralt för resten av byggandet. Vi ville också kunna dra nytta av så mycket innovation som möjligt, och bestämde oss för att börja med bästa tänkbara ekosystem. Strategin var ”best of ecosystems”, inte den mer traditionella inriktningen på ”best of breed”.

Rensa bland systemen

Det första ekosystemet som valdes var Microsoft 365.

– Vi såg till att vi kunde känna oss trygga med säkerhetsfunktionerna i Microsoft 365, och började sedan bygga på med de system vi behövde.

De upptäckte snabbt att de kunde rensa bort många befintliga system från andra leverantörer genom att aktivera funktioner i Microsoft 365.

– Vi ska inte köpa till något innan vi är säkra på att det inte finns i Microsoft 365. Därför har det blivit oerhört centralt för oss, med allt från Office och Teams till datalager och en BI-lösning. Vi hanterar vårt intranät och datorer där. Och inte minst hela säkerhetsfunktionen med sådant som identitet, säkerhetsövervakning och automatiseringar.
Vi har sedan kompletterat med andra ekosystem kring exempelvis ekonomifunktioner, HR och ITSM.

Unik processdriven lösning

Michael Öberg, IT-arkitekt på Aspia, förklarar att avsaknaden av arv och legacy-lösningar har gjort att de kunnat utveckla processer och leveranser som gör att de sticker ut på marknaden.

– De lösningar vi köper är dock inte unika, andra företag köper dem varje dag. Det är bara det att vi har satt ihop dem på ett innovativt sätt. Det är det som är speciellt hos oss, säger han.

Något annat som han lyfter fram som unikt är att deras IT-system är processdrivet.

– Det är inte människor som driver, utan processer som driver andra processer och så händer saker i slutändan, säger han.

– Alla system i Aspia hänger ihop. Drar jag i något här, så händer det något där borta. Det gäller att förstå det fullt ut.

Bidrar till affärsnytta

Nu har deras systemplattform hunnit vara igång ett tag, och att den bidrar till affärsnytta intygar Emma Benemark, partner och kundansvarig på Aspia:

– För mig finns det en rad fördelar, även om säkerhet alltid är en nyckelfaktor. Och jag kan absolut känna mig trygg med att utlova högsta säkerhetsklass när jag talar med kunderna, säger hon.

Det har även blivit en gradvis ökad automatisering av rutinuppgifterna, vilket bidrar till en tydlig kundnytta.

– Det ger oss tid över för att ha mer kontakt med våra kunder. Det är precis vad alla vi som jobbar här vill, inte att mata in uppgifter som kan skötas med automatik. Det är också det som ger allra mest värde åt kunden, säger hon.

Utvecklar själva

Vår strategi är att jobba med ledande leverantörer, men att också där det finns behov utveckla egna lösningar. Därför har vi byggt branschens bästa digitala verktyg, MyBusiness. Den utgör navet i vår kundleverans och är tätt sammankopplad med vår nya systemplattform. Något sommöjliggjort att vi kan vara enormt effektiva, konstaterar Johan Ekblom.

– Det är ett väl genomtänkt systemlandskap som är framtaget genom affärskrav och kundkrav, med hjälp av kompetensen som vi har i huset. Vi investerar i att utveckla saker själva, och genom vår ”best of ecosystems” tillsammans med Microsofts lösningar är det tydligt att vi har kunnat bidra till den starka tillväxt och lönsamhetsutveckling som Aspia har haft, säger han.

Sedan starten 2018 har Aspia etablerat sig i Norge, Finland och Danmark. Omsättningen har ökat mer än 50%, lönsamheten är kraftigt förbättrat och antalet medarbetare har växt till över 1300.