Socialförvaltningens och äldreomsorgens förändringsresa

Tiden för förändring är här och nu och börjar med att frigöra tid för det kvalitativa omsorgsarbetet. Kommunikation och samverkan skapar en mer effektiv och attraktiv arbetsplats med mindre manuella rutiner och högre automation.

Digitaliseringens möjligheter skapar en attraktiv arbetsplats, enklare gränssnitt och en sammanhållen upplevelse för både brukare och personal. Kan vi minska den tid vård- och omsorgspersonal i kommunal sektor lägger på administration och samtidigt skapa en positiv känsla av digitaliseringen, så lägger vi grunden för fortsatt förändringsvilja och utveckling där verksamheten och personalen tar ett större eget ansvar för att leda utvecklingen.

• Utmaningarna är enormt stora redan idag och vi ser att vi behöver bryta den utveckling vi ser framför oss.
• För varje år som går så ökar medellivslängden med 2-3 månader, det innebär att medellivslängden de senaste 100 åren har ökat med nästan 25 år.
• Redan idag har Sverige en medellivslängd som är bland de högsta i världen. Tittar vi fram i tiden till 2040 så finns prognoser som pekar på en medellivslängd på över 85 år och av de som föds idag så räknar vi med att hälften kommer bli äldre än 100 år. Den här utvecklingen baserat på dagens system och försörjning, innebär att antalet pensionärer i förhållande till personer i arbetsför ålder kommer öka kraftigt de kommande åren och behöver ses över.
• Utvecklingen pekar också tydligt mot en uppskjuten ohälsa, det innebär ett ökat vård- och omsorgsbehov längre upp i åldern. Redan idag är en 1 av 4 äldre än 65 år och prognosen fram till 2035 pekar på att antalet personer över 80 år kommer öka med hela 80%.
• Ett flertal studier visar på att vi också behöver rusta oss för en fördubbling av antalet demenssjuka i samhället fram tom 2050

Den här utvecklingen har fått konsekvenser redan nu och påverkar hur vård- och omsorgsverksamhet bedrivs och belastar en verksamhet som i stora delar försöker med traditionella system och strukturer upprätthålla och klara av en vardag.

• Redan idag finns signaler som pekar på att en mindre del, ca 4-5% av befolkning står för mer än 50% av totala vårdkostnaden och att kostnaderna de närmaste åren för omsorgsverksamhet fram till 2025 ser ut att öka med 20-30%.
• Bristen på äldreboenden är också akut redan idag men de närmaste åren fram till 2026 så finns prognoser som pekar på att vi kommer sakna 26 000 äldreboendeplatser, även bristen på personal är alarmerande
• SKR är tydlig i sin kommunikation, de räknar med att det antingen behövs ökade resurser eller effektiviseringar, motsvarande över 35 .miljarder kronor, de kommande två åren för att klara en välfärd på dagens nivå.

Digitaliseringens möjligheter en grund för strukturomvandlingen

Vi behöver alltså starta en förändringsresa redan här och nu och ställa om för att möta dagens och de kommande årens stora behov och i den förändringsresan vore det konstigt om inte digitaliseringens möjligheter får en central roll. Vi ser ett paradigmskifte som är på väg att etableras och som på många sätt innebär mer tillgängliga och användarvänliga system, ett mer sammanlänkat ekosystem av aktörer och vårdgivare i sektorn och en uppkopplad och datadriven verksamhet i en kontinuerlig förändring.

Den här omställningen behöver tillgång till tjänster som utvecklas kontinuerligt över tid och är anpassade så att de kan konfigureras för en bred målgrupp snarare än programmerade för enskilda kommuners ”unika” behov i Sverige. Vi tror att den här sektorn har mycket att lära av industrin och den omställning som skett där men också skolans strategi att etablera en 1:1 infrastruktur och införandet av modern teknik i undervisningen.

Förändringsresan behöver understödjas av strukturförändring i sektorn men vi kan utgå från att den omställningen tar tid, redan nu behöver sektorn etablera förutsättningar för bättre samverkan och kommunikation och en bättre kommunikation mellan region och kommun.

Vi behöver alla hjälpas åt för att stimulera en förändringsbenägenhet i sektorn och stärka innovationsförmågan på bred front bland alla anställda. På samma sätt behöver ledarskapet på flera nivåer utvecklas så att det finns en bred förankring, inte minst i vad modern teknik kan ge en verksamhet, en verksamhet som i många delar saknar en digital infrastruktur och belastas av ett arv av system som inte stödjer användaren i sin vardag eller för den del inte är byggda för informationsdelning och kommunikation.

AI ger 140 miljarder i besparing årligen

Lyfter vi blicken och tittar på vad AI kan göra för offentlig sektor i stort så finns rapporter, inte minst från myndigheten DIGG, att AI kan generera en årlig besparing på 140 miljarder kronor och även om den siffran bör tas med en nypa salt så finns en enormt stor underutnyttjad potential som sektorn behöver låsa upp. Den besparingspotentialen bör ställas mot den ökade budgeten på 5-10 miljarder som diskuterades i senaste budgetöverenskommelsen för välfärdssektorn i stort. För att låsa upp potentialen med AI inom socialförvaltningen så krävs tillgång till data och vi ser att de flesta organisationer och förvaltningar i Sverige behöver börja bygga en mer datadriven verksamhetsutveckling och förmåga att hantera data från flertalet olika system.

Fokusområden för digitaliseringen

För att konkretisera vad digitaliseringen i sektorn innebär så listade vi upp sex prioriterade områden där vi ser en stor potential med modern teknik som en del i förändringsresan. I grund och botten handlar det om att först och främst stärka medarbetaren i vardagen och skapa en attraktiv arbetsmiljö som ökar gemenskap och samverkan mellan kollegor för att på så sätt öka trygghet, innovationskraft och förmågan att lära och inspireras av varandra. Den här förflyttningen bidrar till en mer effektiv och kvalitetssäker hantering av information, dokumentation, kommunikation, hantering av anmälningar och bidrag, rapportering och mycket mer. Sammantaget ser vi att flera av dessa åtgärder skapar bättre insikter om nuläget och bidrar till att identifiera mönster i verksamhetens processer. I sin tur skapar det en grund för en mer datadriven verksamhetsplanering och möjliggör en högre grad av automation av dagens ofta manuella administrativa rutiner, det i sin tur frigör tid för ett ökat kvalitativt omsorgsarbete.

Var börjar man sin resa, kanske med Teams?

Vi tror att det finns ett stort värde i att först och främst etablera en bättre samverkan och kommunikation mellan kollegor inom förvaltningen, inte minst för att det stärker den egna organisationen i sin verksamhetsutövning men det blir också ett redskap för att sprida information och dela erfarenheter i den kontinuerliga förändring som behöver ske.

Vi tror också efter samtal med flertalet socialtjänster och äldreförvaltningar, SKR och våra strategiska samarbetspartners, att det finns värde i att skapa mer användarvänliga gränssnitt, som utgår från olika rollers specifika behov istället för att dessa ska orientera sig i sin vardag efter hur befintliga system är uppbyggda.

Vi vet också att det finns en enorm potential om vi kan minska unika utvecklings- och integrationsprojekt och istället flytta mot en mer tjänsteorienterade leverans av de förmågor som i grunden stärker alla olika typer av industrier och sektorer och som konfigureras mer än programmeras för att understödja specifika verksamheter. Det innebär att socialtjänst och äldreförvaltning kan följa med i en kontinuerlig förändring som sker i utvecklingen av grundplattformen men appliceras och konfigureras för att möta lokala behov.

Microsoft har jobbat en hel del de senaste åren med att utveckla Microsoft Teams som en samlingsplats för samarbete och kommunikation men också som en plats för att integrera applikationer, flöden och processer och kopplingar mot externa system och tjänster. Vi har också på senare tid tagit fram en rad olika tjänster som vi ser tillför ett stort mervärde för vård- och omsorgsverksamhet med fokus på att stödja den personal som arbetar operativt ute i olika vårdboende eller finns där för att stödja personer som arbetar med omsorgsverksamhet och äldrevård.

Ansats och ambition med Teams för Socialförvaltning och omsorg

Med Microsoft Teams för Socialförvaltning och omsorg så utgår vi från principen ”Mobilt Först”. I det användarvänliga gränssnittet, som kan formas baserat på roll och funktion, så känner användaren snabbt igen sig. Flertalet funktioner som understödjer det operativa arbetet i brukarens hem, på resa eller transport mellan boenden eller i samband med att personalen under vissa perioder behöver ta del av information från hemmet samlas i ett användarvänligt och homogent gränssnitt. Med Teams för Socialtjänst och omsorg ges en rad olika roller i socialförvaltningens verksamhet, sjuksköterskor, undersköterskor, vårdbiträden, ledsagare, assistenter, pedagoger med flera en förmåga att utveckla ett närmare samarbete och effektivare kommunikation med kollegor och stärks i sin förmåga att eskalera, delegera, ta del av riktlinjer, utbildningsmaterial, nyheter och mycket mer.

Nedan följer en kortare beskrivning till några funktioner

• Schemaläggning av skiftpersonal
• Med funktionen skift i Teams så förenklas hanteringen av skift och scheman. Personal kan själva ta del av sitt schema i sin mobil och byta pass sinsemellan vilket underlättar det administrativa arbetet med schemaläggning.
• Bildanteckningar och smart kamera
• Med funktionen smart kamera kan personalen ta bilder i situationer för att beskriva en händelse, söka hjälp och rådgivning, rapportera och anmäla och mycket mer.  Känsliga hälsodata förstörs och tas bort från enheten när aktiviteten avslutats, så att spår av den känsliga informationen inte finns kvar på personliga enheter. På så sätt stärker vi förmågan att efterleva riktlinjer och lagrum som reglerar och hanterar personlig integritet och hälsodata kopplat till individ. Ett vårdbitäde kan ta en bild och skicka vidare eller eskalera till personer i sin organisation för att få råd i olika situationer, tex i samband med såromläggning, fallskador etc
• Prioriterade meddelanden för brådskande hantering
• Med funktioner som prioriterade meddelanden och läskvitton kan personal snabbt få hjälp av kollegor. Personalen markera ett meddelande som brådskande. Funktionen påminner då mottagaren varannan minut i upp till 20 minuter eller tills de som fått meddelandet svarar. Meddelandet stannar kvar på toppen av skärmen – oavsett var du går i Teams – tills ett svar tas emot.
• Läskvittot gör det möjligt för avsändaren att veta när meddelandet har setts och möjliggör efterlevnad och e-identifiering, viket ökar spårbarhet och minskar risken att vissa händelser hamnar mellan stolar och glöms bort
• Med funktionen ”Dirigera om meddelanden” så kan tex en sjuksköterska eller undersköterska omdirigera meddelanden till jourhavande läkare när de befinner sig i ett vårdboende, i händelse av en situation där personal med en annan behörighet behöver och kan bistå. Funktionen kan tänkas kombineras med prioritering och även funktionen för rollstyrda meddelanden
• Personalen kommer kunna sätta och se status på andra kollegor och kombinera den med funktionen delegering. På så sätt kan personal som av olika händelser inte kan ta emot ett meddelande, med automatik hänvisa meddelandet vidare till andra kollegor som är i tjänst.
• Rollstyrd meddelandefunktion och ”Taggar”

Ett flertal funktioner införs nu i Teams med syfte att enklare hitta och lokalisera personal som har en viss roller eller har vissa egenskaper som kan underlätta kommunikation mellan tex personal i omsorgen och brukare i äldrevården. Med funktionen tagga användare så kan personalen beskriva värdefulla egenskaper som underlättar förmågan att hitta kollegor som har kunskap om olika religioner, kan vissa språk, eller andra färdigheter som kan vara till hjälp på olika sätt. Ett vårdbiträde i ett äldreboende kan tex använda funktionen som för att söka efter en sjuksköterska eller en kombination av olika roller och egenskaper tex en sjuksköterska som kan persiska.

Videoupptagning, diktering och även inom kort automatisk översättning mellan olika språk är möjlig i de flesta sammanhang där kommunikation via teams sker.

Lokalisera anställda och kollegor – Dela platsinformation

I Teams för Socialförvaltning och omsorg finns funktionen – Dela platsinformation. Genom att se var kollegor finns så kan du snabbt be om hjälp om det behövs. Man kan tänka sig att den här funktionen gör det möjligt att ”pinga” kollegor i närheten med viss typ av kompetens. Genom att dela platsinformation med andra så kan tex kvälls- och nattpersonal skapa en ökad trygghet bara genom vetskapen om var kollegor finns. Med enkla medel går det att skapa automatiska flöden med utgångspunkt från platsen, tex skicka meddelande till brukaren och anhörig att personalen närmar sig brukaren.

Funktionen uppgifter

Med funktionen uppgifter kan personalen lätt skapa sig en överblick vad som ska göras och få dessa presenterade i ett tillgängligt format på sin mobiltelefon. Uppgifter kan delegeras till andra i samma organisation. Bilder och video kan användas för att beskriva en situation som uppgiften handlar om.

Utöver dessa exempel finns all övrig funktionalitet i Teams som understödjer utbildning, lärande, dokumentation, möten av olika karaktär, listor, avvikelser och mycket mer.

Microsoft Teams för socialtjänst och kommunal vård- och omsorgsverksamhet – Konfiguration och kontinuerlig utveckling

Många tjänster i Teams bygger på just konfiguration och är framtagna för att kunna appliceras och konfigureras för att möta olika verksamhetsscenarios. Vi adresserar med dessa också utmaningar kopplat till integritet, avsaknaden av digital infrastruktur, säkerhet och integration mot medicinsk utrustning och befintliga dokumentations- och omvårdnadssystem.

Vill ni veta mer om möjligheterna med Microsoft Teams i Socialförvaltning och omsorg, så hoppas vi att ni hör av er till oss på Microsoft. Allra helst vill vi inspirera runt möjligheterna och visa på goda exempel ihop med er och era slutanvändare – en stark utveckling och omställning behöver börja med utgångspunkt från behov från ni som är verksamma i sektorn.

Förändringens tid är här och nu och börjar med er som verksamma och ansvariga för förändringsresan i Socialförvaltniong och kommunal vård- och omsorgsverksamhet