Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Children, students in classroom playing Minecraft on Surface Go. Contextual education.
Leestijd, 7 min.

De maatschappij heeft in korte termijn een enorme veerkracht en veranderingsbekwaamheid getoond. Een mooi voorbeeld is hoe scholen in razendsnel tempo naar lesgeven op afstand zijn overgeschakeld om het onderwijs zo goed mogelijk te continueren. Lees in deze blog praktische instructies om de verandering duurzaam te maken, zodat we ervoor zorgen dat we de geleerde lessen meenemen naar de toekomst en we niet op oude gewoonten terugvallen.

Deel 1 van de blog geeft een korte inleiding over verandermanagement aan de hand van het ADKAR-model van Prosci en vervolgens wordt ingezoomd op de acties die schoolleiders kunnen nemen op de verschillende elementen van ADKAR om de verandering te verduurzamen.

1. Het ADKAR-model voor verandermanagement

Een verandering binnen een school verwezenlijken bestaat uit twee onderdelen: 1) het vormgeven van een project en 2) het veranderen van individueel gedrag van elk van je docenten, medewerkers en leerlingen. Je hebt een project (leren op afstand), je hebt een doel (onderwijs zo goed mogelijk continueren) en je hebt de specificaties uitgedacht (lesgeven via Teams, Stream, Flipgrid, …). De laatste stap is dat iedereen aanhaakt op het project en dus ook zijn individuele gedrag aanpast. Deze laatste stap verdient minstens evenveel aandacht als het project zelf, want zonder een verandering in gedrag, faalt het project per definitie.
Individuele verandering bestaat uit vijf fasen volgens het ADKAR-model van de Prosci-methodologie voor verandermanagement. Het model geeft de volgorde weer waarin de stappen moeten doorlopen worden (zie figuur 1).

Figuur 1. Het ADKAR model van Prosci.

Figuur 1. Het ADKAR model van Prosci.

De eerste stap is communiceren waarom we veranderen, deze fase heet het creëren van bewustzijn (‘awareness’). Deze eerste stap is cruciaal voor succes, ook al is de nood voor verandering duidelijk in deze tijden. Het is een best practice om als schoolleider te communiceren waarom jullie gekozen hebben voor een bepaalde oplossing of richting.

De tweede fase bestaat uit het analyseren waarom een docent of medewerker als individu zou willen veranderen. Ze kunnen prima de beweegredenen begrijpen van de school voor de verandering, maar dit vertaalt zich niet altijd direct in een persoonlijk belang om de eigen gewoonten aan te passen. Dit is het creëren van verlangen (‘desire’) bij je docenten en medewerkers.

De derde en vierde fase van het ADKAR-model is het focussen op de kennis en kunde van de medewerker. Kennis (‘knowledge’) is noodzakelijk om mee te kunnen met de verandering, waarna we gaan toetsen of de medewerker het ook in de praktijk kan brengen (‘ability’). Dit kan training zijn over een nieuwe tool of het volgen van een didactische cursus over hoe je online het beste feedback kan geven.

De laatste fase is het stimuleren van de medewerkers om de verandering vol te houden. Deze fase heet bekrachtiging (‘reinforcement’) en zorgt voor een duurzame verandering binnen de school. Een voorbeeld is een persoonlijke bedanking van de directeur naar elk personeelslid die gedemonstreerd heeft mee te zijn gegaan in de verandering.

In een snel tempo zijn scholen door de eerste vier fasen heen geschakeld, al dan niet in volgorde. We zoomen nu verder in welke stappen scholen kunnen ondernemen om de veranderingen vol te houden.

2. Duurzaam veranderen

Het (her)definiëren van het project
Er zijn plotse beslissingen gemaakt, de ene al meer doordacht dan de andere. Hebben jullie de juiste keuze gemaakt als organisatie? Past de gekozen technologie bij de visie, de wijze van lesgeven en leren en heeft iedereen de mogelijkheid gehad om deel te nemen aan het nieuwe onderwijs? Het Microsoft Education Transformation Framework kan helpen bij het plaatsen van de keuzes in de bredere organisatiecontext. Doorloop de stappen met je team in de ETF scan en ga kijken of de technologie die je hebt gekozen ook op de lange termijn jouw school verder helpt. Na de brainstorm wijs je een projectmanager toe en focus je je vervolgens op de vijf fasen van het ADKAR-model.

De verandering communiceren, communiceren, communiceren
Er is niets zo belangrijk dan aankomende en huidige veranderingen goed communiceren, ook in digitale tijden. Maak een communicatieschema om het bewustzijn over de vordering van de verandering te vergroten. De leidraad is beter te veel communiceren dan te weinig, dit geldt ook voor communicatie direct vanuit de schoolleiding en het bestuur. Een communicatieschema bestaat uit verschillende zenders, de tijdstippen waarop de boodschappen worden verzonden, de media en de inhoud van de boodschappen.

Best practice: schoolleiders en besturen communiceren altijd de ‘waarom’ van de verandering. Dit is taak die ze niet kunnen delegeren. Hoewel het in de huidige periode duidelijk is waarom scholen een nieuwe manier van onderwijs implementeren, kan je deze stap niet overslaan.

Houd rekening met de persoonlijke situaties van je medewerkers
In één klap virtueel lesgeven brengt een hoop persoonlijke veranderingen mee voor al je medewerkers. Belangrijk is om het gesprek aan te gaan, op voorhand te anticiperen waar mogelijke hindernissen zich kunnen voordoen voor je medewerkers en alvast alternatieven te bedenken om hieraan tegemoet te komen. Het gaat om het creëren van verlangen voor je medewerkers, maar de verandering dient ook haalbaar te zijn voor zijn/haar persoonlijke situatie. Hebben ze bijvoorbeeld kinderen die thuis zitten? Hebben ze thuis voldoende infrastructuur om op afstand les te geven? Dit zijn maar enkele voorbeelden van vragen die je jezelf kan stellen voordat je de volgende fase ingaat: training voorzien.

Training is pas de derde stap
Ik kan niet genoeg benadrukken dat training niet als eerste stap komt, maar pas als derde stap. De nood is hoog in deze tijden, dus hier mijn tip: zet een online trainingsprogramma op waar degenen die willen alvast zelfstandig kunnen doorlopen (tips zijn de online platformen van Microsoft, Edutrainers of Academy4Learning). Verder bieden onze Global Training Partners ook hun diensten of advies gratis aan voor het onderwijs. Pas nadat je de persoonlijke situaties van medewerkers op het netvlies hebt, stel je trainingsplannen op met duidelijke richtlijnen: bepaal waar en wanneer trainingen beschikbaar worden gesteld, welke trainingen verplicht zijn en of deze trainingen best tijdens werktijden of in eigen tijd gevolgd kunnen worden.

Zet een online professionele leergemeenschap op voor medewerkers
Wanneer medewerkers beginnen experimenteren, is het handig dat ze elkaar kunnen helpen. Zet een online community op (bijvoorbeeld in Microsoft Teams), voeg docenten, medewerkers en de IT-afdeling toe en stel vragen aan elkaar, deel bestanden en reageer op berichten. Naast de interne samenwerking kunnen ze ook aansluiten bij externe communicaties, zoals de MIEE community, de Microsoft Remote Learning Community of de openbare Nederlandse Community van docenten.

Bedank je medewerkers
De laatste tips gaan over de bekrachtiging (‘reinforcement’) van de verandering. Deze laatste en belangrijke stap zorgt ervoor dat de verandering blijft en dat medewerkers niet terugvallen in oude gewoonten. Het maakt de verandering duurzaam en geeft de cultuur van je organisatie mee vorm. Hier volgen drie stappen om ervoor te zorgen dat dit goed gebeurt, gezien dit een fase is waar scholen nu of binnenkort mee te maken gaan krijgen.

Stap 1: verzamel feedback van medewerkers, docenten, leerlingen en ouders over de verandering. Wat is goed gegaan, wat is minder goed gegaan, waar is nog nood aan? Splits daarbij je vragen die gaan over het project (wat vind je van de technologie die gebruikt is) en over hoe de school de verandering heeft aangepakt (was je goed op de hoogte, ben je ondersteund geweest door je leidinggevende). Bundel deze inzichten en maak een managementrapportage zodat iedereen binnen de school hiervan kan leren.

Stap 2: identificeer waar de weerstand zit bij de achterblijvers. Waar liepen ze tegenaan en wat weerhield hen ervan om mee te gaan in de oplossing? Maak een plan om deze mensen verder te helpen en ook te ondersteunen voor een volgende keer. Dit weerstandsplan geeft je als school goede inzichten in waarom sommige verandering wel slagen en andere niet. Houd het dan ook bij de hand wanneer een volgende verandering wordt ingepland.

Stap 3: vier je successen! Een simpel bedankje kan in deze tijden al wonderen doen. Je werknemers hebben hard gewerkt, ze hebben zich snel weten aan te passen en doen wat ze kunnen om de omslag in het onderwijs mogelijk te maken. Hoe je jouw medewerkers het beste bedankt, hangt af van de cultuur van je school, maar een simpele blijk van waardering doet vaak al wonderen.

Best practice: maak de bedanking persoonlijk en stuur geen algemene email uit. Bedank alleen de medewerkers die ook echt het verschil gemaakt hebben en daadwerkelijk de verandering zijn ondergaan. Iedereen beweegt op zijn eigen tempo, je zal altijd voorlopers hebben en mensen die langer tijd nodig hebben. Bedank de voorlopers dan ook sneller en zet ze in om de anderen te helpen. Focus op verlangen (‘desire’) voor degenen die meer tijd nodig hebben.

We leren zoveel van scholen over de hele wereld die leren op afstand mogelijk maken op allerlei ingenieuze manieren. We horen ook heel graag jullie succesverhalen met het omschakelen naar lesgeven op afstand met de Microsoft tools op sociale media met de hashtag #MicrosoftEDUstory. Welke tools of oplossingen je ook gebruikt, wij wensen je studenten, docenten, medewerkers en hun gezinnen het allerbeste.

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Een AVG-handleiding voor scholen

    Een AVG-handleiding voor scholen

    De nieuwe Europese wet ‘Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’ is sinds 25 mei 2018 van kracht. In onderstaande gratis eBook wordt uitgelegd welke stappen je kan nemen om je school te laten voldoen aan de regelgeving. Ook bevat het andere nuttige informatie. Je school op reis Je school is op reis. Een doorlopende reis met veel […]

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

Tips

  • 5 tips om het beste uit je dag te halen

    5 tips om het beste uit je dag te halen

    Leef je in de waan van de dag en wordt het opstaan om naar je werk te gaan steeds lastiger? Of heb je het allemaal goed onder controle, maar ben je nog op zoek naar dat kleine zetje om je dag nog productiever te maken? Met deze vijf tips ben je snel op de rit! […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]