Microsoft
Den moderne og digitale arbeidsplassen kan forbedre måten vi samarbeider og kommuniserer på i arbeidshverdagen, og kan gi rom for innovasjon og forbedret produktivitet. Men hvordan kan virksomheter sikre gevinstrealisering ved implementering av digitale arbeidsverktøy?
I dette blogginnlegget gir Per Sivertsen i Sopra Steria sitt perspektiv på utfordringer virksomheter møter ved implementering av digitale arbeidsverktøy og hvordan organisasjoner kan overkomme utfordringene med suksessfaktorer for en god sluttbrukeradopsjon.
Av Per Sivertsen, Consultant Director, Sopra Steria
«25% av teknologiprosjekter feiler, 20% gir ingen gevinstrealisering, og så mange som 50% trenger massiv omarbeidelse i det øyeblikket prosjektet er ferdig.
54% av IT prosjekter som feiler skyldes prosjektledelse, mens bare 3% skyldes tekniske utfordringer»
Forbes Magazine
Gartner uttalte i 2012 at «IT prosjekter handler 80% om kultur og 20% teknologien», og dette forklarer ganske tydelig utfordringen virksomheter har dersom IT-avdelingen deres er på fri eksos og implementerer løsninger og lar brukerne selv komme opp med hvordan disse skal tas i bruk.
Feilen de fleste virksomheter gjør er manglende fokus på adopsjon – det vil si å bygge kultur for deling, skape entusiasme og trene ansatte i en ny måte å jobbe på.
Sopra Steria opplever ofte to typer implementeringsstrategier:
Kombinasjonen mellom prosjektledelse og endringsledelse med fokus på brukerbehov ved innføring av nye samhandlingstjenester sikrer en raskere adopsjonshastighet av nye applikasjoner, et større antall brukere utnytter de nye løsningene («start small, scale fast») samtidig med at man sikrer en felles kunnskaps- og delingsplattform som kan måles opp mot forventet gevinstrealisering.
Samhandling defineres som samspillet mellom mennesker for å oppnå felles mål. Dette kjennetegnes av dialog, koordinert oppgaveløsning, systematisk deling og gjenbruk av informasjon samt kultur for læring og åpenhet. En forutsetning for dette er moderne og hensiktsmessige digitale løsninger.
Opplæring og kontinuerlig forsterkning av budskap er en driver bak god sluttbrukeradopsjon. Denne kan deles opp i 4 deler.
En grundig interessentanalyse er viktig for å sikre at man treffer riktig når det skal besluttes om og i hvilken grad funksjonalitet skal brukes.
Klarhet i hvilke behov en løsning skal dekke og på hvilken måte den skal brukes for å oppnå dette, er grunnleggende for å kunne sette opp en løsning på riktig måte.
Det viktigste med bevisstgjøringsaktiviteteter er å skape et ønske hos brukerne om at: «Ja, dette ønsker jeg å være med på.» *Denne endringen er viktig for meg og kan gi meg gode muligheter til å utføre jobben min på en enda bedre måte.»
Å tro at brukere er så nysgjerrige på nye verktøy at de med glede setter seg ned for å lese hvordan ting skal brukes og hva man kan bruke det til, er som å tro på julenissen. Vi må også anerkjenne at det finnes mange ulike brukergrupper i en virksomhet, og at det ikke blir bra om man tenker at alle er like og har samme behov. Det er viktig å tilby et mangfold av opplæringsaktiviteter slik at man treffer alle brukergrupper.
Til slutt er det også viktig å huske på at adopsjonsprosessen ikke er over når opplæringen er gjennomført. Det er da den viktige jobben begynner! Hos virksomheter som lykkes, ser vi at dette er de som har dedikerte roller til å fortsette å dyrke frem god bruk og samhandling.
Oppsummert ser Sopra Steria at det er viktig for en virksomhet i endring å ha klare ambisjoner og mål. Brukerinvolvering og adopsjon sikrer et fokus på gevinstrealisering for virksomheten. Sopra Steria anbefaler implementering via smidig metode der en stegvis utrulling bistår til å sikre en god endringsledelse. Topplederforankring gjør det lettere å garantere for et digitalt kompetanseløft samt sikre at retningslinjer og føringer for bruk er på plass.
Sist, men ikke minst, er det viktig å komme med definisjon av fri eksos:
«fri eksos = lite motstand = dårlig drag + masse mer bråk». Dette er definitivt ikke det en virksomhet eller IT-avdeling er interessert i!
For mere informasjon ta gjerne kontakt med:
Per Sivertsen
Consulting Director
per.sivertsen@soprasteria.com
tlf: +47 484 08 978
Kultur og ledelse i en hybrid hverdag recap
Kultur og ledelse i en hybrid hverdag recap Den 29. mars avholdte vi eventet Kultur og ledelse i en hybrid hverdag i våre kontorer i Bjørvika. Som passer til temaet ble eventet avholdt hybrid, med deltagere både til stede i salen og digitalt. I dette hybride eventet fra vårt kontor har administrerende direktør Kristine Dahl […]
Dag Nyrud
Direktør for Modern Workplace
Microsoft Teams er Bedriftstelefoni 3.0
Desember, 2022 Den 1. desember avholdt vi webinaret Microsoft Teams er Bedriftstelefoni 3.0 sammen med vår partner Ctelo. Her viste vi hvor enkelt det er å gjøre bedriftstelefoni til en naturlig del av samhandlingen i Microsoft Teams og hvordan du med én app (Teams) får bedre telefonsamtaler og enklere administrasjon. Vi fortalte også om hvordan […]
Ingrid Ludvigsen
GTM Manager Modern Work
Gode tips for smartere fjernarbeid med Microsoft Teams
Fjernarbeid har blitt den nye normalen for mange mennesker, og de må finne forskjellige måter å fungere effektivt som et team på. Microsoft Teams gjør det mulig for kolleger å holde kontakten og være produktive og fortsette å samarbeide like effektivt og sikkert som på kontoret. Enten du allerede bruker det eller ennå ikke har […]
Dag Nyrud
Direktør for Modern Workplace
