Les meilleures astuces de vie (du moins, d’après nous)

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Microsoft 365 Lead

Temps de lecture, 7 min.

Ou 7 bons plans pour arriver à vous concentrer dans un environnement de travail chaotique

Il est beaucoup question à l’heure actuelle de gestion du temps. Mais dans ce domaine, force est de constater que bien souvent un élément central fait défaut : la capacité à achever des tâches données au lieu de passer continuellement d’une tâche à l’autre. Il s’avère parfois indispensable de ralentir le pas et de se concentrer sur ce qui importe vraiment. Nous vous y aidons volontiers !

Planifiez une réunion… avec vous-même

Si vous êtes du genre à attendre qu’un projet soit urgent pour vous y atteler, cela signifie dans bien des cas qu’il est déjà trop tard. Pour vous concentrer au maximum, évitez tant que faire se peut la case « urgence ».
Prévoyez du temps rien que pour vous et travaillez en toute quiétude sur le projet en question ou une tâche donnée. Ne laissez rien vous distraire, même pas ces quelques détails plus urgents à régler. Faites-en une priorité de planifier à tout prix cette plage horaire rien que pour vous. Vous et vos précieuses cellules grises pourrez dès lors vous réjouir d’avance de ce moment qui vous est exclusivement réservé…

Baissez la cadence

Pour une concentration optimale, n’hésitez pas à prendre le temps de vous consacrer à des projets importants. Peut-être prendrez-vous le temps nécessaire lorsque vous êtes au bureau avant tout le monde et que vos collègues arrivent au compte-gouttes, peut-être juste après votre pause-déjeuner ? Quoi qu’il en soit, veillez à ne pas vous laisser distraire par quelques « résultats rapides », ces fameux « quick wins », en particulier en ces moments où vous devez vous concentrer sur ce projet important.

Prenez une courte pause

Vous avez du mal à adopter une attitude pragmatique ? Ne vous en faites pas, prenez une courte pause. Allez vous promener, ne fût-ce que quelques minutes. Cela vous apaisera et vous aidera à vous ouvrir l’esprit et à entrer dans un mode plus créatif. Levez le pied, prenez du recul et envisagez la situation ou le projet dans son ensemble. Cette pause vous permettra de penser plus en termes stratégiques (et non purement en termes d’exécution des tâches). Vous verrez, il y a fort à parier que, de retour à votre bureau, vous aurez déjà une première idée.

Changez de lieu

Choisissez un endroit spécifique pour travailler aux besognes les plus urgentes et les plus tactiques. Choisissez délibérément un endroit différent pour réaliser vos tâches importantes : une salle de réunion, votre domicile, la bibliothèque ou la cafétéria.

N’y répondez pas à vos messages électroniques ou n’y réalisez pas de tâches qui peuvent attendre. Ainsi, votre cerveau associera, certes inconsciemment, ce lieu de réflexion à des projets importants. Choisissez, si possible, un lieu sans connexion internet.

Éloignez-vous de votre ordinateur

Au même titre que vous êtes en mesure de mettre en place dans votre esprit une association entre un lieu donné et une activité mentale donnée, vous êtes capable d’en faire autant devant votre écran d’ordinateur.
Vous devez faire preuve de créativité et la seule chose que vous parvenez à faire est de fixer votre écran d’un regard vide ? Pourquoi ne pas essayer un autre moyen ? Prenez un stylo et du papier. Mettez de l’ordre dans vos idées ou notez tout ce qui vous passe par la tête sur un tableau. Cela peut vous paraître fastidieux parce qu’il vous faudra ensuite retaper toutes ces notes mais croyez-nous sur parole, vous  obtiendrez des résultats plus rapidement, tout bonnement parce que vous êtes de prime abord dans le bon état d’esprit.

Passez d’Important à Urgent et vice versa

Nos conseils ne vous aident pas vraiment ? Dans ce cas, pourquoi ne pas essayer de passer des tâches importantes aux tâches urgentes et inversement ? Travaillez dix minutes sur un projet important et consacrez ensuite cinq minutes à des tâches urgentes. Ou optez pour la méthode qui consiste à diviser pour régner : bouclez une tâche importante de votre projet dans sa totalité avant de vous autoriser à répondre à quelques e-mails. À défaut d’être la manière la plus efficiente de réaliser une tâche, si elle vous aide à lâcher prise, c’est sans doute dans votre cas la plus efficace.

Faites appel à la pression positive de vos pairs

Un deuxième scénario par défaut revient à faire appel à un de vos collègues. Qui sait, peut-être êtes-vous tous les deux logés à la même enseigne et ce collègue éprouve-t-il les mêmes difficultés que vous à libérer du temps pour le projet qui l’occupe ? Bloquez une plage horaire (par exemple, une heure) dans vos agendas respectifs et efforcez-vous mutuellement à consacrer cette heure ensemble à vos projets importants.
Ou pourquoi ne conviendriez-vous pas avec votre patron de courtes réunions où vous pourriez ensemble faire le point sur l’avancement de votre projet ?
Ainsi, votre tâche qui au départ était importante, se meut illico presto en une tâche urgente, et l’urgence, ça vous connaît.

Bien sûr, nous ne pourrons pas vous empêcher d’avoir encore et toujours des messages urgents en attente sur votre téléphone ou sur votre ordinateur, mais nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à prendre le temps nécessaire et à vous concentrer sur les tâches certes moins urgentes mais importantes.
Choisissez un endroit spécifique pour travailler aux besognes les plus urgentes et les plus tactiques. Choisissez délibérément un endroit différent pour réaliser vos tâches importantes : une salle de réunion, votre domicile, la bibliothèque ou la cafétéria.
N’y répondez pas à vos messages électroniques ou n’y réalisez pas de tâches qui peuvent attendre. Ainsi, votre cerveau associera, certes inconsciemment, ce lieu de réflexion à des projets importants. Choisissez, si possible, un lieu sans connexion internet.

Éloignez-vous de votre ordinateur

Au même titre que vous êtes en mesure de mettre en place dans votre esprit une association entre un lieu donné et une activité mentale donnée, vous êtes capable d’en faire autant devant votre écran d’ordinateur.
Vous devez faire preuve de créativité et la seule chose que vous parvenez à faire est de fixer votre écran d’un regard vide ? Pourquoi ne pas essayer un autre moyen ? Prenez un stylo et du papier. Mettez de l’ordre dans vos idées ou notez tout ce qui vous passe par la tête sur un tableau. Cela peut vous paraître fastidieux parce qu’il vous faudra ensuite retaper toutes ces notes mais croyez-nous sur parole, vous obtiendrez des résultats plus rapidement, tout bonnement parce que vous êtes de prime abord dans le bon état d’esprit.

Passez d’Important à Urgent et vice versa

Nos conseils ne vous aident pas vraiment ? Dans ce cas, pourquoi ne pas essayer de passer des tâches importantes aux tâches urgentes et inversement ? Travaillez dix minutes sur un projet important et consacrez ensuite cinq minutes à des tâches urgentes. Ou optez pour la méthode qui consiste à diviser pour régner : bouclez une tâche importante de votre projet dans sa totalité avant de vous autoriser à répondre à quelques e-mails. À défaut d’être la manière la plus efficiente de réaliser une tâche, si elle vous aide à lâcher prise, c’est sans doute dans votre cas la plus efficace.

Faites appel à la pression positive de vos pairs

Un deuxième scénario par défaut revient à faire appel à un de vos collègues. Qui sait, peut-être êtes-vous tous les deux logés à la même enseigne et ce collègue éprouve-t-il les mêmes difficultés que vous à libérer du temps pour le projet qui l’occupe ? Bloquez une plage horaire (par exemple, une heure) dans vos agendas respectifs et efforcez-vous mutuellement à consacrer cette heure ensemble à vos projets importants.
Ou pourquoi ne conviendriez-vous pas avec votre patron de courtes réunions où vous pourriez ensemble faire le point sur l’avancement de votre projet ?
Ainsi, votre tâche qui au départ était importante, se meut illico presto en une tâche urgente, et l’urgence, ça vous connaît.

Bien sûr, nous ne pourrons pas vous empêcher d’avoir encore et toujours des messages urgents en attente sur votre téléphone ou sur votre ordinateur, mais nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à prendre le temps nécessaire et à vous concentrer sur les tâches certes moins urgentes mais importantes.

Livre blanc gratuit : cinq pistes pour maintenir l’implication et la productivité des employés

Comment fournir la technologie adaptée permettant à vos employés de travailler où, quand et de la façon dont ils le souhaitent pour vous aider à développer votre entreprise

Cherchez l’abonnement Office 365 adapté à vos besoins

Découvrez Office 365

Découvrez d’autres articles connexes par industrie :

Commerce de détail

Education

  • Un guide sur le GDPR pour les universités

    Un guide sur le GDPR pour les universités

    Avec le nouveau Règlement général de l’UE sur la protection des données qui prendra effet le 25 mai, découvrez comment des universités comme la vôtre peuvent prendre les bonnes mesures pour se mettre en conformité, grâce à ce livre électronique gratuit et d’autres ressources utiles. Votre université est comme un navire Votre université est en voyage […]

  • une femme utilisant un ordinateur portable

    Découvrez comment délivrer un meilleur enseignement grâce à l’« apprentissage mixte »

    Depuis l’épidémie de COVID-19, nos clients du secteur de l’enseignement ont fait des choses incroyables pour maintenir l’intérêt des élèves étudiant depuis chez eux. Des innovations en matière d’e-learning, aux initiatives pour se changer les idées comme lesdéfis photo et cuisine, les enseignants et les étudiants ont fait preuve d’une résilience extraordinaire pendant cette période […]

Finance

  • Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    La société Securex, basée à Bruxelles, propose aux entrepreneurs et aux entreprises un large éventail de services en ressources humaines, allant de la gestion des salaires et du personnel aux solutions dans le domaine de la sécurité et du bien-être au travail en passant par les assurances et la formation. Cherchant à offrir une meilleure […]

  • een boom voor een hek

    Le spécialiste des obsèques DELA, humain et innovant dans le cloud

    DELA est une entreprise qui depuis 30 ans déjà joue un rôle prépondérant dans les assurances obsèques et l’organisation d’obsèques dans notre pays. En Belgique, près de 800 collaborateurs garantissent une approche humaine de tout le processus de deuil et pour ce faire, DELA joue résolument la carte de l’innovation. L’intégration des activités informatiques de […]

Gouvernement

Industrie

  • Etex Group assure l’avenir de ses employés à travailler où que ce soit dans le monde

    Etex Group assure l’avenir de ses employés à travailler où que ce soit dans le monde

    Début 2020, lorsque le COVID-19 s’est répandu en Europe, les entreprises sont entrées dans une nouvelle ère fortement dépendante du numérique. Les mesures de distanciation sociale ont contraint les entreprises de toutes tailles à fermer leurs portes, ce qui a incité les organisations à trouver d’autres moyens virtuels pour leurs collaborateurs de se rencontrer et […]

  • Etex crée un lieu de travail moderne pour ses employés

    Etex crée un lieu de travail moderne pour ses employés

    Afin d’accélérer son innovation, de rompre avec une organisation compartimentée et de créer une seule et grande famille intégrée, l’entreprise belge Etex a adopté la puissance de la technologie et implémenté les outils de collaboration de Microsoft. Le fabricant s’emploie à déménager la plupart de ses systèmes vers Azure de Microsoft, et prévoit non seulement […]

Santé

  • Une coopération plus intelligente avec le Surface Hub 

    Une coopération plus intelligente avec le Surface Hub 

    La technologie peut sauver des vies. En regroupant l’expertise des médecins, nous en savons plus. Mais détacher à chaque fois un expert vers l’autre centre coûte beaucoup de temps, d’argent et d’énergie. Il existe maintenant une solution : les réunions à distance avec le Microsoft Surface Hub. Deux centres hospitaliers belges en ont fait l’essai avec […]

  • une personne assise devant un ordinateur portable

    En quoi consiste l’approche « Big Bang » de la transformation numérique et comment la concrétiser

    À l’heure d’aujourd’hui, la « routine habituelle » n’existe pas. Les changements et les perturbations deviennent la nouvelle norme. Il suffit de penser aux transformations qui affectent votre organisation dans l’immédiat. Les nouvelles techniques et technologies engendrent de nouvelles attentes et attitudes chez les employés comme chez les clients. Tout est en train d’évoluer. Et l’élément central, […]

Découvrez d’autres articles connexes par dossier :

Astuces

  • 4 façons de booster les performances de vos employés avec Workplace Analytics

    4 façons de booster les performances de vos employés avec Workplace Analytics

    Vous-même et votre entreprise souhaitez travailler plus efficacement ? Commencez par répertorier les « points douloureux ». Workplace Analytics fournit un aperçu de l’impact de certaines activités sur votre entreprise. Mais par où commencer ? Nous vous fournissons 4 façons de créer le changement grâce à Workplace Analytics dans Office 365 : 1. Décelez les sources […]

Digital Transformation

  • Ville de Liège : faciliter la prise de décision en temps difficiles

    Ville de Liège : faciliter la prise de décision en temps difficiles

    Pour de nombreuses organisations, les mesures de distanciation sociale imposées par le COVID-19 ont considérablement ralenti les activités quotidiennes – et pour certaines, elles les ont même stoppées net. Mais pour les autorités locales en Europe, comme la Ville de Liège, il était hors de question de ralentir ses activités, que du contraire. Qu’il s’agisse […]

None

  • Êtes-vous, vous aussi, joignable en dehors des heures de bureau ?

    Êtes-vous, vous aussi, joignable en dehors des heures de bureau ?

    Vérifiez-vous votre messagerie lorsque vous vous levez le matin ? Et lorsque vous êtes en vacances ? Envoyez-vous de temps à autre des messages à vos amis pendant les heures de bureau ? La frontière entre travail et vie privé a tendance à s’estomper. Comment gérez-vous cet état de choses ? Microsoft a chargé le […]

Presse

  • “Le tsunami des données est déjà là, il faut de la data governance!”

    “Le tsunami des données est déjà là, il faut de la data governance!”

    La généralisation du télétravail voire des environnements hybrides (bureau-télétravail) a provoqué une inflation des échanges de données. Si les entreprises ont parfois pris le prisme technique et pensé à sécuriser ces dernières, elles ont très souvent omis la nécessaire gouvernance des actifs informationnels. Bien que présents dans les entreprises, les outils et technologies nécessitent une […]

Récits de clients

Security & Privacy