Patrick Viaene
Microsoft 365 Lead
À l’heure d’aujourd’hui, la « routine habituelle » n’existe pas. Les changements et les perturbations deviennent la nouvelle norme. Il suffit de penser aux transformations qui affectent votre organisation dans l’immédiat. Les nouvelles techniques et technologies engendrent de nouvelles attentes et attitudes chez les employés comme chez les clients. Tout est en train d’évoluer.
Et l’élément central, commun à tous ces changements, est la vitesse. Tout se passe extrêmement vite. C’est pourquoi, afin de survivre et de prospérer sur un marché férocement compétitif, l’entreprise moderne doit faire preuve d’une célérité équivalente. Surtout lorsqu’il s’agit de réagir sur le plan technologique à un besoin de transformation.
« Quand l’évolution devient la nouvelle norme », une étude de 2019 commandée par Microsoft en partenariat avec le Dr Michael Parke de la London Business School, abonde dans ce sens. Elle montre que 92 % des sociétés ont récemment connu un bouleversement technologique et conclut qu’il est temps « de tout miser sur l’innovation pour stimuler la croissance ». Plus précisément, cette étude démontre que les entreprises les plus innovantes à l’heure actuelle construisent activement des passerelles reliant les cloisonnements organisationnels et opérationnels, et que la responsabilité au sein de l’espace de travail est un élément clé pour l’innovation.
Sachant cela, quel est le meilleur moyen d’introduire une nouvelle technologie ou plateforme de façon réussie dans une entreprise ?
Il n’existe sans doute pas de bon ni de mauvais moyen. Chaque organisation a ses particularités. Mais Coloplast, une entreprise leader du secteur des sciences de la vie célèbre pour avoir introduit la poche pour stomie (un dispositif révolutionnaire), a choisi d’opérer un changement retentissant, façon « Big Bang ». Une transformation organisationnelle qui, comme la théorie scientifique portant ce nom, s’est opérée de façon fulgurante. En résumé, pour s’assurer que ses 8 000 employés du monde entier collaborent mieux, Coloplast les a fait passer à Microsoft Teams… en seulement 48 heures.
Cette solution rassemble un chat dédié au travail, une solution de réunions vidéos et un stockage de fichiers, le tout sur une seule plateforme. C’est exactement ce que souhaitait Coloplast : « nous avions besoin d’une solution qui permettrait à nos équipes d’être agiles et de collaborer instantanément », explique René Rasmussen, directeur adjoint des opérations informatiques et du support chez Coloplast. « C’est pourquoi Teams semblait si pertinente dans notre cas. »
Qui plus est, en réalisant cette prouesse sur le plan du déploiement, Coloplast a réussi à réunir les deux actions que l’étude « Quand l’évolution devient la nouvelle norme » indique comme les marques de fabrique d’une entreprise innovante : le décloisonnement et la valorisation des employés, tout cela en un temps record.
200 employés des 43 pays du réseau Coloplast ont commencé à utiliser Teams et ont fourni des commentaires détaillés sur leur expérience.
Ce plan, qui a démarré un vendredi soir, était si méticuleusement élaboré que la migration a pris de l’avance et s’est achevée le dimanche après-midi. Le lundi matin, quand les 8 000 collaborateurs de Coloplast sont revenus au travail, l’équipe informatique guettait nerveusement les appels sur la ligne téléphonique d’assistance. Des heures ont passé. Le premier appel a été reçu à 11 h 30. Il s’agissait d’un responsable du support, ébahi, demandant s’il était vrai que personne n’avait encore appelé au numéro d’assistance. Cette semaine-là, seuls six autres appels ont été enregistrés.
Pour aider leurs collègues à s’adapter à Teams, les 200 participants au pilote sont devenus ambassadeurs lors du processus de migration global.
Les commentaires ont été encouragés chez les employés, afin qu’ils partagent leur avis au sujet des fonctionnalités à ajouter ou à améliorer. Cela a contribué à mettre en place une culture d’amélioration continue.
Ce que Coloplast a démontré de manière si convaincante est que même une opération impliquant des milliers d’employés à l’échelle mondiale peut être réalisée rapidement si tous les processus adéquats sont en place. Une planification adaptée donne des résultats concrets, mais uniquement si l’on tient compte des implications du changement sur les plans technique et humain. Découvrez le récit complet de Coloplast.
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