Assister à une réunion à l’hôpital universitaire de Louvain sans avoir à quitter son bureau

Pouvoir communiquer jour et nuit sans problème est absolument crucial pour les hôpitaux. Mais il ne faut pas que cela coûte trop cher. À l’hôpital universitaire de Louvain, on en a parfaitement conscience et on y apprécie la flexibilité offerte par Skype Entreprise pour la communication vidéo.

Auparavant, la communication entre collaborateurs de l’hôpital universitaire de Louvain et d’autres hôpitaux de la région s’effectuait de façon plutôt traditionnelle. En plus des lignes téléphoniques fixes, les possibilités de se réunir en ligne étaient plutôt restreintes. Ces réunions étaient surtout organisées dans le but d’échanger des dossiers médicaux entre hôpitaux et s’opéraient par le biais de systèmes spéciaux dans des salles de réunion adaptées. C’était donc peu pratique, étant donné qu’un simple entretien vidéo direct entre deux médecins assis derrière leur bureau n’était pas possible.

Communiquer rapidement partout

En raison de la collaboration intensive avec d’autres hôpitaux, l’hôpital universitaire de Louvain recherchait une méthode de réunion meilleure et plus efficace. Peu de temps après, l’hôpital a opté pour Skype Entreprise. Ce programme fait partie de l’environnement Office. Et son implémentation a été un véritable jeu d’enfant. Skype Entreprise appartient à la suite Office de Microsoft, que connaissent bien les utilisateurs finaux et les gestionnaires de parc informatique. Ainsi, des confrères peuvent maintenant participer avec leur propre ordinateur à des réunions, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Une aide précieuse en salle d’opération

Outre La possibilité d’organiser des vidéoconférences, le programme propose toute une série d’autres formes de communication. Reinoud Reynders, Manager IT Infrastructure & Operations à l’hôpital universitaire de Louvain, nous explique : « Skype Entreprise n’est pas uniquement une solution de vidéoconférence. Il s’agit en effet d’un produit qui combine diverses formes de communication en permettant un contact vocal, par e-mail, par messagerie instantanée ou par vidéo. »

Aujourd’hui, Skype Entreprise est utilisé pour assurer la communication entre les différents hôpitaux. L’échange d’informations par partage d’écran en particulier est très utilisé. À l’hôpital universitaire de Louvain, l’écran correspondant au microscope du pathologiste est diffusé directement dans le bloc opératoire. Le chirurgien peut voir cet écran et donc regarder dans le microscope sans avoir à quitter le bloc opératoire. Les pathologistes ne sont donc plus obligés de se trouver directement à côté du bloc opératoire, comme cela était le cas auparavant. L’hôpital peut ainsi tirer parti de divers avantages de la vidéoconférence.

Faire des économies dans un environnement familier

Outre une meilleure structure de communication, la plate-forme de communication de Microsoft pour l’hôpital universitaire de Louvain présente d’autres avantages. L’aménagement d’une petite salle de réunion contenant un système de vidéoconférence représentait autrefois pour l’hôpital un coût d’environ 20 000 €. Aujourd’hui, pour quelques milliers d’euros, il est possible de fournir au même nombre de personnes le matériel et les outils de vidéoconférence nécessaires sur leur lieu de travail.

En outre, le logiciel n’est pas déroutant pour ses utilisateurs étant donné que Skype Entreprise est un programme fourni avec la suite Office de Microsoft. En suivant une formation de courte durée, l’utilisateur final peut se mettre directement au travail avec le logiciel. Cela permet naturellement aussi de réduire les frais de téléphone, la majeure partie des communications s’effectuant par Internet.

Une bonne préparation permet de gagner du temps

Les utilisateurs ne sont pas livrés à eux-mêmes, mais peuvent utiliser des feuilles de route pratiques. À l’hôpital universitaire de Louvain, l’utilisation de Skype Entreprise est guidée de façon méticuleuse par le département IT. Reynders a encore un bon conseil à ce sujet : une bonne préparation est indispensable. À savoir : « Chaque participant dispose-t-il d’une webcam ? Le type de plug-in nécessaire a-t-il été installé sur l’ordinateur ? ». Ce sont des détails, mais une bonne préparation évite des problèmes aux participants au moment crucial, lorsqu’il s’agit de lancer une vidéoconférence.