Ville de Liège : faciliter la prise de décision en temps difficiles

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Microsoft 365 Lead

Temps de lecture, 8 min.

Pour de nombreuses organisations, les mesures de distanciation sociale imposées par le COVID-19 ont considérablement ralenti les activités quotidiennes – et pour certaines, elles les ont même stoppées net. Mais pour les autorités locales en Europe, comme la Ville de Liège, il était hors de question de ralentir ses activités, que du contraire.

Qu’il s’agisse de soutenir les citoyens et les entreprises ou de protéger les travailleurs de première ligne, la Ville de Liège a dû rapidement assurer la stabilité tout au long de cette crise et veiller à ce que les décisions importantes puissent encore être prises de manière démocratique. Ce n’est guère facile lorsque les élus ne peuvent pas se réunir en toute sécurité dans la même salle, mais un défi auquel la Ville de Liège s’est rapidement adaptée avec une solution de visioconférence sécurisée.

« Suite à l’apparition du COVID-19, le gouvernement régional a pris une décision spéciale pour permettre au vote du conseil de se dérouler par vidéoconférence », se souvient Benoit Joseph, CIO à la Ville de Liège. « Selon la loi, ces réunions devaient toujours avoir lieu en personne. C’était donc un grand pas pour notre administration. »

Avec des outils de travail à distance déjà mis en place quelques années plus tôt, la ville avait un moyen sûr de continuer à gouverner sans enfreindre les règles de distanciation sociale. Mais avec seulement un petit nombre de conseillers familiers avec cette façon de travailler, il appartenait à Benoit Joseph et à son équipe d’aider chacun à s’adapter rapidement et à veiller à ce que les réglementations légales soient respectées.

« Tout le monde était pressé d’utiliser ces outils et de faire avancer les choses, ce qui était formidable – mais il était important qu’ils réfléchissent aux données qu’ils partageaient également. »

Concilier valeurs modernes et traditionnelles

Située en territoire wallon (francophone) au sud de la Belgique, Liège est la troisième plus grande ville de Belgique avec près de 200.000 habitants.

Avec un large éventail démographique de cultures et de nationalités, la Ville de Liège promeut une relation ouverte et transparente avec ses citoyens – en organisant des forums publics tout au long de l’année et en finançant des projets qui aident à soutenir les nombreux événements sociaux pour lesquels la ville est réputée.

Toutefois, dans l’enceinte du conseil, la législation de la ville se plie à un style nettement plus traditionnel.

« Selon la loi, nos élus doivent tous se réunir physiquement au moins dix fois par an », explique Benoit Joseph. « Les décisions importantes doivent encore être signées à la main. Nous avons donc une copie papier dans nos dossiers, mais là où nous le pouvons, nous sommes passés au « sans papier » et utilisons la technologie pour simplifier ces processus. »

La Ville de Liège a entamé une transformation numérique en 2013 avec le passage à Microsoft 365 –initialement pour mettre en œuvre un serveur de messagerie et de calendrier centralisé pour l’ensemble de l’administration, mais au fil des ans, d’autres outils sont venus s’ajouter tels que Microsoft OneDrive et Microsoft Teams afin d’aider les membres du conseil à collaborer plus efficacement.

« En 2019, nous avons commencé à tester comment Teams pouvait nous aider à interagir avec d’autres secteurs, tels les garderies et la police », dit-il. « Nous avons créé des groupes pour gérer les projets en cours et partager les mises à jour et les informations en toute sécurité. Cela nous convenait beaucoup mieux que les e-mails en termes de sécurité, car vous pouvez facilement contrôler qui peut visionner et modifier ces documents. »

« Mon défi était alors d’encourager plus de gens à utiliser Teams, mais puis, tout a changé – maintenant, tout le monde l’utilise et ma tâche est de veiller à ce qu’ils le fassent en toute sécurité. »

Une évolution sans précédent vers la visioconférence

En mars 2020, la présence du COVID-19 est officiellement confirmée sur le territoire belge et des mesures nationales de distanciation sociale sont mises en place. Un état de fait qui a incité le gouvernement régional wallon à prendre une décision historique pour que les réunions se tiennent par vidéoconférence plutôt qu’en personne.

« Selon la loi, les réunions du conseil devaient toujours avoir lieu en personne, mais cette décision spéciale signifiait que pour la première fois, nous pouvions les organiser à distance », explique Benoit Joseph. « Nous n’étions pas prêts mais la technologie l’était – nous avons donc rapidement mis en place une équipe chargée de déployer Microsoft Teams et d’offrir une assistance là où elle s’avérait nécessaire.

« Un autre problème était que certains membres du conseil souhaitaient toujours utiliser les salles de réunion », ajoute-t-il. « L’hôtel de ville ne disposait pas du bon matériel pour organiser des visioconférences avec d’autres conseillers. Nous nous sommes donc empressés d’installer des écrans et des microphones dans chaque salle de réunion et à partir de ce moment-là, tout le monde a pu facilement assister à ces réunions. »

Quelques semaines plus tard, les 1.500 collaborateurs de la Ville de Liège étaient sur Microsoft Teams, et donc les réunions essentielles pouvaient toujours avoir lieu de manière sécurisée et réglementée pendant le confinement du pays suite au COVID-19.

« Ces réunions à distance ne sont somme toute pas si différentes de nos assemblées en personne », ajoute Benoit Joseph. « Les gens posent des questions et y répondent, et comme vous voyez qui a la parole, les règles du conseil sont toujours respectées.

« Nous nous étions auparavant assurés que Teams était conforme à nos règles de sécurité, afin que les conseillers puissent discuter d’informations sensibles et partager leur écran pour présenter des diapositives comme ils l’auraient fait s’ils avaient été physiquement présents.

« D’une certaine façon, tout a changé, mais en même temps, tout est resté exactement pareil. »

Respecter les règles et réglementations

Comme tout organisme gouvernemental, la Ville de Liège doit suivre une réglementation stricte garantissant que les décisions sont prises de manière équitable et démocratique, une pratique toujours respectée depuis le passage à un environnement de travail à distance.

« Il était vraiment important que nous respections les règles d’un point de vue juridique », explique Benoit Joseph. « Pour assurer la sécurité, nous avons rendu obligatoire la connexion avec les informations d’identification Microsoft afin de savoir qui était présent à chacune des réunions et d’être plus restrictifs quant aux personnes autorisées à y assister.

« Le directeur général avait un rôle important à jouer à cet égard – il devait s’agir de quelqu’un qui n’appartient à aucune famille politique et qui est au-dessus du conseil. Cette personne serait alors en charge de superviser toutes les prises de décisions. Avec Teams, il pourrait facilement consulter le procès-verbal de la réunion et s’assurer que tout se déroule de manière équitable. »

« Nous avons également utilisé Microsoft Forms pour organiser des votes pendant le confinement », ajoute-t-il. « Nous devons assurer l’anonymat afin de respecter les réglementations. Mais en utilisant Microsoft Forms, tout le monde peut voter en toute confidentialité depuis son domicile et seul le directeur général a accès aux résultats. »

 

A modern building in Liège

Comprendre le besoin de technologie

En repensant aux mois qui viennent de s’écouler, Benoit Joseph ne peut pas s’imaginer revenir à la vie d’avant, celle sans Microsoft Teams. Il est convaincu que tout le monde se rend d’ores et déjà compte du potentiel que peuvent offrir ces outils à la Ville de Liège à l’avenir.

« À l’avenir, nous pourrions utiliser Teams pour certaines de nos réunions opérationnelles afin d’éviter les déplacements dans nos différents bureaux répartis dans la ville », explique-t-il. « Nous pourrions ainsi facilement économiser une heure en temps de déplacement et des personnes comme le directeur général gagneraient incontestablement en efficacité.

« Par ailleurs, nous avons régulièrement des réunions avec des Français ou des Néerlandais. Ce serait formidable de disposer à l’hôtel de ville d’une salle dédiée avec les installations nécessaires pour se réunir à la fois en personne et à distance pour ces réunions importantes – et avec des collègues à domicile également. »

Alors que personne n’aurait pu prédire les événements entrainés par le COVID-19, l’investissement de la Ville de Liège dans la technologie les a aidés à traverser efficacement une période difficile pour tout gouvernement local – montrant le besoin essentiel pour des CIO tels que Benoit Joseph d’offrir aux organisations la possibilité de se projeter dans le futur.

Restez productif grâce à ces solutions de télétravail

Découvrez comment maintenir vos équipes connectées, productives et en sécurité

Découvrez d’autres articles connexes par industrie :

Commerce de détail

  • GDPR et vente au détail : quatre exigences du GDPR, et en quoi Microsoft peut vous aider

    GDPR et vente au détail : quatre exigences du GDPR, et en quoi Microsoft peut vous aider

      Découvrez comment nous pouvons vous aider à vous conformer aux exigences du GDPR avec les solutions disponibles aujourd’hui : Évaluer votre profil de risque actuel « Comment connaître les points sur lesquels je suis déjà en conformité, et les prochains à traiter ? » C’est l’une des questions les plus courantes des distributeurs vis-à-vis du GDPR. C’est également […]

  • HeadBrands est prête pour l’avenir avec Microsoft 365 Business

    HeadBrands est prête pour l’avenir avec Microsoft 365 Business

    Depuis sa création en 2010, HeadBrands a continué de se développer et est rapidement devenue le détaillant numéro un pour les produits de coiffure en Scandinavie. HeadBrands avait besoin d’une solution informatique moderne pour accroître sa productivité et améliorer ses collaborations, à la fois au sein de l’entreprise et en externe. Pour relever ce défi, […]

Education

Finance

  • Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    Securex mise sur l’innovation et améliore l’expérience client avec la plate-forme cloud de Microsoft

    La société Securex, basée à Bruxelles, propose aux entrepreneurs et aux entreprises un large éventail de services en ressources humaines, allant de la gestion des salaires et du personnel aux solutions dans le domaine de la sécurité et du bien-être au travail en passant par les assurances et la formation. Cherchant à offrir une meilleure […]

  • een boom voor een hek

    Le spécialiste des obsèques DELA, humain et innovant dans le cloud

    DELA est une entreprise qui depuis 30 ans déjà joue un rôle prépondérant dans les assurances obsèques et l’organisation d’obsèques dans notre pays. En Belgique, près de 800 collaborateurs garantissent une approche humaine de tout le processus de deuil et pour ce faire, DELA joue résolument la carte de l’innovation. L’intégration des activités informatiques de […]

Gouvernement

  • een hand met een video game afstandsbediening

    La police belge résout les crimes plus rapidement avec Microsoft 365

    En tant que fils d’un policier de terrain, Wim Liekens, directeur de l’information policière et TIC (CIO) à la Police fédérale belge, a grandi avec une connaissance directe de la manière dont le travail d’équipe et les outils vont de pair lorsqu’il s’agit de faciliter le travail de la police. Au cours de mes 25 […]

  • Ineco

    Ineco améliore la productivité de ses employés grâce à des outils modernes et à l’IA

    Les difficultés que rencontrent les employés avec les logiciels ne sont pas utiles à leur productivité. Celle-ci est également affectée si les employés peinent à s’échanger des fichiers et à collaborer sur des documents. Ineco, une entreprise espagnole du secteur public, l’a bien compris. C’est la raison pour laquelle elle a décidé de modifier la […]

Industrie

  • Etex crée un lieu de travail moderne pour ses employés

    Etex crée un lieu de travail moderne pour ses employés

    Afin d’accélérer son innovation, de rompre avec une organisation compartimentée et de créer une seule et grande famille intégrée, l’entreprise belge Etex a adopté la puissance de la technologie et implémenté les outils de collaboration de Microsoft. Le fabricant s’emploie à déménager la plupart de ses systèmes vers Azure de Microsoft, et prévoit non seulement […]

  • Etex Group assure l’avenir de ses employés à travailler où que ce soit dans le monde

    Etex Group assure l’avenir de ses employés à travailler où que ce soit dans le monde

    Début 2020, lorsque le COVID-19 s’est répandu en Europe, les entreprises sont entrées dans une nouvelle ère fortement dépendante du numérique. Les mesures de distanciation sociale ont contraint les entreprises de toutes tailles à fermer leurs portes, ce qui a incité les organisations à trouver d’autres moyens virtuels pour leurs collaborateurs de se rencontrer et […]

Santé

  • une personne assise devant un ordinateur portable

    En quoi consiste l’approche « Big Bang » de la transformation numérique et comment la concrétiser

    À l’heure d’aujourd’hui, la « routine habituelle » n’existe pas. Les changements et les perturbations deviennent la nouvelle norme. Il suffit de penser aux transformations qui affectent votre organisation dans l’immédiat. Les nouvelles techniques et technologies engendrent de nouvelles attentes et attitudes chez les employés comme chez les clients. Tout est en train d’évoluer. Et l’élément central, […]

  • Assister à une réunion à l’hôpital universitaire de Louvain sans avoir à quitter son bureau

    Assister à une réunion à l’hôpital universitaire de Louvain sans avoir à quitter son bureau

    Pouvoir communiquer jour et nuit sans problème est absolument crucial pour les hôpitaux. Mais il ne faut pas que cela coûte trop cher. À l’hôpital universitaire de Louvain, on en a parfaitement conscience et on y apprécie la flexibilité offerte par Skype Entreprise pour la communication vidéo. Auparavant, la communication entre collaborateurs de l’hôpital universitaire […]

Découvrez d’autres articles connexes par dossier :

Astuces

  • 3 conseils pour bien protéger les informations de votre entreprise

    3 conseils pour bien protéger les informations de votre entreprise

    Vous souhaitez que vos collaborateurs puissent consulter, modifier et échanger entre eux des informations avec le maximum de flexibilité. Mais aussi qu’ils puissent le faire en toute sécurité. Trois conseils pour traiter avec précaution les informations au sein de votre entreprise. 1. Conservez vos fichiers en un seul endroit (One Data Source) En conservant vos […]

Digital Transformation

  • een boom voor een hek

    Le spécialiste des obsèques DELA, humain et innovant dans le cloud

    DELA est une entreprise qui depuis 30 ans déjà joue un rôle prépondérant dans les assurances obsèques et l’organisation d’obsèques dans notre pays. En Belgique, près de 800 collaborateurs garantissent une approche humaine de tout le processus de deuil et pour ce faire, DELA joue résolument la carte de l’innovation. L’intégration des activités informatiques de […]

None

  • Travailler l’esprit tranquille : la disponibilité d’Office 365

    Travailler l’esprit tranquille : la disponibilité d’Office 365

    Les organisations prospères peuvent se concentrer corps et âme aux activités qu’elles affectionnent et dans lesquelles elles excellent. Cela signifie aussi qu’elles n’ont pas à se préoccuper d’éventuels soucis informatiques. En outre, elles peuvent à tout moment faire appel aux applications et systèmes qui sont d’une importance critique pour le bon fonctionnement de l’organisation. Par […]

Presse

Récits de clients

Security & Privacy