Patrick Viaene
Microsoft 365 Lead
Ou 7 bons plans pour arriver à vous concentrer dans un environnement de travail chaotique
Il est beaucoup question à l’heure actuelle de gestion du temps. Mais dans ce domaine, force est de constater que bien souvent un élément central fait défaut : la capacité à achever des tâches données au lieu de passer continuellement d’une tâche à l’autre. Il s’avère parfois indispensable de ralentir le pas et de se concentrer sur ce qui importe vraiment. Nous vous y aidons volontiers !
Si vous êtes du genre à attendre qu’un projet soit urgent pour vous y atteler, cela signifie dans bien des cas qu’il est déjà trop tard. Pour vous concentrer au maximum, évitez tant que faire se peut la case « urgence ».
Prévoyez du temps rien que pour vous et travaillez en toute quiétude sur le projet en question ou une tâche donnée. Ne laissez rien vous distraire, même pas ces quelques détails plus urgents à régler. Faites-en une priorité de planifier à tout prix cette plage horaire rien que pour vous. Vous et vos précieuses cellules grises pourrez dès lors vous réjouir d’avance de ce moment qui vous est exclusivement réservé…
Pour une concentration optimale, n’hésitez pas à prendre le temps de vous consacrer à des projets importants. Peut-être prendrez-vous le temps nécessaire lorsque vous êtes au bureau avant tout le monde et que vos collègues arrivent au compte-gouttes, peut-être juste après votre pause-déjeuner ? Quoi qu’il en soit, veillez à ne pas vous laisser distraire par quelques « résultats rapides », ces fameux « quick wins », en particulier en ces moments où vous devez vous concentrer sur ce projet important.
Vous avez du mal à adopter une attitude pragmatique ? Ne vous en faites pas, prenez une courte pause. Allez vous promener, ne fût-ce que quelques minutes. Cela vous apaisera et vous aidera à vous ouvrir l’esprit et à entrer dans un mode plus créatif. Levez le pied, prenez du recul et envisagez la situation ou le projet dans son ensemble. Cette pause vous permettra de penser plus en termes stratégiques (et non purement en termes d’exécution des tâches). Vous verrez, il y a fort à parier que, de retour à votre bureau, vous aurez déjà une première idée.
Choisissez un endroit spécifique pour travailler aux besognes les plus urgentes et les plus tactiques. Choisissez délibérément un endroit différent pour réaliser vos tâches importantes : une salle de réunion, votre domicile, la bibliothèque ou la cafétéria.
N’y répondez pas à vos messages électroniques ou n’y réalisez pas de tâches qui peuvent attendre. Ainsi, votre cerveau associera, certes inconsciemment, ce lieu de réflexion à des projets importants. Choisissez, si possible, un lieu sans connexion internet.
Au même titre que vous êtes en mesure de mettre en place dans votre esprit une association entre un lieu donné et une activité mentale donnée, vous êtes capable d’en faire autant devant votre écran d’ordinateur.
Vous devez faire preuve de créativité et la seule chose que vous parvenez à faire est de fixer votre écran d’un regard vide ? Pourquoi ne pas essayer un autre moyen ? Prenez un stylo et du papier. Mettez de l’ordre dans vos idées ou notez tout ce qui vous passe par la tête sur un tableau. Cela peut vous paraître fastidieux parce qu’il vous faudra ensuite retaper toutes ces notes mais croyez-nous sur parole, vous obtiendrez des résultats plus rapidement, tout bonnement parce que vous êtes de prime abord dans le bon état d’esprit.
Nos conseils ne vous aident pas vraiment ? Dans ce cas, pourquoi ne pas essayer de passer des tâches importantes aux tâches urgentes et inversement ? Travaillez dix minutes sur un projet important et consacrez ensuite cinq minutes à des tâches urgentes. Ou optez pour la méthode qui consiste à diviser pour régner : bouclez une tâche importante de votre projet dans sa totalité avant de vous autoriser à répondre à quelques e-mails. À défaut d’être la manière la plus efficiente de réaliser une tâche, si elle vous aide à lâcher prise, c’est sans doute dans votre cas la plus efficace.
Un deuxième scénario par défaut revient à faire appel à un de vos collègues. Qui sait, peut-être êtes-vous tous les deux logés à la même enseigne et ce collègue éprouve-t-il les mêmes difficultés que vous à libérer du temps pour le projet qui l’occupe ? Bloquez une plage horaire (par exemple, une heure) dans vos agendas respectifs et efforcez-vous mutuellement à consacrer cette heure ensemble à vos projets importants.
Ou pourquoi ne conviendriez-vous pas avec votre patron de courtes réunions où vous pourriez ensemble faire le point sur l’avancement de votre projet ?
Ainsi, votre tâche qui au départ était importante, se meut illico presto en une tâche urgente, et l’urgence, ça vous connaît.
Bien sûr, nous ne pourrons pas vous empêcher d’avoir encore et toujours des messages urgents en attente sur votre téléphone ou sur votre ordinateur, mais nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à prendre le temps nécessaire et à vous concentrer sur les tâches certes moins urgentes mais importantes.
Choisissez un endroit spécifique pour travailler aux besognes les plus urgentes et les plus tactiques. Choisissez délibérément un endroit différent pour réaliser vos tâches importantes : une salle de réunion, votre domicile, la bibliothèque ou la cafétéria.
N’y répondez pas à vos messages électroniques ou n’y réalisez pas de tâches qui peuvent attendre. Ainsi, votre cerveau associera, certes inconsciemment, ce lieu de réflexion à des projets importants. Choisissez, si possible, un lieu sans connexion internet.
Au même titre que vous êtes en mesure de mettre en place dans votre esprit une association entre un lieu donné et une activité mentale donnée, vous êtes capable d’en faire autant devant votre écran d’ordinateur.
Vous devez faire preuve de créativité et la seule chose que vous parvenez à faire est de fixer votre écran d’un regard vide ? Pourquoi ne pas essayer un autre moyen ? Prenez un stylo et du papier. Mettez de l’ordre dans vos idées ou notez tout ce qui vous passe par la tête sur un tableau. Cela peut vous paraître fastidieux parce qu’il vous faudra ensuite retaper toutes ces notes mais croyez-nous sur parole, vous obtiendrez des résultats plus rapidement, tout bonnement parce que vous êtes de prime abord dans le bon état d’esprit.
Nos conseils ne vous aident pas vraiment ? Dans ce cas, pourquoi ne pas essayer de passer des tâches importantes aux tâches urgentes et inversement ? Travaillez dix minutes sur un projet important et consacrez ensuite cinq minutes à des tâches urgentes. Ou optez pour la méthode qui consiste à diviser pour régner : bouclez une tâche importante de votre projet dans sa totalité avant de vous autoriser à répondre à quelques e-mails. À défaut d’être la manière la plus efficiente de réaliser une tâche, si elle vous aide à lâcher prise, c’est sans doute dans votre cas la plus efficace.
Un deuxième scénario par défaut revient à faire appel à un de vos collègues. Qui sait, peut-être êtes-vous tous les deux logés à la même enseigne et ce collègue éprouve-t-il les mêmes difficultés que vous à libérer du temps pour le projet qui l’occupe ? Bloquez une plage horaire (par exemple, une heure) dans vos agendas respectifs et efforcez-vous mutuellement à consacrer cette heure ensemble à vos projets importants.
Ou pourquoi ne conviendriez-vous pas avec votre patron de courtes réunions où vous pourriez ensemble faire le point sur l’avancement de votre projet ?
Ainsi, votre tâche qui au départ était importante, se meut illico presto en une tâche urgente, et l’urgence, ça vous connaît.
Bien sûr, nous ne pourrons pas vous empêcher d’avoir encore et toujours des messages urgents en attente sur votre téléphone ou sur votre ordinateur, mais nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à prendre le temps nécessaire et à vous concentrer sur les tâches certes moins urgentes mais importantes.
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Patrick Viaene
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