Peu d’organisations dans notre pays cultivent une aussi longue tradition que Kind & Gezin en matière de flexibilité du travail. Ce sont d’ailleurs cette flexibilité et cette ouverture qui l’ont menée au cloud. Un exemple pour d’autres organisations et instances publiques belges.
Les postes de travail flexibles existent depuis longtemps chez Kind & Gezin. « Nous avons permis à nos collaborateurs de travailler de leur domicile dès 1998: deux ans plus tard, nous ouvrions un bureau satellite », confirme Inge Kinnaer, la directrice générale. En 2008, l’immeuble de bureaux a lui aussi été adapté aux besoins du travail flexible. « La plupart des postes de travail sont désormais nomades », poursuit Inge Kinnaer. « Chez nous, les collaborateurs sont évalués en fonction de leurs résultats. »
« La flexibilité au travail et l’ouverture sont essentiels au regard de la diversité de nos missions », explique Inge Kinnaer. « Nous proposons d’une part des services directs via notre soutien familial préventif ; et poursuivons de l’autre le développement de nos crèches ainsi que l’activité de notre Centre flamand de l’adoption (VCA) qui inclut des missions à l’étranger… Pour toutes ces tâches, nous collaborons étroitement avec de nombreux partenaires externes. »
Cloud privé, cloud public
Kind & Gezin a adopté le cloud dès 2006, lorsque les données, les applications et l’infrastructure ont été hébergées à l’extérieur de l’organisation. « Nous avons opté pour un cloud hybride: certaines données sont hébergées sur notre cloud privé (notre propre centre de données), d’autres dans un cloud public (le centre de données d’un fournisseur de services cloud, en l’occurrence Microsoft) », ajoute Leo Van Loo, chef du département IT & Facilities de Kind & Gezin. « Le cloud hybride ouvre énormément de possibilités et s’inscrit parfaitement dans l’ouverture que nous recherchons en tant qu’organisation. »
S’il existe une différence majeure entre cloud privé et cloud public pour l’équipe informatique, les collaborateurs n’en remarquent rien: ils jouissent d’un accès toujours aussi aisé aux données, d’où qu’ils travaillent. Chez Kind & Gezin, le cloud privé est surtout destiné aux applications propres à l’organisation. « Dans le cloud public où nous partageons une grande quantité de documents avec des médecins et des centres de soins, nous travaillons avec Office 365 », précise Leo Van Loo. « Ici, l’élément central est la fluidité de la collaboration avec les partenaires externes. Toutes les données que nous stockons dans les clouds public et privé sont sécurisées. Kind & Gezin accorde une très grande attention au respect de la vie privée, et nos données internes font l’objet d’un cryptage supplémentaire dans notre cloud privé. »
Ouverture
En matière de technologie et de fournisseur de services cloud, il s’agissait surtout d’opérer un choix entre Microsoft et Google. Les priorités? Les fonctionnalités proposées et la convivialité. « L’ouverture poursuivi par Microsoft et leur vision ont été déterminantes pour nous », tranche Leo Van Loo. « À nos yeux, il était important que notre solution cloud puisse faire office de plateforme et intégrer aisément toutes les applications dont nous avons besoin. De plus, notre technologie et notre architecture étaient déjà basées sur Microsoft. De ce fait, l’implémentation des services Office 365 fut particulièrement rapide chez Kind & Gezin. »
Confidentialité
omment une organisation adopte-t-elle un cloud public, et Office 365 en particulier? Le processus s’articule autour de deux volets. Tout d’abord, le travail préparatoire qui comprend notamment l’analyse des risques. « Cette étape nous a occupés durant quatre à six semaines », chiffre Leo Van Loo. « Il s’agissait d’une classification détaillée des données: quelles sont les données les plus sensibles et celles qui le sont moins? Par exemple, certains documents stratégiques sont moins sensibles que les dossiers médicaux qui contiennent des informations ultraconfidentielles. »
Kind & Gezin a fait œuvre de pionnier dans ce domaine. « D’autres organisations, comme la Smals qui soutient et accompagne les programmes d’e-government pour les secteurs de la sécurité sociale et des soins de santé, se sont toutefois prêtées au même exercice et sont parvenues au même résultat », nuance Leo Van Loo.
« Cette nouvelle façon de travailler est désormais une réalité chez Kind & Gezin », se réjouit Christel Massa, qui dirige le programme Collaboration et SharePoint au sein de l’IT chez Kind & Gezin. Le système de messagerie interne Lotus Notes a été abandonné au profit d’une combinaison de Skype for Business et d’Exchange Online d’Office 365. Skype for Business est utilisé pour communiquer par chat et vidéoconférence. « Parallèlement, nous faisons appel à SharePoint Online pour le partage de documents, à la fois avec les collaborateurs internes et les partenaires externes. »
L’utilisation de documents toujours à jour
Kind & Gezin tente d’abandonner progressivement l’envoi de fichiers par e-mail afin d’éviter que ceux-ci ne s’accumulent dans les boîtes de messagerie des collaborateurs, et de permettre de limiter le nombre de versions des documents de travail en circulation pour faciliter la collaboration entre collègues. L’organisation applique dorénavant le principe des documents partagés et stockés, principe qu’elle applique exemple, pour les comptes rendus et documents de préparation des réunions. Pour cela, elle utilise des team sites basés sur Office 365 SharePoint Online afin de collaborer à la fois aux niveaux interne et externe.
« L’utilisation d’Office 365 confère un contrôle total aux utilisateurs finaux de Kind & Gezin », conclut Patrick Van Asch, Chef de Produit Office 365 chez Microsoft. « Les gestionnaires d’Office 365 sont répartis dans les divers départements. Autrement dit, le département informatique délègue la ‘mise en scène’ du système et permet aux équipes de travailler comme elles l’entendent au sein de leurs organisations. »
