Siirry pääsisältöön
Pulse
Lukuaika, 9 min.

Neljä toimiston suunnitteluperiaatetta, jotka luovat tiimille lisää yhteistä aikaa

 

Perinteinen toimisto on pohjimmiltaan yhteistyön työkalu, joka auttaa tukemaan työntekoa. Monet tiimityöskentelyn työkalut ovat uudistuneet hybridityön aikakaudella, joten myös toimistoa pitää päivittää vastaamaan työntekijöiden uusia ja muuttuneita tarpeita.  

Microsoft WorkLabin hybridityöoppaassa korostetaan, että fyysiset työtilat ovat välttämättömiä tiimihengen ja yhteisöllisyyden rakentamiseksi. Ne vahvistavat siteitä kollegoihin ja sitouttavat ihmisiä yhtiön tavoitteisiin ja kulttuuriin. Ihmiset kuitenkin opettelevat edelleen hyödyntämään toimistoa uusilla tavoilla: vuoden 2022 Work Trend Index -raporttimme mukaan 44 prosenttia suomalaisista työntekijöistä sanoo, että heidän suurin haasteensa on hahmottaa, milloin ja miksi heidän pitäisi tulla toimistolle. 

Johtajien vastuulla onkin luoda ympäristö, jossa työskentelemisestä ihmiset todella nauttivat. Tilojen pitäisi palvella sekä ihmisiä, jotka ovat toimistolla, että kollegoja, jotka ovat paikalla virtuaalisesti. Tilat tulisi uudistaa houkuttelevimmiksi ja paremmin uusiin työnteon tapoihin sopiviksi. Etenkin tänä äärimmäisen nopean muutoksen aikana kaiken ei kuitenkaan tarvitse tapahtua kerralla. Toimitilojen uudistuksen ei tarvitse myöskään olla erityisen hintava tai vaatia kattavia rakennustöitä taloudellisesti epävarmoina aikoina, jolloin moni johtaja välttelee sitoutumista suuriin hankintoihin. 

Haastattelimme Microsoftin design- ja kiinteistöjohtajia sekä lukuisia arkkitehti- ja suunnittelutoimistoja selvittääksemme, miten johtajien pitäisi arvioida yritystensä nykyisiä fyysisiä tiloja ja auttaa suunnittelemaan tiloja, joihin työntekijät palaavat mielellään. Suunnitteluperiaatteita nousi esiin neljä: tulevaisuuden työtilojen pitäisi olla joustavia ja mahdollistaa hybridityö, niiden pitäisi edistää hyvinvointia sekä olla esteettömiä ja niiden pitäisi ilahduttaa työntekijöitä. 

Joustava työtila

Avokonttoreilla on huono maine – muistatko työpöytien rivit, jotka eivät tarjonneet lainkaan yksityisyyttä? Monet vastikään päivitetyt toimistotilat ovat kuitenkin kaikkea muuta kuin harmaita saleja pöytäriveineen – sen sijaan ne suosivat tiimityötä ja ”naapurustoja”. 

”Työpöytä, jota ei ympäröi neljä seinää, ei ole automaattisesti avoin tila”, sanoo Microsoftin globaali työpaikkastrategi John Scherer. Tiimeille tarkoitettujen tilojen tulisi keskittyä yhteistyöhön, innovointiin ja toimintapohjaisen työn tukemiseen. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? 

”Erilaisten tilojen ekosysteemiä, joka palvelee käyttäjän erilaisia työn ja vuorovaikutuksen tarpeita käyttäjän aikataulun mukaisesti”, Scherer sanoo. 

Joustavien kokoushuoneiden ja työpaikan ”naapurustojen” avulla työntekijät voivat tehdä yhteistyötä tavoilla, jotka sopivat parhaiten heille itselleen ja senhetkiseen työtehtävään. Toimistolla voi olla esimerkiksi erillisiä tiloja pienryhmätyöhön, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativaan työhön tai tiimitiloja, joita voidaan mukauttaa tarpeiden mukaisesti. 

”On erittäin tärkeää rakentaa tilat intuitiivisiksi”, Microsoftin globaali kiinteistöjen ja rakentamisen digitalisaatiojohtaja Mike Messer sanoo. Kun tilojen joustavuus viedään äärimmilleen, haasteeksi muodostuu kuitenkin usein, että työntekijät eivät tiedä, miten kalusteet tulisi järjestää tai että niiden järjesteleminen itse edes on sallittua. Messer suosittelee, että tilan käyttäjille kerrotaan erikseen, että tilaa saa mukauttaa, ja että heille annetaan tästä esimerkkejä. 

”Luo pari-kolme mallia tilan järjestyksestä erilaista vuorovaikutusta varten – yksi etänä työskentelevää tiimiä, yksi brainstorming-hetkeä varten, ja niin edelleen”, Messer sanoo. Apuna voi käyttää tarroja ja julisteita, joissa on esimerkkejä eri järjestyksistä tai jotka osoittavat siirreltävät kalusteet. 

Muista myös varmistaa virransaanti. Pistorasiapylväiden tai siirreltävien langattomien latureiden avulla huonekaluja ei tarvitse aina sijoittaa pistorasioiden vierelle ja työntekijät voivat työskennellä joustavasti mistä tahansa. 

Jos ihmiset eivät työskentele perinteisen yhdeksästä viiteen kestävän työpäivän mukaisesti tai edes joka päivä samalla työpisteellä, on tärkeää tarjota työntekijöille keino löytää toisensa. Microsoftin sisäinen henkilöstösovellus näyttää pian työntekijälle, missä tiimiläiset ja muut kollegat ovat toimistolla. Se myös näyttää, mistä päin toimistoa löytyy vapaata tilaa. 

”Tavoitteenamme on, että ihmiset voisivat tulevaisuudessa jakaa oman sijaintinsa toimistolla. Jos löytää mahtavan sopen ja haluaa kutsua sinne jonkun tapaamaan itseään, kollegalle voisi jakaa sijainnin, ja hän voisi suunnistaa kutsujan luokse”, Messer kuvailee. 

Ole joustava

Tarjoa ihmisille mahdollisuus järjestellä ympäristöään – jopa virtalähteen sijaintia. 

 

Hybridi työtila

Vaikka osa tiimistä olisikin fyysisesti paikalla toimistolla, osa osallistuu palavereihin pääasiassa etänä kokoushuoneen näytön kautta. Kokemukset hybridipalavereista eivät ole kenties aina olleet erityisen sujuvia, mutta muutama toimenpide voi parantaa tilannetta. 

Tärkeä vaihe on arvioida uudelleen kameroiden asennuspaikat. ”Huolehdi, että kokoushuoneen kamera on kohdistettu oikein eikä kuvaa esimerkiksi osallistujien päälakia”, Johnson sanoo. Tilassa tehtävän työn luonteesta riippuen kamerat kannattaa sijoittaa luonnolliselle silmänkorkeudelle tai eri kulmiin. 

Arvioi, mitä teknologiaa missäkin huoneessa tarvitaan. Pienessä kokoushuoneessa yksi integroitu kamera, kaiutin ja mikrofoni riittävät. Suuremmassa huoneessa tarvitaan vähintään kaksi mikrofonia ja kaiutinta. Erittäin suuret huoneet vaativat kattoon asennettuja kaiuttimia ja mikrofoneja. On tärkeää, että kaikkien huoneessa olevien ääni kuuluu selkeästi. Digitaalisten näyttöjen ja perinteisten tussitaulujen yhdisteleminen mahdollistaa monipuoliset yhteistyön ja luovan työn muodot. 

Myös pöydän muotoon on syytä kiinnittää huomiota. Kitaraplektran muotoiset pöydät sopivat hyvin hybridinä tapahtuvaan yhteistyöhön. Huoneessa olevat voivat kokoontua sujuvasti pöydän ympärille ja istua silti kasvot kameran ja näytön suuntaan nähden etäosallistujat. ”Huoneessa olevien vuorovaikutus etäosallistujiin on luontevaa, mutta he istuvat myös sopivassa asetelmassa toisiinsa nähden”, Messer sanoo. 

 

Saavutettava työtila

Samassa tilassa vietetty aika luo enemmän mahdollisuuksia satunnaisille kohtaamisille ja hedelmällisille keskusteluille. Rakennuksen aulojen ja monikäyttötilojen pitäisi olla kotoisia ja kiinnostusta herättäviä. ”Tällaiset tilat palvelevat myös monenlaisia työmoodeja, kuten epämuodollisia tapaamisia, pikaisia keskusteluja ja keskittymistä vaativia tehtäviä. Tilojen suunnittelussa on myös ehdottomasti panostettava esteettömyyteen ja inklusiivisuuteen”, Scherer sanoo. 

Esteettömyys ja saavutettavuus mielletään fyysisten tilojen suunnittelussa usein siten, että tiloissa huomioidaan rajoittunut liikkumiskyky, kenties myös rajoittunut näkö- tai kuuloaisti. Osana saavutettavuutta voidaan ottaa huomioon kuitenkin myös mielenterveyteen, neurodiversiteettiin ja yksilöllisiin työskentelytyyleihin liittyvät seikat. ”Henkisen hyvinvoinnin huomioiminen on yleistynyt muun muassa kotona työskentelemisen vaikutusten ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen vähenemisen vuoksi”, Scherer toteaa. 

”Haluamme tarjota tiloja rauhoittumiseen ja omien ajatuksien kokoamiseen erilaiset kognitiiviset tarpeet ja neurodiversiteetin huomioon ottaen”, Scherer sanoo. Näitä nurkkauksia voidaan hyödyntää keskittymistä vaativaan työhön tai hiljaista, henkilökohtaista hetkeä varten. 

Saavutettavuuden parantaminen hyödyttää jokaista työntekijää. Automaattiovet auttavat niin henkilöitä, jotka kantavat painavia laatikoita, ovat toipumassa tapaturmasta kuin niitä, joilla on pysyvä liikuntarajoite. Säädettävät työpöydät, väljästi kalustetut tilat ja matalat istuinkalusteet helpottavat pyörätuolia käyttävien mahdollisuuksia liikkua tilassa, minkä lisäksi ne lisäävät jokaisen käyttäjän mukavuutta ja turvallisuutta. 

Houkutteleva työtila

Fyysisesti toimistolla vietetyn ajan tarkoituksena on tietenkin tehdä töitä. Lisäksi päivän aikana voidaan myös jutustella kollegoiden kanssa, rakentaa sosiaalista pääomaa, solmia ystävyyssuhteita ja tehdä jotain hauskaa yhdessä. Työtä voidaan tehdä myös ulkotiloissa. Ulkotilat, kuten katot, parvekkeet ja sisäpihat, tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden hetken hengähdystaukoon raittiissa ilmassa. 

Anna toimiston ilahduttaa

Työtilat voivat olla myös hauskoja tiloja – vaikkapa puumajoja tai joogastudioita. 

 

 

Työtilojen suunnittelun perimmäisenä tavoitteena pitäisi olla ihmisten välisten kohtaamisten mahdollistaminen sekä joustavuuden ja valinnanvapauden lisääminen. Tästä syystä johtajien täytyy ymmärtää, keille, milloin ja millaisiin kohtaamisiin toimiston tiloja suunnitellaan. Yritysten työympäristöt tarjosivat aikoinaan vain paikan päätetyöskentelylle ja kokouksille, mutta käyttäjien odotukset ovat muuttuneet, joten tilojenkin täytyy kehittyä. 

”Olemme omaksuneet ”testaa ja opi” -lähestymistavan. Sovellamme havaintojamme uusiin projekteihin ja päivitämme suunnitelmiamme, jos jokin ei toimi”, Messer sanoo. 

Johtajien täytyy päivittää ohjeistukset siitä, kuinka työtiloja käytetään, jotta ne voivat joustaa tarpeiden muuttuessa ja kaventaa fyysisen ja digitaalisen ympäristön välistä kuilua. Näin tiloista tulee hyödyllisempiä ja houkuttelevampia kuin koskaan aiemmin. 

 

Artikkeliin haastatellut asiantuntijat: 

Ryan Anderson, Herman Millerin globaali tutkimusjohtaja
Robin Klehr Avia, Genslerin aluejohtaja
Cherie Johnson, Steelcasen design-johtaja
Mike Messer Microsoftin kiinteistöjen ja rakentamisen globaali digitaalisaatio johtaja
John Scherer, Microsoftin globaali työpaikkastrategi 

Maksuton webinaari: Kyberturvallisuuden tärkeimmät trendit Euroopassa

Tutustu kyberturvallisuuden eurooppalaisiin trendeihin ja ratkaisuihin uhkilta suojautumiseksi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Mitä on saavutettavuus?

    Mitä on saavutettavuus?

    Saavutettavuus on yhdenvertaisuuden edistämistä. Verkkopalvelun saavutettavuus tarkoittaa sitä, että verkkosivut ja mobiilisovellukset ovat kaikkien käytettävissä mahdollisimman helposti ja ymmärrettävästi. Saavutettava palvelu on sellainen, jota kaikkien on mahdollista käyttää vammoista tai toimintarajoitteista huolimatta. Saavutettavuusdirektiivi astuu kohta voimaan – ovatko verkkopalvelut kunnossa? Saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Saavutettavuusdirektiivi tulee Suomen […]

  • Hämeenkylän koulussa matematiikkaa ja fysiikkaa opiskellaan digitaalisen kynän avulla

    Hämeenkylän koulussa matematiikkaa ja fysiikkaa opiskellaan digitaalisen kynän avulla

    Vantaan Hämeenkylän matematiikan ja fysiikan opettaja Timo Järvenpää käyttää aktiivisesti teknologiaa opetuksessa. Alla hän kertoo, miten hän hyödyntää oppilaiden kanssa uusia Acerin B118-kynälaitteita ja Office365-pilvipalvelua.   7. luokkalaisten valinnaiskurssilla oppilaat opiskelivat ohjelmointia BBC Micro:bitin avulla. Osa oppilaista halusi myös ensimmäisellä tunnilla tutustua laajemmin digitaalisen kynän ominaisuuksiin kokeilemalla Paint.net mahdollisuuksia. Tietokoneen digitaalisen kynän käyttökokemus ja toiminta ovat […]

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • suuri tiili rakennus

    Suomen eduskunta otti koronakeväänä digiloikan Teamsin käyttäjiksi

    Koronaviruksen aiheuttamat poikkeusolosuhteet pakottivat valtaosan suomalaisista julkishallinnon organisaatioista etätöihin. Tämä tarkoitti monille organisaatioille myös rajua toimintatapojen muutosta – pitkään suunnitellut digitalisaatioprojektit pitikin saada maaliin heti ja työntekijät pilvipalvelujen käyttäjiksi parissa viikossa. Yksi näistä digimuutoksen läpikäyneistä organisaatioista on Suomen eduskunta, jonka noin tuhannen hengen yhteisö siirtyi Microsoft Teams -käyttäjiksi pikavauhtia huhtikuussa.   ”Muutosprosessi oli todella nopea. Koronatilanne yllätti meidät – kuten koko Suomen – maaliskuun lopussa, jolloin noin 20 prosenttia eduskuntalaisista käytti päivittäin Office 365 -palveluja. Kahdessa kuukaudessa päivittäisten Office 365 -käyttäjien määrä […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja Koe tiimisi kanssa, miten Microsoft 365 ja modernit kollaboraatioratkaisut, kuten Teams, vievät tiimityöskentelynne seuraavalle tasolle! Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja käytännössä Innofactorin kolmen tunnin kokemuspaja Suurten ja keskisuurten organisaatioiden johtoryhmille. Suositeltu ryhmän koko 5-8 Järjestetään Innofactorin tiloissa Espoon Keilarannassa Koet session aikana kuinka modernit työskentelytavat auttavat lisäämään arvoa yrityksellesi sekä ratkaisemaan nykyisiä […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla

    Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]