Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 3 min.

Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon!

Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen.

Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.

Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä

Johdon sitoutuminen muutokseen alusta alkaen on ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Lisäksi uusien työtapojen ja -välineiden kehittämiseen on hyvä ottaa mukaan asiantuntijoita kaikista organisaation yksiköstä. Projektin vaiheista kannattaa viestiä aktiivisesti myös ydinryhmän ulkopuolelle.

Toistolla tehoa

Toisto on tärkeää: aina uudestaan ja uudestaan on kerrottava siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin Office 365 -välinettä kuuluu käyttää. Koulutukset ja ohjevideot on hyvä ryhmitellä selkeiksi kokonaisuuksiksi eri käyttötarkoitusten mukaan. Lisäksi käyttäjiä voi innostaa ja osallistaa monin tavoin. Avoin ja kannustava viestintäkulttuuri on kaiken keskiössä: jokainen voi ja jokainen osaa.

Muutoshankkeen 10 vaihetta – käytännön vinkit onnistumiseen

  1. Visio ja tavoitteet

Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet:

  • Mitkä ovat konkreettiset, uusien työvälineiden mukanaan tuomat hyödyt?
  • Miten muutos saadaan myytyä koko henkilöstölle?
  • Mitkä ovat ne mitattavat tavoitteet, joihin pyritään?
  1. Hallintamalli

Suunnittele hallintamallissa vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Tyypillisesti kehittämisprojektin aikana vastuunjako IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä. Projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.

  1. Työntekijälähettiläät

Onnistumiseen tarvitaan diplomatiaa! Sisäiset lähettiläät innostuvat työyhteisössä Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa tai joka jaksaa muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota häntä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn.

  1. Johtaminen ja viestintä

Loppupelissä kyse on johtamisesta ja siitä, miten ihmiset saadaan mukaan. Viestintä tukee muutosta: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö aina ajan tasalla. Kerro, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.

  1. Sisällöntuotanto

Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva tekijä. Uudessa intranetissä pitää olla sekä houkuttelevaa että tarpeellista sisältöä. Sisällöntuotannon organisointi on pitkälti resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko sisällöntuottajien joukolle.

  1. Materiaalit

Lanseeraus- ja ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, t-paidat ja esitysmateriaalit houkuttelevat käyttäjiä uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa lanseerausmateriaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!

  1. Minimimalli

Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti. Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos otetaan käyttöön vaikkapa Microsoft Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin.

  1. Tuki erilaisille käyttäjille

Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tietoiskut tai koulutukset voivat olla tarpeen. Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät Office 365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat?

  1. Oppiminen

Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!

  1. Seuranta ja kehittäminen

Päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Vähenikö sähköposti? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?

 

Maksuton e-kirja: Anna työntekijöillesi mahdollisuudet luovuuteen ja tietoturvalliseen yhteistyöhön

Menesty nopeasti kehittyvässä digitaalisessa maailmassa tarjoamalla työntekijöillesi vapaus ja joustavuus, joiden ansiosta he pystyvät olemaan tuottavia ja tekemään yhteistyötä mistä tahansa.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

Teollisuus

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

Digitalisaatio

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Kumppaniblogi

  • nainen istuu pöydän avulla laptop

    Kumppaniblogi – Työntekijäkokemuksen Netflix

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Huipputason työntekijäkokemus on valtava kilpailuetu, kunhan sen ymmärtää ihmislähtöisesti Työntekijäsi kohtaa arjessaan jatkuvasti huipputason käyttäjäkokemuksia. Kansainväliset mobiilipalvelut, verkkokaupat sekä viihdepalvelut kuten Netflix on rakennettu maailman parhaiden käyttöliittymäsuunnittelijoiden kanssa sujuviksi ja käyttäjien tarpeita ennakoiviksi kokemuksiksi. Työntekijäsi odottaa samaa myös toimistolla ja etätyössä, […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Sofie Lindblom istuu Surface-laitteen kanssa kokoushuoneessa

    200 miljardia syytä sille, miksi yritysten on vastattava kyberturvallisuuden haasteisiin

    Vuoteen 2021 mennessä verkkoon yhdistettyjä laitteita tulee olemaan 200 miljardia. Se on kerrassaan uskomaton määrä – ja sillä tulee olemaan valtavia vaikutuksia siihen, kuinka elämme ja teemme työtä. Tänä päivänä kaikki käyttävät mobiililaitteita. Voimme työskennellä mistä tahansa sekä jakaa työmme ja omat intohimomme saumattomasti laitteesta toiseen. Kiinteässä paikassa tapahtuva toimistotyö on menneisyyttä – työnteko ei […]

Vinkit

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]