Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 3 min.

Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon!

Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen.

Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.

Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä

Johdon sitoutuminen muutokseen alusta alkaen on ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Lisäksi uusien työtapojen ja -välineiden kehittämiseen on hyvä ottaa mukaan asiantuntijoita kaikista organisaation yksiköstä. Projektin vaiheista kannattaa viestiä aktiivisesti myös ydinryhmän ulkopuolelle.

Toistolla tehoa

Toisto on tärkeää: aina uudestaan ja uudestaan on kerrottava siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin Office 365 -välinettä kuuluu käyttää. Koulutukset ja ohjevideot on hyvä ryhmitellä selkeiksi kokonaisuuksiksi eri käyttötarkoitusten mukaan. Lisäksi käyttäjiä voi innostaa ja osallistaa monin tavoin. Avoin ja kannustava viestintäkulttuuri on kaiken keskiössä: jokainen voi ja jokainen osaa.

Muutoshankkeen 10 vaihetta – käytännön vinkit onnistumiseen

  1. Visio ja tavoitteet

Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet:

  • Mitkä ovat konkreettiset, uusien työvälineiden mukanaan tuomat hyödyt?
  • Miten muutos saadaan myytyä koko henkilöstölle?
  • Mitkä ovat ne mitattavat tavoitteet, joihin pyritään?
  1. Hallintamalli

Suunnittele hallintamallissa vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Tyypillisesti kehittämisprojektin aikana vastuunjako IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä. Projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.

  1. Työntekijälähettiläät

Onnistumiseen tarvitaan diplomatiaa! Sisäiset lähettiläät innostuvat työyhteisössä Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa tai joka jaksaa muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota häntä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn.

  1. Johtaminen ja viestintä

Loppupelissä kyse on johtamisesta ja siitä, miten ihmiset saadaan mukaan. Viestintä tukee muutosta: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö aina ajan tasalla. Kerro, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.

  1. Sisällöntuotanto

Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva tekijä. Uudessa intranetissä pitää olla sekä houkuttelevaa että tarpeellista sisältöä. Sisällöntuotannon organisointi on pitkälti resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko sisällöntuottajien joukolle.

  1. Materiaalit

Lanseeraus- ja ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, t-paidat ja esitysmateriaalit houkuttelevat käyttäjiä uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa lanseerausmateriaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!

  1. Minimimalli

Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti. Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos otetaan käyttöön vaikkapa Microsoft Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin.

  1. Tuki erilaisille käyttäjille

Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tietoiskut tai koulutukset voivat olla tarpeen. Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät Office 365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat?

  1. Oppiminen

Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!

  1. Seuranta ja kehittäminen

Päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Vähenikö sähköposti? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?

 

Maksuton e-kirja: Anna työntekijöillesi mahdollisuudet luovuuteen ja tietoturvalliseen yhteistyöhön

Menesty nopeasti kehittyvässä digitaalisessa maailmassa tarjoamalla työntekijöillesi vapaus ja joustavuus, joiden ansiosta he pystyvät olemaan tuottavia ja tekemään yhteistyötä mistä tahansa.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • 5 tapaa hyödyntää Microsoft Teamsia etäoppimisessa

    5 tapaa hyödyntää Microsoft Teamsia etäoppimisessa

    Opettajat siirtyivät erittäin nopeasti opettamaan etänä ja heidän täytyi vauhdilla omaksua uudenlainen tapa opettaa verkossa. Tämä on vaatinut opettajilta kekseliäisyyttä ja sitoutumista ja olemmekin kuulleet opetussektorilta, että parhaiden vinkkien ja oppien jakaminen on tärkeää. Käytännön vinkit opettajille Etäoppimisen yhteisöstämme saadun palautteen perusteella olemme keränneet yhteen viisi tapaa, joilla etäoppimisessa voidaan ottaa kaikki hyöty irti Microsoft […]

  • Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Kun luomisella ei ole rajoja laittamalla sille rajat Teimme yhdessä Aalto-yliopiston teollisen suunnittelun maisterikurssin kanssa yhteisprojektin 2018 vuoden lopulla, joka ajoi minut todella syville vesille itsetutkistelussa. Päädyin pohtimaan, mikä meidän luovuuttamme rajoittaa? ”Teidän tehtävänne on kehittää ja suunnitella Surface-laitteille käyttöliittymä vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen”. Näin alkoi projektimme Aalto-yliopiston käyttöliittymäsuunnittelun kanssa yhteinen taival loppuvuodesta […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

Digitalisaatio

  • Aivot käsittelevät dataa

    Why Microsoft? – James Whittaker – TechDays 2018

    ”Data on aina ajanut muutosta yhteiskunnassa, ja nyt sensorien ja IoT:n myötä koko maailmamme muuttuu dataksi! Datan hallitseminen antaa organisaatioille ja ihmisille valtavan edun, joka pitää pystyä hyödyntämään.” Näin Seattlesta saapunut tietotekniikan tohtori ja Microsoftin teknologiaevankelista James Whittaker avasi Microsoftin Tech Days 2018 -tapahtuman Helsingin Wanhan Sataman päälavalla 21. maaliskuuta. Whittaker puhui viidestä keskeisestä teknologiasta, […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Globaalin yhteistyön ja viestinnän mahdollistaminen sekä palvelua yli 500 käyttäjälle ensimmäisestä päivästä lähtien. HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin Haaste: heti globaaliksi HMD Global perustettiin loppuvuonna 2016 Nokia-matkapuhelinten uudeksi kodiksi. Yrityksen toiminnan, organisaation ja liiketoimintaverkoston tuli olla alusta lähtien globaaleja. HMD Global tarvitsi yrityksen tarpeisiin räätälöidyn infrastruktuurin […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    “Turvallisen pilvipalvelun, vaatimustenmukaisuuden ja luokkansa parhaan suojauksen ansiosta tietosi ja sitä hyödyntävät työkalut voivat aidosti tehostaa liiketoimintaasi.” Maailma on itsessään vaarallisempi kuin koskaan ennen, ja erilaiset verkkouhat ovat muuttuneet entistä kehittyneemmiksi. Tänä päivänä mikä tahansa laite voi toimia mahdollisena reittinä järjestelmiimme ja omaan elämäämme, joten sen suojauksen on oltava paras mahdollinen. Yhä suurempi osa henkilökohtaisista […]

Vinkit

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla

    Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]