Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon!

Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen.

Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.

Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä

Johdon sitoutuminen muutokseen alusta alkaen on ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Lisäksi uusien työtapojen ja -välineiden kehittämiseen on hyvä ottaa mukaan asiantuntijoita kaikista organisaation yksiköstä. Projektin vaiheista kannattaa viestiä aktiivisesti myös ydinryhmän ulkopuolelle.

Toistolla tehoa

Toisto on tärkeää: aina uudestaan ja uudestaan on kerrottava siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin Office 365 -välinettä kuuluu käyttää. Koulutukset ja ohjevideot on hyvä ryhmitellä selkeiksi kokonaisuuksiksi eri käyttötarkoitusten mukaan. Lisäksi käyttäjiä voi innostaa ja osallistaa monin tavoin. Avoin ja kannustava viestintäkulttuuri on kaiken keskiössä: jokainen voi ja jokainen osaa.

Muutoshankkeen 10 vaihetta – käytännön vinkit onnistumiseen

1. Visio ja tavoitteet

Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet:

• Mitkä ovat konkreettiset, uusien työvälineiden mukanaan tuomat hyödyt?
• Miten muutos saadaan myytyä koko henkilöstölle?
• Mitkä ovat ne mitattavat tavoitteet, joihin pyritään?

2. Hallintamalli

Suunnittele hallintamallissa vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Tyypillisesti kehittämisprojektin aikana vastuunjako IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä. Projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.

3. Työntekijälähettiläät

Onnistumiseen tarvitaan diplomatiaa! Sisäiset lähettiläät innostuvat työyhteisössä Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa tai joka jaksaa muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota häntä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn.

4. Johtaminen ja viestintä

Loppupelissä kyse on johtamisesta ja siitä, miten ihmiset saadaan mukaan. Viestintä tukee muutosta: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö aina ajan tasalla. Kerro, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.

5. Sisällöntuotanto

Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva tekijä. Uudessa intranetissä pitää olla sekä houkuttelevaa että tarpeellista sisältöä. Sisällöntuotannon organisointi on pitkälti resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko sisällöntuottajien joukolle.

6. Materiaalit

Lanseeraus- ja ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, t-paidat ja esitysmateriaalit houkuttelevat käyttäjiä uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa lanseerausmateriaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!

7. Minimimalli

Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti. Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos otetaan käyttöön vaikkapa Microsoft Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin.

8. Tuki erilaisille käyttäjille

Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tietoiskut tai koulutukset voivat olla tarpeen. Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät Office 365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat?

9. Oppiminen

Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!

10. Seuranta ja kehittäminen

Päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Vähenikö sähköposti? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?