Jukka Veräväinen
Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)
Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen.
Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.
Johdon sitoutuminen muutokseen alusta alkaen on ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Lisäksi uusien työtapojen ja -välineiden kehittämiseen on hyvä ottaa mukaan asiantuntijoita kaikista organisaation yksiköstä. Projektin vaiheista kannattaa viestiä aktiivisesti myös ydinryhmän ulkopuolelle.
Toisto on tärkeää: aina uudestaan ja uudestaan on kerrottava siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin Office 365 -välinettä kuuluu käyttää. Koulutukset ja ohjevideot on hyvä ryhmitellä selkeiksi kokonaisuuksiksi eri käyttötarkoitusten mukaan. Lisäksi käyttäjiä voi innostaa ja osallistaa monin tavoin. Avoin ja kannustava viestintäkulttuuri on kaiken keskiössä: jokainen voi ja jokainen osaa.
Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet:
Suunnittele hallintamallissa vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Tyypillisesti kehittämisprojektin aikana vastuunjako IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä. Projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.
Onnistumiseen tarvitaan diplomatiaa! Sisäiset lähettiläät innostuvat työyhteisössä Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa tai joka jaksaa muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota häntä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn.
Loppupelissä kyse on johtamisesta ja siitä, miten ihmiset saadaan mukaan. Viestintä tukee muutosta: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö aina ajan tasalla. Kerro, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.
Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva tekijä. Uudessa intranetissä pitää olla sekä houkuttelevaa että tarpeellista sisältöä. Sisällöntuotannon organisointi on pitkälti resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko sisällöntuottajien joukolle.
Lanseeraus- ja ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, t-paidat ja esitysmateriaalit houkuttelevat käyttäjiä uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa lanseerausmateriaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!
Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti. Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos otetaan käyttöön vaikkapa Microsoft Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin.
Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tietoiskut tai koulutukset voivat olla tarpeen. Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät Office 365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat?
Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!
Päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Vähenikö sähköposti? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?
Teams oppilaitoskäytössä. Kuka, mitä, missä, häh? Rekisteröidy ensin tästä. Saat hetken päästä sähköpostin, jossa on linkki 16.4.2018 tallennettuun noin tunnin mittaiseen Teams-webinaariin, jonka vetää Mustosen Pasi. Webinaari kannattaa aloittaa suoraan 9 minuutin kohdalta, niin pääsee heti asiaan. Hyvää webinaaria toivottaa Edu-tiimi!
Microsoft
Opettajat siirtyivät erittäin nopeasti opettamaan etänä ja heidän täytyi vauhdilla omaksua uudenlainen tapa opettaa verkossa. Tämä on vaatinut opettajilta kekseliäisyyttä ja sitoutumista ja olemmekin kuulleet opetussektorilta, että parhaiden vinkkien ja oppien jakaminen on tärkeää. Käytännön vinkit opettajille Etäoppimisen yhteisöstämme saadun palautteen perusteella olemme keränneet yhteen viisi tapaa, joilla etäoppimisessa voidaan ottaa kaikki hyöty irti Microsoft […]
Microsoft
Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja. Seuraavassa on yhdeksän […]
Harri Mikkanen
Microsoft Surface liiketoimintajohtaja
