Det digitala ledarskapet

Yrittäjä, älä hukkaa aikaa ja rahaa eri järjestelmien viidakossa!

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaassa kuusi asiantuntijaa vastaa yleisimpiin väitteisiin pk-yritysten järjestelmähankinnoista. Yksi näistä asiantuntijoista on Office Management Oy:n Tarmo Herlevi, joka kehottaa yrittäjiä panostamaan kokonaisjärjestelmään tilkkutäkin sijaan.

Kannattaako yrittäjän rakentaa yrityksen IT-systeemi itse, Tarmo Herlevi?

Olen tavannut yli kahdenkymmenen yrittäjävuoden aikana tuhansia yrittäjiä. Niin menestyneitä kuin vähemmän menestyneitä. Jokainen tapaamistani yrittäjistä osaa imuroida, mutta ei silti siivoa toimistoaan iltaisin. Kaikki tuntemani yrittäjän osaavat pyörittää Exceleitä, mutta harva heistä laskee työntekijöiden palkkoja.

Sen sijaan uuden tietokoneen osto ja asennus harvoin ulkoistetaan muille. Itse tekemällä saadaan kätevästi, nopeasti ja halvalla rakennettua yrityksen ICT-infra, jota vuosien varrella täydennetään uusilla hankinnoilla ja palveluilla.

Kun yrityksen paras asentaja tarvitsee uuden kalliin työkalun, se ostetaan heti, koska pitäähän työmiehellä kunnon välineet olla. Kun laskuttaja valittaa koneen hitautta, käy yrittäjä vilkaisemassa konetta ja tokaisee: ”kyllähän tuolla vielä lasku ulos lähtee”.

Näin mennään vuodesta toiseen ja harmitellaan, kun heikko kysyntä ajaa yritystä kassakriisiin.

Mitä kannattaa tehdä, jos toimistolla odottaa kotikutoinen IT-systeemi?

Käyttää tunti aikaa sen pohtimiseen, miten yrityksen perus IT-infra kannattaa hoitaa, mitkä prosessin osat kannattaa siirtää pilveen, miten henkilöstö koulutetaan tämän päivän vaatimuksiin ja mitä aidosti toimiva kokonaisjärjestelmä maksaa.

Usein vakioitu IT-infra on merkittävästi edullisempi kuin se halvalla ostettu, erillisistä komponenteista kasattu kokonaisuus. Se on vähän kuin vertaisi muuttoa vanhasta toimistosta uuteen – siellä vanhassa oli ihan mukava olla, mutta kun uuteen toimistoon on päästy, ei kukaan enää kaipaa takaisin vanhaan. Etenkään, jos se uusi maksaa vähemmän.

Miten vakuuttaisit yrittäjän siitä, että uuteen järjestelmään vaihto kannattaa?

Monessa pk-yrityksessä merkittävä osa henkilöstön työajasta kuluu manuaalisiin rutiineihin eri järjestelmien viidakossa. Milloin matkalasku rakennetaan ajopäiväkirjasta, CRM:stä siirretään myyntidataa laskutukseen tai pilvipalveluista kaivetaan tietoa johtoryhmän myynti- ja kassaennusteeseen.

Vanhoista IT-järjestelmistä ei haluta päästää irti, koska niiden hankinta- ja ylläpitokulut ovat saattaneet vuosien saatossa kohota jopa satoihin tuhansiin euroihin ja niiden käyttöön ollaan totuttu kiivaan harjoittelun jälkeen.

Turha manuaalinen työ on kuitenkin aina menoerä, josta kannattaa pyrkiä eroon mahdollisuuksien mukaan. Mitä saumattomammin järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään, sitä vähemmän manuaalista työtä tarvitsee tehdä.

Mistä järjestelmäviidakon karsiminen kannattaa aloittaa?

Mikäli yritys haluaa päästä eroon epäyhtenäisistä ICT -laitteista ja palveluista, kannattaa aivan ensiksi teettää lyhyt tilannekartoitus asiantuntijalla.

Kartoituksen avulla yritys saa selville, mitä hyötyä vakioidusta ICT-infrasta ja järjestelmästä on, ja paljonko niiden käyttöönotto säästää vuositasolla rahaa. Tämän pohjalta yritykselle voidaan rakentaa yhtenäinen tietojärjestelmä, joka sisältää kaiken liiketoiminnan kannalta oleellisen tiedon.

Yleensä yrittäjä yllättyy kuullessaan, että vanhaan manuaaliseen systeemiin verrattuna säästöä saattaa syntyä jopa kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Samalla henkilöstö saa käyttöönsä modernin ja nopean IT-infran.

Loppujen lopuksi hyppy pilveen on usein lyhyt ja yksinkertainen. Tarvitaan vain hieman avarakatseisuutta, rohkeutta ja muutama tunti yrittäjän aikaa. Kun pilvisiirtymä on tehty, saa yrittäjä hyötyinä huomattavasti tehokkaamman organisaation, joka pystyy puskemaan vuositasolla läpi enemmän kassavirtaa. Tämä johtaa voittomarginaalien parantumiseen, työtyytyväisyyden nousuun ja kilpailuaseman vahvistumiseen.


Office Management Oy:n myyntijohtaja Tarmo Herlevi on toiminut yli 20 vuotta IT-yrittäjänä kahdeksassa eri yrityksessä. Tarmo on tavannut uransa aikana tuhansia yrittäjiä ja ratkaissut heidän IT-ongelmiaan suurella sydämellä ja rautaisella ammattitaidolla.

Voit lukea Tarmon ja viiden muun asiantuntijan vastaukset kymmeneen pk-yritysten teknologiahankintoja koskevaan kysymykseen Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaastamme. Lataa maksuton opas itsellesi alta.

Tutustu kaikkiin Dynamics 365:tä ja GDPR:ää käsitteleviin raportteihin

Raportit tarjoavat yleiskatsauksen Dynamics 365 -sovellusten ja -palveluiden mukautumisesta EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR)

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

Koulutus

  • Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Oppimisen syvällinen muutos ei ole yksittäisen opettajan tai koulun vastuulla, vaan se edellyttää strategisia päätöksiä kunnan ja valtakunnan päättäjien tasolla.​ Jokaisella tämän hetken päättäjällä on kokemuksia ja muistoja omilta kouluajoiltaan, mutta sen varaan ei tulevaisuuden koulua voi rakentaa. ​ Microsoft teetti vuonna 2017 tutkimuksen kuntapäättäjien asenteista oppimisen muutokseen. Tutkimuksessa selvisi, että:​ Koulutukseen ja oppimiseen suhtaudutaan […]

  • Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Microsoft käynnisti 9.1. ensimmäisen Tekoälytaitajat-kurssin Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun, Xamkin kanssa. Kurssin tarkoitus on saada kaivattuja uusia tekoälytaitajia työmarkkinoinnille ja Microsoftin kumppaniyrityksiin sekä pienentää samalla ICT-sektorin osaajapulaa. Lokakuussa julkaisemamme Suomen Tulevaisuus Nyt -tekoälyohjelman yksi keskeinen tavoite on vahvistaa suomalaisten tekoälyosaamista. Osana tekoälyohjelmaa olemme käynnistelleet yhteistyötä korkeakoulujen kanssa tekoälykoulutuksen lisäämiseksi osaksi koulujen kurssivalikoimaa. Xamkin lisäksi ainakin pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulut […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • suuri vesistö

    Digitaalisen valmistuksen vastuullisuus

    Miten ruostumattoman teräksen globaali johtaja Outokumpu teki yhteistyötä Microsoftin kanssa parantaakseen valmistusprosessejaan teknologian avulla.

  • Vanoord ship in St Peterburg

    Van Oord eliminoi manuaaliset prosessit ja pääsee käsiksi reaaliaikaiseen tietoon ja analytiikkaan mistä tahansa

    Pilvipohjaisia tekoälyratkaisuja hyödyntämällä eräs maailman suurimmista ruoppauslaivastoista onnistui kehittämään prosessejaan, vapauttamaan resursseja ja keskittymään tulevaan innovointiin ja kasvuun. Kuvittele tilanne. Eri puolilla maailmaa lukuisia aluksia, joiden laitedokumentaatioita ja sertifikaatteja pyytävät säännöllisesti matkan aikana niin oma henkilökunta kuin säätelevät viranomaiset. Kuvittele seuraavaksi, että useat näistä sertifikaateista on tallennettu eri sijainteihin – tulostettuina, digitaalisessa muodossa vanhoilla laitteistoilla […]

Terveydenhuolto

Vähittäiskauppa

  • Myymälähenkilöstö katsoo ja osoittaa näyttöä

    Auta myymälähenkilöstöäsi luomaan maailmanluokan kokemuksia

    Kuluttajien saatavilla on enemmän tietoa ja valintoja kuin koskaan ennen. Siksi ostokokemukset tarjoavat mahdollisuuden erilaistua ja ilahduttaa asiakkaita – sen sijaan, että kilpailisit vain hinnalla. Digitaalisen ostamisen vallankumous on tuonut saatavillemme tietoja ja yrityksiä, joita kaksi vuosikymmentä sitten ei olisi voitu edes kuvitella. Tämän seurauksena myös fyysisiin myymälöihin kohdistuvat odotukset ovat nousseet. 79 % asiakkaista […]

  • Fiksu jälleenmyyjä panostaa dataan

    Fiksu jälleenmyyjä panostaa dataan

    Nykypäivän ankarasti kilpaillussa toimintaympäristössä etulyöntiasema on organisaatioilla, jotka pystyvät hyödyntämään keräämäänsä dataa.

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Oppimisen syvällinen muutos ei ole yksittäisen opettajan tai koulun vastuulla, vaan se edellyttää strategisia päätöksiä kunnan ja valtakunnan päättäjien tasolla.​ Jokaisella tämän hetken päättäjällä on kokemuksia ja muistoja omilta kouluajoiltaan, mutta sen varaan ei tulevaisuuden koulua voi rakentaa. ​ Microsoft teetti vuonna 2017 tutkimuksen kuntapäättäjien asenteista oppimisen muutokseen. Tutkimuksessa selvisi, että:​ Koulutukseen ja oppimiseen suhtaudutaan […]

Asiakastarinat

  • Tyttö tekee läksyjä

    Mittelschule Kirchdorf: Uudenlaista hybridioppimista digitalisaation kautta

    ”Halusimme tehdä asiat mahdollisimman helpoiksi sekä oppilaille että opettajille. Digitalisaation myötä olemme ymmärtäneet, että perinteisen opetuksen ja opiskelun täydentäminen teknologiaratkaisuilla on sijoitus tulevaisuuteen – ei pelkästään oppilaiden, vaan meidän kaikkien kannalta.” Itävaltalaisessa Mittelschule Kirchdorfissa opettajana ja IT-järjestelmänvalvojana työskentelevä Martin Schnetzer pohtii koulussaan viimeisen vuoden aikana tapahtunutta digitaalista muutosta sekä Microsoft Teamsin ja Surface-laitteiden käyttöönoton positiivista vaikutusta. […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Azure

    Neljä askelta onnistumiseen: kuinka Nordcloud harmonisoi Containershipsin Azure-arkkitehtuurin

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Containerships vastaa laajasti logistiikkapalveluista Euroopassa. Verkostoon kuuluu nykyisin useita satamia ympäri Euroopan. Lue miten Nordcloud harmonisoi Azure-arkkitehtuurin. “Yhteinen toimintatapamme ei olisi ollut mahdollista perinteisten datakeskusten maailmassa. Kunnolliset perustukset eivät liity ainoastaan kuluihin tai turvallisuuteen, vaan mahdollistavat meille ketteryyden ja innovatiivisuuden, jotka […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]