Siirry pääsisältöön
Det digitala ledarskapet

Yrittäjä, älä hukkaa aikaa ja rahaa eri järjestelmien viidakossa!

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaassa kuusi asiantuntijaa vastaa yleisimpiin väitteisiin pk-yritysten järjestelmähankinnoista. Yksi näistä asiantuntijoista on Office Management Oy:n Tarmo Herlevi, joka kehottaa yrittäjiä panostamaan kokonaisjärjestelmään tilkkutäkin sijaan.

Kannattaako yrittäjän rakentaa yrityksen IT-systeemi itse, Tarmo Herlevi?

Olen tavannut yli kahdenkymmenen yrittäjävuoden aikana tuhansia yrittäjiä. Niin menestyneitä kuin vähemmän menestyneitä. Jokainen tapaamistani yrittäjistä osaa imuroida, mutta ei silti siivoa toimistoaan iltaisin. Kaikki tuntemani yrittäjän osaavat pyörittää Exceleitä, mutta harva heistä laskee työntekijöiden palkkoja.

Sen sijaan uuden tietokoneen osto ja asennus harvoin ulkoistetaan muille. Itse tekemällä saadaan kätevästi, nopeasti ja halvalla rakennettua yrityksen ICT-infra, jota vuosien varrella täydennetään uusilla hankinnoilla ja palveluilla.

Kun yrityksen paras asentaja tarvitsee uuden kalliin työkalun, se ostetaan heti, koska pitäähän työmiehellä kunnon välineet olla. Kun laskuttaja valittaa koneen hitautta, käy yrittäjä vilkaisemassa konetta ja tokaisee: ”kyllähän tuolla vielä lasku ulos lähtee”.

Näin mennään vuodesta toiseen ja harmitellaan, kun heikko kysyntä ajaa yritystä kassakriisiin.

Mitä kannattaa tehdä, jos toimistolla odottaa kotikutoinen IT-systeemi?

Käyttää tunti aikaa sen pohtimiseen, miten yrityksen perus IT-infra kannattaa hoitaa, mitkä prosessin osat kannattaa siirtää pilveen, miten henkilöstö koulutetaan tämän päivän vaatimuksiin ja mitä aidosti toimiva kokonaisjärjestelmä maksaa.

Usein vakioitu IT-infra on merkittävästi edullisempi kuin se halvalla ostettu, erillisistä komponenteista kasattu kokonaisuus. Se on vähän kuin vertaisi muuttoa vanhasta toimistosta uuteen – siellä vanhassa oli ihan mukava olla, mutta kun uuteen toimistoon on päästy, ei kukaan enää kaipaa takaisin vanhaan. Etenkään, jos se uusi maksaa vähemmän.

Miten vakuuttaisit yrittäjän siitä, että uuteen järjestelmään vaihto kannattaa?

Monessa pk-yrityksessä merkittävä osa henkilöstön työajasta kuluu manuaalisiin rutiineihin eri järjestelmien viidakossa. Milloin matkalasku rakennetaan ajopäiväkirjasta, CRM:stä siirretään myyntidataa laskutukseen tai pilvipalveluista kaivetaan tietoa johtoryhmän myynti- ja kassaennusteeseen.

Vanhoista IT-järjestelmistä ei haluta päästää irti, koska niiden hankinta- ja ylläpitokulut ovat saattaneet vuosien saatossa kohota jopa satoihin tuhansiin euroihin ja niiden käyttöön ollaan totuttu kiivaan harjoittelun jälkeen.

Turha manuaalinen työ on kuitenkin aina menoerä, josta kannattaa pyrkiä eroon mahdollisuuksien mukaan. Mitä saumattomammin järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään, sitä vähemmän manuaalista työtä tarvitsee tehdä.

Mistä järjestelmäviidakon karsiminen kannattaa aloittaa?

Mikäli yritys haluaa päästä eroon epäyhtenäisistä ICT -laitteista ja palveluista, kannattaa aivan ensiksi teettää lyhyt tilannekartoitus asiantuntijalla.

Kartoituksen avulla yritys saa selville, mitä hyötyä vakioidusta ICT-infrasta ja järjestelmästä on, ja paljonko niiden käyttöönotto säästää vuositasolla rahaa. Tämän pohjalta yritykselle voidaan rakentaa yhtenäinen tietojärjestelmä, joka sisältää kaiken liiketoiminnan kannalta oleellisen tiedon.

Yleensä yrittäjä yllättyy kuullessaan, että vanhaan manuaaliseen systeemiin verrattuna säästöä saattaa syntyä jopa kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Samalla henkilöstö saa käyttöönsä modernin ja nopean IT-infran.

Loppujen lopuksi hyppy pilveen on usein lyhyt ja yksinkertainen. Tarvitaan vain hieman avarakatseisuutta, rohkeutta ja muutama tunti yrittäjän aikaa. Kun pilvisiirtymä on tehty, saa yrittäjä hyötyinä huomattavasti tehokkaamman organisaation, joka pystyy puskemaan vuositasolla läpi enemmän kassavirtaa. Tämä johtaa voittomarginaalien parantumiseen, työtyytyväisyyden nousuun ja kilpailuaseman vahvistumiseen.


Office Management Oy:n myyntijohtaja Tarmo Herlevi on toiminut yli 20 vuotta IT-yrittäjänä kahdeksassa eri yrityksessä. Tarmo on tavannut uransa aikana tuhansia yrittäjiä ja ratkaissut heidän IT-ongelmiaan suurella sydämellä ja rautaisella ammattitaidolla.

Voit lukea Tarmon ja viiden muun asiantuntijan vastaukset kymmeneen pk-yritysten teknologiahankintoja koskevaan kysymykseen Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaastamme. Lataa maksuton opas itsellesi alta.

Tutustu kaikkiin Dynamics 365:tä ja GDPR:ää käsitteleviin raportteihin

Raportit tarjoavat yleiskatsauksen Dynamics 365 -sovellusten ja -palveluiden mukautumisesta EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR)

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

  • Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki haluaa tarjota laadukkaita digitaalisia palveluja sekä työntekijöille että asukkaille ja tuottaa ajantasaista dataa kaupungin toiminnan ja päätöksenteon pohjaksi. Tiedolla johtaminen on kaupungin strategian ytimessä. Tietovarastointi- ja raportointiratkaisuksi Järvenpää valitsi Microsoft Azure -pilvipalvelun ja Power BI:n.  Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Keski-Uudellamaalla. Järvenpäällä on pienen kaupungin resurssit, mutta kasvukeskuksena suuren kaupungin tavoitteet. Toisaalta […]

  • nainen istuu jalkakäytävällä

    Kansalaispalvelujen digitaalinen murros

    Tutustu siihen, miten hallitukset käyttävät pilvipohjaisia työkaluja ja kokemuksia suunitellakseen uudelleen, miten ihmiset, data ja prosessit voivat yhdessä luoda lisäarvoa.

Koulutus

  • Turvallisesti netissä

    Turvallisesti netissä

    Diginatiivien aikakaudella moni aikuinen pohtii, miten ohjeistaa lapsia verkon käyttöön. Myös lapset kohtaavat hämmentäviä sisältöjä ja pohtivat, mitä tehdä. Whatsapp, Snapchat, Instagram, Twitter, Youtube, Facebook, keskustelufoorumit ja blogit ovat pullollaan sisältöä, joka ei välttämättä sovi lapsille. Oppimisen Pohjantähti -ohjelmassa on tuotettu infograafiopas tueksi aikuisille ja lapsille turvalliseen netin käyttöön. Se sisältää 5 vinkkiä aikuisille ja […]

  • Kuinka kasiluokkalainen rekrytään

    Kuinka kasiluokkalainen rekrytään

    Olipa kerran, eräänä syyskuisena torstaina, opetusteknologian messut Messukeskuksessa. Messuille oli tulossa suuri joukko inspiraatiota etsiviä tiedonjanoisia opettajia. Eräs näytteilleasettajista oli sopinut, että espoolaisen Juvanpuiston koulun kasiluokkalaiset pitäisivät osastollaan työpajoja, joissa he opettaisivat halukkaita säveltämään micro:bit Makecodella musiikkia, rakentamaan Arduinolla kytkentöjä ja testaamaan 3D-skannausta Paint 3D:n ja HP Sproutin avulla. Tarkoitus oli näyttää, kuinka tämä espoolainen […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • Asfaltti kiiltää entistä ympäristöystävällisemmin – Case YIT

    Asfaltti kiiltää entistä ympäristöystävällisemmin – Case YIT

    Kävelemme kadulla, jalkojemme alla uutuuttaan hohtava musta asfaltti. Uusi asfaltti huomataan, käyttipä sen sileää pintaa töihin kävelevä kiireinen kaupunkilainen, ensimmäisiä pyöräilymetrejään harjoitteleva lapsi, rullaluistimillaan kiitävä urheilija tai kaikesta kauniista innostuva esteetikko. Ennen kuin uusi sileä asfaltti on paikallaan, tarvitaan kiveä erilaisessa muodossa ja ammattilaiset sitä työstämään, muokkaamaan ja jalostamaan. Kiven prosessoinnissa syntyy samalla paljon tietoa: […]

  • Vanoord ship in St Peterburg

    Van Oord eliminoi manuaaliset prosessit ja pääsee käsiksi reaaliaikaiseen tietoon ja analytiikkaan mistä tahansa

    Pilvipohjaisia tekoälyratkaisuja hyödyntämällä eräs maailman suurimmista ruoppauslaivastoista onnistui kehittämään prosessejaan, vapauttamaan resursseja ja keskittymään tulevaan innovointiin ja kasvuun. Kuvittele tilanne. Eri puolilla maailmaa lukuisia aluksia, joiden laitedokumentaatioita ja sertifikaatteja pyytävät säännöllisesti matkan aikana niin oma henkilökunta kuin säätelevät viranomaiset. Kuvittele seuraavaksi, että useat näistä sertifikaateista on tallennettu eri sijainteihin – tulostettuina, digitaalisessa muodossa vanhoilla laitteistoilla […]

Terveydenhuolto

  • joukko lääketieteen ammattilaisia katselee tietokonetta

    Asiakkaiden ja kumppaneiden auttaminen tarjoamaan parempia kokemuksia, näkemyksiä ja hoitoa

    Terveydenhuollon asiantuntijamme jakavat edistymisen neljässä uusimmassa Microsoftin innovaatiossa, jotta he voivat vastata tämän päivän kiireellisimpiin terveys- ja liiketoimintahaasteisiin.

  • Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Laadukkaan terveydenhuollon varmistaminen myös tulevaisuudessa vaatii yhteistyötä, uusia innovaatioita ja tekoja. Microsoft toi yhteen terveydenhuollon edelläkävijät keskustelemaan ja jakamaan kokemuksiaan hyvän terveydenhuollon takaamiseksi myös tulevaisuudessa. Osaamista Suomesta löytyy, kuten aloituspuheenvuorossaan kommentoi Elena Bonfiglioli, joka toimii Microsoftin Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan markkina-alueen terveydenhuollon toimialajohtajana.   ”Suomi on todellakin edelläkävijä terveydenhuollossa. Emme kuitenkaan voi jäädä lepäämään laakereillemme vaan meidän pitää ottaa myös seuraava harppaus.”  Data on ollut puheenaiheena jo vuosia ja olemme tilanteessa, jossa datan määrä ei ole enää ongelma vaan sen […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Oppimisen Pohjantähti -hankkeeseen osallistuneiden kuntien opetustoimille ja niiden kouluille on valmistunut vertaisauditointiin perustuva auditointikäsikirja. Sitä voivat opetustoimet ja koulut käyttää joko itsenäisesti tai asiantuntijoiden tukemana NPDL-ohjelman paikalliseen arviointiin ja jatkokehittämiseen. Systeeminen arviointi käy läpi kouluorganisaation kaikki portaat. Auditointiryhmä kootaan niin, että siinä on yhteistyökaupungin tai – kunnan kollegat ja siten auditointi vahvistaa kuntien ja koulujen […]

Asiakastarinat

  • Amsterdamin Johan Curijff Arenan ilmakuva

    Täydellinen nurmikko? Jalkapallostadion parantaa nurmikenttäänsä IoT:n avulla

    Onko Johan Cruijff Arena maailman innovatiivisin stadion? Siltä se ainakin näyttää. Tämä Hollannissa sijaitseva areena on ollut ympäristöasioiden edelläkävijä, joka saavutti hiilineutraaliuden ennen kuin asiasta oli edes tullut maailmanlaajuinen prioriteetti yrityksille. Nyt tämä eurooppalainen viihdealan jättiläinen keskittyy nurmikenttänsä parantamiseen datan avulla, mikä on saanut sen eurooppalaiset kilpailijat vihreiksi kateudesta. Samalla se luo perustan laajemmille hankkeille […]

Digitalisaatio

  • Seuraa johtajaa: Mitä osaamista tekoäly edellyttää?

    Seuraa johtajaa: Mitä osaamista tekoäly edellyttää?

    Jokainen teknologia käy läpi samat vaiheet tutkimuksesta ja kokeiluista käyttöönottoon ja soveltamiseen. Tällä hetkellä tekoälyn käyttöönottovaihe on täydessä vauhdissa. Yritykset soveltavat sitä työntekijöiden tukemiseen, asiakkaiden osallistamiseen ja liiketoiminnan uudistamiseen. ”Kaikki isot teknologiayritykset investoivat tekoälyominaisuuksiin. Niiden avoimissa visioissa tähtäimenä on oppia ihmisen ajattelu ja käyttäytyminen. Laskentatehoon yhdistettynä kehitys on väistämätön.” – Skandia Microsoft ja EY tekivät […]

Kumppaniblogi

  • Yritysohjelmistojen hankintaprosessit myllerryksessä

    Yritysohjelmistojen hankintaprosessit myllerryksessä

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Microsoft julkaisi uuden globaalin markkinapaikkansa, josta yritykset voivat ottaa sovellukset suoraan testikäyttöön, maksaa lisenssin ja aloittaa tuotantokäytön. Suomalainen ContractZen on yksi maailman ensimmäisistä kolmannen osapuolen toteuttamista B2B SaaS-ratkaisuista, jonka ostaminen onnistuu nyt suoraan Microsoftilta.  Vielä muutama vuosi sitten yritysjohto ja IT-ammattilaiset tekivät softahankinnat erillishankintoina […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Yritys ei enää voi suojata itseään pelkällä suojamuurilla ja laskusillalla. Maailma oli IT:n näkökulmasta huomattavasti yksinkertaisempi kymmenen vuotta sitten. Organisaation rajat olivat tietoteknisessä mielessä helposti piirrettävissä, joten suojaukset oli mielekästä rakentaa näitä rajoja mukaillen. Voidaan ajatella, että organisaatio oli kuin keskiaikainen linna, jonka suojaamiseen riitti suojamuuri ja laskusilta. Organisaatiolla oli oma sisäinen verkkonsa ja sen […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]