Järvenpään kaupunki haluaa tarjota laadukkaita digitaalisia palveluja sekä työntekijöille että asukkaille ja tuottaa ajantasaista dataa kaupungin toiminnan ja päätöksenteon pohjaksi. Tiedolla johtaminen on kaupungin strategian ytimessä. Tietovarastointi- ja raportointiratkaisuksi Järvenpää valitsi Microsoft Azure -pilvipalvelun ja Power BI:n.
Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Keski-Uudellamaalla. Järvenpäällä on pienen kaupungin resurssit, mutta kasvukeskuksena suuren kaupungin tavoitteet. Toisaalta kaupunki halutaan säilyttää vetovoimaisena asukkaille ja yrityksille. Näiden tavoitteiden saavuttamisessa keskeisessä roolissa ovat datan hyödyntäminen ja tiedolla johtaminen. Kun kaupunki päivitti strategiaansa vuoden 2019 lopulla, ne nostettiin strategian keskeisiksi painopisteiksi.
Järvenpään kaupungin tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro sai tehtäväkseen lähteä rakentamaan kaupungille järjestelmää ja toimintamallia tiedolla johtamiseen. Työsarka oli mittava. Kaupungin eri yksiköillä oli käytössään satoja vanhoja tietojärjestelmiä, joilla ei ollut yhteisiä rajapintoja, joten tiedot raportteihin jouduttiin keräämään manuaalisesti eri lähteistä. Heti alkuun olikin selvää, että tarvittaisiin tekniset ratkaisut ajantasaisen datan hallintaan ja hyödyntämiseen.
Ratkaisu löydettiin kaupungille jo tutuista Microsoftin palveluista
Järvenpään kaupungille oli tärkeää löytää tiedolla johtamisen alustaksi nykyaikainen pilvipalvelu. Kaupungilla oli jo käytössään M365-palveluita ja joitakin Azure-sovelluksia, joten Microsoft Azure ja Power BI olivat luonteva valinta tiedonhallintaratkaisuksi. Azuren alusta toimi saumattomasti yhteen Järvenpään kaupungin keskitetyn integraatioalustan kanssa, ja sen myötä tiedot saadaan sulavasti yhtä väylää pitkin tietovaraston hyödynnettäväksi. Järvenpään kaupunki suunnitteli tietovaraston arkkitehtuurin, ja ensimmäinen versio teknisestä alustasta ja pilottitoteutuksista toteutettiin yhteistyössä Aureolis Oy:n kanssa (nykyinen Loihde Analytics). Kumppaniksi teknisen ratkaisun kehitykseen puolestaan valikoitui kilpailutuksen kautta Cerion, jolla on vankka kokemus Microsoftin pilvipalveluista kunta-alalla.
”Toteutus sujui ketterästi, kun käyttöön otettavat sovellukset olivat jo Azuressa valmiina – ensimmäinen versio oli pystyssä muutamassa päivässä”, Pallaspuro kertoo. ”Olemme suhtautuneet uuden järjestelmän käyttöönottoon ketterän kehittämisen ideologian lisäksi kokeilukulttuurin kautta – opimme meille parhaat toimintatavat yrityksen ja erehdyksen kautta. Lisäksi olemme saaneet vahvan tuen Microsoftilta koko projektin ajan.”
Tiedon varastoinnin lisäksi Järvenpäässä piti luoda mallit tiedon keräämiselle, analysoinnille ja raportoinnille. Aluksi kokeiltu tarvelähtöinen top-down-suunnittelu kohtasi kuitenkin haasteita, sillä kaupungin johdon ja työntekijöiden oli vaikea hahmottaa, mitä kaikkea uusi teknologia ja tiedolla johtaminen voisi heidän työssään mahdollistaa. Lopulta päädyttiinkin rakentamaan ensin tekninen ympäristö kokonaisuutena kuntoon ja keräämään siihen dataa kaupungin kaikista funktiosta. Kaikkeen datan keräämiseen ja siirtämiseen hyödynnetään kaupungin omaa toimistotyön automatisoinnin palvelua.
”Nyt olemme saaneet tekniset ratkaisut valmiiksi, ja dataa voidaan hyödyntää ja hallita mistä tahansa lähteestä”, Pallaspuro sanoo.
Tieto päätöksenteon tukena
Microsoft Azure ja Power BI on jo otettu käyttöön muun muassa kaupungin toimintaympäristöraportoinnissa ja tilahallinnossa. Järjestelmään kerätään ajantasaista dataa esimerkiksi väestö- ja työttömyyskehityksestä ja kunnan tilojen siivous- ja ylläpitokustannuksista ja tuotoista. Monet ennen manuaaliset työvaiheet on saatu automatisoitua, kun kaikki toiminnot pohjautuvat samaan data-alustaan.
”Kustannusten yksityiskohtaisempi ja ajantasainen koonti auttoi päätöksenteossa myös koronan keskellä, sillä näimme todenmukaisesti, mitä säästöjä esimerkiksi tietyn julkisen tilan sulkeminen toisi. Ennen nykyistä järjestelmää tietoja piti itse kerätä ja yhdistellä eri lähteistä ja työstää ennen käyttöä, jolloin ne saatiin kasaan viiveellä. Selvittelyyn kului aina myös runsaasti työaikaa. Nyt tieto on Power BI:ssä reaaliaikaisena, oikeassa muodossa ja saatavissa juuri silloin, kun sitä tarvitsee”, Järvenpään kaupungin talousjohtaja Kirsi Rinne kertoo.
Rinne korostaa, että tärkeä vaihe Power BI:n käyttöönotossa oli saada ICT-tiimille määriteltyä, mitä järjestelmältä halutaan ja miten järjestelmässä näkyvä tieto visualisoidaan. Tämän jälkeen käyttöönotto olikin jo helppoa: ”Power BI työkaluna oli osastomme työntekijöille jo ennestään tuttu, joten erillistä perehdytystä siihen ei tarvittu”, Rinne toteaa. ”Kun alusta on rakennettu intuitiivisesti helpoksi, tieto on suurimmalle osalle asiantuntijoista löydettävissä jopa ilman aiempaa Power BI -osaamista.”
Tulevaisuudessa kaikki toiminta pohjautuu ajantasaiseen dataan
Hallinnon työn ja päätöksenteon sujuvoittamisen lisäksi Järvenpään kaupunki pyrkii hyödyntämään kerättyä dataa laajasti palveluntuotannossa muun muassa varhaiskasvatuksessa. Kaupungin noin 1500 työntekijästä noin tuhat työskentelee opetuksen ja varhaiskasvatuksen parissa, joten tiedolla johtaminen tällä osa-alueella palvelee merkittävää osaa kaupungin työntekijöistä.
Tavoitteena Järvenpäässä on mahdollistaa jo lähitulevaisuudessa teknologian avulla esimerkiksi varhaiskasvatuksen työntekijöiden sujuvampi resursointi toimipisteiden välillä reaaliaikaisen henkilöresurssinäkymän avulla. Käytännössä tämä tarkoittaisi, että työntekijöiden määrää kussakin päiväkodissa voitaisiin seurata ja ohjata palvelun avulla, jolloin esimerkiksi sijaisten löytäminen toimipisteisiin olisi sujuvampaa, ja työntekijöiden aikaa vapautuisi hallinnollisista tehtävistä varsinaiselle työlle lasten parissa.
”Tulevaisuudessa on tarkoitus, että kaikki Järvenpään toiminta pohjaa ajantasaiseen dataan ja siitä jalostettuun ymmärrykseen. Relevantti tieto halutaan tuoda myös kuntalaisten ja sidosryhmien saataville”, Pallaspuro avaa kehitystyön taustoja.
Kaupunki on kiinnostunut uusista teknologioista jatkuvasti ja esimerkiksi tekoälyn ja koneoppimisen malleja tullaan hyödyntämään tulevaisuudessa tiedolla johtamisen tukena.
”Vielä emme tarkkaan tiedä, mitä kaikkea tiedolla johtaminen voi meille mahdollistaa, mutta olemme luoneet Microsoft Azuren ja Power BI:n sekä modernien integraatioiden avulla pohjan, jonka päälle on helppo rakentaa”, Pallaspuro summaa.
Järvenpään matka laajamittaiseen tiedolla johtamiseen on vielä kesken, mutta etenee määrätietoisesti ja Microsoft on mieluusti kaupungin tukena tällä matkalla.
“Tiedolla johtaminen ei ole Järvenpään strategiassa vain sanahelinää, vaan kaupunki on ottanut harppauksen sitä kohti käytännössä ja on todellinen edelläkävijä modernien tietoalustojen käyttöönotossa suomalaisten kaupunkien joukossa. Hyvällä datapohjalla kaupunki voi murtaa aiempia siiloja ja löytää uusia oivalluksia kaupungin jokaisesta toiminnosta”, Microsoftin Azure-tuotemarkkinointipäällikkö Lukas Lundin toteaa.
