Otavalla toteutettiin organisaation toimintatapojen muutos, jota vauhdittivat Otavan tuleva toimitilavaihdos, muutostarpeet työskentelykulttuurissa sekä modernien työvälineiden tuomat mahdollisuudet. Erityisesti Microsoft Teams koettiin työkaluksi, jota Otavalla haluttiin laaja-alaisesti oppia hyödyntämään arkityössä.
Toimintatapojen uudistaminen käynnistettiin työtavat edellä
”Tavoitteemme oli modernisoida ja nykyaikaistaa työtapojamme sekä säilyttää tietyt toimintatavat halutulla tasolla. Lähdimme tekemään uudistusta nimenomaan tästä näkökulmasta ja uudet työkalut mahdollistivat tavoitteemme”, toteaa tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen
Henkilöstö- ja taloushallintojohtaja Anne Mantila on samoilla linjoilla. ”Ymmärsimme jo varhaisessa vaiheessa, että tarvitsimme kytköksen IT- ja HR-ryhmien välille. Sitoutunut tiimi oli muutoksen käynnistymisen kannalta ydintekijä”.
Kun muutostarpeen suuntaviivat olivat selvillä, yhteistyöhön haettiin koulutuskumppania, joka ymmärtää muutoksen jalkauttamisen organisaation arkeen. Teknologialähtöisten kumppaneiden sijaan Otava päätyi yhteistyöhön Sovelton kanssa, jonka osaaminen toimintatapamuutoksen jalkauttamisessa vakuutti.
Otavan Tähtipelaajat eli digilähettiläät muutoksen edistäjinä
Sovelton valmennusohjelma mukautettiin vastaamaan Otavan tarpeita. Otavan Tähtipelaajat-valmennukseen osallistui 80 otavalaista.
“Kaikki sitoutuneet ja innostuneet pääsivät mukaan”, Laakkonen toteaa. Mantila kertoo, että matkan varrella järjestettiin myös johdolle workshoppeja ja tilannekatsauksia, jolloin informaation kulku organisaation sisällä parani.
Sovelto tarjosi toimivia ideoita ja malleja koulutuksen joustavaan ja tehokkaaseen toteuttamiseen. Halukkuutta osaamisen ja yhteisöllisyyden kehittämiseen löytyi ensi metreiltä alkaen.
”Tähtipelaajat lähtivät mukaan erittäin uteliaina ja halukkaina oppimaan”, Laakkonen kertoo. Osallistujat olivat innostuneita myös valmennuksen jälkeen. He valmistelivat koulutuksen päätteeksi omat käytännön työhön liittyvät pilottiprojektit, joita lähtivät viemään eteenpäin. Edistystä on käyty läpi säännöllisissä tapaamisissa sekä webinaareissa, joita on järjestetty Otavalla sisäisesti ja Sovelton kanssa. Myös läsnätyöpajat Microsoftilla ovat myös oiva tapa uuden suunnittelemiselle. Muutos on jatkuvaa.
“Olemme Teamsin avulla tavoitelleet koko ryhmän kattavan yhteisöllisyyden säilyttämistä”, Mantila kertoo. Oma-aloitteiset ja innokkaat tähtipelaajat ovat pitäneet projektin aktiivisena.
Mantilan mielestä koko prosessi oli tärkeä suunnannäyttäjä sille, kuinka erilaisia liiketoiminnan alueita sisältävässä organisaatiossa voidaan viedä läpi näin kattava muutos.
”Tämän suuruisissa projekteissa ei koskaan ole vain yhtä tiettyä tarvetta. Soveltamista ja joustoa täytyy olla eri liiketoiminta-alueille”, hän toteaa. Laakkonen lisää, että keskeinen onnistumisen edellytys on tiivis yhteistyö organisaation sisällä ja valmentajakumppanin kanssa.
Siiloista siltoihin
Lopuksi Mantila toteaa, että projekti osoitti, kuinka tärkeää on myös antaa tilaa kokonaiskuvalle ja ymmärtää toisten toimintatapoja. Laakkonen on samaa mieltä: ”Aluksi jotkut osallistujat ihmettelivät, miksi heidän tulisi olla kiinnostuneita siitä, mitä toiset tekevät. Hyvin pian kaikki olivat kuitenkin yhtä mieltä siitä, että ideoiden jakaminen on innostavaa, ja muiden oivalluksista sai erittäin paljon hyötyä myös omaan tekemiseen.”
Muutos tehdään oppimalla
“Oli hienoa huomata miten kouluttajatiimin ehdottamat modernit työssäoppimisen metodit otettiin avoimesti ja rohkeasti vastaan. Luottamuksellinen ja avoin suhde mahdollisti myös Sovelton onnistumisen”, kertoo johtava konsultti Marika Kotola.
Valmennamme ja autamme organisaatioita onnistumaan muutoksessa. Kokemuksemme ja metodit, joita käytämme, auttavat yksilöitä onnistumaan ja löytämään yhdessä tekemisen ilot ja hyödyt.
Tutustu Sovelton työssäoppimismalliin ja lataa eKirja
