Two pilots in a cockpit

Hoch hinaus mit KI: Microsoft 365 Copilot – Ihr Wegbegleiter in die Zukunft der Arbeit

Katja Edlinger

Katja Edlinger

Modern Work Lead, Microsoft Austria

Lesezeit, 5 min.

Technologie hat immer wieder die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten. Microsoft 365 Copilot ist ein innovatives Werkzeug, das die Interaktion zwischen Menschen und Maschinen auf ein neues Level hebt. Dieser intelligente „Copilot“ ist einerseits direkt in diverse Microsoft 365 Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Teams eingebettet und präsentiert zudem eine brandneue Funktion: Microsoft Business Chat. Dieser nutzt Ihre Unternehmensdaten und Microsoft 365 Apps, um Aufgaben durchzuführen, die zuvor in dieser Geschwindigkeit nicht möglich waren. Beispielsweise können Sie in natürlicher Sprache Anweisungen geben, und der Business Chat erstellt daraufhin basierend auf Ihrer Anweisung und Ihren Unternehmensdaten einen Bericht oder eine E-Mail.

Vor allem für Unternehmen ist Copilot ein unverzichtbarer Partner. Er ermöglicht eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag und erweitert unsere Möglichkeiten, kreativ zu sein und uns mit den Menschen um uns herum zu verbinden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Copilot profitiert und welcher Voraussetzungen es bedarf, um diesen intelligenten Assistenten erfolgreich in Ihren Alltag zu integrieren.

Was sind die Vorteile von Copilot?

1. Produktivität hoch zehn: mehr Zeit für das Wesentliche

In einer Welt, in der wir 80 % unserer Zeit für monotone Aufgaben verlieren, ermöglicht Copilot den Fokus auf die 20 %, die wirklich zählen. Er unterstützt bei der schnellen und effizienten Erledigung von Aufgaben, so dass wir uns auf strategische Entscheidungen und Problemlösungen konzentrieren können.

2. Kreativität entfesseln

Und wie das oft so ist: Wenn man von mühsamer Routinearbeit befreit wird, dann bleiben oft die Dinge übrig, die wirklich Spaß machen. Das steht im direkten Zusammenhang mit der Förderung von Kreativität und Energie. Von einer Zeit, in der wir vor leeren Dokumenten und Tabellenbildschirmen saßen, und uns fragten, wie wir beginnen sollen, sind wir nun weit entfernt. Die Integration von Copilot in die Microsoft 365 Apps wie Word, Excel und PowerPoint bringt den kreativen Prozess in Schwung und eliminiert den Frust, der oft mit einem leeren Blatt verbunden ist. Weiters gelingt die Erstellung einer Präsentation aus einem Word-Dokument auf Knopfdruck. Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, ein Word-Dokument vorliegen zu haben und nicht wissen, wie Sie mit der PPTx-Präsentation starten sollen, ist das Transformieren einer Word-Datei in eine PPTx-Präsentation in nur wenigen Minuten erledigt. Copilot macht diesen Übergang problemlos möglich.

3. Entwicklung neuer Fähigkeiten

Viele Menschen nutzen nur einen Bruchteil der Tausenden verfügbaren Funktionen in Microsoft 365. Mit Copilot können diese nun einfach per natürlicher Sprache verwendet werden. Dank der Effizienzsteigerung und der Zündung der eigenen Kreativität haben Mitarbeitende mehr Gelegenheit, neue Fähigkeiten zu erlernen und sich auf die Bereiche zu konzentrieren, in denen sie gedeihen. Das bereitet uns alle auf die Ära der KI vor.

Wie starten wir nun mit Copilot in unseren Arbeitsalltag?

Damit Unternehmen das Beste aus Microsoft Copilot holen können, haben wir einen praktischen Schritt-für-Schritt Fahrplan für die Implementierung entwickelt. Damit können Sie die volle Macht der KI ausschöpfen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen für den optimalen Einsatz des Microsoft 365 Copilot bereit ist:

  1. Lizenz zum Loslegen sicherstellen: Der Weg zum Unternehmenserfolg beginnt mit der Überprüfung Ihrer Microsoft 365-Lizenzen. Sie benötigen entweder eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz oder eine Business Standard- oder Business Premium-Lizenz, um den Copilot nutzen zu können.
  2. Apps auf den neuesten Stand bringen: Die Microsoft 365-Apps sind Ihr Tor zum Copilot. Stellen Sie sicher, dass alle Apps auf dem neuesten Stand sind, um eine nahtlose Integration und Nutzung des Copiloten zu gewährleisten.
  3. Die Kunst der Berechtigungen für Copilot meistern: Die richtige Verwaltung von Rollen und Berechtigungen ist entscheidend. Verfolgen Sie dabei das Prinzip „Just Enough Access“, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden nur auf die Daten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Tools wie Microsoft Purview helfen dabei, Berechtigungen zu verwalten, sensible Daten zu identifizieren und Überfreigaben (Oversharing) zu verhindern. So wie bei anderen Apps und Diensten, können Admins eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot an einzelne Benutzer*innen zuweisen. Admins können Lizenzen auch zuweisen, indem sie Benutzer*innen zu einer Gruppe im Azure Active Directory hinzufügen.
  4. Daten auf Vordermann bringen: Daten sind die Lebensader des Copilot. Copilot kann alle Daten nutzen, welche für den jeweiligen User über Graph zugänglich sind. Damit haben die Benutzer*innen ihre Mailbox, SharePoint Online und OneDrive automatisch im Copilot integriert. Externe Datenquellen können über Graph – Connectors integriert werden. Verlagern Sie dafür Ihre alten Dateifreigaben in SharePoint, um sicherzustellen, dass Ihre Daten für den Copiloten zugänglich sind. Kennzeichnen Sie Daten korrekt und verwalten Sie den Zugriff sorgfältig. Tools wie Microsoft Syntex helfen Ihnen dabei.
  5. Sicherheitsbewusstsein und Compliance auf den Prüfstand stellen: Stellen Sie sicher, dass die Nutzung von Copilot Ihren Compliance- und Sicherheitsstandards entspricht. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit sensiblen Daten. Das ist Ihr erster Schutzwall gegen Sicherheitsrisiken. Automatisieren Sie die Klassifizierung von sensiblen Daten durch Microsoft Purview um maximalen Nutzen und Sicherheit zu erreichen.
  6. Netzwerkkonnektivität optimieren: Eine reibungslose Performance des Copiloten hängt auch von Ihrer Netzwerkkonnektivität ab. Richten Sie diese gemäß den Microsoft 365-Netzwerkkonnektivitätsprinzipien aus, um die bestmögliche Copilot-Erfahrung zu gewährleisten.
  7. Ihre Stimme zählt: Implementieren Sie ein Feedback-System, das Ihren Mitarbeitenden ermöglicht, potenzielle Probleme oder Verbesserungsvorschläge im Umgang mit dem Copiloten zu melden. Ihr Feedback ist Gold wert und trägt zur ständigen Verbesserung der Plattform bei.
  8. Wissen ist Macht: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team gut auf die Einführung von Copilot vorbereitet ist: Wie kann Copilot ihre Art zu arbeiten verändern? Welche ethischen Grundsätze müssen eingehalten werden? Ein guter erster Schritt ist es, sich jetzt schon mit Microsofts KI-Grundlagen vertraut zu machen. Fördern Sie den Wissensaustausch innerhalb Ihrer Teams.

Keine Angst vor der Zukunft!

Es liegt auf der Hand, dass bei einer solchen disruptiven Transformation Ängste und Bedenken auftauchen können. Aber in einer Welt, in der Zeit und Energie knapp sind, kann KI wie Copilot eine unschätzbare Unterstützung sein. Die meisten Menschen würden KI gerne nutzen, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern.

Um Copilot effektiv zu nutzen, sind neue Fähigkeiten wie etwa analytisches Denken und emotionale Intelligenz erforderlich. Microsofts KI-Prinzipien und der Responsible AI Standard stehen dabei im Mittelpunkt, um Datenschutz und Ethik zu gewährleisten und für einen verantwortungsvollen Einsatz und Transparenz zu sorgen.

Also, worauf noch warten? Copilot ist bereit, uns auf dieser spannenden Reise zu begleiten.

Microsoft 365 Copilot – Microsoft Adoption

Mehr über Microsoft Copilot erfahren Sie hier.

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