Nyenrode Business University: Ansluter datakällor på ett enhetligt sätt

Nyenrode Business Universiteit var mitt uppe i att designa integreringen av ett nytt SaaS-baserat finanssystem när de insåg att processen med att ansluta den här lösningen till så många andra system skulle bli mer komplicerat än förväntat. Detta ledde till att de sökte hjälp hos Wortell, en av medlemmarna i Microsoft Partner Network, som föreslog att de skulle införa Azure Unified Pipeline för att standardisera dataanslutningarna i hela informationslandskapet.

”I åratal såg vår IT-infrastruktur ut som en pastasallad – en blandning av olika ingredienser som fungerade tillsammans. Men efter att ha tittat lite närmare insåg vi att det var mer som en komplicerad pastarätt, med smält ost över alltihop.”

Hans Wim Kroodsma, IT-chef på Nyenrode Business Universiteit, tänker tillbaka på när han och hans team påbörjade valet av ett nytt finanssystem under 2019. Det tog inte lång tid innan de snubblade över en komplex uppsättning problem som tvingade dem att helt ompröva universitetets infrastruktur för dataintegrering.

”Vi genomförde ett institutionsomfattande optimeringsprogram och det första målet var att bara byta ut finanssystemet”, förklarar han. ”Vi insåg snabbt att det fanns ett invecklat nät av hopkopplade program, som alla också behövde bytas ut och integreras. Varje integrering hade sitt eget standardiserade datautbyte. Det som såg ut som ett förhållandevis enkelt byte av system resulterade i en störtsjö av förändringar.”

Enligt Hans Nouwens, företagsarkitekt vid Nyenrode Business Universiteit, är detta knappast det enda fallet inom utbildningssektorn.

”I flera år har många utbildningsanordnare valt affärssystem, som ekonomi och HR, med fokus på vilket program som varit bäst. Först nyligen har de insett att de enskilda programmen inte spelar någon roll, det är den integrerade helheten som gör så att de stödjande affärsfunktionerna fungerar.”

Kroodsma och hans team förstod snart att det skulle vara omöjligt att enbart byta ut finanssystemet utan att resten av informationslandskapet skulle påverkas. Eftersom det inte var möjligt att stödja en så komplex programintegreringssvit, behövde teamet en lösning som skulle standardisera anslutningarna. Den hittade de i Azure Unified Pipeline.

Ett traditionellt universitet med en modern metod

Med mer än 6 000 studenter och deltagare i ledande ställning inskrivna varje år och cirka 400 anställda liknar inte Nyenrode Business Universiteit någon av sina konkurrenter. ”Nyenrode Universiteit grundades 1946 av industriledare som ville utbilda en ny generation företagsledare för att få nytt liv i efterkrigstidens ekonomi”, säger Kroodsma.

Universitetets kombination av akademisk kunskap och stor vikt vid personlig utveckling har vunnit prestige som lockat studenter från hela världen. ”Nyenrode är annorlunda”, fortsätter han. ”Medan andra universitet har ett modernt campus med höghus, ligger Nyenrode på klassisk mark och öppnade för några år sedan ett andra, mer urbant campus i Amsterdam.”

Breukelens campus har ett slott med anor från 1200-talet. De gamla väggarna är dock bara den traditionella fasaden till vad som faktiskt är ett modernt utbildnings- och forskningsinstitut med teknikstöd, som strävar efter att förnya företagsledning.

Ett utmärkt exempel är hur IT-teamet hanterade behovet av att reformera informationslandskapet förra året.

”Till en början närmade vi oss varje system separat och oberoende. Men vi förstod snart att de här systemen måste kommunicera med varandra och vara anslutna på ett mycket effektivare sätt”, förklarar Karel Ramdin, projektledare vid Nyenrode Business Universiteit.

”Det fick oss att kontakta Microsoft-partnern Wortell och utforska de fördelar som Microsoft Azure Unified Pipelines erbjuder.”

Utmaningarna med att standardisera datautbyten

Den digitaliseringsprocess som utbildningsbranschen nyligen har gått igenom leder till att de flesta system ersätts av Software as a Service-program (SaaS – program som en tjänst). Även om SaaS är en etablerad lösning för undervisnings och utbildning är det ett relativt nytt tillskott till supporttjänster som ekonomi och HR.

Att integrera dessa system har blivit ett viktigt redskap för IT-avdelningar. Men som Nouwens förklarar sker utbytet av data mellan dessa lösningar vanligtvis på ett fragmenterat och icke-flexibelt sätt.

”Till en början hade vi en uppsjö olika leverantörer, olika tekniker och olika arbetssätt där varje lösningsleverantör hade sin egen lösning och sin egen teknik, vilket gjorde det allt mer komplext för våra programchefer att genomföra förändringar”, säger han. ”Vi behövde någon som kunde skapa löst kopplade peer-to-peer-anslutningar som skulle göra det möjligt för oss att agera på olika datakällor utan att påverka hela nätverket med integreringar.”

Det var då Microsofts lokala molnintegrerare Wortell kom in i leken. ”När Nyenrode kom till oss var det första vi gjorde att gå till en whiteboard och fysiskt rita program och länkar mellan dem”, minns Don van Meel, Cloud molnlösningsarkitekt på Wortell.

Det var gnistan som fick honom och hans kollega Perry Lambrechts att så småningom välja Azure Unified Pipeline-metoden. Den molnbaserade lösningen är en arkitekturprincip baserad på Azure Information Services och andra PaaS-komponenter (Azure-plattform som en tjänst) i kombination med Microsofts bästa metoder. Den hjälper till att utbyta data mellan olika system inom Nyenrodes affärssida, till exempel från studentadministration till redovisning och från redovisning till anläggningshanteringssystemet.

”Vi har ett studentinformationssystem som håller koll på studenternas utbildning och skickar dem en räkning när de måste betala sina kursavgifter”, förklarar Nouwens. ”Azure Unified Pipeline gör det möjligt för oss att utbyta dessa data till programmet för finansiell redovisning samtidigt som vi ger cheferna möjlighet att använda enskilda delar utan att det påverkar den övergripande driften av nätet med integreringar.”

Fördelarna med att implementera Azure Unified Pipeline

Sedan implementeringen är Azure Unified Pipeline fortsatt fördelaktigt för universitetet.

”En viktig fördel är att det ger oss möjlighet att se hur dataflödet ser ut, felsöka det och övervaka det”, förklarar Nouwens och berömmer den flexibilitet som lösningen ger teamet.

Bättre kontroll förväntas också bli tillgänglig nu när Wortell har slutfört utvecklingsfasen med Azure Unified Pipeline och går vidare till underhåll. ”Vi kom fram till en lösning som inte bara skulle vara en svart låda för Nyenrode, utan skulle ge dem möjlighet att ingripa i vissa situationer”, tillägger Lambrechts.

”Som ett resultat av det har alla programchefer på universitetet åtkomst till Azure-miljön, vilket gör att de kan övervaka, granska och spåra sina dataflöden.

”De kan också köra frågor i databasen för att inspektera transaktionsloggarna, samt stoppa och starta anslutningarna. Så om det är något fel kan de gå till Azure och slå på och stänga av det när de vill.”

Blicken framåt

Framgången för Azure Unified Pipeline har övertygat Wortell och Nyenrode om att arbeta med fler lösningar och datakällor.

”Vi har redan börjat undersöka hur vi ska kunna ansluta datakällan för studentadministration och vårt CRM baserat på Microsoft Dynamics 365”, säger Ramdin, som tillägger att man också funderar på anläggningshantering.

Samtidigt har utvecklingen och implementeringen av nya Azure Unified Pipeline-instanser förbättrats och blivit snabbare, eftersom Wortell har automatiserat distributionsprocessen.

Slutligen är planen att fortsätta bygga hela Nyenrodes nät av dataintegreringar via Azure Unified Pipeline. ”Vi utvecklar nätverket hela tiden och vi kan göra det med förbättrad flexibilitet”, tillägger Nouwens. ”Vi kan till och med byta ut SaaS-produkter och -leverantörer. Så länge vi har tillgång till samma information är det inte något problem för oss. Det är den oöverträffade smidighet vi behöver för att stödja våra framväxande företag inom sektorn för högre utbildning.”

Det här är inte bara en extra fördel för Nyenrode, utan en anledning till stolthet för Wortells arkitekter. ”Vi skapade ett integreringsmönster och en distributionsplattform som är framtidssäker”, avslutar Lambrechts.

Han tillägger. ”Detta var ett av de ursprungliga kraven som vi ställde på oss själva, eftersom det är lätt att implementera något som kan lösa deras problem för tillfället, men det måste vara en lösning som de kan använda för alla framtida syften.”

”Azure Unified Pipeline gör det möjligt för oss att skicka all information mellan olika delar av nätverket samtidigt som vi ger cheferna möjlighet att använda enskilda delar utan att det påverkar den övergripande driften av nätverket.”

– Hans Nouwens, företagsarkitekt, Nyenrode Business Universiteit

”Det är den oöverträffade smidighet vi behöver för att stödja våra framväxande företag inom sektorn för högre utbildning.”

– Hans Nouwens, företagsarkitekt, Nyenrode Business Universiteit.