Reflektioner och erfarenheter från Det digitala samhället

Förväntningarna och energin var det inget fel på när Microsoft bjöd hem offentlig sektor till sina nya lokaler och det Digitala Samhället. Dagen inleddes med mingel och samtal och ett härligt sorl la sig snabbt i lokalerna innan det blev dags för dagens första två inspirationstalare att äntra scenen.  

Dagen till ära hade vi förmånen att rofyllt stämma in i Troed Troedssons analys av nuläget och det vi kan förvänta oss av framtiden. Dessförinnan gav vår egen VD Hélène Barnekow sin personliga tolkning av vad som krävs av en organisation och dess ledarskap. Resten av dagen kantades av diskussioner och reflektioner kopplat till både utmaningar och möjligheter som offentlig sektor står inför, varvat med erfarenhetsutbyte där representanter från Umeå, Arbetsförmedlingen, Vinnova, Swedavia och KPMG delade goda erfarenheter och gav sin syn på utvecklingen och vad som behöver ske.  

Vi hoppas med detta inlägg sammanfatta en del av de reflektioner och samtal som fördes i de olika forum och workshops som vi alla aktivt medverkade i under dagen, även om vi inte på något sätt kan återge det engagemang, den energin och det driv som fanns i våra lokaler den dagen. TACK till alla som aktivt medverkade.  

Innovation kräver mod och ledarskap 

Det finns fortfarande en stor otydlighet vad digitalisering innebär för verksamheter i offentlig sektor och det är svårt att utmana och mana sin verksamhet till förändring i en sektor som av tradition och hävd, är ansvarig att förvalta sina åtaganden och sitt myndighetsutövande snarare än att förändra den. Klart är att ledarskapet har stor betydelse i den förändringsresa som behöver ske.   

Det blev extra tydligt när vi samlade offentlig sektor för samtal om utmaningar och möjligheter med digitaliseringen, i Microsoft Envision Forum: Det digitala samhället. Samtalen under dagen kretsade kring tre huvudsakliga teman: 

• Innovation i vardagen – Hur frigör vi tid för förändringsarbete och hur etablerar vi en förändrings– och innovationskultur. Vi ställde också frågan: – På vems ansvar sker det? 
• Ledarskapets betydelse för en hållbar utveckling, Vilka krav ställs på dagens chefer och ledare och vilka erfarenheter kan vi dra lärdom av för att kunna leda en sektor som behöver ställa om snabbt. 

• Molnet som katalysator för förändring. Med molnet får verksamheter tillgång till förmågor och nya affärsmodeller som på olika sätt öppnar upp för en nya värden och nya möjligheter, vad hindrar offentlig sektor att ta rygg på den utvecklingen som sker? 

Samtalen och diskussionerna var många och det var högt i tak när utmaningar och möjligheter lyftes fram, men vi återkom ständigt till frågan om ledarskapets betydelse och på vems ansvar digitaliseringen ligger.  När vi kom till frågor rörande molnet som plattform för innovation och utveckling så var det tydligt att det fanns ett starkt önskemål i sektorn att på allvar börja nyttja och inkassera de värden som finns i den utveckling som sker. Det var också tydligt att finns en stark rädsla av att utmana sin egen verksamhet och de tolkningar som gjorts av ESAM, och då inte för att ESAM nödvändigtvis ansågs har rätt i sin tolkning eller för att de anses vara en normledande organisation, utan mer för att det saknas kunskap, argument och mod i den egna verksamheten att agera i sitt myndighetsutövande och ifrågasätta rimligheten i att de risker som ESAM pekar på skulle kunna uppstå i den egna verksamheten och värdera dom i relation till andra risker som kan uppstå i kölvattnet av ett nej till fortsatt utveckling i en sektor som behöver mer utveckling än någon annan sektor. 

Övermäktigt att själv påverka en hel sektor  

En av många utmaningar som berördes var känslan av att inte räcka till. Ibland kan det kännas övermäktigt att försöka påverka en stor offentlig verksamhet, var det någon som sa. Inte ens vår egen innovationsenhet tar på sig ansvaret att utmana våra strukturer, organisation, arbetssätt och de ställningstaganden som juristen gör. Det behövs initiativ och dagar som den här som ger uppslag på idéer, som hjälper var och en av oss som vill driva förändringsarbete, att lära av de argument som fungerar för att kunna utmana och testa nya koncept. Vi behöver ett kollektivt mod i sektorn!  

Bara begreppet Innovation kan lägga en stor förväntan på var och en av oss en att det är viktigt att göra stor skillnad, men även de små idéerna i vardagen gör skillnad. Någon konstaterade att det behövs en handlingsplan för att lösa in de vinster som följer med digitalisering och den planen behöver tydliggöras, formas och ägas av verksamheten. Samtidigt behöver utmaningar som finns på makro- och nationell nivå brytas ner på ett sätt så att visionen blir greppbar i en vardag och där nuläget blir påtagligt för respektive enhet, förvaltning och anställd, det är föst då som alla kan känna ansvar för att möta den förändring som behöver ske. Och det är först då som det blir svårt att också säga nej utan alternativa planer. 

”Offentlig sektor har varken tiden eller förmågan att själva skapa ett konkurrenskraftigt Sverige utvecklingen behöver ske i samspel med privat sektor och med aktörer verksamma på den globala och lokala marknaden”  

Vi hör att det behövs investeringar motsvarande 30 miljarder de kommande två åren för att behålla samma nivå på välfärden som vi har idag och någon nämnde att det kommer saknas 500 tusen sjuksköterskor fram till år 2026. Till dessa kan vi addera den infrastrukturomställning som behöver ske inom både energisektorn och våra trafik- och transportsystemen och alla de satsningar som behöver göras för att på bästa sätt optimera förvaltning av fastigheter, infrastruktur och flöden i samhället, och med allt färre operativa resurser tillgängliga. Det här är dessvärre en utveckling och transformation som behöver adresseras nu och det finns varken tid eller budget att fortsätta göra som vi alltid har gjort. Bristen på kunskap om vad digitaliseringen ger för effekt i den egna organisationen och på vems ansvar det ligger att digitalisera offentlig sektor är en försvårande faktor. Det blev också väldigt tydligt att den här omställningen behöver ske här och nu. Det går inte att vänta på någon form av direktiv, eller ytterligare en utredning eller att ett nationellt moln ska bygga för att vi ska börja ta till oss värdet modern teknologi. Att vänta på det är lika innovativt som att inte göra något alls 

”Molnet som plattform handlar inte om fysiska datacenter och hårdvara, det handlar om att kunna följa med i en allt snabbare utvecklingstakt, ta till sig nya tjänster, affärsmodeller och förmågor och omvandla de globala investeringar som sker i dessa plattformar, till innovation lokalt.”

Gällande molnet så var diskussionen något infekterad och irritationen påtaglig över de olika ställningstaganden som finns i den svenska debatten – oklarheten och skillnader i ställningstaganden mellan ESAM och SKR bromsar den acceleration som behövs, var det någon som sa. Det fanns också flera som menade på att det lär dröja innan det kommer några vägledande direktiv som myndigheter och kommuner, kommer kunna luta sig mot och som ersätter det ansvar som var och en av dessa myndigheter har, nämligen att värdera och bedöma risker och sannolikheten att de inträffar i den verksamhet som de ansvarar för. Någon pekade på att det fanns anledning att fortsätta utvecklingen av nationella moln men flertalet var överens om att det kanske inte handlar om det ena eller andra. Vi har varken tiden eller de finansiella resurser som behövs för att bygga en egen kapacitet som motsvarar den utveckling som sker globalt, varken i vår egen IT miljö eller i nationella moln. Vi måste däremot bli duktiga på är att se hur den generella teknikutvecklingen kan användas för att göra skillnad på riktigt här och nu och i vår vardag. Sverige som nation kommer stå sig rätt platt om de inte kan bygga på de globala investeringar som görs för att möta samhällets olika behov, likaså kommer Sveriges möjligheter att exportera innovativa lösningar och talang försvåras om den inhemska marknaden inte finns.  Av resursskäl skulle en statlig molnplattform endast kunna tillhandahålla ett litet fåtal av de IT-tjänster som de publika molnplattformarna ger möjlighet till, utvecklingstakten skulle avstanna, vilket skulle bli en stor begränsning för möjligheten att digitalisera den offentliga sektorn och därmed inkassera de värden som global utveckling kan ge.  

Stagnation kostar samhället stora pengar  

Vi behöver därför bli bättre på att tydliggöra vad ett icke beslut i frågor kopplat till digitalisering och nyttjande av publika molntjänster innebär och vilka konsekvenserna blir av att inte göra någonting. Om vi säger nej till användandet av modern teknologi och publika moln som katalysator för förändring så måste det också bli tydligt vilka konsekvenserna av ett nej blir. Delvis så saknas kunskap både om verksamhetens behov och om möjligheterna med den snabba teknikutvecklingen som sker, men det finns också en väldigt stor rädsla att bli uthängd och att göra fel. Daniel Akenine uttrycker det i en artikel nyligen: ”Det finns en beröringsskräck inför molnet och den bromsar digitaliseringen i offentlig sektor.  

”Rädslan att utmana är många gånger större än värdet av att utforska möjligheterna med molnet som plattform” 

Ett av förslagen som lyftes fram under dagen var att redan från början ta med nejsägarna i förändringsprocessen och göra dom lika ansvariga för förändringsresan som verksamheten själva. Att säga nej och peka på risker måste underbyggas av alternativa sätt att adressera de behov som verksamheten står inför, först då går det att ta ställning till och värdera de olika handlingsalternativ som finns. Alla sätt att tillskansa sig redskap för att driva förändring och möta behov, för med sig kostnader, risker men också nya möjligheter. Det var någon som uttryckte det – Om vi inte göra någonting så för det också med sig kostnader och risker men tyvärr inte några nya möjligheter.  Under dagen blev det också tydligt att respektive verksamhet måste bli bättre på att värdera och förstå vilka riskerna är och ställa dom i förhållande till de alternativkostnader som uppstår om det inte sker någon modernisering. 

Det finns inga vi och dom i ordet digitalisering? 

Ansvaret för att accelerera digitaliseringen och omfamna de förändringar som gör skillnad i vardagen kan man först tycka ligger på kommun- eller verksledningens bord, men vi måste sluta resonera i termer som VI och DOM. I en situation, där konsekvenserna av att inte dra nytta av moderna förmågor i molnet, blir så stora för välfärdssamhället så måste fler ta sitt ansvar att utmana och ifrågasätta. Vi kan heller inte på något sätt tro att Sverige är så unika i sin beskaffenhet och i sin kompetens att vi kan och ska möta förändringsbehoven själva. De flesta var övertygade om att den utveckling som ligger framför oss handlar om samverkan mellan privat och offentlig sektor i allt större utsträckning. 

På frågan om vem som ansvarar för förändringsresan så var det tydligt att det är ett delat ansvar och ett ledarskap som behöver finnas på alla nivåer för att det ska leda till förändring. Alla behöver känna sitt ansvar och ges möjlighet i sin verksamhet och i sin organisation att möta och bedriva ett aktivt förändringsarbete. Olika initiativ kan stimuleras av eldsjälar och ett ledarskap som vill göra skillnad men offentlig sektor behöver mer än så, de behöver främja en bestående förändrings– och innovationskultur. Allt för ofta har vi sett lovande initiativ till förändring som faller som korthus när eldsjälar och drivkrafter väljer att lämna verksamheten eller tvingas sluta, kanske är dessa personer lite för obekväma för sin egen organisation, som i många fall håller hårt fast i traditionella strukturer, traditioner, förvaltningsmodeller och silos.  

“We need to transform from a know-it-all to a learn-it-all culture” 

Det är här som det modiga ledarskapet verkligen gör skillnad, ett ledarskap som vågar utmana sig själva, hitta sin verksamhets själ och ifrågasätta sin verksamhet, i en tid när ALLA är överens att förändring måste ske. Det är ett ledarskap som förstår att konsekvenserna av att inte göra någonting är en långt mycket större risk än att försöka och på vägen göra lite fel. Det behövs ett ledarskap som stimulerar engagemang, initiativ och skapar utrymme för var och en i sin verksamhet att göra det där lilla extra, testa, utvärdera och utmana. Vi behöver bli världsmästare på att lära snabbt och ofta, eller som Microsoft VD Satya Nadella uttrycker det ”We need to transform from a know-it-all to a learn-it-all culture”. Det är först då vi ser att en innovations- och förändringskultur kan bli bestående och med det på plats så visar det sig också bli mycket roligare att gå till jobbet och sjukfrånvaron minskar. Microsoft Sveriges VD Hélène Barnekow vittnade, i sin personliga inledning, om hur farligt det kan vara för organisationer att hamna i ett tillstånd av koncensus, det måste vara högt i tak i organisationer som vill anamma en lärande- och förändringsbenägen kultur men det behöver också finnas ledare som tar sitt ansvar och står upp för de beslut som måste fattas.  

Fortsätt diskussionen i sociala medier under hashtag: #envisiondigitalasamhallet

• Sammanfattning: Microsoft Envision Forum: Det digitala Samhället 28/1 2020
• Evenemangets Agenda 28/1 med mera