Heineken b(r)ouwt razendsnel digitale toekomst met het Power Platform

Bierbrouwer Heineken heeft na 150 jaar natuurlijk geen introductie nodig. Met meer dan 300 biermerken in 190 landen heeft het bedrijf een koppositie. Maar om deze te behouden, moet de multinational efficiënter werken via digitale innovatie. Met behulp van het Power Platform en Microsoft partner Macaw doen medewerkers dat zelf, snel én gecontroleerd. “Na 2 paar jaar hebben 4000 medewerkers al 8000 Power Apps gebouwd. Dat is natuurlijk waanzinnig.”

“We willen een innovatieve, digitaal slimme organisatie zijn. Op dit moment hebben we 4000 app-bouwers, dat moeten er in 2025 10.000 zijn.”

Giada Binelli, product owner low-code/ no-code platforms

De uitdaging: productiviteit verhogen

Achter de wereldberoemde bieren, ciders en frisdranken van Heineken gaat een wereld aan processen schuil. De ruim 80.000 medewerkers in kantoren en brouwerijen zorgen dat alles zo veilig en efficiënt mogelijk verloopt. Maar Heineken wil zich blijven verbeteren door processen te digitaliseren. Dat doen ze sinds 2019 via het low-code/no-code Power Platform. Hier bouwen medewerkers zonder programmeerervaring eenvoudige, tijdbesparende apps. “We doen dezelfde hoeveelheid werk met steeds minder medewerkers. Power Platform helpt om productiever te worden,” zegt Mark Slijper, manager Global Portfolio Digital Toolkit.

De aanpak: alle medewerkers kunnen apps bouwen

Niet alleen het management wil productiever zijn, maar ook medewerkers zelf. Van herhalend werk en omslachtige handelingen wordt niemand tenslotte blij. Neem bijvoorbeeld het declareren van parkeerkosten. Daar hebben ze bij Heineken nu een Power App voor, gebouwd door een medewerker zelf. Dus geen gedoe met papier, Excel sheets en mails, maar een handige app waarmee Heineken-medewerkers veel tijd besparen. Pijlsnel gebouwd, tegen de fractie van de kosten van een traditionele IT-oplossing.

Het resultaat: meer gemak en productiviteit

Juist in die laagdrempeligheid zit de kracht van het Power Platform, ziet Giada Binelli, product owner low-code/ no-code platforms. “Loop je ergens tegenaan in je werk, dan bouw je gewoon een appje. Puur voor je eigen gemak en productiviteit. De initiatieven komen echt overal vandaan, je kunt het zo gek niet bedenken.” Bij Heineken transformeren hierdoor steeds meer processen in een hoog tempo naar slimme geïntegreerde apps.

Efficiëntere audits met de smartphone

Zo gebruiken ze Power Apps om veiligheidsaudits uit te voeren. In de brouwerij is veiligheid namelijk enorm belangrijk. Tijdens audits controleren zij onder andere of mensen wel in veilige zones staan, kasten netjes dichtdoen en andere protocollen naleven. Managers schetsten hiervoor eerst situatietekeningen op papier, die ze dan weer scanden en doorstuurden. Nu is het een kwestie van foto’s maken op de smartphone, waar direct de hele rapportage draait.

Slimmer terug naar kantoor

Digitalisering was al een must, maar dat werd het tijdens de pandemie helemaal. “In die periode zagen we tot nu toe de meeste waarde van het Power Platform. Italië was niet alleen het eerste Europese land dat getroffen was door COVID-19, maar onze collega’s daar mochten ook als eerste weer terug naar kantoor. Maar dan wel onder strikte voorwaarden,” vertelt Giada.

Bouwen en wereldwijd delen

De vraag: een app waarmee je een werkplek kunt reserveren en rekening houdt met de corona-regels, en dan binnen drie weken. Deze tijdsdruk bleek geen enkel probleem te zijn. Samen met Macaw en Microsoft bouwden ze een Power App waarmee medewerkers volgens de regels weer naar kantoor konden. De kracht van deze cloud-apps is dat je ze gemakkelijk internationaal uitrolt en aanpast. Hierdoor werd de app direct een hit. Inmiddels wordt het in meer dan twintig landen gebruikt.

Kosten verlagen wordt leuk voor iedereen

Apps maken werkzaamheden veiliger, makkelijker én leuker. Door een spelelement toe te voegen aan iets wat saai is als kosten verlagen. Als het je helpt om kosten te drukken, is dat handig voor je organisatie. Maar hoe zou het zijn als medewerkers er zelf ook iets aan over houden? Daarom bouwde Heineken een app waarmee je besparingen eenvoudig invoert en de competitie aangaat met collega’s. De gescoorde punten wisselen ze in voor producten in de Heineken-winkels.

10.000 app-bouwers in 2025

Het aantal app-bouwers en apps blijft groeien. “Het is waanzinnig dat we na 2 jaar al 8000 apps hebben gemaakt, maar dit is pas het begin,” zegt Giada. “Maar we gaan voor meer. We willen een innovatieve, digitaal slimme organisatie zijn. Op dit moment hebben we 4000 app-bouwers, dat moeten er in 2025 10.000 zijn. Dat doen we door mensen aan te spreken die het platform nog niet kennen.” In principe kan iedereen met het Power Platform aan de slag. Niet alleen vanwege het gemak, maar ook omdat het voor iedereen beschikbaar is, samen met de andere bekende Microsoft-oplossingen als Word, Excel en Power Point.

Volledige vrijheid binnen de kaders

“Het Power Platform kwam in 2019 beschikbaar voor Heineken-medewerkers en groeide als vanzelf. Je ziet het enthousiasme groeien als medewerkers ontdekken wat je er allemaal mee kunt. Eerst gingen alleen de IT-professionals ermee aan de slag, maar al snel volgde ook de rest van de organisatie,” zegt Mark. Wel wilde Heineken voorkomen dat er wildgroei en datalekken ontstonden. Daarom ontwikkelden ze een strakkere governance, waar ook performance en schaalbaarheid een belangrijke rol kregen. Je ziet hiermee dat het ontwikkelen van dit soort apps iets anders werkt dan wanneer je dit alleen vanuit de IT-afdeling doet.

Een solide fundament voor governance

“Het is onmogelijk om met een klein team duizenden apps te controleren,” vertelt Mark. Daarom kreeg Heineken hulp van Macaw, een Microsoft-partner die ruime ervaring heeft bij de begeleiding naar het Power Platform. “Hun kennis hielp bij het samenstellen van een team en het opzetten van coaching en training. Daarnaast legden ze een solide technisch fundament voor het monitoren van apps. Zo zien we ook welke apps niet meer worden gebruikt. Die nemen we om de paar maanden mee in het opschoonproces,” zegt Mark.

Vrijheid binnen de kaders

Nu werken de citizen developers binnen gestelde regels en zijn 400 connectoren geblokkeerd, zodat apps bijvoorbeeld geen data naar Twitter sturen. “We hebben een standaard omgeving waar iedereen van Heineken inlogt en vrij is om te bouwen. Wil je meer functies of gebruikmaken van andere licenties? Of heb je net iets meer IT-kennis nodig? Dan springt de IT-afdeling bij. Die bestaat overigens zowel uit Heineken-medewerkers als specialisten van Macaw. Zij maken ook herbruikbare componenten waarmee andere vestigingen eenvoudig zelf apps bij elkaar klikken, van inhoud tot en met de styling.

Hergebruik van apps

Internationale schaalbaarheid is namelijk van groot belang bij multinationals. Daarom bouwt Heineken nu een app-store waarin medewerkers wereldwijd apps kunnen selecteren op thema, afdeling of werkzaamheden. Op die manier hoeven collega’s het wiel niet opnieuw uit te vinden. En wordt het nóg gemakkelijker om te digitaliseren. “De kracht van het Power Platform is dat het zo laagdrempelig is, waardoor je er direct mee aan de slag kunt,” vertelt Mark. En dat geldt niet alleen voor verbetering van interne processen.

Digitalisering verbetert ook het eindproduct

Power Apps ondersteunt namelijk ook bij het optimaliseren van de kwaliteit van het eindproduct. Daarom bouwde een collega een Power App waarmee alle werknemers kwaliteitscontroleurs worden. Wordt een Heineken bijvoorbeeld per ongeluk in een Amstel-glas geschonken? Dan maakt de medewerker met deze app een foto, waarna die automatisch bij de juiste accountmanager komt. Die neemt dit mee bij de volgende afspraak voor training of advies. Zo blijft Heineken synoniem voor kwaliteit.