Met Dynamics 365 Business Central de wei in! Brede inzet Business Central bij Care4Cows

Met Dynamics 365 Business Central de wei in!

Brede inzet Business Central bij Care4Cows

Introductie

Care4Cows is een onderneming opgericht door Gijs Hampsink, een gedreven ondernemer met verstand van zaken. Het bedrijf levert producten en advies op het gebied, en ter verbetering, van melkwinning. Care4Cows onderscheidt zich door behalve kwalitatief goede producten te leveren, klanten gedegen en technisch onderbouwd advies te geven en te helpen bij het maken van juiste keuzes bij de aanschaf van tepelvoeringen en verdere melkstalonderdelen. Alles gericht op een goede uiergezondheid waarmee dier en melkveehouder gebaat zijn.

Care4Cows is een kleine maar snelgroeiende organisatie met de nodige ambities. In de loop van 2020 ontstond er een steeds grotere behoefte om de processen beter te stroomlijnen. Informatie was niet makkelijk terug te vinden en er ging veel tijd verloren. Erg inefficiënt en de medewerkers liepen steeds achter de feiten aan.

Microsoft-partner SucceedIT heeft, onder zijn label DynamicsOnline, een centraal platform voor Care4Cows ingericht, gebaseerd op tools uit de Microsoft Dynamics 365-suite. Het nieuwe platform zorgt dat orderverwerking, voorraadbeheer en de financiële administratie met elkaar geïntegreerd zijn en biedt daarnaast de mogelijkheid om overal te werken en om klantinformatie centraal vast te leggen.

Zo’n implementatieproject is best groot voor een klein bedrijf als het onze en brengt de nodige druk met zich mee. Het is heel prettig dat je in zo’n periode een vast contactpersoon bij DynamicsOnline hebt die je altijd kan bellen met vragen. Er is tijdens het traject dan ook intensief contact geweest en dat is ook een vereiste om tot een goed resultaat te komen.

Janne Hampsink, verantwoordelijk voor de operatie bij Care4Cows

De uitdaging

Care4Cows is opgericht in 2015, het bedrijf is succesvol en er werken inmiddels dagelijks zes mensen voor Care4Cows, waarvan vier in de buitendienst. Een kleine maar snelgroeiende organisatie met de nodige ambities! Care4Cows verbreedt ook haar productaanbod gestaag en biedt inmiddels 800 verschillende installaties en onderdelen aan. In de loop van 2020 ontstond er een steeds grotere behoefte om de processen beter te stroomlijnen. Er werd gewerkt met een eenvoudige oplossing voor de financiële administratie met daarnaast veel papier en handwerk en informatie werd her en der opgeslagen. Medewerkers in de buitendienst moesten naar kantoor komen om de administratie te doen en orders van klanten te verwerken. Informatie was niet makkelijk terug te vinden en er ging veel tijd verloren. Erg inefficiënt en daardoor liepen de medewerkers steeds achter de feiten aan.

De oplossing

Janne Hampsink had al ervaring met de voorloper van Business Central, Dynamics NAV. De doorslag om te kiezen voor Business Central was een demonstratie door DynamicsOnline waaruit bleek dat Business Central een oplossing is in een modern jasje en makkelijk is in gebruik. Ook de samenhang met Microsoft365 en de wijze waarop bijvoorbeeld Outlook met Business Central samenwerkt is van belang geweest voor de keuze. Voordeel van Business Central is bovendien dat er enorm veel informatie beschikbaar is in het systeem zelf over hoe dingen werken en hoe ze gebruikt moeten worden.

De consultants van DynamicsOnline communiceren snel, de instructies zijn duidelijk en de aanpak is helder. De implementatie is volledig online uitgevoerd. Fixed price, binnen budget en conform planning. Daarnaast hebben we direct van de mogelijkheid gebruik gemaakt voor de opschoning van adressenbestand en artikelen.

De oplossing van Dynamics Online heeft vooral in het veld grote verbeteringen gebracht. Direct orders invoeren en de voorraad checken, informatie vastleggen in het systeem over de klant en geen achterstallig kantoorwerk meer. De buitendienstmedewerkers zijn enthousiast over Business Central, vinden het een makkelijk systeem met duidelijke weergave en zonder poespas. Zeer gebruikersvriendelijk.

Daarnaast is op het vlak van voorraadbeheer en inkoop veel bereikt. Als je veel artikelen voert en op voorraad houdt, is voorraadbeheer en inkoop van groot belang om inzicht te houden in je voorraad, tijdig nieuwe bestellingen te doen en te voorkomen dat je te veel of te weinig op voorraad hebt. Met Business Central behoudt je overzicht over je voorraad en weet je wanneer je wat moet gaan inkopen. Daarnaast zal Care4Cows binnenkort een tweede voorraadlocatie in gebruik nemen. De standaard functionaliteit van Business Central ondersteunt dit goed, waardoor je inzicht in je voorraad houdt, waar het ook ligt.

De Microsoft-partner

DynamicsOnline, onderdeel van SucceedIT, biedt Microsoft-software aan waarmee ondernemers hun bedrijf kunnen optimaliseren. Met DynamicsOnline kan elke innovatieve ondernemer met groeiambitie die wil professionaliseren direct uit de voeten. DynamicsOnline biedt de kennis en software die nodig is om je bedrijf optimaal te laten presteren. Onze missie is dan ook om het klein-mkb in Nederland snel en voordelig te digitaliseren met slimme plug-and-play-ERP-software van Microsoft.

Vanuit de bedrijfsvoering is versnelling van het proces het grootste voordeel, direct bij veehouder met paar drukken op de knop een levering in gang zetten. Voordelen voor het team maar ook zeker voor de klant, dat is waar het om gaat!

Janne Hampsink, verantwoordelijk voor de operatie bij Care4Cows