en person som sitter ved et skrivebord foran en bærbar datamaskin
Lesetid, 5 min.

Fjernarbeid har blitt den nye normalen for mange mennesker, og de må finne forskjellige måter å fungere effektivt som et team på.

Microsoft Teams gjør det mulig for kolleger å holde kontakten og være produktive og fortsette å samarbeide like effektivt og sikkert som på kontoret.

Enten du allerede bruker det eller ennå ikke har prøvd det, gir vi deg her seks tips om hvordan du utnytter Microsoft Teams best mulig mens du jobber hjemmefra – eller et annet sted:

1. Gjør alle møter mer produktive

Ifølge ny forskning fra Microsofts Work Reworked-rapport opplever ansatte at svimlende 52 % av arbeidstiden hver uke blir brukt ineffektivt på grunn av for eksempel unødvendige avbrudd, søk etter informasjon og ineffektive møter.

Den komplette møtefunksjonen i Microsoft Teams bidrar til å fjerne frustrasjon og manglende effektivitet ved å samle alt du trenger til hvert møte på ett sted. Når du planlegger møter, kan du bruke Teams til å legge til møteagenda, dokumenter som bør leses før møtet, og andre diskusjonstemaer.

Deretter, under møtet, kan du holde alle fokusert på temaet ved å slå på video og gi en mer engasjerende og personlig opplevelse, gjøre bakgrunnen uskarp for å unngå distraksjoner og bruke teksting i sanntid slik at hvert ord kan oppfattes av alle. I tillegg kan dere samarbeide om Office 365-dokumenter og utvikle ideer i sanntid ved hjelp av den digitale tavlen.

Etter møtet er alle møteressursene, inkludert opptak, handlingspunkter, tavle og møtenotater, tilgjengelige, slik at teamet kan fortsette diskusjonen og samarbeide om temaer som ble startet under møtet. Det betyr at alle oppdateres kontinuerlig, og ingen blir frustrert fordi de ikke finner materialer som ble laget eller vist under møtet. Selv de som ikke kunne delta.

2. Organiser større direktesendte arrangementer på nettet med Microsoft Teams

Med direktesendte arrangementer i Microsoft Teams kan du organisere større sammenkomster som for eksempel allmøter, markedsføringswebinarer, lanseringsarrangementer og opplæringsarrangementer – og levere presentasjoner med opptil 100 000 deltakere i eller utenfor organisasjonen. Slik forsikrer du deg om at alle som jobber eksternt, kan delta og holde seg oppdatert.

3. Legg til favorittappene og robotene dine i Microsoft Teams

Med apper kan du gjøre mer i Microsoft Teams. Tenk på de kjente verktøyene, filene og instrumentbordene som allerede brukes i organisasjonen din. Mange av dem kan legges til i Microsoft Teams, og du kan også legge til nye ved å gå til Apper. Du kan bruke dem i både chatter og kanaler, slik at du har all relevant informasjon og alle verktøyene du trenger for å være så produktiv som mulig – uansett hvem du arbeider med.

Her er noen interessante apper og boter du kan prøve ut. Gå til delen Apper i Teams for å oppdage flere – nye blir lagt til hele tiden.

Hvem: Bruk denne boten til å få informasjon om hvem som helst i organisasjonen din. Du kan se informasjon om deltakere i fanen Møter, slik at du vet nøyaktig hvem du skal i møte med. Det er også veldig nyttig når du mottar en melding fra ukjente person og raskt ønsker å finne ut hvem de er og hva de jobber med.

Microsoft Planner: Organiser kommende oppgaver ved å legge til én eller flere Planner-faner i Teams-kanalen. Du kan se statusen til eksisterende oppgaver og bli varslet hvis en ny oppgave blir tildelt deg.

Icebreaker: Denne Microsoft Teams-boten hjelper teammedlemmene med å bli kjent med hverandre ved å plukke ut to tilfeldige personer hver uke som skal møtes, enten fysisk (hvis mulig) eller på nettet. Boten gjør planleggingen enkel ved automatisk å foreslå møtetidspunkter som fungerer for begge. Den er super for å styrke personlig kontakt mellom eksterne team og bidra til å bygge og opprettholde et godt samhold.

Krisekommunikasjon: Under kriser kan det hende at koordineringen av informasjon og samarbeid må endres i takt med kriseforløpet. En løsning for å reagere raskt på omstendighetene kan implementeres og tilpasses av enhver organisasjon.

4. Samarbeid om Office-filer i Microsoft Teams

Når du arbeider eksternt, må du samarbeide om Office-dokumenter sammen med resten av teamet. I Microsoft Teams er det mulig å opprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter, slik at du slipper å veksle mellom apper. Du kan gjøre endringer sammen med kolleger, dele notater og legge til kommentarer. Du kan til og med starte en chat eller et møte fra et dokument for å diskutere endringer.

Med én sømløst integrert samarbeidsplattform slipper du å være usikker på hvilken versjon av et dokument som er gjeldende, og du slipper at innboksen fylles opp av e-poster med motstridende endringer eller kommentarer.

5. Få mest mulig ut av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktivert Microsoft Teams på mobilen? Det er den perfekte måten å få med seg diskusjoner på når du er på farten. Du får tilgang til alle team, kanaler og filer, og du kan delta i møter fra telefonen.

Men husk å verne om privatlivet og optimalisere arbeidstiden på en måte som passer for deg. Dette kan du enkelt gjøre ved å angi «Rolige timer» og «Rolige dager» – en annen nyttig funksjon som du finner i Microsoft Teams-mobilinnstillingene.

6. Gjør alle møtene inkluderende

Hvis du ser nærmere på all samhandling du har i løpet av en vanlig arbeidsdag, vil du nok oppdage at nettverket ditt inkluderer kolleger fra andre avdelinger, datterselskaper og land.

Så husk å inkludere et Microsoft Teams-møte i hver møteinnkallelse. Slik kan alle i teamet ditt bli med, uansett hvor de er.

Under møtet kan du spørre ansatte om de er komfortable med å slå på video for å skape et mer intimt ansikt-til-ansikt-miljø. Du kan også aktivere direkteteksting slik at de som ikke snakker språket ditt flytende, ikke føler seg ekskludert. Dette vil gjøre det tryggere å dele ideer og kommentarer.

Det samme prinsippet gjelder utenfor møter. Ved hjelp av oversetterfunksjonen kan ansatte komfortabelt dele ideer på sitt eget språk via chat eller kanaler.

Husk også å ta opp møtet, slik at teammedlemmer som ikke kan delta, kan se møteopptaket i etterkant og få med seg alle avgjørelser som blir tatt.

Kort sagt, hvis du bruker litt tid på å bli kjent med Microsoft Teams og de mange arbeidsfremmende funksjonene der, får du tilbakebetalt i rikt monn i form av tett og produktivt teamarbeid – til tross for utfordringer med avstand, plassering og andre krav i denne transformerende tiden. Og det er bra for både moral og forretninger.

Lynkurs i Microsoft Teams

Ta et kostnadsfritt lynkurs i Microsoft Teams

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

  • Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail 09.00  Velkommen Microsoft & Virke ønsker velkommen og snakker om de store trendene i retail Siri Nordby, Industry Lead Retail, Microsoft Norge Marit Hagehaugen Evensen, Bransjedirektør Retail, Virke 09.30  Envision Retail Dypdykk i kundereisen med fokus på teknologi og trender Linda Pimmeshofer, Direktør Forretningsutvikling Retail, Microsoft Sverige 10.00  Partnerskap med Møller Mobility […]

  • GDPR og detaljhandel: Fire GDPR-krav og hvordan Microsoft kan hjelpe

    GDPR og detaljhandel: Fire GDPR-krav og hvordan Microsoft kan hjelpe

    Finn ut hvordan vi kan hjelpe deg å oppfylle GDPR-kravene med dagens tilgjengelige løsninger: Vurder din gjeldende risikoprofil «Hvordan finner jeg ut hvilke forskrifter jeg allerede overholder, og hva jeg må fokusere på videre?» Dette er et av de vanligste spørsmålene om GDPR fra retail. Det er også et av de vanskeligste spørsmålene å svare på, […]

Helseomsorg

Industri

  • Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    En ny europeisk rapport viser at om ledere er fokuserte på å bevare kultur og innovasjon vil fleksible måter å jobbe på bli den nye normalen. Over halvparten av norske ledere (53,5 prosent) svarte at det er viktig å endre bedriftens arbeidsmåter for å bli nettopp mer innovative og fleksible. Forskningen er gjennomført av Microsoft sammen med […]

  • en gruppe mennesker i et rom

    Open Innovation Cruise

    Microsoft Norway’s startup team and Sopra Steria Scale up organized Open Innovation Cruise 2019 on October 15th to October 17th. Thank you Sopra Steria for a fantastic collaboration with organizing this event, and a huge thank you to all the 55 participants from 30 different startups and 6 enterprise organizations. We would also like to […]

Offentlig sektor

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

  • Ineco

    Ineco forbedrer produktiviteten hos de ansatte med moderne verktøy og kunstig intelligens

    Å streve med programvare bidrar ikke til at folk får gjort mer. Det samme gjelder for fildeling og samarbeid om dokumenter. Hvis dette er vanskelig, går det ut over produktiviteten. Ineco, et spansk selskap innen offentlig sektor, har innsett dette. De gikk inn for å endre måten de ansatte samhandler med teknologi og hverandre på. […]

Utdanning

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • Microsoft Cloud for Health – the need of the hour

    Microsoft Cloud for Health – the need of the hour

    The year that has just been, is the year that challenged human interaction to a great length. A chat over a cup of coffee, evening dine-out with families and friends, a warm hug or a reassuring handshake: the year 2020 challenged the goodness of an endearing touch. However, 2020 was also the year of human […]

Kundehistorier

  • Fitness24Seven

    Fitness24Seven: viser muskler med intelligent kommunikasjon

    Fitness24Seven er et av Europas raskest voksende fitness-merkevarer. Men selskapet oppdaget at de måtte styrke kontakten mellom spredte team og forbedre informasjonsdelingen. Som Stefan Hult, seniorrådgiver hos Stratiteq, forteller: "Hver avdeling var i sin egen lille verden. Det manglet en overordnet kontaktløsning som bandt de ulike avdelingene sammen." Løsningen: Enkelhet og fleksibilitet har vært to […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

  • Hva jeg har lært om digital transformasjon og tillit i offentlig sektor.

    Hva jeg har lært om digital transformasjon og tillit i offentlig sektor.

    «Å, det må være utfordrende.» … er hva folk noen ganger sier når jeg forteller at jeg jobber med digital transformasjon i offentlig sektor. Faktisk gir de meg inntrykk av at offentlige tjenester er for store og treige. Vel, på noen måter har de rett. Offentlig sektor har plikt til å hjelpe innbyggerne med å […]

Tips

  • et skjermbilde av en mobiltelefon

    Microsoft Teams med nye funksjoner og utvidelser

    Under en presselansering denne uken, hvor Microsoft snakket om alvoret rundt COVID-19, annonserte vi også at Teams kommer med en rekke nye funksjoner og utvidelser. Dette vil gjøre kommunikasjonen og arbeidet mer produktivt blant brukerne. Over hele verden har millioner av mennesker blitt påvirket av COVID-19-utbruddet. Som følge av dette har etterspørselen til Teams økt […]