en person som sitter ved et skrivebord foran en bærbar datamaskin
Lesetid, 5 min.

Fjernarbeid har blitt den nye normalen for mange mennesker, og de må finne forskjellige måter å fungere effektivt som et team på.

Microsoft Teams gjør det mulig for kolleger å holde kontakten og være produktive og fortsette å samarbeide like effektivt og sikkert som på kontoret.

Enten du allerede bruker det eller ennå ikke har prøvd det, gir vi deg her seks tips om hvordan du utnytter Microsoft Teams best mulig mens du jobber hjemmefra – eller et annet sted:

1. Gjør alle møter mer produktive

Ifølge ny forskning fra Microsofts Work Reworked-rapport opplever ansatte at svimlende 52 % av arbeidstiden hver uke blir brukt ineffektivt på grunn av for eksempel unødvendige avbrudd, søk etter informasjon og ineffektive møter.

Den komplette møtefunksjonen i Microsoft Teams bidrar til å fjerne frustrasjon og manglende effektivitet ved å samle alt du trenger til hvert møte på ett sted. Når du planlegger møter, kan du bruke Teams til å legge til møteagenda, dokumenter som bør leses før møtet, og andre diskusjonstemaer.

Deretter, under møtet, kan du holde alle fokusert på temaet ved å slå på video og gi en mer engasjerende og personlig opplevelse, gjøre bakgrunnen uskarp for å unngå distraksjoner og bruke teksting i sanntid slik at hvert ord kan oppfattes av alle. I tillegg kan dere samarbeide om Office 365-dokumenter og utvikle ideer i sanntid ved hjelp av den digitale tavlen.

Etter møtet er alle møteressursene, inkludert opptak, handlingspunkter, tavle og møtenotater, tilgjengelige, slik at teamet kan fortsette diskusjonen og samarbeide om temaer som ble startet under møtet. Det betyr at alle oppdateres kontinuerlig, og ingen blir frustrert fordi de ikke finner materialer som ble laget eller vist under møtet. Selv de som ikke kunne delta.

2. Organiser større direktesendte arrangementer på nettet med Microsoft Teams

Med direktesendte arrangementer i Microsoft Teams kan du organisere større sammenkomster som for eksempel allmøter, markedsføringswebinarer, lanseringsarrangementer og opplæringsarrangementer – og levere presentasjoner med opptil 100 000 deltakere i eller utenfor organisasjonen. Slik forsikrer du deg om at alle som jobber eksternt, kan delta og holde seg oppdatert.

3. Legg til favorittappene og robotene dine i Microsoft Teams

Med apper kan du gjøre mer i Microsoft Teams. Tenk på de kjente verktøyene, filene og instrumentbordene som allerede brukes i organisasjonen din. Mange av dem kan legges til i Microsoft Teams, og du kan også legge til nye ved å gå til Apper. Du kan bruke dem i både chatter og kanaler, slik at du har all relevant informasjon og alle verktøyene du trenger for å være så produktiv som mulig – uansett hvem du arbeider med.

Her er noen interessante apper og boter du kan prøve ut. Gå til delen Apper i Teams for å oppdage flere – nye blir lagt til hele tiden.

Hvem: Bruk denne boten til å få informasjon om hvem som helst i organisasjonen din. Du kan se informasjon om deltakere i fanen Møter, slik at du vet nøyaktig hvem du skal i møte med. Det er også veldig nyttig når du mottar en melding fra ukjente person og raskt ønsker å finne ut hvem de er og hva de jobber med.

Microsoft Planner: Organiser kommende oppgaver ved å legge til én eller flere Planner-faner i Teams-kanalen. Du kan se statusen til eksisterende oppgaver og bli varslet hvis en ny oppgave blir tildelt deg.

Icebreaker: Denne Microsoft Teams-boten hjelper teammedlemmene med å bli kjent med hverandre ved å plukke ut to tilfeldige personer hver uke som skal møtes, enten fysisk (hvis mulig) eller på nettet. Boten gjør planleggingen enkel ved automatisk å foreslå møtetidspunkter som fungerer for begge. Den er super for å styrke personlig kontakt mellom eksterne team og bidra til å bygge og opprettholde et godt samhold.

Krisekommunikasjon: Under kriser kan det hende at koordineringen av informasjon og samarbeid må endres i takt med kriseforløpet. En løsning for å reagere raskt på omstendighetene kan implementeres og tilpasses av enhver organisasjon.

4. Samarbeid om Office-filer i Microsoft Teams

Når du arbeider eksternt, må du samarbeide om Office-dokumenter sammen med resten av teamet. I Microsoft Teams er det mulig å opprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter, slik at du slipper å veksle mellom apper. Du kan gjøre endringer sammen med kolleger, dele notater og legge til kommentarer. Du kan til og med starte en chat eller et møte fra et dokument for å diskutere endringer.

Med én sømløst integrert samarbeidsplattform slipper du å være usikker på hvilken versjon av et dokument som er gjeldende, og du slipper at innboksen fylles opp av e-poster med motstridende endringer eller kommentarer.

5. Få mest mulig ut av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktivert Microsoft Teams på mobilen? Det er den perfekte måten å få med seg diskusjoner på når du er på farten. Du får tilgang til alle team, kanaler og filer, og du kan delta i møter fra telefonen.

Men husk å verne om privatlivet og optimalisere arbeidstiden på en måte som passer for deg. Dette kan du enkelt gjøre ved å angi «Rolige timer» og «Rolige dager» – en annen nyttig funksjon som du finner i Microsoft Teams-mobilinnstillingene.

6. Gjør alle møtene inkluderende

Hvis du ser nærmere på all samhandling du har i løpet av en vanlig arbeidsdag, vil du nok oppdage at nettverket ditt inkluderer kolleger fra andre avdelinger, datterselskaper og land.

Så husk å inkludere et Microsoft Teams-møte i hver møteinnkallelse. Slik kan alle i teamet ditt bli med, uansett hvor de er.

Under møtet kan du spørre ansatte om de er komfortable med å slå på video for å skape et mer intimt ansikt-til-ansikt-miljø. Du kan også aktivere direkteteksting slik at de som ikke snakker språket ditt flytende, ikke føler seg ekskludert. Dette vil gjøre det tryggere å dele ideer og kommentarer.

Det samme prinsippet gjelder utenfor møter. Ved hjelp av oversetterfunksjonen kan ansatte komfortabelt dele ideer på sitt eget språk via chat eller kanaler.

Husk også å ta opp møtet, slik at teammedlemmer som ikke kan delta, kan se møteopptaket i etterkant og få med seg alle avgjørelser som blir tatt.

Kort sagt, hvis du bruker litt tid på å bli kjent med Microsoft Teams og de mange arbeidsfremmende funksjonene der, får du tilbakebetalt i rikt monn i form av tett og produktivt teamarbeid – til tross for utfordringer med avstand, plassering og andre krav i denne transformerende tiden. Og det er bra for både moral og forretninger.

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

  • Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail 09.00  Velkommen Microsoft & Virke ønsker velkommen og snakker om de store trendene i retail Siri Nordby, Industry Lead Retail, Microsoft Norge Marit Hagehaugen Evensen, Bransjedirektør Retail, Virke 09.30  Envision Retail Dypdykk i kundereisen med fokus på teknologi og trender Linda Pimmeshofer, Direktør Forretningsutvikling Retail, Microsoft Sverige 10.00  Partnerskap med Møller Mobility […]

  • HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    Siden etableringen i 2010 har HeadBrands opplevd rask vekst og er nå Skandinavias ledende forhandler av frisørprodukter. HeadBrands trengte en moderne IT-løsning for å øke produktiviteten og forbedre samarbeidet, både internt og eksternt. Svaret på utfordringen var å bytte ut de fleste tidligere tjenester med Microsoft 365 Business: en helt ny løsning som kombinerer det […]

Finans og forsikring

  • Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Da Sparebank 1 Utvikling inviterte til Power Platform-Hackathon, samlet fem av landets fremste ekspertmiljøer innen Microsoft-plattformer seg for å knive om førsteplassene.    – – – –   Blant disse var Sopra Steria, KPMG, EVIDI, Bouvet og Cefyr.    – Dette har vært kjempemoro og en helt ny måte å utveksle lærdom mellom kunde og leverandør, sier Pål-André […]

  • Norwegian Fintech Cloud Community

    Norwegian Fintech Cloud Community

    On March 21st, we held the first ever Norwegian Fintech Cloud Community in our offices in Oslo! Thank you to both technical/developer leads and business leaders for joining us for this day of inspirational talks by other financial organisations and cloud experts from Microsoft, as they shared best practices in building solutions in the cloud. […]

Helseomsorg

Industri

  • Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen

    Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen

    Organisasjoner og bedrifter har det siste året vært gjennom massive endringer. De aller fleste av oss må tenkte nytt for å vokse, kunne tilby bedre kundeopplevelser og ikke minst engasjere ansatte i en ny arbeidshverdag. I webinaret ‘Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen’ så vi på hvordan samarbeid, produktivitet og innovasjon på arbeidsplassen har endret […]

  • How to succeed with Inbound Marketing?

    How to succeed with Inbound Marketing?

    How people are buying has changed significantly over the last years. Gartner says 80% of B2B sales interactions between suppliers and buyers will occur in digital channels by 2025. The traditional linear sales funnel doesn’t work anymore. Thus, as a marketeer, you need to think differently. Inbound marketing is not new, but many people are […]

Offentlig sektor

  • Iceland runs on Trust

    Hvordan skyen hjalp en liten nasjon med å realisere store ambisjoner

    I desember 2015 startet den islandske regjeringen en gjennomgang av den digitale infrastrukturen. Med mer enn 100 forskjellige leverandører som administreres av over 100 IT-ledere i hver offentlig institusjon, var oppdraget klart: å forenkle driften og effektivisere IT for over 20 000 brukere. Løsningen: Etter to og et halvt år ble en beslutning tatt: For første […]

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

Utdanning

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • en gruppe av personer som sitter ved et bord foran en bygning

    Et raskt blikk på den nye arbeidskulturen

    Vi lever i en tid med svært omfattende kulturelle og teknologiske endringer. Nye generasjoner kommer ut i jobb, og arbeidskulturen endres for å tilpasse seg nye ideer og arbeidsmåter. Samtidig omdefinerer teknologi selve begrepet om en arbeidsplass. Fast arbeidstid fra åtte til fire virker stadig mer gammeldags. Samarbeidsteknologier gir oss nemlig friheten til å jobbe […]

Kundehistorier

  • Norwegian Fintech Cloud Community

    Norwegian Fintech Cloud Community

    On March 21st, we held the first ever Norwegian Fintech Cloud Community in our offices in Oslo! Thank you to both technical/developer leads and business leaders for joining us for this day of inspirational talks by other financial organisations and cloud experts from Microsoft, as they shared best practices in building solutions in the cloud. […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

Tips

  • et skjermbilde av en mobiltelefon

    Microsoft Teams med nye funksjoner og utvidelser

    Under en presselansering denne uken, hvor Microsoft snakket om alvoret rundt COVID-19, annonserte vi også at Teams kommer med en rekke nye funksjoner og utvidelser. Dette vil gjøre kommunikasjonen og arbeidet mer produktivt blant brukerne. Over hele verden har millioner av mennesker blitt påvirket av COVID-19-utbruddet. Som følge av dette har etterspørselen til Teams økt […]