en person som sitter ved et bord med en bærbar PC

Slik arrangerer du vellykkede og sikre møter med Microsoft Teams

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 4 min.

Når så mange mennesker jobber hjemmefra som nå, er det viktigere enn noensinne å finpusse kunnskapen vår om fjernarbeid og være produktive. Vi har sett en stor økning i antall personer som lykkes med sikkert samarbeid via Microsoft Teams. Men uansett om du allerede arrangerer møter i Teams, eller aldri har brukt verktøyet før, anbefaler vi at du drar full nytte av alle samarbeids- og sikkerhetsfunksjonene.

Så her er våre ni beste tips om hvordan du gjennomfører de beste – og tryggeste – nettmøtene.

1. Kontakt personer i og utenfor organisasjonen på en sikker måte

Neste gang du planlegger et møte i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook, inkluderer du bare e-postadressene til dine eksterne gjester, og så tar Teams seg av alt det andre – som å sende e-postinvitasjon med instruksjoner om hvordan de blir med i nettmøtet.

Gjestene dine klikker bare på lenken, skriver inn navnet sitt, og så blir de med i møtet fra nettleseren. Alt uten å måtte installere et programtillegg eller laste ned Teams-klienten.

2. Gjør det mulig for alle å ringe inn uansett hvor de er 

Teams er laget for deltakere på farten, som er uten Internett-tilgang, eller som foretrekker å ringe inn i et møte. Slik blir møtene dine inkluderende.

Brukere som er klargjort for lydkonferanse, ser automatisk innringingsinstruksjoner i Teams-møteinvitasjonen. Ved å klikke på innringingsnummeret fra en mobil starter du automatisk telefonoppringingen, og du går til og med inn i konferansebroen. Dermed slipper du å kunne numre utenat.

3. Ha kontroll med møtealternativer 

Teams gir møtearrangører mange muligheter når det gjelder å definere roller og tillatelser for nettmøtedeltakere.

Du kan for eksempel opprette en møtelobby, som lar arrangøren bestemme når personer blir sluppet inn i møtet. Dette er svært nyttig når dere diskuterer konfidensielle saker. Du kan også angi presentatører, dempe deltakernes lyd og starte/stoppe opptak … Bare for å nevne noen av de andre mulighetene.

4. Ha samtaler ansikt til ansikt med video 

Nå for tiden, når fysiske møter sannsynligvis er umulig, er nettmøter via video et godt alternativ. Å se ansiktet til dem som snakker, gir så mye mer kontekst til ordene.

Derfor er det viktig å oppfordre alle i Teams-møtet til å slå på video for å få en mer personlig og engasjerende samtale. Hvis du ikke vil at noen skal bli distrahert av kjøkkeninnredningen eller et forbipasserende kjæledyr, kan du aktivere bakgrunnsuskarphet eller bruke en egendefinert bakgrunn.

5. Del bare det du trenger 

Som vi alle vet av egen møteerfaring, er mindre ofte bedre. Og når du deler innhold i Teams-møter, bestemmer du hva andre kan se.

Du kan bestemme når du må vise hele skrivebordet, eller bare et bestemt vindu. Dette er nyttig når du ikke vil at visse personer skal se konfidensiell informasjon. Og hvis noen deler skrivebordet eller en app, kan du be presentatøren om å gi deg styring.

6. Få alle til å delta på tavlen 

Bare fordi alle ikke er i samme rom, betyr ikke det at dere ikke kan idémyldre på samme tavle.

Microsoft Whiteboard er integrert med hvert Teams-møte, slik at møtedeltakere kan bidra via berøring, mus og digitalt blekk. Whiteboard-økter lagres som en del av hvert møte og er tilgjengelige for fremtidig bruk og referanse i møtechatten.

7. Få med deg møtet selv om du gikk glipp av det 

Det er en stor mulighet for at noen ikke får med seg et avtalt møte, enten de er noen minutter for sen eller har dobbeltbooket. I stedet for å oppdatere dem i et annet møte, kan du bare ta opp Microsoft Teams-møtet. Ikke bare er det innspilte møtet lagret i skyen – og en lenke vedlagt i møtechatten – deltakerne kan også søke i møtetranskripsjonen og hoppe til det aktuelle tidspunktet i møtet.

8. Vit og se nøyaktig hva som blir sagt 

Hvor mange ganger har du spurt – eller ønsket å spørre – noen om å gjenta seg selv under en konferansesamtale?

Klarhet er viktig for ethvert møte. Så oppfordre deltakere til å slå på bildetekster og lese sanntidstekstingen. Dette er en viktig ny funksjon for hørselshemmede eller personer som har språkvansker eller kobler til fra et støyende sted.

9. Velg enheter som viser deg fra din beste side 

Microsoft tilbyr en komplett portefølje av Teams-sertifiserte enheter med video og lyd av høy kvalitet. Koble til og start møtene dine med bare ett trykk, og velg hvor og hvordan du vil arbeide med enheter som er laget for ethvert område og enhver arbeidsstil.

Finn mer kundestøtte

Finn ut hvordan Microsoft kan hjelpe enhver organisasjon med deres respons

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

  • HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    Siden etableringen i 2010 har HeadBrands opplevd rask vekst og er nå Skandinavias ledende forhandler av frisørprodukter. HeadBrands trengte en moderne IT-løsning for å øke produktiviteten og forbedre samarbeidet, både internt og eksternt. Svaret på utfordringen var å bytte ut de fleste tidligere tjenester med Microsoft 365 Business: en helt ny løsning som kombinerer det […]

  • GDPR og detaljhandel: Fire GDPR-krav og hvordan Microsoft kan hjelpe

    GDPR og detaljhandel: Fire GDPR-krav og hvordan Microsoft kan hjelpe

    Finn ut hvordan vi kan hjelpe deg å oppfylle GDPR-kravene med dagens tilgjengelige løsninger: Vurder din gjeldende risikoprofil «Hvordan finner jeg ut hvilke forskrifter jeg allerede overholder, og hva jeg må fokusere på videre?» Dette er et av de vanligste spørsmålene om GDPR fra retail. Det er også et av de vanskeligste spørsmålene å svare på, […]

Helseomsorg

Industri

  • et skjermbilde av en mobiltelefon

    Microsoft Teams med nye funksjoner og utvidelser

    Under en presselansering denne uken, hvor Microsoft snakket om alvoret rundt COVID-19, annonserte vi også at Teams kommer med en rekke nye funksjoner og utvidelser. Dette vil gjøre kommunikasjonen og arbeidet mer produktivt blant brukerne. Over hele verden har millioner av mennesker blitt påvirket av COVID-19-utbruddet. Som følge av dette har etterspørselen til Teams økt […]

  • en gruppe mennesker i et rom

    Open Innovation Cruise

    Microsoft Norway’s startup team and Sopra Steria Scale up organized Open Innovation Cruise 2019 on October 15th to October 17th. Thank you Sopra Steria for a fantastic collaboration with organizing this event, and a huge thank you to all the 55 participants from 30 different startups and 6 enterprise organizations. We would also like to […]

Offentlig sektor

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

Utdanning

  • Library

    Teams i skolen

    Teams har tatt skolenorge med storm, og flere tusen lærere og elever har integrert Teams som en del av sin skolehverdag. Teams samler alle samtalene dine, møter, filer og apper på ett sted – i ditt Team, og du har rask tilgang og enkel oversikt. Som lærer kan du bruke Teams til å tilrettelegge innhold […]

  • en mann som sitter på et skrivebord og jobber på en bærbar datamaskin

    Ni tips til deg som ønsker å lykkes med fjernundervisning

    Koen Timmers, Microsoft Expert Educator-stipendiat og foreleser i informatikk, forklarer hvordan teknologi kan støtte inspirerende online utdanning.

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

Kundehistorier

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

Tips