en person som sitter ved et bord foran et vindu

Utnytter du Microsoft Teams fullt ut når du jobber eksternt?

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 6 min.

Det er mange årsaker til og krav i forbindelse med fjernarbeid. Vi har laget Microsoft Teams for at du skal få fleksibiliteten til å oppfylle disse kravene. Vi hjelper deg med å holde kontakten med teamene dine slik at samarbeidet kan fortsette effektivt, uansett hvor du er.

Her er et par tips som hjelper deg med å utnytte Microsoft Teams når du arbeider eksternt:

1. Ha mer effektive møter

Ifølge ny forskning fra Work Reworked opplever folk at svimlende 52 % av arbeidstiden hver uke blir brukt ineffektivt på grunn av for eksempel unødvendige avbrudd, søk etter informasjon og ineffektive møter.

Den komplette møtefunksjonen i Microsoft Teams bidrar til å fjerne frustrasjon og manglende effektivitet ved å samle alt du trenger til hvert møte på ett sted. Når du planlegger møter, kan du bruke chattefunksjonen til å legge til møteagenda, dokumenter som bør leses før møtet, og andre diskusjonstemaer. Så du trenger ikke å lete etter møtenotater i e-poster – alt er på ett sted.

Under møtet kan du få alle til å fokusere på temaet ved å bruke videofunksjonen, sløre bakgrunnen for å unngå distraksjoner og tekste videoen i sanntid. I tillegg kan dere samarbeide om Office 365-dokumenter og utvikle ideer i sanntid ved hjelp av den digitale tavlen.

Etter møtet er alle møteressursene, inkludert opptak, handlinger og møtenotater, tilgjengelige i chatten, slik at teamet kan fortsette diskusjonen og samarbeide om temaer som ble startet under møtet. Det betyr at alle oppdateres kontinuerlig, og ingen blir frustrert fordi de ikke finner materialer som ble laget eller vist under møtet.

2. Vis arrangementer live på nettet

Microsoft Teams kan også bidra til direktesendingen av større arrangementer som fellesmøter, markedsføringswebinarer, lanseringsarrangementer og opplæringsarrangementer. Med direktesendinger i Microsoft Teams kan ethvert møte gå live, og presentasjoner kan holdes for opptil 10 000 deltakere i eller utenfor organisasjonen. Slik kan alle som jobber eksternt, delta og holde seg oppdatert.

3. Bruk apper og roboter

Med apper kan du gjøre mer i Microsoft Teams. Tenk på verktøyene, filene og instrumentbordene som allerede brukes i organisasjonen din. Mange av dem kan legges til i Microsoft Teams, og du kan også legge til nye ved å gå til Apper. Du kan bruke dem i både chatter og kanaler, slik at du har all relevant informasjon og alle verktøyene du trenger for å jobbe så effektivt som mulig – uansett hvem du arbeider med.

Her er noen interessante apper og roboter du kan prøve ut. Gå til delen Apper i Teams for å oppdage flere – nye blir lagt til daglig!

Hvem: en bot som hjelper deg med å finne informasjon om hvem som helst i organisasjonen din. Ikke glem å sjekke ut fanen med kommende møter for å se informasjon om deltakere, slik at du vet nøyaktig hvem du skal i møte med.

Microsoft Planner: Organiser oppgavene dine ved å legge til én eller flere Planner-faner i teamkanalen. Du kan spore statusen til eksisterende oppgaver og bli varslet hvis en ny oppgave blir tildelt deg.

Icebreaker: en Microsoft Teams-robot som bidrar til nærere teamrelasjoner ved å plukke ut to tilfeldige teammedlemmer hver uke som skal møtes, enten fysisk eller på nettet. Roboten gjør planleggingen enkel ved automatisk å foreslå møtetidspunkter som fungerer for begge medlemmene. Denne appen er spesielt interessant hvis du jobber eksternt på regelmessig basis. Den kan nemlig hjelpe til med å styrke den personlige kontakten og bygge et tett sammensveiset fellesskap.

Krisekommunikasjon: Under kriser kan det hende at koordineringen av informasjon og samarbeid må endres i takt med kriseforløpet. En løsning for å reagere raskt på omstendighetene kan implementeres og tilpasses av enhver organisasjon.

4. Samarbeid om filer i Microsoft Teams

Når du arbeider eksternt, må du samarbeide om og arbeide i Office-dokumenter sammen med resten av teamet. I Microsoft Teams er det mulig å opprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter, slik at du slipper å veksle mellom apper. Du kan samarbeide og redigere samtidig med kollegene dine, dele notater, legge til kommentarer og dele etter behov. Du kan til og med starte en chat eller et møte fra et dokument for å diskutere endringer. Med én sømløst integrert samarbeidsplattform slipper du å være usikker på hvilken versjon av et dokument som er gjeldende, og du slipper at innboksen fylles opp av e-poster med motstridende endringer eller kommentarer.

5. Få mest mulig ut av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktivert Microsoft Teams på mobilen? Det er den perfekte måten å få med seg diskusjoner på hvis du er på reise. Nå får du tilgang til alle team, kanaler og filer, og du kan delta i møter fra telefonen. På denne måten er du sikker på ikke å gå glipp av noe. Sett egne grenser og optimaliser arbeidstiden slik det fungerer best for deg, ved å bruke funksjonene Rolige timer og Rolige dager i Microsoft Teams-innstillingene på mobilen.

6. Og til slutt: Vær inkluderende

Hvis du analyserer samhandlingen med kolleger i løpet av en vanlig arbeidsdag, vil du nok se at du ikke bare jobber med personer i din egen avdeling. Det er helt vanlig at hverdagens jobbnettverk også omfatter kolleger fra andre avdelinger, datterselskaper og til og med andre land. Og disse kan jobbe på et kontor, på farten eller hjemme.

Så hvis du planlegger et teammøte, må du huske å inkludere et Microsoft Teams-møte i hver møteforespørsel, slik at alle i teamet kan bli med, uansett hvor de er. Under møtet kan du be folk om å aktivere videofunksjonen, slik at dere virkelig møtes «ansikt til ansikt». Sørg for å aktivere videotekstingen slik at alle som ikke snakker språket ditt flytende, også kan følge møtet. Husk også å ta opp møtet, slik at personer som ikke kan delta, kan se møteopptaket i etterkant og få med seg alle avgjørelser som blir tatt.

Og mens vi snakker om det: Oppfordre teamet ditt til å samarbeide og dele ideer på morsmålet i chatten eller kanaler. Ved hjelp av oversetterfunksjonen kan alle i teamet oversette meldingen til sitt eget språk. Slik får alle tryggheten til å dele ideer og kommentarer og komme med innspill i teamet.

Så enten du jobber fra forskjellige kontorer, jobber midlertidig hjemmefra eller jobber fra et kundested, kan Teams hjelpe deg med å være produktiv.

Book veiledning til digitale videomøter

Arbeidet må kunne fortsette selv om arbeidsplassen er fysisk utilgjengelig. Dersom du vil ha en sparringspartner for å lære hvordan du kan holde dine møter og samtaler digitalt, book en sesjon med oss her, så hjelper vi deg i gang!

Lynkurs i Microsoft Teams

Ta et kostnadsfritt lynkurs i Microsoft Teams

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

  • Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail 09.00  Velkommen Microsoft & Virke ønsker velkommen og snakker om de store trendene i retail Siri Nordby, Industry Lead Retail, Microsoft Norge Marit Hagehaugen Evensen, Bransjedirektør Retail, Virke 09.30  Envision Retail Dypdykk i kundereisen med fokus på teknologi og trender Linda Pimmeshofer, Direktør Forretningsutvikling Retail, Microsoft Sverige 10.00  Partnerskap med Møller Mobility […]

  • HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    Siden etableringen i 2010 har HeadBrands opplevd rask vekst og er nå Skandinavias ledende forhandler av frisørprodukter. HeadBrands trengte en moderne IT-løsning for å øke produktiviteten og forbedre samarbeidet, både internt og eksternt. Svaret på utfordringen var å bytte ut de fleste tidligere tjenester med Microsoft 365 Business: en helt ny løsning som kombinerer det […]

Helseomsorg

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

  • en person som sitter foran en bærbar datamaskin

    «Big Bang»-tilnærmingen til digital transformasjon – og hvordan man får den til å fungere

    Ingenting er som før for næringsdrivende. Endring og omveltning er den nye normalen. Bare tenk på endringene som påvirker din egen organisasjon akkurat nå: Ny teknologi og nye teknikker skaper nye holdninger og forventninger både blant ansatte og kunder. Alt forandrer seg. Det eneste alle endringene har til felles, er hastigheten de skjer i. De […]

Industri

  • Recap of ISV Welcome Day

    Recap of ISV Welcome Day

    Are you an Independent Software Vendor (ISV), and are you looking for a cloud platform to support and scale your business? In our 1.5 hour virtual event we will dive into how you can transform towards the cloud together with us. We will inspire you on the advantages of building cloud natively and show how […]

  • Etex

    Etex bruker moderne verktøy for å samle bedriften og styrke kundefokuset

    Når det gjelder konstruksjon, må alle komponentene settes sammen på riktig måte og i riktig rekkefølge for at produktet skal bli optimalt. Etex er et belgisk selskap som produserer byggeløsninger, og de har fokus på dette hver dag. De ønsket å finne en måte å forbedre produktiviteten og det interne samarbeidet på. Med over 15 000 […]

Offentlig sektor

  • Ineco

    Ineco forbedrer produktiviteten hos de ansatte med moderne verktøy og kunstig intelligens

    Å streve med programvare bidrar ikke til at folk får gjort mer. Det samme gjelder for fildeling og samarbeid om dokumenter. Hvis dette er vanskelig, går det ut over produktiviteten. Ineco, et spansk selskap innen offentlig sektor, har innsett dette. De gikk inn for å endre måten de ansatte samhandler med teknologi og hverandre på. […]

  • Iceland runs on Trust

    Hvordan skyen hjalp en liten nasjon med å realisere store ambisjoner

    I desember 2015 startet den islandske regjeringen en gjennomgang av den digitale infrastrukturen. Med mer enn 100 forskjellige leverandører som administreres av over 100 IT-ledere i hver offentlig institusjon, var oppdraget klart: å forenkle driften og effektivisere IT for over 20 000 brukere. Løsningen: Etter to og et halvt år ble en beslutning tatt: For første […]

Utdanning

  • Uninett leverer forskningsnett i verdensklasse med Microsoft

    Uninett leverer forskningsnett i verdensklasse med Microsoft

    Uninett investerer nå i kapasiteten på forskningsnettet mot Microsoft for å sikre seg for framtiden. – Trafikken har vokst, derfor gjør vi nå vår første oppgradering fra 20 gigabits per sekund til to parallelle direkteforbindelser på 100 Gb/s, som også er reserver for hverandre, forteller avdelingsdirektør Olaf Schjelderup ved Uninett. For et drøyt år siden […]

  • Skolens GDPR-guide 

    Skolens GDPR-guide 

    Skolens GDPR-guide Etter 25. mai* må du forholde deg til EUs regler rundt General Data Protection Regulation (GDPR). For å forstå hvordan din skole skal klare dette, kan du ta en titt på denne e-boken og andre ressurser som kan være nyttig for deg og skolen din. Din skoles reise Skolen samler inn navn, adresser, fødselsdatoer […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    En ny europeisk rapport viser at om ledere er fokuserte på å bevare kultur og innovasjon vil fleksible måter å jobbe på bli den nye normalen. Over halvparten av norske ledere (53,5 prosent) svarte at det er viktig å endre bedriftens arbeidsmåter for å bli nettopp mer innovative og fleksible. Forskningen er gjennomført av Microsoft sammen med […]

Kundehistorier

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

Tips