en person som sitter ved et bord foran et vindu

Utnytter du Microsoft Teams fullt ut når du jobber eksternt?

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 6 min.

Det er mange årsaker til og krav i forbindelse med fjernarbeid. Vi har laget Microsoft Teams for at du skal få fleksibiliteten til å oppfylle disse kravene. Vi hjelper deg med å holde kontakten med teamene dine slik at samarbeidet kan fortsette effektivt, uansett hvor du er.

Her er et par tips som hjelper deg med å utnytte Microsoft Teams når du arbeider eksternt:

1. Ha mer effektive møter

Ifølge ny forskning fra Work Reworked opplever folk at svimlende 52 % av arbeidstiden hver uke blir brukt ineffektivt på grunn av for eksempel unødvendige avbrudd, søk etter informasjon og ineffektive møter.

Den komplette møtefunksjonen i Microsoft Teams bidrar til å fjerne frustrasjon og manglende effektivitet ved å samle alt du trenger til hvert møte på ett sted. Når du planlegger møter, kan du bruke chattefunksjonen til å legge til møteagenda, dokumenter som bør leses før møtet, og andre diskusjonstemaer. Så du trenger ikke å lete etter møtenotater i e-poster – alt er på ett sted.

Under møtet kan du få alle til å fokusere på temaet ved å bruke videofunksjonen, sløre bakgrunnen for å unngå distraksjoner og tekste videoen i sanntid. I tillegg kan dere samarbeide om Office 365-dokumenter og utvikle ideer i sanntid ved hjelp av den digitale tavlen.

Etter møtet er alle møteressursene, inkludert opptak, handlinger og møtenotater, tilgjengelige i chatten, slik at teamet kan fortsette diskusjonen og samarbeide om temaer som ble startet under møtet. Det betyr at alle oppdateres kontinuerlig, og ingen blir frustrert fordi de ikke finner materialer som ble laget eller vist under møtet.

2. Vis arrangementer live på nettet

Microsoft Teams kan også bidra til direktesendingen av større arrangementer som fellesmøter, markedsføringswebinarer, lanseringsarrangementer og opplæringsarrangementer. Med direktesendinger i Microsoft Teams kan ethvert møte gå live, og presentasjoner kan holdes for opptil 10 000 deltakere i eller utenfor organisasjonen. Slik kan alle som jobber eksternt, delta og holde seg oppdatert.

3. Bruk apper og roboter

Med apper kan du gjøre mer i Microsoft Teams. Tenk på verktøyene, filene og instrumentbordene som allerede brukes i organisasjonen din. Mange av dem kan legges til i Microsoft Teams, og du kan også legge til nye ved å gå til Apper. Du kan bruke dem i både chatter og kanaler, slik at du har all relevant informasjon og alle verktøyene du trenger for å jobbe så effektivt som mulig – uansett hvem du arbeider med.

Her er noen interessante apper og roboter du kan prøve ut. Gå til delen Apper i Teams for å oppdage flere – nye blir lagt til daglig!

Hvem: en bot som hjelper deg med å finne informasjon om hvem som helst i organisasjonen din. Ikke glem å sjekke ut fanen med kommende møter for å se informasjon om deltakere, slik at du vet nøyaktig hvem du skal i møte med.

Microsoft Planner: Organiser oppgavene dine ved å legge til én eller flere Planner-faner i teamkanalen. Du kan spore statusen til eksisterende oppgaver og bli varslet hvis en ny oppgave blir tildelt deg.

Icebreaker: en Microsoft Teams-robot som bidrar til nærere teamrelasjoner ved å plukke ut to tilfeldige teammedlemmer hver uke som skal møtes, enten fysisk eller på nettet. Roboten gjør planleggingen enkel ved automatisk å foreslå møtetidspunkter som fungerer for begge medlemmene. Denne appen er spesielt interessant hvis du jobber eksternt på regelmessig basis. Den kan nemlig hjelpe til med å styrke den personlige kontakten og bygge et tett sammensveiset fellesskap.

Krisekommunikasjon: Under kriser kan det hende at koordineringen av informasjon og samarbeid må endres i takt med kriseforløpet. En løsning for å reagere raskt på omstendighetene kan implementeres og tilpasses av enhver organisasjon.

4. Samarbeid om filer i Microsoft Teams

Når du arbeider eksternt, må du samarbeide om og arbeide i Office-dokumenter sammen med resten av teamet. I Microsoft Teams er det mulig å opprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter, slik at du slipper å veksle mellom apper. Du kan samarbeide og redigere samtidig med kollegene dine, dele notater, legge til kommentarer og dele etter behov. Du kan til og med starte en chat eller et møte fra et dokument for å diskutere endringer. Med én sømløst integrert samarbeidsplattform slipper du å være usikker på hvilken versjon av et dokument som er gjeldende, og du slipper at innboksen fylles opp av e-poster med motstridende endringer eller kommentarer.

5. Få mest mulig ut av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktivert Microsoft Teams på mobilen? Det er den perfekte måten å få med seg diskusjoner på hvis du er på reise. Nå får du tilgang til alle team, kanaler og filer, og du kan delta i møter fra telefonen. På denne måten er du sikker på ikke å gå glipp av noe. Sett egne grenser og optimaliser arbeidstiden slik det fungerer best for deg, ved å bruke funksjonene Rolige timer og Rolige dager i Microsoft Teams-innstillingene på mobilen.

6. Og til slutt: Vær inkluderende

Hvis du analyserer samhandlingen med kolleger i løpet av en vanlig arbeidsdag, vil du nok se at du ikke bare jobber med personer i din egen avdeling. Det er helt vanlig at hverdagens jobbnettverk også omfatter kolleger fra andre avdelinger, datterselskaper og til og med andre land. Og disse kan jobbe på et kontor, på farten eller hjemme.

Så hvis du planlegger et teammøte, må du huske å inkludere et Microsoft Teams-møte i hver møteforespørsel, slik at alle i teamet kan bli med, uansett hvor de er. Under møtet kan du be folk om å aktivere videofunksjonen, slik at dere virkelig møtes «ansikt til ansikt». Sørg for å aktivere videotekstingen slik at alle som ikke snakker språket ditt flytende, også kan følge møtet. Husk også å ta opp møtet, slik at personer som ikke kan delta, kan se møteopptaket i etterkant og få med seg alle avgjørelser som blir tatt.

Og mens vi snakker om det: Oppfordre teamet ditt til å samarbeide og dele ideer på morsmålet i chatten eller kanaler. Ved hjelp av oversetterfunksjonen kan alle i teamet oversette meldingen til sitt eget språk. Slik får alle tryggheten til å dele ideer og kommentarer og komme med innspill i teamet.

Så enten du jobber fra forskjellige kontorer, jobber midlertidig hjemmefra eller jobber fra et kundested, kan Teams hjelpe deg med å være produktiv.

Book veiledning til digitale videomøter

Arbeidet må kunne fortsette selv om arbeidsplassen er fysisk utilgjengelig. Dersom du vil ha en sparringspartner for å lære hvordan du kan holde dine møter og samtaler digitalt, book en sesjon med oss her, så hjelper vi deg i gang!

Lynkurs i Microsoft Teams

Ta et kostnadsfritt lynkurs i Microsoft Teams

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

Helseomsorg

  • en person som sitter foran en bærbar datamaskin

    «Big Bang»-tilnærmingen til digital transformasjon – og hvordan man får den til å fungere

    Ingenting er som før for næringsdrivende. Endring og omveltning er den nye normalen. Bare tenk på endringene som påvirker din egen organisasjon akkurat nå: Ny teknologi og nye teknikker skaper nye holdninger og forventninger både blant ansatte og kunder. Alt forandrer seg. Det eneste alle endringene har til felles, er hastigheten de skjer i. De […]

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

Industri

  • Azure Skills2

    Knowledge Mining – Uncover Latent Insights within Your Organization

    Thank you for joining us at Knowledge Mining – Uncover Latent Insights within Your Organization! The video is available on demand, and you can watch it at any time here    If you would like to reach one of our speakers:  Izabela Hawrylko, Data & AI Specialist at Microsoft  https://www.linkedin.com/in/izabelahawrylko/   Izabela.Hawrylko@microsoft.com   Ignacio Floristan, Global Black Belt AI Specialist […]

  • en person som sitter ved et skrivebord med en bærbar PC på et bord

    Hvordan tilrettelegge for dine ansatte i usikre tider

    Microsofts Max Tchapeyou tilbyr et veldig personlig synspunkt, med henvisning til de seks måtene han har funnet for å jobbe mer effektivt – og positivt – med teamet sitt.

Offentlig sektor

  • Sikker datalagring på norsk jord

    Sikker datalagring på norsk jord

    Høsten 2019 åpner Microsoft to nye datasenterregioner i Norge. Datasentrene tilbyr skytjenester til offentlige og private aktører med behov for og krav til lagring av data på norsk jord. Informasjonssikkerhet er helt nødvendig for alle verdiskapende aktører i vårt moderne samfunn. Når stadig flere avgjørelser baseres på en voksende mengde tilgjengelig informasjon, må vi kunne […]

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Utdanning

  • man achter laptop

    Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring

    Vi har gleden av å dele en ny artikkel, ”Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring”, som Microsoft utgir i samarbeid med New Pedagogies for Deep Learning. Løsningene ligger foran oss. Vi har muligheten til å håndtere våre nærværende problemer på en kreativ måte og lære av denne perioden med fjernundervisning, samtidig som vi bygger […]

  • Library
    Les mer om Teams i skolen Samarbeid Lesetid, 1 min.

    Teams i skolen

    Teams har tatt skolenorge med storm, og flere tusen lærere og elever har integrert Teams som en del av sin skolehverdag. Teams samler alle samtalene dine, møter, filer og apper på ett sted – i ditt Team, og du har rask tilgang og enkel oversikt. Som lærer kan du bruke Teams til å tilrettelegge innhold […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • en gruppe av personer som sitter ved et bord foran en bygning

    Et raskt blikk på den nye arbeidskulturen

    Vi lever i en tid med svært omfattende kulturelle og teknologiske endringer. Nye generasjoner kommer ut i jobb, og arbeidskulturen endres for å tilpasse seg nye ideer og arbeidsmåter. Samtidig omdefinerer teknologi selve begrepet om en arbeidsplass. Fast arbeidstid fra åtte til fire virker stadig mer gammeldags. Samarbeidsteknologier gir oss nemlig friheten til å jobbe […]

Kundehistorier

  • HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    HeadBrands er klar for fremtiden med Microsoft 365 Business

    Siden etableringen i 2010 har HeadBrands opplevd rask vekst og er nå Skandinavias ledende forhandler av frisørprodukter. HeadBrands trengte en moderne IT-løsning for å øke produktiviteten og forbedre samarbeidet, både internt og eksternt. Svaret på utfordringen var å bytte ut de fleste tidligere tjenester med Microsoft 365 Business: en helt ny løsning som kombinerer det […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

Tips

  • A woman holding a white mug

    7 tips til å få hjemmekontoret til å fungere

    Du kan vel si at jeg begynte tidlig med fjernarbeid. For rundt 15 år siden var jeg ansvarlig for mobilitet og konvergens i et stort telekomselskap da disse konseptene var i sin spede barndom. Så jeg bestemte meg for at jeg skulle prøve ut det jeg hadde snakket om, så jeg insisterte på å jobbe […]