en person som sitter ved et bord foran et vindu

Utnytter du Microsoft Teams fullt ut når du jobber eksternt?

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 6 min.

Det er mange årsaker til og krav i forbindelse med fjernarbeid. Vi har laget Microsoft Teams for at du skal få fleksibiliteten til å oppfylle disse kravene. Vi hjelper deg med å holde kontakten med teamene dine slik at samarbeidet kan fortsette effektivt, uansett hvor du er.

Her er et par tips som hjelper deg med å utnytte Microsoft Teams når du arbeider eksternt:

1. Ha mer effektive møter

Ifølge ny forskning fra Work Reworked opplever folk at svimlende 52 % av arbeidstiden hver uke blir brukt ineffektivt på grunn av for eksempel unødvendige avbrudd, søk etter informasjon og ineffektive møter.

Den komplette møtefunksjonen i Microsoft Teams bidrar til å fjerne frustrasjon og manglende effektivitet ved å samle alt du trenger til hvert møte på ett sted. Når du planlegger møter, kan du bruke chattefunksjonen til å legge til møteagenda, dokumenter som bør leses før møtet, og andre diskusjonstemaer. Så du trenger ikke å lete etter møtenotater i e-poster – alt er på ett sted.

Under møtet kan du få alle til å fokusere på temaet ved å bruke videofunksjonen, sløre bakgrunnen for å unngå distraksjoner og tekste videoen i sanntid. I tillegg kan dere samarbeide om Office 365-dokumenter og utvikle ideer i sanntid ved hjelp av den digitale tavlen.

Etter møtet er alle møteressursene, inkludert opptak, handlinger og møtenotater, tilgjengelige i chatten, slik at teamet kan fortsette diskusjonen og samarbeide om temaer som ble startet under møtet. Det betyr at alle oppdateres kontinuerlig, og ingen blir frustrert fordi de ikke finner materialer som ble laget eller vist under møtet.

2. Vis arrangementer live på nettet

Microsoft Teams kan også bidra til direktesendingen av større arrangementer som fellesmøter, markedsføringswebinarer, lanseringsarrangementer og opplæringsarrangementer. Med direktesendinger i Microsoft Teams kan ethvert møte gå live, og presentasjoner kan holdes for opptil 10 000 deltakere i eller utenfor organisasjonen. Slik kan alle som jobber eksternt, delta og holde seg oppdatert.

3. Bruk apper og roboter

Med apper kan du gjøre mer i Microsoft Teams. Tenk på verktøyene, filene og instrumentbordene som allerede brukes i organisasjonen din. Mange av dem kan legges til i Microsoft Teams, og du kan også legge til nye ved å gå til Apper. Du kan bruke dem i både chatter og kanaler, slik at du har all relevant informasjon og alle verktøyene du trenger for å jobbe så effektivt som mulig – uansett hvem du arbeider med.

Her er noen interessante apper og roboter du kan prøve ut. Gå til delen Apper i Teams for å oppdage flere – nye blir lagt til daglig!

Hvem: en bot som hjelper deg med å finne informasjon om hvem som helst i organisasjonen din. Ikke glem å sjekke ut fanen med kommende møter for å se informasjon om deltakere, slik at du vet nøyaktig hvem du skal i møte med.

Microsoft Planner: Organiser oppgavene dine ved å legge til én eller flere Planner-faner i teamkanalen. Du kan spore statusen til eksisterende oppgaver og bli varslet hvis en ny oppgave blir tildelt deg.

Icebreaker: en Microsoft Teams-robot som bidrar til nærere teamrelasjoner ved å plukke ut to tilfeldige teammedlemmer hver uke som skal møtes, enten fysisk eller på nettet. Roboten gjør planleggingen enkel ved automatisk å foreslå møtetidspunkter som fungerer for begge medlemmene. Denne appen er spesielt interessant hvis du jobber eksternt på regelmessig basis. Den kan nemlig hjelpe til med å styrke den personlige kontakten og bygge et tett sammensveiset fellesskap.

Krisekommunikasjon: Under kriser kan det hende at koordineringen av informasjon og samarbeid må endres i takt med kriseforløpet. En løsning for å reagere raskt på omstendighetene kan implementeres og tilpasses av enhver organisasjon.

4. Samarbeid om filer i Microsoft Teams

Når du arbeider eksternt, må du samarbeide om og arbeide i Office-dokumenter sammen med resten av teamet. I Microsoft Teams er det mulig å opprette Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter, slik at du slipper å veksle mellom apper. Du kan samarbeide og redigere samtidig med kollegene dine, dele notater, legge til kommentarer og dele etter behov. Du kan til og med starte en chat eller et møte fra et dokument for å diskutere endringer. Med én sømløst integrert samarbeidsplattform slipper du å være usikker på hvilken versjon av et dokument som er gjeldende, og du slipper at innboksen fylles opp av e-poster med motstridende endringer eller kommentarer.

5. Få mest mulig ut av Microsoft Teams-mobilappen

Har du aktivert Microsoft Teams på mobilen? Det er den perfekte måten å få med seg diskusjoner på hvis du er på reise. Nå får du tilgang til alle team, kanaler og filer, og du kan delta i møter fra telefonen. På denne måten er du sikker på ikke å gå glipp av noe. Sett egne grenser og optimaliser arbeidstiden slik det fungerer best for deg, ved å bruke funksjonene Rolige timer og Rolige dager i Microsoft Teams-innstillingene på mobilen.

6. Og til slutt: Vær inkluderende

Hvis du analyserer samhandlingen med kolleger i løpet av en vanlig arbeidsdag, vil du nok se at du ikke bare jobber med personer i din egen avdeling. Det er helt vanlig at hverdagens jobbnettverk også omfatter kolleger fra andre avdelinger, datterselskaper og til og med andre land. Og disse kan jobbe på et kontor, på farten eller hjemme.

Så hvis du planlegger et teammøte, må du huske å inkludere et Microsoft Teams-møte i hver møteforespørsel, slik at alle i teamet kan bli med, uansett hvor de er. Under møtet kan du be folk om å aktivere videofunksjonen, slik at dere virkelig møtes «ansikt til ansikt». Sørg for å aktivere videotekstingen slik at alle som ikke snakker språket ditt flytende, også kan følge møtet. Husk også å ta opp møtet, slik at personer som ikke kan delta, kan se møteopptaket i etterkant og få med seg alle avgjørelser som blir tatt.

Og mens vi snakker om det: Oppfordre teamet ditt til å samarbeide og dele ideer på morsmålet i chatten eller kanaler. Ved hjelp av oversetterfunksjonen kan alle i teamet oversette meldingen til sitt eget språk. Slik får alle tryggheten til å dele ideer og kommentarer og komme med innspill i teamet.

Så enten du jobber fra forskjellige kontorer, jobber midlertidig hjemmefra eller jobber fra et kundested, kan Teams hjelpe deg med å være produktiv.

Book veiledning til digitale videomøter

Arbeidet må kunne fortsette selv om arbeidsplassen er fysisk utilgjengelig. Dersom du vil ha en sparringspartner for å lære hvordan du kan holde dine møter og samtaler digitalt, book en sesjon med oss her, så hjelper vi deg i gang!

Lynkurs i Microsoft Teams

Ta et kostnadsfritt lynkurs i Microsoft Teams

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

Helseomsorg

Industri

  • en gruppe mennesker i et rom

    Open Innovation Cruise

    Microsoft Norway’s startup team and Sopra Steria Scale up organized Open Innovation Cruise 2019 on October 15th to October 17th. Thank you Sopra Steria for a fantastic collaboration with organizing this event, and a huge thank you to all the 55 participants from 30 different startups and 6 enterprise organizations. We would also like to […]

  • Fremtidens arbeidsplass: Hvordan åpne for bedre kommunikasjon i ny arbeidshverdag

    Fremtidens arbeidsplass: Hvordan åpne for bedre kommunikasjon i ny arbeidshverdag

    Organisasjoner og bedrifter har det siste året vært gjennom massive endringer. De aller fleste av oss må tenkte nytt for å vokse, kunne tilby bedre kundeopplevelser og ikke minst engasjere ansatte i en ny arbeidshverdag.   I webinaret ‘Fremtidens arbeidsplass: Hvordan åpne for bedre kommunikasjon i en ny arbeidshverdag’ ser vi på hvordan samarbeid, produktivitet og innovasjon på arbeidsplassen har […]

Offentlig sektor

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

  • Sikker datalagring på norsk jord

    Sikker datalagring på norsk jord

    Høsten 2019 åpner Microsoft to nye datasenterregioner i Norge. Datasentrene tilbyr skytjenester til offentlige og private aktører med behov for og krav til lagring av data på norsk jord. Informasjonssikkerhet er helt nødvendig for alle verdiskapende aktører i vårt moderne samfunn. Når stadig flere avgjørelser baseres på en voksende mengde tilgjengelig informasjon, må vi kunne […]

Utdanning

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • Microsoft Cloud for Health – the need of the hour

    Microsoft Cloud for Health – the need of the hour

    The year that has just been, is the year that challenged human interaction to a great length. A chat over a cup of coffee, evening dine-out with families and friends, a warm hug or a reassuring handshake: the year 2020 challenged the goodness of an endearing touch. However, 2020 was also the year of human […]

Kundehistorier

  • En båt i Söderhamn

    Risikabel og usikker fildeling inspirerte kommunale myndigheter. Her kan du lese hvorfor.

    «Denne filen er for stor til å sendes.» Vi er alle skyldige. Tiden er knapp, og så er det en fil som ikke kan sendes fordi den er for stor – da blir risikabel offentlig fildeling plutselig et svært fristende alternativ. Sikkerhet ofres for bekvemmelighet. For lokale myndigheter er dette et systemproblem med store sikkerhetsrisikoer. […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

Tips

  • en person som sitter ved et skrivebord foran en bærbar datamaskin

    Gode tips for smartere fjernarbeid med Microsoft Teams

    Fjernarbeid har blitt den nye normalen for mange mennesker, og de må finne forskjellige måter å fungere effektivt som et team på. Microsoft Teams gjør det mulig for kolleger å holde kontakten og være produktive og fortsette å samarbeide like effektivt og sikkert som på kontoret. Enten du allerede bruker det eller ennå ikke har […]