Hvordan unngår man en IT-avdeling på fri-eksos?

Silje Gulbrandsen

Silje Gulbrandsen

Product Marketing Manager

Lesetid, 6 min.

Den moderne og digitale arbeidsplassen kan forbedre måten vi samarbeider og kommuniserer på i arbeidshverdagen, og kan gi rom for innovasjon og forbedret produktivitet. Men hvordan kan virksomheter sikre gevinstrealisering ved implementering av digitale arbeidsverktøy?

 

I dette blogginnlegget gir Per Sivertsen i Sopra Steria sitt perspektiv på utfordringer virksomheter møter ved implementering av digitale arbeidsverktøy og hvordan organisasjoner kan overkomme utfordringene med suksessfaktorer for en god sluttbrukeradopsjon.

Hvordan unngår man en IT-avdeling på fri-eksos?

Av Per Sivertsen, Consultant Director, Sopra Steria

«25% av teknologiprosjekter feiler, 20% gir ingen gevinstrealisering, og så mange som 50% trenger massiv omarbeidelse i det øyeblikket prosjektet er ferdig.

54% av IT prosjekter som feiler skyldes prosjektledelse, mens bare 3% skyldes tekniske utfordringer»

 Forbes Magazine

Gartner uttalte i 2012 at «IT prosjekter handler 80% om kultur og 20% teknologien», og dette forklarer ganske tydelig utfordringen virksomheter har dersom IT-avdelingen deres er på fri eksos og implementerer løsninger og lar brukerne selv komme opp med hvordan disse skal tas i bruk.

Feilen de fleste virksomheter gjør er manglende fokus på adopsjon – det vil si å bygge kultur for deling, skape entusiasme og trene ansatte i en ny måte å jobbe på.

Sopra Steria opplever ofte to typer implementeringsstrategier:

  • Alle verktøy tilgjengelig gjøres til alle brukerne i virksomheten uten noe form for endringsledelse eller brukeradopsjon. Manglende opplæring, føringer og retningslinjer skaper frustrasjon blant brukerne og kan i verste fall føre til uønsket brukeradferd (fortsatt bruk av skygge-IT, fravær av adopsjon osv.)
  • Virksomheter som forventer at Sopra Steria skal gjenbruke leveranser vi har utført hos andre kunder for at virksomhetene skal komme raskere til målet med sin egen utrulling. Forståelsen for at ingen virksomheter er like og at det er arbeidsprosessene og menneskene som er driveren bak en suksessfull implementering mangler i de fleste tilfeller. Vår erfaring er at det er viktig å ha en god prosess rundt endringsledelse å vise til, og forankre denne i både prosjektledelse og virksomheten som mottar endringene.

Endringsledelse sikrer en raskere vei til suksess

Kombinasjonen mellom prosjektledelse og endringsledelse med fokus på brukerbehov ved innføring av nye samhandlingstjenester sikrer en raskere adopsjonshastighet av nye applikasjoner, et større antall brukere utnytter de nye løsningene («start small, scale fast») samtidig med at man sikrer en felles kunnskaps- og delingsplattform som kan måles opp mot forventet gevinstrealisering.

Samhandling defineres som samspillet mellom mennesker for å oppnå felles mål. Dette kjennetegnes av dialog, koordinert oppgaveløsning, systematisk deling og gjenbruk av informasjon samt kultur for læring og åpenhet. En forutsetning for dette er moderne og hensiktsmessige digitale løsninger.

Så hva er suksessfaktorene for en god sluttbrukeradopsjon?

 Opplæring og kontinuerlig forsterkning av budskap er en driver bak god sluttbrukeradopsjon. Denne kan deles opp i 4 deler.

Interessenter

En grundig interessentanalyse er viktig for å sikre at man treffer riktig når det skal besluttes om og i hvilken grad funksjonalitet skal brukes.

  • Lederforankring – identifisere og inkludere sponsorer i ledelsen. Disse bør fortelle virksomheten hvor viktig innføringen er og selv gå foran med gode eksempler. Dette er etter vår mening det mest kraftfulle av alt i forbindelse med adopsjon. Dersom alle ser at ledere faktisk og selv er med på endringen verktøy og forventer at alle andre skal bruke det, er dette kraftfullt for de ansatt.
  • Myndiggjøre ambassadørnettverk – sørg for at brukerne har hjelp og støtte med en gang behovet dukker opp. Dette kan være alt fra hvordan man bruker verktøy til hvordan det skal settes opp.

Brukerhistorer

Klarhet i hvilke behov en løsning skal dekke og på hvilken måte den skal brukes for å oppnå dette, er grunnleggende for å kunne sette opp en løsning på riktig måte.

      • Sikre dokumentasjon av arbeidsprosessene som gjennomføres og bruker sitt ønske om bedre jobbhverdag. Disse danner grunnlaget for testing og verifisering av løsningene som blir implementert i organisasjonen. Forsøk å dekke alle eventualiteter.
      • Definer suksesskriterier – dette letter arbeidet med å signere ut løsningen ved leveranse.

Bevisstgjøring

Det viktigste med bevisstgjøringsaktiviteteter er å skape et ønske hos brukerne om at: «Ja, dette ønsker jeg å være med på.» *Denne endringen er viktig for meg og kan gi meg gode muligheter til å utføre jobben min på en enda bedre måte.»

      • Gjennomfør kommunikasjonskampanjer for å holde organisasjonen oppdatert på status og progresjon. Dette gjør at brukerne forbereder seg på det nye som kommer samt klargjør seg for opplæring.
      • Lanseringsevents for interessenter – sikre at sponsorer og ambassadørnettverk er i forkant av introduksjonen av løsninger i organisasjonen. Det vil gjøre adopsjonsarbeidet deres mye lettere.
      • Kontinuerlig måling og eventuelt justering for å sikre bruk og at virksomheten når sine satte mål for investeringen

Opplæring

Å tro at brukere er så nysgjerrige på nye verktøy at de med glede setter seg ned for å lese hvordan ting skal brukes og hva man kan bruke det til, er som å tro på julenissen. Vi må også anerkjenne at det finnes mange ulike brukergrupper i en virksomhet, og at det ikke blir bra om man tenker at alle er like og har samme behov. Det er viktig å tilby et mangfold av opplæringsaktiviteter slik at man treffer alle brukergrupper.

      • Sluttbrukeropplæring – sikre at sluttbrukerne får mulighet til å lære seg de nye måtene å jobbe på, dette kan være via kurs, online seminar, selvlæring osv.
      • Rollebasert opplæring basert på dokumenterte brukerhistorier.
      • Klargjør brukerstøtte – etter utrulling til organisasjonen må brukerstøtte være klare for å ta imot forespørsler om bistand, eventuelt kunne gi råd om hvem som kan bistå.

Til slutt er det også viktig å huske på at adopsjonsprosessen ikke er over når opplæringen er gjennomført. Det er da den viktige jobben begynner! Hos virksomheter som lykkes, ser vi at dette er de som har dedikerte roller til å fortsette å dyrke frem god bruk og samhandling.

Oppsummert ser Sopra Steria at det er viktig for en virksomhet i endring å ha klare ambisjoner og mål. Brukerinvolvering og adopsjon sikrer et fokus på gevinstrealisering for virksomheten. Sopra Steria anbefaler implementering via smidig metode der en stegvis utrulling bistår til å sikre en god endringsledelse. Topplederforankring gjør det lettere å garantere for et digitalt kompetanseløft samt sikre at retningslinjer og føringer for bruk er på plass.

Sist, men ikke minst, er det viktig å komme med definisjon av fri eksos:

«fri eksos = lite motstand = dårlig drag + masse mer bråk». Dette er definitivt ikke det en virksomhet eller IT-avdeling er interessert i!

For mere informasjon ta gjerne kontakt med:

Per Sivertsen
Consulting Director
per.sivertsen@soprasteria.com
tlf: +47 484 08 978

Kostnadsfritt whitepaper: Få fart på arbeidet med å overholde EUs personvernforordning (GDPR)

Følg GDPR med den mest fullstendige, sikre og intelligente løsningen for digitalt arbeid

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

Helseomsorg

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

  • logo

    Derfor er tillit den viktigste ingrediensen i digital transformasjon innen helsesektoren.

    Telefonen min hadde nesten ringt ustanselig i ukevis, og nå ringte den igjen. «Veronica», sa stemmen i den andre enden, «vi har fått en idé!» Jeg hørte straks hvem det var. Jeg har kjent Carlo Tacchetti nesten like lenge som jeg har jobbet hos Microsoft. Han er professor ved universitetet Vita-Salute San Raffaele og direktør […]

Industri

  • en gruppe mennesker i et rom

    Open Innovation Cruise

    Microsoft Norway’s startup team and Sopra Steria Scale up organized Open Innovation Cruise 2019 on October 15th to October 17th. Thank you Sopra Steria for a fantastic collaboration with organizing this event, and a huge thank you to all the 55 participants from 30 different startups and 6 enterprise organizations. We would also like to […]

  • Etex

    Etex bruker moderne verktøy for å samle bedriften og styrke kundefokuset

    Når det gjelder konstruksjon, må alle komponentene settes sammen på riktig måte og i riktig rekkefølge for at produktet skal bli optimalt. Etex er et belgisk selskap som produserer byggeløsninger, og de har fokus på dette hver dag. De ønsket å finne en måte å forbedre produktiviteten og det interne samarbeidet på. Med over 15 000 […]

Offentlig sektor

  • Iceland runs on Trust

    Hvordan skyen hjalp en liten nasjon med å realisere store ambisjoner

    I desember 2015 startet den islandske regjeringen en gjennomgang av den digitale infrastrukturen. Med mer enn 100 forskjellige leverandører som administreres av over 100 IT-ledere i hver offentlig institusjon, var oppdraget klart: å forenkle driften og effektivisere IT for over 20 000 brukere. Løsningen: Etter to og et halvt år ble en beslutning tatt: For første […]

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

Utdanning

  • Skolens GDPR-guide 

    Skolens GDPR-guide 

    Skolens GDPR-guide Etter 25. mai* må du forholde deg til EUs regler rundt General Data Protection Regulation (GDPR). For å forstå hvordan din skole skal klare dette, kan du ta en titt på denne e-boken og andre ressurser som kan være nyttig for deg og skolen din. Din skoles reise Skolen samler inn navn, adresser, fødselsdatoer […]

  • man achter laptop

    Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring

    Vi har gleden av å dele en ny artikkel, ”Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring”, som Microsoft utgir i samarbeid med New Pedagogies for Deep Learning. Løsningene ligger foran oss. Vi har muligheten til å håndtere våre nærværende problemer på en kreativ måte og lære av denne perioden med fjernundervisning, samtidig som vi bygger […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

Kundehistorier

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

  • Dynamics 365: GDPR og smarte forretningsapplikasjoner

    Dynamics 365: GDPR og smarte forretningsapplikasjoner

    Den 25. mai 2018 nærmer seg med stormskritt, og Personvernforordningen (GDPR) er ikke lenger bare en fjern tanke, men en nært forestående endring innen regulering av databeskyttelse. Det er også en mulighet til å åpne for verdien av dine bedriftsdata. De som gjør det bra, vil oppnå konkurransefordeler. Slik kan Dynamics 365 hjelpe. Det er […]

Tips

  • en person som sitter ved et skrivebord foran en bærbar datamaskin

    Gode tips for smartere fjernarbeid med Microsoft Teams

    Fjernarbeid har blitt den nye normalen for mange mennesker, og de må finne forskjellige måter å fungere effektivt som et team på. Microsoft Teams gjør det mulig for kolleger å holde kontakten og være produktive og fortsette å samarbeide like effektivt og sikkert som på kontoret. Enten du allerede bruker det eller ennå ikke har […]