Hvordan unngår man en IT-avdeling på fri-eksos?

Silje Gulbrandsen

Silje Gulbrandsen

Product Marketing Manager

Lesetid, 6 min.

Den moderne og digitale arbeidsplassen kan forbedre måten vi samarbeider og kommuniserer på i arbeidshverdagen, og kan gi rom for innovasjon og forbedret produktivitet. Men hvordan kan virksomheter sikre gevinstrealisering ved implementering av digitale arbeidsverktøy?

 

I dette blogginnlegget gir Per Sivertsen i Sopra Steria sitt perspektiv på utfordringer virksomheter møter ved implementering av digitale arbeidsverktøy og hvordan organisasjoner kan overkomme utfordringene med suksessfaktorer for en god sluttbrukeradopsjon.

Hvordan unngår man en IT-avdeling på fri-eksos?

Av Per Sivertsen, Consultant Director, Sopra Steria

«25% av teknologiprosjekter feiler, 20% gir ingen gevinstrealisering, og så mange som 50% trenger massiv omarbeidelse i det øyeblikket prosjektet er ferdig.

54% av IT prosjekter som feiler skyldes prosjektledelse, mens bare 3% skyldes tekniske utfordringer»

 Forbes Magazine

Gartner uttalte i 2012 at «IT prosjekter handler 80% om kultur og 20% teknologien», og dette forklarer ganske tydelig utfordringen virksomheter har dersom IT-avdelingen deres er på fri eksos og implementerer løsninger og lar brukerne selv komme opp med hvordan disse skal tas i bruk.

Feilen de fleste virksomheter gjør er manglende fokus på adopsjon – det vil si å bygge kultur for deling, skape entusiasme og trene ansatte i en ny måte å jobbe på.

Sopra Steria opplever ofte to typer implementeringsstrategier:

  • Alle verktøy tilgjengelig gjøres til alle brukerne i virksomheten uten noe form for endringsledelse eller brukeradopsjon. Manglende opplæring, føringer og retningslinjer skaper frustrasjon blant brukerne og kan i verste fall føre til uønsket brukeradferd (fortsatt bruk av skygge-IT, fravær av adopsjon osv.)
  • Virksomheter som forventer at Sopra Steria skal gjenbruke leveranser vi har utført hos andre kunder for at virksomhetene skal komme raskere til målet med sin egen utrulling. Forståelsen for at ingen virksomheter er like og at det er arbeidsprosessene og menneskene som er driveren bak en suksessfull implementering mangler i de fleste tilfeller. Vår erfaring er at det er viktig å ha en god prosess rundt endringsledelse å vise til, og forankre denne i både prosjektledelse og virksomheten som mottar endringene.

Endringsledelse sikrer en raskere vei til suksess

Kombinasjonen mellom prosjektledelse og endringsledelse med fokus på brukerbehov ved innføring av nye samhandlingstjenester sikrer en raskere adopsjonshastighet av nye applikasjoner, et større antall brukere utnytter de nye løsningene («start small, scale fast») samtidig med at man sikrer en felles kunnskaps- og delingsplattform som kan måles opp mot forventet gevinstrealisering.

Samhandling defineres som samspillet mellom mennesker for å oppnå felles mål. Dette kjennetegnes av dialog, koordinert oppgaveløsning, systematisk deling og gjenbruk av informasjon samt kultur for læring og åpenhet. En forutsetning for dette er moderne og hensiktsmessige digitale løsninger.

Så hva er suksessfaktorene for en god sluttbrukeradopsjon?

 Opplæring og kontinuerlig forsterkning av budskap er en driver bak god sluttbrukeradopsjon. Denne kan deles opp i 4 deler.

Interessenter

En grundig interessentanalyse er viktig for å sikre at man treffer riktig når det skal besluttes om og i hvilken grad funksjonalitet skal brukes.

  • Lederforankring – identifisere og inkludere sponsorer i ledelsen. Disse bør fortelle virksomheten hvor viktig innføringen er og selv gå foran med gode eksempler. Dette er etter vår mening det mest kraftfulle av alt i forbindelse med adopsjon. Dersom alle ser at ledere faktisk og selv er med på endringen verktøy og forventer at alle andre skal bruke det, er dette kraftfullt for de ansatt.
  • Myndiggjøre ambassadørnettverk – sørg for at brukerne har hjelp og støtte med en gang behovet dukker opp. Dette kan være alt fra hvordan man bruker verktøy til hvordan det skal settes opp.

Brukerhistorer

Klarhet i hvilke behov en løsning skal dekke og på hvilken måte den skal brukes for å oppnå dette, er grunnleggende for å kunne sette opp en løsning på riktig måte.

      • Sikre dokumentasjon av arbeidsprosessene som gjennomføres og bruker sitt ønske om bedre jobbhverdag. Disse danner grunnlaget for testing og verifisering av løsningene som blir implementert i organisasjonen. Forsøk å dekke alle eventualiteter.
      • Definer suksesskriterier – dette letter arbeidet med å signere ut løsningen ved leveranse.

Bevisstgjøring

Det viktigste med bevisstgjøringsaktiviteteter er å skape et ønske hos brukerne om at: «Ja, dette ønsker jeg å være med på.» *Denne endringen er viktig for meg og kan gi meg gode muligheter til å utføre jobben min på en enda bedre måte.»

      • Gjennomfør kommunikasjonskampanjer for å holde organisasjonen oppdatert på status og progresjon. Dette gjør at brukerne forbereder seg på det nye som kommer samt klargjør seg for opplæring.
      • Lanseringsevents for interessenter – sikre at sponsorer og ambassadørnettverk er i forkant av introduksjonen av løsninger i organisasjonen. Det vil gjøre adopsjonsarbeidet deres mye lettere.
      • Kontinuerlig måling og eventuelt justering for å sikre bruk og at virksomheten når sine satte mål for investeringen

Opplæring

Å tro at brukere er så nysgjerrige på nye verktøy at de med glede setter seg ned for å lese hvordan ting skal brukes og hva man kan bruke det til, er som å tro på julenissen. Vi må også anerkjenne at det finnes mange ulike brukergrupper i en virksomhet, og at det ikke blir bra om man tenker at alle er like og har samme behov. Det er viktig å tilby et mangfold av opplæringsaktiviteter slik at man treffer alle brukergrupper.

      • Sluttbrukeropplæring – sikre at sluttbrukerne får mulighet til å lære seg de nye måtene å jobbe på, dette kan være via kurs, online seminar, selvlæring osv.
      • Rollebasert opplæring basert på dokumenterte brukerhistorier.
      • Klargjør brukerstøtte – etter utrulling til organisasjonen må brukerstøtte være klare for å ta imot forespørsler om bistand, eventuelt kunne gi råd om hvem som kan bistå.

Til slutt er det også viktig å huske på at adopsjonsprosessen ikke er over når opplæringen er gjennomført. Det er da den viktige jobben begynner! Hos virksomheter som lykkes, ser vi at dette er de som har dedikerte roller til å fortsette å dyrke frem god bruk og samhandling.

Oppsummert ser Sopra Steria at det er viktig for en virksomhet i endring å ha klare ambisjoner og mål. Brukerinvolvering og adopsjon sikrer et fokus på gevinstrealisering for virksomheten. Sopra Steria anbefaler implementering via smidig metode der en stegvis utrulling bistår til å sikre en god endringsledelse. Topplederforankring gjør det lettere å garantere for et digitalt kompetanseløft samt sikre at retningslinjer og føringer for bruk er på plass.

Sist, men ikke minst, er det viktig å komme med definisjon av fri eksos:

«fri eksos = lite motstand = dårlig drag + masse mer bråk». Dette er definitivt ikke det en virksomhet eller IT-avdeling er interessert i!

For mere informasjon ta gjerne kontakt med:

Per Sivertsen
Consulting Director
per.sivertsen@soprasteria.com
tlf: +47 484 08 978

Kostnadsfritt whitepaper: Få fart på arbeidet med å overholde EUs personvernforordning (GDPR)

Følg GDPR med den mest fullstendige, sikre og intelligente løsningen for digitalt arbeid

Detaljhandel

Helseomsorg

  • en person som sitter foran en bærbar datamaskin

    «Big Bang»-tilnærmingen til digital transformasjon – og hvordan man får den til å fungere

    Ingenting er som før for næringsdrivende. Endring og omveltning er den nye normalen. Bare tenk på endringene som påvirker din egen organisasjon akkurat nå: Ny teknologi og nye teknikker skaper nye holdninger og forventninger både blant ansatte og kunder. Alt forandrer seg. Det eneste alle endringene har til felles, er hastigheten de skjer i. De […]

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

Industri

  • Etex

    Etex bruker moderne verktøy for å samle bedriften og styrke kundefokuset

    Når det gjelder konstruksjon, må alle komponentene settes sammen på riktig måte og i riktig rekkefølge for at produktet skal bli optimalt. Etex er et belgisk selskap som produserer byggeløsninger, og de har fokus på dette hver dag. De ønsket å finne en måte å forbedre produktiviteten og det interne samarbeidet på. Med over 15 000 […]

  • Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen

    Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen

    Organisasjoner og bedrifter har det siste året vært gjennom massive endringer. De aller fleste av oss må tenkte nytt for å vokse, kunne tilby bedre kundeopplevelser og ikke minst engasjere ansatte i en ny arbeidshverdag. I webinaret ‘Fremtidens arbeidsplass – Innovasjon på arbeidsplassen’ så vi på hvordan samarbeid, produktivitet og innovasjon på arbeidsplassen har endret […]

Offentlig sektor

  • Ineco

    Ineco forbedrer produktiviteten hos de ansatte med moderne verktøy og kunstig intelligens

    Å streve med programvare bidrar ikke til at folk får gjort mer. Det samme gjelder for fildeling og samarbeid om dokumenter. Hvis dette er vanskelig, går det ut over produktiviteten. Ineco, et spansk selskap innen offentlig sektor, har innsett dette. De gikk inn for å endre måten de ansatte samhandler med teknologi og hverandre på. […]

  • Iceland runs on Trust

    Hvordan skyen hjalp en liten nasjon med å realisere store ambisjoner

    I desember 2015 startet den islandske regjeringen en gjennomgang av den digitale infrastrukturen. Med mer enn 100 forskjellige leverandører som administreres av over 100 IT-ledere i hver offentlig institusjon, var oppdraget klart: å forenkle driften og effektivisere IT for over 20 000 brukere. Løsningen: Etter to og et halvt år ble en beslutning tatt: For første […]

Utdanning