Slik har et av verdens største selskaper innen shipping og logistikk lykkes med implementeringen av Copilot for Microsoft 365.
Wallenius Wilhelmsen er den del av en lang historie med å utnytte ny teknologi for å bli raskere og mer produktive.
Når en av verdens største leverandører av helhetlige forsyningskjede- og logistikkløsninger ser etter måter å utvikle seg videre på, retter de oppmerksomheten mot én av vår tids mest omtalte teknologi:
Generativ kunstig intelligens – nærmere bestemt Copilot.
– Vi har brukt Copilot for Microsoft 365 i seks måneder, og har sett noen utrolig spennende resultater, sier Mitty Leong, End User Experience Manager i Wallenius Wilhelmsen.
Copilot er en type verktøy fra Microsoft som tar i bruk kunstig intelligens for å gjøre digitale arbeidsoppgaver enklere. Copilot for Microsoft 365 er integrert i produktivitetsverktøy som Teams, Excel og Word – og kan brukes til alt fra å automatisere et regneark til å oppsummere et digitalt møte.
– Vi gjorde en undersøkelse på hva våre ansatte helst ønsket seg. Gratis lunsj hver dag eller Copilot? Nesten alle svarte Copilot, sier Leong.
Sparer 1,5 timer per bruker – hver uke
Med over 9600 ansatte over hele verden og kontinuerlige endringer i skipsbransjen, har det nemlig vært helt nødvendig for Wallenius Wilhelmsen å rigge seg for fremtidens logistikkvirksomhet.
– Bransjen har kommet langt i å utnytte data og kunstig intelligens for å optimalisere produksjon. Nå er tiden og verktøyene kommet for å optimalisere produktivitet, sier hun.
Wallenius Wilhelmsen benytter et Copilot-dashboard i Viva Insights, som viser at Copilot har spart deres 300 brukere 430 timer den siste måneden, forteller Leong.
– Samtidig viser den interne undersøkelsen at brukerne selv melder om en gjennomsnittlig tidsbesparelse på 1,5 timer per bruker per uke med Copilot.
Med 300 lisenser sparer Wallenius Wilhelmsen allerede over 10 årsverk på rene produktivitetsoppgaver som møter, arbeid med dokumenter og e-poster.
Du trenger ikke være dataanalytiker for å forstå at dette tallet, i takt med flere brukere og høyere kompetanse – fort kan representere store verdier.
– Dette er i tråd med vår strategi. Vi skal være en ledende aktør i det digitale skiftet, og ta i bruk ny teknologi på tvers av organisasjonen, sier Leong.
En annen viktig faktor er at Copilot sparer de ansatte for repetitive og tidkrevende aktiviteter, som å manuelt sortere e-poster eller skrive møtereferater. Dette er arbeidstid som kan brukes på mer fornøyelige, verdiskapende og kreative oppgaver.
Startet med implementering hos lederne
Som med all annen digital teknologi, er ikke Copilot for Microsoft 365 til nytte dersom det ikke brukes. Derfor har Wallenius Wilhelmsen hatt en strukturert plan for brukeradopsjon under implementeringen av den digitale assistenten.
– Vi startet med 300 lisenser. Hundre av disse var forbeholdt ledere i organisasjonen, mens de resterende måtte søkes på, forklarer Leong.
Ved å fokusere på implementering hos ledelsen fra begynnelsen av, så konsernet at de enklere kunne bevise produktivitetsgevinster for andre teammedlemmer i avdelingene.
Samtidig opprettet de «Copilot Center of Excellence», bestående av såkalte superbrukere, som kunne høste og dele av erfaring.
– Vi startet med tre globale kickoff for deltakere over hele verden, og har fortsatt med ukentlig oppfølging. Vi har interne digitale kompetansesentre, hvor vi gjør opplæring, viser frem beste praksis og svarer på spørsmål, legger hun til.
De siste to månedene av implementeringen ser de en aktiv brukerrate på 82 prosent. Det betyr at tre av fire Copilot-brukere i Wallenius Wilhelmsen utnytter seg av verktøyet for å hjelp til å løse daglige digitale arbeidsoppgaver.
– Det er et solid fundament å skalere fra, fastslår Leong.
Måler og kommuniserer med Microsoft Viva
En viktig del av implementeringen har vært konsernets bruk av Microsoft Viva. Det er en samling av verktøy og programmer som hjelper virksomheten med analyse, kommunikasjon og læring på arbeidsplassen.
Ved hjelp av Viva Insights har Wallenius Wilhelmsen målt tilfredsheten med Copilot for Microsoft 365 blant sine brukere, og lært av bruksmønstre.
– Vi har også tatt i bruk Viva Learning for å bygge et Copilot Academy hvor medarbeidere kan lære flere Copilot-tips og -triks.
Et godt eksempel på et emne som kan tas opp er hvordan medarbeidere skal strukturere og klassifisere data på en god måte, slik at det kan utnyttes av Copilot for Microsoft 365.
– Der lærer vi hvordan alt må lagres i enten Sharepoint eller OneDrive og hva slags data som bør regnes som sensitivt, åpent eller konfidensielt.
Vil nå flere arbeidere
Wallenius Wilhelmsen har utvidet lisenspakken med 1000 nye Copilot-lisenser. Hvis alle tas i bruk, betyr det at 40 prosent av alle de IT-ansatte i selskapet vil få tilgang til Copilot for Microsoft 365.
Nå er planen å nå enda bredere ut med ny teknologi i organisasjonen. Ambisjonen er å digitalisere flere – ikke bare de som jobber administrativt.
Leong forteller at omtrent 70 prosent av de ansatte i konsernet ikke bruker skjermer i det daglige. Dette er alt fra verftsteknikere, inspektører til sjøfolk og lagerarbeidere.
Å gjøre arbeidshverdagen enklere, også for de som i dag ikke sitter foran en PC store deler av arbeidsdagen, er en naturlig forlengelse av implementeringen av ny teknologi, sier Leong.
I nær fremtid kan kanskje disse lavkodeutvikle egne apper som sparer dem for tid, eller ha digitale sparringspartnere de kan utveksle ideer med?
– Det er derfor vi har vært så ivrige på å ta i bruk Copilot for Microsoft 365. Ikke bare fordi det er et KI-system som kan gi oss produktivitetsgevinster, men fordi det kan være en inspirasjon til alle våre ansatte om hvordan ny teknologi kan forme fremtiden, avslutter Leong.
