Nå får over 20 000 ansatte i Helse Midt-Norge tilgang til en felles og standardisert samhandlingsplattform: – Gir bedre behandlingstilbud, mener vernepleier.
Mari Nevermo Hanssen er på vei til en videregående skole sør for Steinkjer for å observere en elev som utredes for autisme. Høsten har ankommet Trøndelag, men den unge vernepleieren er blid læll:
– Det beste med jobben min er å se barn og unge få verktøy til bedre å forstå seg selv og verden, deler hun.
Vernepleier Mari Nevermo Hanssen
I Habiliteringstjenesten for barn- og unge jobber Mari i et tverrfaglig team bestående av psykologer, sosionomer, ergoterapeuter, barneleger og flere. De har krevende dager med fulle pasientlister og kalendere. Mye av arbeidstiden brukes ute på oppdrag.
Sammen er de derfor helt avhengig av effektiv planlegging, god organisering og tydelig kommunikasjon.
Bruker Teams som arbeidsverktøy
– Før var det mye penn og papir, kalenderbøker og Messenger-tråder.
Det sier Mari om hvordan avdelingen pleide å holde styr på avtaler, beskjeder og notater om pasienter. Men å skrive ned private helseopplysninger i fysiske bøker var risikabelt. Hva om de ble mistet eller glemt?
I dag er hverdagen derimot litt annerledes:
– Nå samhandler vi digitalt på Teams med jobbtelefon. Vi deler informasjon og publiserer referater i dedikerte og trygge kanaler. Avtaler og møter ligger automatisk i kalenderne våre.
Hun erfarer at et standardisert digitalt verktøy for samhandling og informasjonsflyt frigjør tid, ressurser og gir bedre oversikt. Det gjør også kommunikasjonen mellom kollegaer, eksterne og samarbeidspartnere mer effektivt, forklarer hun.
– Dette er tid, krefter og ressurser vi kan bruke på stille mer presise diagnoser og gi et bedre behandlingstilbud.
Del av Helse Midt-Norges nye intranett
Denne måten å jobbe på er en del av Helse Midt-Norge sitt nye intranett, basert på SharePoint, Microsoft 365 og Viva Connections – som i Helse Midt-Norge går under navnet Min Portal.
Hovedpoenget med å ta i bruk, samle og integrere dette på én enkelt Microsoft-plattform har handlet om å forenkle og gjøre ressurser mer tilgjengelige.
Helse Midt-Norge består av foretakene St Olavs hospital, Helse Møre og Romsdal, Helse Nord-Trøndelag, Sykehusapotekene i Midt-Norge og det administrative IT-foretaket Hemit.
Totalt teller de over 22 000 ansatte, noe som gjør Helse Midt-Norge til regionens nest største arbeidsgiver.
– Det har vært viktig for oss å knytte alle foretakene sammen på en måte som tar hensyn til fellesskapet og de ulike foretakenes behov for samhandling og informasjonsdeling, sier Heidi Fridén i Enable.
Heidi Fridén i Enable
Enable er et Trondheimsbasert IT-selskap med ekspertise innen opplæring og brukeradopsjon i Microsoft-systemer. De har jobbet tett sammen med Hemit, som har hatt hovedansvaret for implementeringen av intranettet.
Brukervennlighet gjennom tidlig involvering
Nesten hele det nye intranettet er satt sammen av ferdige byggeklosser fra Microsoft. Slik elimineres mye av behovet for vedlikehold og utvikling.
Men for å komme helt i mål, ble Enable engasjert for å erstatte og tilpasse en ny løsning for gjennomføring av møter.
– Applikasjonen fikk navnet Agenda, og kan lastes ned av alle i Microsoft sin app-butikk. Det er gøy å se hvor godt den er mottatt, sier Fridén.
– Eliminerer silostrukturer
Tidligere hadde de ulike sykehusene og foretakene i Midt-Norge separate intranett, basert på lokale servere.
Med en felles skybasert plattform, kan foretakene enklere dele erfaringer med hverandre, og sømløst planlegge på tvers. Det er viktig, ikke bare fordi mange av sykehusene deler ressurser og arbeidskraft, men også fordi de må løse mange av de samme utfordringene.
– Om Sjukehuset Møre og Romsdal skal evaluere en ny MR-maskin, så kan St Olavs Hospital koble seg på den prosessen om de planlegger å kjøpe inn noe lignende, sier Fridén.
En klarere filorganisering mellom arbeidsdokumenter, rapporter, referater og artikler har også forbedret søk og muligheter for bruk av interne data.
– I sum eliminerer dette dobbeltarbeid og silostrukturer, legger Fridén til.
Enklere fagnettverk på tvers av sykehus
«Sammenkoblingseffekten» har også truffet Mari.
Hun er en del av et fagnettverk bestående av klinikere fra de andre sykehusene i Helse Midt-Norge, som jobber med seksualitet og funksjonsnedsettelse hos barn og unge voksne.
På det felles intranettet kan fagnettverket holde løpende diskusjoner og dele artikler.
– Det utgjør en stor forskjell, sammenlignet med da vi møttes en sjelden gang, og holdt kontakt på mail, sier hun.
Digitalisering av førstelinjen
Helse Midt-Norge sitt nye intranett, er et eksempel på hva som skjer når digitalisering også når «de som ikke sitter på et kontor eller foran en skjerm hele dagen», forklarer Dag Nyrud, leder for Modern Work i Microsoft:
– Teams og skybaserte samhandlingsplattformer er verken komplisert eller revolusjonerende i seg selv. Men når dette anvendes for å effektivisere, forenkle og koble sammen tusenvis av sykepleiere, vernepleiere, leger og ambulansesjåfører, da skjer det noe interessant.
Han legger til:
– Det resulterer i velferdsgoder som bedre helsetjenester, mer kunnskap og bedre bruk av ressurser.
Dette er spesielt relevant for Teams for mobil, som gjør det enklere for Mari å kommunisere og organisere når hun er ute på oppdrag.
Teams fungerer også som en inngang til selve intranettet, slik at man slipper flere ulike innlogginger, apper og vinduer for de ulike systemene.
Brukervennlighet gjennom tidlig involvering
Teknikk og teknologi til tross: Arbeidet med intranettet har først og fremst vært et organisasjonsprosjekt, fremfor et IT-prosjekt.
For et intranett er kun nyttig om det faktisk blir brukt, påpeker Fridén:
– Derfor har det vært et stort fokus på brukeradopsjon og opplæring som en del av leveransen. Vi har hatt et levende superbrukernettverk som fortsatt bidrar til å utvikle plattformen, sier hun, og legger til:
– Vi har lyttet til styret og de ansattes meninger, og tilrettelagt for deres behov. For eksempel er det flere funksjoner fra det gamle intranettet vi har tatt med videre, og oppdatert til dagens standard med tanke på sikkerhet og funksjonalitet.
Satsingen på superbrukere gjør at plattformen også utnyttes på flere områder de ikke planla for i starten av prosjektet.
– Og ennå er vi fortsatt i startgropen av prosjektet, avslutter hun.
