Familiehulp a plus de temps à consacrer à ses patients grâce à la connectivité mobile

Plus besoin de présenter Familiehulp. Cette organisation – connue de tous – propose un large éventail de services allant des soins et de l’aide à domicile aux travaux d’aide ménagère, à toute personne dans le besoin. Familiehulp a décidé d’acquérir ‘Office 365 F1’ non seulement pour assurer la mise en conformité aux exigences RGPD mais aussi pour accroître l’efficacité de ses collaborateurs.

Cette solution permet aux 11.500 intervenants de Familiehulp d’être plus impliqués dans l’organisation, de se concerter plus facilement et surtout, de ne plus perdre un temps précieux en tâches administratives. Dernier avantage et non des moindres, cette solution est amortie en moins d’un mois.

Une identité d’équipe unifiée

L’organisation Familiehulp est spécialisée dans la prestation de services sociaux, avec 11.500 employés sur le terrain venant en aide à 90.000 clients. Dans ce contexte, la communication est un enjeu prioritaire. « Nous voulions résoudre certains problèmes de communication, » affirme Griselda Symons, directrice de la politique TIC. « Nous étions largement dépendants d’une communication sur papier avec nos intervenants, ce qui limitait la quantité et la transmission en temps utile des informations que nous étions en mesure de leur communiquer, pour ne citer que cette problématique. »

Il était en outre évident que le traitement de cette communication papier entraînait des coûts supplémentaires. Par conséquent, l’organisation s’est mise à la recherche de solutions numériques. Familiehulp souffrait par ailleurs d’un cruel manque « d’identité » d’entreprise, au point où le personnel se voyait dans l’obligation d’utiliser ses comptes e-mail personnels vu qu’aucune plate-forme de messagerie unifiée n’avait pu être implémentée.

Ce point était d’ailleurs devenu d’autant plus problématique dès lors que l’organisation ne cessait de se développer. Le personnel exigeait une forme de communication interne plus cohérente et transparente, alors que la direction de l’organisation souhaitait une meilleure image de marque par le biais d’une messagerie d’entreprise ‘Familiehulp’ appropriée.

Pour finir, il y avait la question extrêmement importante de la mise en conformité de cette organisation de services sociaux à l’imminent Règlement européen Général sur la Protection des Données (mai 2018), que la direction considérait comme un point d’action important pour le département informatique. De ce point de vue, l’utilisation non sécurisée de messageries personnelles était une lacune flagrante.

Griselda Symons a alors décidé de résoudre une fois pour toute l’ensemble de ces problèmes par le déploiement phasé d’Office 365 F1 auprès de toute l’équipe. Abordable et installé dans le cloud, il s’agissait en effet de la solution idéale pour assurer la connectivité mobile et accroître l’efficacité du personnel tout en garantissant la protection des données à caractère personnel.

« Nos collaborateurs sont ravis de ne plus devoir communiquer par voie de messageries personnelles interposées. Ils sont satisfaits de cette identité plus unifiée et de cette communication plus professionnelle de l’organisation. »

F1 propose un vaste éventail de précieux outils qui au fil du temps seront mis en œuvre au sein de l’organisation. À cet égard, la messagerie électronique constitue une première étape mais Griselda Symons a une vision claire de la voie à suivre, qui – à terme – bénéficiera à tout le monde. Le système de vidéoconférence abordable Skype Entreprise en fera clairement partie.

La première phase du processus de numérisation de Familiehulp aura donc trait au déploiement du logiciel vers les mobiles des 11.500 intervenants, permettant ainsi de résoudre le problème de messagerie en toute transparence et de transmettre par voie électronique tout document ou information importante concernant les clients.

Environnement sans papier et identité soudée

Le résultat ne s’est pas fait attendre. « En termes de retour sur investissement, le fait de ne plus devoir envoyer tout ce courrier papier nous a permis d’amortir les frais liés à F1 déjà lors du premier mois de son implémentation. En outre, notre équipe est ravie de ne plus recevoir de mails professionnels sur ses propres messageries Gmail ou Hotmail, et en même temps, nos services auxiliaires poussent eux aussi un soupir de soulagement. Tout se déroule avec une facilité et une transparence accrues. »

Le fait de travailler sans papier est également perçu comme un bien meilleur moyen de régler les tâches administratives, permettant du même coup aux intervenants de consacrer plus de temps à leurs clients.

Compte tenu du succès remporté par F1 au sein de Familiehulp, il n’est pas surprenant que Griselda Symons soit impatiente de déployer d’autres fonctionnalités offertes par Office 365, tout particulièrement Skype Entreprise pour les communications internes.