Le bureau de conseil VGD met l’accent sur la coopération au sein de l’organisation

« Collaborer » est un maître-mot au sein de toute organisation. Une collaboration sans faille constitue la pierre angulaire d’une organisation qui réussit. Chez VGD aussi, une collaboration fonctionnant parfaitement est quelque chose de fondamental. VGD est un bureau de conseils ayant des établissements en Flandre et à Bruxelles qui opère en toute indépendance en offrant à ses clients des conseils sur mesure en matière financière et fiscale et qui accompagne les petites comme les grandes entreprises pour leur permettre de réaliser leurs ambitions de croissance et d’expansion.

Pendant de nombreuses années, VGD a travaillé avec diverses versions de manuels et de documents qui étaient disponibles dans l’ensemble des bureaux et étaient stockés en différents endroits. Comme il s’agit d’une entreprise de plus 250 collaborateurs répartis sur quelque 11 sites en Flandre et à Bruxelles, cette situation n’était pas vraiment idéale. Un point central au niveau duquel il devenait possible de regrouper l’ensemble des documents récents et importants constituait donc une innovation très appréciable.

Le manager ICT Philippe Kimpe fait remarquer à ce sujet : « L’objectif est que l’ensemble des collaborateurs puissent disposer au bon moment des mêmes informations les plus actuelles, comme par exemple, lorsqu’un article de loi est modifié. »

Or, l’ancienne banque d’informations, Lotus Notes, s’était avérée à cet égard insuffisamment efficiente. En outre, l’ensemble des informations importantes étaient diffusées par e-mails. C’est pourquoi nous nous sommes lancés à la recherche d’un point central vers lequel convergerait l’ensemble des flux d’informations. VGD a opté pour l’extension d’un intranet en ayant recours à SharePoint avec le partenaire Netlease. « Nous travaillions depuis quelques années avec les applications Office 365. Cette suite Office contient également SharePoint, qui propose des solutions intéressantes et apporte des réponses adaptées à nos besoins en termes d’efficacité et de précision. »

Tout le monde est impliqué

Pourquoi la collaboration est-elle si importante pour VGD ? Philippe nous éclaire : « Nous sommes une entreprise de connaissance qui vend des prestations de services. Nos connaissances doivent toujours être justes et précises et nos collaborateurs suivent en permanence des formations leur permettant d’actualiser leur savoir. Une communication interne fluide et le recours à des sources identiques sont donc quelques choses d’essentiel. » Chez VGD, chaque collaborateur dispose d’une connaissance spécifique pouvant être mise à profit dans diverses situations. Lorsque ces connaissances ne sont pas échangées de façon efficace entre les collaborateurs, il peut alors arriver que certains collègues ne disposent pas des informations les plus récentes au moment où ceux-ci en ont besoin.

« L’objectif est que l’ensemble des collaborateurs puissent disposer au bon moment des mêmes informations les plus actuelles. »

Chaque collaborateur chez VGD sait aujourd’hui utiliser la banque de connaissances disponible sur SharePoint. L’intranet est proposé de façon automatique par le biais d’une page d’accueil chaque fois qu’un collaborateur démarre son ordinateur. « Nos collaborateurs doivent souvent voyager et sont régulièrement en visite chez des clients. L’intranet peut être consulté en ligne. De cette manière, les collaborateurs ont une ligne de communication continue avec les bureaux de VGD. Nous postons des articles d’actualité en relation avec nos secteurs d’intervention mais nous annonçons également des naissances ou des mariages ou bien nous plaçons des vidéos de formation ou encore des vidéos souvenir de teambuildings. »

Sur SharePoint, les collaborateurs ne partagent pas uniquement leurs connaissances professionnelles générales ou bien des informations concernant les clients. Chez VGD, il y a un certain nombre de groupes de travail actifs, comme les groupes RH, Accountancy et Tax. Les groupes de travail font une utilisation optimale de l’intranet. Ils disposent de leur espace personnel qu’ils configurent à leur guise et où ils postent eux-mêmes des informations. « L’équipe RH a créé un forum de discussion avec lequel celle-ci peut entrer en contact avec chaque collaborateur et initier des dialogues. En outre, l’équipe a développé sur l’intranet un « coin du personnel » dans lequel les nouveaux membres du personnel peuvent retrouver des informations importantes afin de pouvoir partir du bon pied dans notre organisation, » nous indique Philippe.

Faire en sorte que quelque 250 personnes se mettent immédiatement à utiliser le nouvel intranet est un véritable défi à relever. Pour cela, VGD a décidé de recourir à des formations-vidéo et à des webinars. Les formations sont proposées par le biais de Skype for Business. « Grâce aux Webinars, nous expliquons le fonctionnement de SharePoint et ses applications. Il est possible de visionner à nouveau les vidéos par le biais de SharePoint, » nous informe Philippe. Outre ces formations d’introduction proposées par le biais de la vidéo, VGD utilise intensivement la vidéo comme canal de communication. Ainsi, des présentations sur des sujets professionnels données par des collègues sont enregistrées et proposées en vidéo. De cette manière, nous pouvons diffuser rapidement des informations et des connaissances et les partager au sein de l’organisation.

Quand les réunions sont mieux organisées, la collaboration s’en trouve améliorée

« Notre collaboration interne a elle aussi pu être optimalisée grâce à Skype. En effet, nous avons pu de cette manière gagner du temps mais également améliorer la qualité de notre communication avec nos collègues et nos clients. Nous disposons tous maintenant d’un bureau mobile. Où qu’ils se trouvent, nos collaborateurs peuvent désormais téléphoner, chatter, partager des fichiers, réaliser des présentations et des video calls. » Philippe rit : « Ainsi, nous ne connaissons plus les affres des codes de visioconférences, des chariots lourds comme le plomb chargé de documents et les fichiers effacés par erreur. »

Collaborer avec plaisir

Outre les innovations « numériques » permettant une meileure collaboration, VGD travaille également à un niveau plus personnel pour tendre vers une collaboration optimale. Philippe : « L’ensemble des collaborateurs sont invités à réfléchir avec nous sur la base de leurs propres expériences. Des sessions de brainstorming sont organisées au cours desquelles tout un chacun peut présenter ses suggestions pouvant contribuer à faire avancer les choses. En outre, nous organisons des activités de teambuilding à l’occasion desquelles nous rassemblons nos collaborateurs dans un contexte informel de sorte à resserrer les liens entre eux. » Philippe poursuit : « Car travailler avec plaisir est quelque chose de vraiment fondamental ! »

Investir dans les personnes idoines et les bons outils

Quels sont les autres projets dans le futur de VGD en matière de numérisation ? Philippe : « Nous allons plus que jamais continuer à faire appel à Office 365. Pour l’instant, celui-ci est actuellement implémenté comme solution hybride par le biais de serveurs dans notre centre de données mais nous voulons recourir à 100 % à une solution cloud. »