Siirry pääsisältöön
henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

Onnistuneiden ja turvallisten kokousten järjestäminen Microsoft Teamsissa

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 4 min.

Lukuisat ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin, joten etätyötaitojen hiomisesta ja tuottavuuden ylläpitämisestä on tullut entistäkin tärkeämpää. Olemme havainneet, että Microsoft Teamsin käyttö menestyksekkäässä ja turvallisessa etätyössä on lisääntynyt erittäin voimakkaasti. Riippumatta siitä, onko tämä työkalu sinulle aivan uusi tai järjestätkö kokouksiasi valmiiksi Teamsissa, haluamme varmistaa, että hyödynnät sen kaikkia yhteistyö- ja tietoturvatoimintoja.

Seuraavassa on yhdeksän parasta vinkkiä onnistuneiden ja turvallisten verkkokokousten järjestämiseen…

1. Pidä tietoturvallisesti yhteyttä organisaation sisäisiin ja ulkoisiin henkilöihin

Kun seuraavan kerran ajoitat kokouksen joko Microsoft Teamsissa tai Microsoft Outlookissa, voit yksinkertaisesti lisätä ulkoisten vieraiden sähköpostiosoitteet. Teams huolehtii kaikesta muusta: heille lähetetään sähköpostikutsu, joka sisältää täydelliset ohjeet verkkokokoukseen liittymiseen.

Vieraasi voi yksinkertaisesti napsauttaa linkkiä, kirjoittaa nimensä ja liittyä kokoukseen selaimellaan. Laajennuksien tai Teams-sovelluksen lataamiselle ei ole tarvetta.

2. Tarjoa mahdollisuus osallistua puhelimitse mistä käsin tahansa 

Teams on suunniteltu inklusiiviseksi, joten myös liikkuvat, ilman Internet-yhteyttä olevat tai puhelinneuvotteluja suosivat osallistujat pääsevät helposti mukaan.

Käyttäjät, joilla puhelinneuvottelutoiminto on otettuna käyttöön, näkevät soitto-ohjeet automaattisesti Teamsin kokouskutsuissa. Sisäänsoittonumeron napsauttaminen mobiililaitteella käynnistää puhelutoiminnon automaattisesti ja lisää jopa kokoustunnuksen. Numeroiden muistamiseen ei enää ole tarvetta.

3. Hyödynnä kokouksen hallintavaihtoehtoja täysimittaisesti 

Teams tarjoaa kokouksen järjestäjälle useita vaihtoehtoja verkkokokousten osallistujien roolien ja oikeuksien määrittämiseen.

Voit esimerkiksi luoda kokousaulan, jolloin järjestäjä voi määrittää, milloin tietyt henkilöt otetaan sisään kokoukseen. Tästä on hyötyä etenkin silloin, jos käsiteltävät aiheet ovat luottamuksellisia. Voit myös määrittää esittäjiä, mykistää osallistujia sekä käynnistää/lopettaa tallennuksen… ja nämä ovat vain muutamia tarjolla olevista valinnoista.

4. Järjestä kasvokkaisia videokeskusteluja 

Näinä aikoina, kun henkilökohtaiset tapaamiset ovat usein mahdottomia, verkkokokouksen järjestäminen videoyhteydellä on toiseksi paras vaihtoehto. Keskustelukumppanien ilmeiden ja eleiden näkeminen antaa paljon paremman käsityksen heidän sanoistaan.

Kaikkia Teams-kokouksen osallistujia on hyvä kannustaa ottamaan videoyhteys käyttöön, jotta keskustelusta tulee entistä henkilökohtaisempi ja mielekkäämpi. Jos et halua muiden häiriintyvän keittiösi omaperäisestä sisustuksesta tai ohikulkevasta lemmikistä, ota käyttöön taustan sumennus tai mukautettu tausta.

5. Jaa vain se, mitä tarvitset 

Monet meistä ovat huomanneet kokouksissa, että vähemmän on toisinaan enemmän. Kun jaat sisältöä Teams-kokouksissa, pystyt hallitsemaan sitä, mitä muut näkevät.

Voit päättää, haluatko näyttää koko työpöytäsi vai pelkästään tietyn ikkunan. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun et halua muiden näkevän arkaluonteisia tietoja. Voit myös pyytää jaetun työpöydän tai sovelluksen hallintaoikeuksia esittäjältä.

6. Kannusta kaikkia tekemään merkintöjä valkotaululle 

Vaikka kaikki eivät olekaan fyysisesti samassa huoneessa, se ei tarkoita, ettetkö voisi ideoida valkotaulun avulla.

Microsoft Whiteboard on integroitu jokaiseen Teams-kokoukseen, ja osallistujat voivat käyttää sitä niin kosketuksella, hiirellä kuin piirtokynällä. Whiteboard-sessiot tallennetaan osaksi jokaista kokousta, joten niitä voi tarkastella jälkeenpäin ja niihin voi viitata kokouksen chatissa.

7. Älä jätä kokousta väliin, vaikket olisi päässyt osallistumaan 

Olipa kyse muutaman minuutin myöhästymisestä tai osallistumisen estävästä päällekkäisyydestä, kaikki kutsutut eivät läheskään aina pääse paikalle kokouksen ajaksi. Sen sijaan, että heille jouduttaisiin järjestämään uusi kokous, voit yksinkertaisesti tallentaa Microsoft Teams -kokouksesi. Kokous tallennetaan pilvipalveluun ja linkki lisätään kokouksen chattiin. Osallistujat voivat myös tehdä hakuja kokouksen litteroinnista ja siirtyä haluamaansa kohtaan.

8. Seuraa puhetta tarkalleen  

Montako kertaa olet joutunut pyytämään – tai halunnut pyytää – jotakuta toistamaan sanansa neuvottelupuhelun aikana?

Selkeys on äärimmäisen tärkeää minkä tahansa kokouksen onnistumisen kannalta. Siksi on hyvä kannustaa osallistujia ottamaan käyttöön live-tekstitykset, jolloin he voivat seurata litterointia reaaliaikaisesti. Huonokuuloisten, puhuttua vierasta kieltä heikommin ymmärtävien ja meluisassa ympäristössä työskentelevien kannalta tämä on kerrassaan mullistava ominaisuus.

9. Valitse laitteita, jotka saavat sinut näyttämään ja kuulostamaan hyvältä 

Microsoft Surface on kehitetty modernia työtä ja Teams käyttöä varten. Lisäksi Microsoft tarjoaa koko joukon Teams-sertifioituja laitteita – ja niissä kaikissa on erinomaiset video- ja ääniominaisuudet. Voit muodostaa yhteyksiä ja aloittaa kokouksia yhdellä kosketuksella sekä valita, missä ja miten haluat työskennellä laitteilla, jotka on suunniteltu sopimaan kaikkiin tiloihin ja työtapoihin.

 

 

 

 

Hanki lisätukea

Tutustu siihen, miten Microsoft voi auttaa mitä tahansa organisaatiota vastaamaan tämän päivän haasteisiin

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Tiesitkö, että valtaosa suomalaisista opiskelijoista, opettajista ja oppilaitosten työntekijöistä voi asentaa Microsoft Office -paketin maksutta omalle tietokoneelle, tabletille tai matkapuhelimeen? Officen asentaminen tapahtuu oppilaitoksesi Office 365 -palvelun kautta, ja asennuksen voit tehdä jopa viidelle omalle kotikoneellesi sekä viidelle puhelimellesi ja tabletillesi. Näin ollen saat Office paketin jopa 15 laitteellesi täysin maksutta. Office -ohjelmistopakettiin sisältyy Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint ja OneNote sekä muita opiskelussa tarpeellisia sovelluksia. Katso […]

  • ThingLink julkisti Office 365 -integraation: Interaktiivinen kuvaeditori toimii nyt Teams-ympäristössä

    ThingLink julkisti Office 365 -integraation: Interaktiivinen kuvaeditori toimii nyt Teams-ympäristössä

    Suomalainen media- ja koulutusteknologiayritys ThingLink on julkaissut Office 365 integraation, joka tuo interaktiivisen kuvaeditoinnin suoraan Teams-ympäristön sisälle. OneNote integraatio on tehty jo aiemmin ja mahdollisuus käyttää ThingLinkiä Teamsin sisällä tekee kuvaeditorista entistä käyttäjäystävällisemmän. Office 365 Teams Office 365 Education -ohjelmistopakettiin sisältyvä Teams on monipuolinen sovellus yhteistyöhön, kommunikointiin, tehtävien jakamiseen ja palauttamiseen ollen näin erittäin rikas […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Terveydenhuolto

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

Digitalisaatio

  • Tutkimus: työntekijät suosivat tiivistä viestintää – chat kasvattaa suosiotaan

    Tutkimus: työntekijät suosivat tiivistä viestintää – chat kasvattaa suosiotaan

    Työympäristöt ja -kulttuurit ovat keskellä muutosta. Monissa yrityksissä yhteistyö, kuten palaverit, puhelut ja sähköposteihin vastaaminen, vie jo jopa 80 prosenttia työntekijöiden työajasta. Uudet teknologian parissa kasvaneet sukupolvet tulevat työmarkkinoille ja tuovat mukanaan omat odotuksensa ja norminsa. Etä- ja freelance-työskentelyn suosio kasvaa jatkuvasti, ja joidenkin arvioiden mukaan esimerkiksi Yhdysvaltojen työntekijöistä enemmistö toimii freelancereina vuoteen 2027 mennessä. […]

Kumppaniblogi

  • Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Nykyään on olemassa erilaisia, toinen toistaan innovatiivisempia työkaluja ja työskentelyä helpottavia ratkaisuja, joiden väliltä valitseminen saattaa tuottaa haasteita. Tyypillisesti erilaisia ratkaisuja käytetään täyttämään erilaisia tarpeita, mutta työskentelyn suunnittelun ja itse työn tekemisen helpottamiseksi ja selkeyttämiseksi kannattaa keskittää toiminta yhteen paikkaan.   Valo(a) […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit