Siirry pääsisältöön
henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä
Lukuaika, 5 min.

Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa.

Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa.

Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka auttavat saamaan tästä sovelluksesta kaiken irti niin kotioloissa kuin missä tahansa muualla.

1. Tee kaikista kokouksistasi tuottavampia

Hiljattain toteutettu Microsoftin Work Reworked -raportti osoittaa työntekijöiden kokevan, että 52 % heidän viikoittaisesta työajastaan kuluu tehottomasti muun muassa tarpeettomien keskeytysten, tietojen hakemisen ja heikosti tuottavien kokousten johdosta.

Microsoft Teamsin koko prosessin kattavat ominaisuudet auttavat vähentämään turhautumista ja tehottomuutta, kun kaikki kokouksessa tarvittava on yhdistetty samaan paikkaan. Kokouksia suunnitellessasi voit lisätä Teamsin avulla agendan, ennen kokousta luettavia asiakirjoja sekä muita keskusteluaiheita.

Kokouksen aikana voit ylläpitää kaikkien osanottajien keskittymistä aiheeseen, kun vaihdat videoyhteyteen, joka tekee kokemuksesta entistä henkilökohtaisemman ja innostavamman. Lisäksi voit sumentaa taustan häiriöiden vähentämiseksi sekä käyttää live-tekstityksiä. Lisäksi voit tehdä yhteistyötä Office 365 -asiakirjojen parissa sekä kehittää ideoita reaaliaikaisesti digitaalisen luonnoslehtiön avulla.

Kokouksen jälkeen kaikki kokouksen resurssit, mukaan lukien tallenne, sovitut toimenpiteet, luonnoslehtiöpiirrokset ja kokousmuistiinpanot, ovat saatavilla. Tiimi voi jatkaa kokouksen aikana esille tuoduista aiheista keskustelemista ja niihin liittyvää yhteistyötä. Se tarkoittaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla eikä kukaan turhaudu yrittäessään löytää kokouksen aikana laadittuja tai esitettyjä aineistoja. Ne ovat myös sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka eivät päässeet osallistumaan.

2. Järjestä suuria live-tapahtumia verkossa Microsoft Teamsin avulla

Microsoft Teamsin live-tapahtumien avulla voit järjestää suurimittaisia kokouksia, kuten koko yrityksen laajuisia tapahtumia, markkinointiwebinaareja, lanseeraustapahtumia ja koulutustapahtumia. Voit pitää esityksiä jopa 100 000 osallistujalle riippumatta siitä, ovatko he organisaatiosi sisä- vai ulkopuolisia. Näin voit varmistaa, että kaikki etätyöntekijät pystyvät osallistumaan ja ovat kaikesta ajan tasalla.

3. Lisää Microsoft Teamsiin suosikkisovelluksiasi ja -bottejasi

Sovellusten avulla voit tehdä Microsoft Teamsissa vieläkin enemmän. Ajattele tuttuja työkaluja, tiedostoja ja koontinäyttöjä, joita organisaatiosi valmiiksi käyttää. Monet niistä voidaan lisätä Microsoft Teamsiin, ja Teamsin Sovellukset-osiossa on tarjolla myös paljon uusia vaihtoehtoja. Voit käyttää niitä sekä chateissa että kanavissa. Näin käytössäsi ovat kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut, joita tarvitset työskennelläksesi mahdollisimman tuottavasti kenen kanssa tahansa.

Seuraavassa on muutamia mielenkiintoisia sovelluksia ja botteja, joihin kannattaa tutustua. Teamsin Sovellukset-osiosta löydät niitä lisää – uusia lisätään kaiken aikaa.

Who: Tämän botin avulla voit saada tietoa kenestä tahansa organisaatiosi työntekijästä. Muista tarkistaa osallistujien tiedot tulevien Kokoukset-välilehdestä, jotta tiedät tarkalleen, ketkä tulet tapaamaan. Tästä ominaisuudesta on myös paljon hyötyä, kun saat viestin tuntemattomalta ja haluat nopeasti selvittää, kenestä on kyse ja minkä parissa hän työskentelee.

Microsoft Planner: Järjestä tulevat tehtäväsi lisäämällä yksi tai useampia Planner-välilehtiä Teams-kanavaasi. Voit seurata nykyisten tehtävien tilaa ja saada ilmoituksen, jos sinulle määritetään uusi tehtävä.

Icebreaker: Tämä Microsoft Teams -botti auttaa tiimisi jäseniä tutustumaan toinen toisiinsa. Viikoittain kaksi satunnaista tiimin jäsentä yhdistetään joko online-tapaamista tai (mahdollisuuksien mukaan) kasvokkaista tapaamista varten. Botti tekee aikataulutuksesta helppoa – se ehdottaa automaattisesti vapaita aikoja, jotka sopivat molemmille osapuolille. Se sopii erinomaisesti henkilökohtaisten yhteyksien vahvistamiseen etätiimien jäsenten välillä ja auttaa rakentamaan ja ylläpitämään tiivistä yhteisöä.

Crisis communication: Tietyissä olosuhteissa sinun täytyy mahdollisesti koordinoida tietoa ja tiimin yhteistyötä vastauksena kriisiaikojen muuttuviin olosuhteisiin. Tämä nopean toiminnan ratkaisu voidaan toteuttaa ja mukauttaa nopeasti minkä tahansa organisaation käyttöön.

4. Työstä Office-tiedostoja yhteistyössä Microsoft Teamsissa

Kun työskentelet etänä, sinun on työstettävä Office-asiakirjoja yhteistyössä tiimisi kanssa. Microsoft Teams on tehnyt tästä yksinkertaista. Voit luoda Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoja suoraan Teamsissa, joten sovellusikkunoiden vaihtamiseen ei ole tarvetta. Voit muokata niitä yhdessä työtovereidesi kanssa, jakaa muistiinpanoja ja lisätä kommentteja. Voit jopa aloittaa keskustelun tai kokouksen suoraan asiakirjasta ja keskustella muokkauksista.

Ei enää versiointiin liittyvää hämmennystä eikä sähköpostilaatikoiden tukkeutumista ristiriitaisista muokkauksista tai kommenteista – yksi saumattomasti integroitu yhteistyöalusta riittää.

5. Ota kaikki irti Microsoft Teams -mobiilisovelluksesta

Oletko aktivoinut Microsoft Teamsin mobiililaitteellasi? Se on täydellinen tapa pysyä ajan tasalla keskusteluista liikkeellä ollessasi. Pääset käsiksi kaikkiin tiimeihisi, kanaviisi ja tiedostoihisi, ja voit myös osallistua kokouksiin puhelimellasi.

Muista kuitenkin asettaa henkilökohtaiset rajasi ja optimoida työaikasi sinulle parhaiten sopivaksi. Tämä onnistuu helposti määrittämällä “hiljaisia aikoja” ja “hiljaisia päiviä” Microsoft Teamsin mobiiliasetuksissa.

6. Tee kaikista kokouksistasi inklusiivisia

Jos analysoit vuorovaikutustasi normaalin työpäivän aikana, havaitset, että verkostoosi kuuluu työtovereita muista osastoista, tytäryhtiöistä ja maista.

Varmista siis, että sisällytät Microsoft Teams -kokouksen jokaiseen kokouspyyntöön. Siten kaikki tiimisi jäsenet voivat liittyä mukaan sijainnistaan riippumatta.

Kokouksen aikana kannattaa kysyä osallistujilta, voisivatko he ottaa videoyhteyden käyttöön, sillä kasvokkainen ympäristö on läheisempi. Lisäksi on hyvä ottaa live-tekstitykset käyttöön, jotta ne osanottajat, jotka eivät puhu kokouskieltä äidinkielenään, voivat tuntea kuuluvansa tasavertaisina joukkoon. Tämä auttaa herättämään luottamusta ideoiden jakamisessa ja kommentoinnissa.

Sama periaate pätee ulkopuolisten kanssa järjestettyihin kokouksiin. Käännöstoiminnon ansiosta ihmiset voivat luottavaisin mielin kertoa ideoistaan omalla kielellään chateissa tai kanavilla.

Kokous kannattaa myös tallentaa. Siten ne tiimin jäsenet, jotka eivät pysty osallistumaan, voivat katsoa tallenteen jälkikäteen – ja pysyä näin ajan tasalla päätöksistä ja toimenpiteistä.

Lyhyesti sanoen nopea tutustuminen Microsoft Teamsin moniin työskentelyä parantaviin toimintoihin kannattaa. Siihen käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin, kun sinä ja tiimisi pystytte toimimaan entistä tuottavammin ja yhtenäisemmin etäisyydestä, sijainnista ja nykytilanteen haasteista huolimatta. Se edistää sekä työmoraalia että liiketoimintaa.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Yli-Iin yhteiskoulussa on kokeiltu ja otettu useita Microsoftin tarjoamia oppimisen työkaluja käyttöön. Yhteisöllisen oppimisen tukena Microsoft Teams toimii erityisen hyvin. Oppilaitosten Office 365 Education -ohjelmistopaketista löytyvä Teams on apulaisrehtori, biologian ja maantiedon lehtori Ville Sillanpään mukaan syrjäyttänyt perinteiset tavat esimerkiksi tehtävien tekemisessä ja niiden hallinnassa. Katso ensin Teamsin käyttövinkit videosta, ja lähde sitten liikkeelle osoitteesta: […]

  • Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Kun luomisella ei ole rajoja laittamalla sille rajat Teimme yhdessä Aalto-yliopiston teollisen suunnittelun maisterikurssin kanssa yhteisprojektin 2018 vuoden lopulla, joka ajoi minut todella syville vesille itsetutkistelussa. Päädyin pohtimaan, mikä meidän luovuuttamme rajoittaa? ”Teidän tehtävänne on kehittää ja suunnitella Surface-laitteille käyttöliittymä vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen”. Näin alkoi projektimme Aalto-yliopiston käyttöliittymäsuunnittelun kanssa yhteinen taival loppuvuodesta […]

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Case Spitec – Laitehallintaa ja tietoturvaa paremman asiakaspalvelun ohella

    Spitec heräsi omaan osaamattomuuteensa, kun puheet EU:n uudesta tietoturva-asetuksesta (GDPR) alkoivat. Ensin käytiin koulutuksissa itse. Sitten konsultointiin ammattilaista. Yhdessä kumppanin kanssa analysointiin nykytila ja määriteltiin kaikki välittömät tarpeet. Lista ei ollut pitkä, mutta tekemistä oli sitäkin enemmän. Ensin korjataan tietoturva, sitten uudistetaan laitehallinta. Siinä samalla koulutetaan tekijöille uuden asetuksen perusteet. Spitec teki järkevästi konsultoidessaan ammattilaista, […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • nainen istuu pöydän avulla laptop

    Kumppaniblogi – Työntekijäkokemuksen Netflix

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Huipputason työntekijäkokemus on valtava kilpailuetu, kunhan sen ymmärtää ihmislähtöisesti Työntekijäsi kohtaa arjessaan jatkuvasti huipputason käyttäjäkokemuksia. Kansainväliset mobiilipalvelut, verkkokaupat sekä viihdepalvelut kuten Netflix on rakennettu maailman parhaiden käyttöliittymäsuunnittelijoiden kanssa sujuviksi ja käyttäjien tarpeita ennakoiviksi kokemuksiksi. Työntekijäsi odottaa samaa myös toimistolla ja etätyössä, […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Vinkit

  • School Data Sync ja PrimusQuery

    School Data Sync ja PrimusQuery

    Microsoft School Data Sync julkaistiin tammikuussa 2017. Sitä voidaan käyttää opiskelijahallintojärjestelmän tietojen (koulut, luokat, kurssit, opettajat, oppilaat, kurssiosallistumiset) viemiseen Azure AD:hen ja Office 365:een. Muun muassa Microsoft Classroom Preview ja Intune for Education hyödyntävät School Data Syncillä synkronoituja tietoja. Jos School Data Sync on käytössä, niin Microsoft Classroom Preview’n tilat voidaan luoda täysin automaattisesti ja […]