henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä
Lukuaika, 5 min.

Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa.

Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa.

Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka auttavat saamaan tästä sovelluksesta kaiken irti niin kotioloissa kuin missä tahansa muualla.

1. Tee kaikista kokouksistasi tuottavampia

Hiljattain toteutettu Microsoftin Work Reworked -raportti osoittaa työntekijöiden kokevan, että 52 % heidän viikoittaisesta työajastaan kuluu tehottomasti muun muassa tarpeettomien keskeytysten, tietojen hakemisen ja heikosti tuottavien kokousten johdosta.

Microsoft Teamsin koko prosessin kattavat ominaisuudet auttavat vähentämään turhautumista ja tehottomuutta, kun kaikki kokouksessa tarvittava on yhdistetty samaan paikkaan. Kokouksia suunnitellessasi voit lisätä Teamsin avulla agendan, ennen kokousta luettavia asiakirjoja sekä muita keskusteluaiheita.

Kokouksen aikana voit ylläpitää kaikkien osanottajien keskittymistä aiheeseen, kun vaihdat videoyhteyteen, joka tekee kokemuksesta entistä henkilökohtaisemman ja innostavamman. Lisäksi voit sumentaa taustan häiriöiden vähentämiseksi sekä käyttää live-tekstityksiä. Lisäksi voit tehdä yhteistyötä Office 365 -asiakirjojen parissa sekä kehittää ideoita reaaliaikaisesti digitaalisen luonnoslehtiön avulla.

Kokouksen jälkeen kaikki kokouksen resurssit, mukaan lukien tallenne, sovitut toimenpiteet, luonnoslehtiöpiirrokset ja kokousmuistiinpanot, ovat saatavilla. Tiimi voi jatkaa kokouksen aikana esille tuoduista aiheista keskustelemista ja niihin liittyvää yhteistyötä. Se tarkoittaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla eikä kukaan turhaudu yrittäessään löytää kokouksen aikana laadittuja tai esitettyjä aineistoja. Ne ovat myös sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka eivät päässeet osallistumaan.

2. Järjestä suuria live-tapahtumia verkossa Microsoft Teamsin avulla

Microsoft Teamsin live-tapahtumien avulla voit järjestää suurimittaisia kokouksia, kuten koko yrityksen laajuisia tapahtumia, markkinointiwebinaareja, lanseeraustapahtumia ja koulutustapahtumia. Voit pitää esityksiä jopa 100 000 osallistujalle riippumatta siitä, ovatko he organisaatiosi sisä- vai ulkopuolisia. Näin voit varmistaa, että kaikki etätyöntekijät pystyvät osallistumaan ja ovat kaikesta ajan tasalla.

3. Lisää Microsoft Teamsiin suosikkisovelluksiasi ja -bottejasi

Sovellusten avulla voit tehdä Microsoft Teamsissa vieläkin enemmän. Ajattele tuttuja työkaluja, tiedostoja ja koontinäyttöjä, joita organisaatiosi valmiiksi käyttää. Monet niistä voidaan lisätä Microsoft Teamsiin, ja Teamsin Sovellukset-osiossa on tarjolla myös paljon uusia vaihtoehtoja. Voit käyttää niitä sekä chateissa että kanavissa. Näin käytössäsi ovat kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut, joita tarvitset työskennelläksesi mahdollisimman tuottavasti kenen kanssa tahansa.

Seuraavassa on muutamia mielenkiintoisia sovelluksia ja botteja, joihin kannattaa tutustua. Teamsin Sovellukset-osiosta löydät niitä lisää – uusia lisätään kaiken aikaa.

Who: Tämän botin avulla voit saada tietoa kenestä tahansa organisaatiosi työntekijästä. Muista tarkistaa osallistujien tiedot tulevien Kokoukset-välilehdestä, jotta tiedät tarkalleen, ketkä tulet tapaamaan. Tästä ominaisuudesta on myös paljon hyötyä, kun saat viestin tuntemattomalta ja haluat nopeasti selvittää, kenestä on kyse ja minkä parissa hän työskentelee.

Microsoft Planner: Järjestä tulevat tehtäväsi lisäämällä yksi tai useampia Planner-välilehtiä Teams-kanavaasi. Voit seurata nykyisten tehtävien tilaa ja saada ilmoituksen, jos sinulle määritetään uusi tehtävä.

Icebreaker: Tämä Microsoft Teams -botti auttaa tiimisi jäseniä tutustumaan toinen toisiinsa. Viikoittain kaksi satunnaista tiimin jäsentä yhdistetään joko online-tapaamista tai (mahdollisuuksien mukaan) kasvokkaista tapaamista varten. Botti tekee aikataulutuksesta helppoa – se ehdottaa automaattisesti vapaita aikoja, jotka sopivat molemmille osapuolille. Se sopii erinomaisesti henkilökohtaisten yhteyksien vahvistamiseen etätiimien jäsenten välillä ja auttaa rakentamaan ja ylläpitämään tiivistä yhteisöä.

Crisis communication: Tietyissä olosuhteissa sinun täytyy mahdollisesti koordinoida tietoa ja tiimin yhteistyötä vastauksena kriisiaikojen muuttuviin olosuhteisiin. Tämä nopean toiminnan ratkaisu voidaan toteuttaa ja mukauttaa nopeasti minkä tahansa organisaation käyttöön.

4. Työstä Office-tiedostoja yhteistyössä Microsoft Teamsissa

Kun työskentelet etänä, sinun on työstettävä Office-asiakirjoja yhteistyössä tiimisi kanssa. Microsoft Teams on tehnyt tästä yksinkertaista. Voit luoda Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoja suoraan Teamsissa, joten sovellusikkunoiden vaihtamiseen ei ole tarvetta. Voit muokata niitä yhdessä työtovereidesi kanssa, jakaa muistiinpanoja ja lisätä kommentteja. Voit jopa aloittaa keskustelun tai kokouksen suoraan asiakirjasta ja keskustella muokkauksista.

Ei enää versiointiin liittyvää hämmennystä eikä sähköpostilaatikoiden tukkeutumista ristiriitaisista muokkauksista tai kommenteista – yksi saumattomasti integroitu yhteistyöalusta riittää.

5. Ota kaikki irti Microsoft Teams -mobiilisovelluksesta

Oletko aktivoinut Microsoft Teamsin mobiililaitteellasi? Se on täydellinen tapa pysyä ajan tasalla keskusteluista liikkeellä ollessasi. Pääset käsiksi kaikkiin tiimeihisi, kanaviisi ja tiedostoihisi, ja voit myös osallistua kokouksiin puhelimellasi.

Muista kuitenkin asettaa henkilökohtaiset rajasi ja optimoida työaikasi sinulle parhaiten sopivaksi. Tämä onnistuu helposti määrittämällä “hiljaisia aikoja” ja “hiljaisia päiviä” Microsoft Teamsin mobiiliasetuksissa.

6. Tee kaikista kokouksistasi inklusiivisia

Jos analysoit vuorovaikutustasi normaalin työpäivän aikana, havaitset, että verkostoosi kuuluu työtovereita muista osastoista, tytäryhtiöistä ja maista.

Varmista siis, että sisällytät Microsoft Teams -kokouksen jokaiseen kokouspyyntöön. Siten kaikki tiimisi jäsenet voivat liittyä mukaan sijainnistaan riippumatta.

Kokouksen aikana kannattaa kysyä osallistujilta, voisivatko he ottaa videoyhteyden käyttöön, sillä kasvokkainen ympäristö on läheisempi. Lisäksi on hyvä ottaa live-tekstitykset käyttöön, jotta ne osanottajat, jotka eivät puhu kokouskieltä äidinkielenään, voivat tuntea kuuluvansa tasavertaisina joukkoon. Tämä auttaa herättämään luottamusta ideoiden jakamisessa ja kommentoinnissa.

Sama periaate pätee ulkopuolisten kanssa järjestettyihin kokouksiin. Käännöstoiminnon ansiosta ihmiset voivat luottavaisin mielin kertoa ideoistaan omalla kielellään chateissa tai kanavilla.

Kokous kannattaa myös tallentaa. Siten ne tiimin jäsenet, jotka eivät pysty osallistumaan, voivat katsoa tallenteen jälkikäteen – ja pysyä näin ajan tasalla päätöksistä ja toimenpiteistä.

Lyhyesti sanoen nopea tutustuminen Microsoft Teamsin moniin työskentelyä parantaviin toimintoihin kannattaa. Siihen käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin, kun sinä ja tiimisi pystytte toimimaan entistä tuottavammin ja yhtenäisemmin etäisyydestä, sijainnista ja nykytilanteen haasteista huolimatta. Se edistää sekä työmoraalia että liiketoimintaa.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Yli-Iin yhteiskoulussa on kokeiltu ja otettu useita Microsoftin tarjoamia oppimisen työkaluja käyttöön. Yhteisöllisen oppimisen tukena Microsoft Teams toimii erityisen hyvin. Oppilaitosten Office 365 Education -ohjelmistopaketista löytyvä Teams on apulaisrehtori, biologian ja maantiedon lehtori Ville Sillanpään mukaan syrjäyttänyt perinteiset tavat esimerkiksi tehtävien tekemisessä ja niiden hallinnassa. Katso ensin Teamsin käyttövinkit videosta, ja lähde sitten liikkeelle osoitteesta: […]

  • GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä yliopistojen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto yliopistossa Yliopistossa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan “rekisteröidyiksi”: opiskelijoita, opettajia, siivoojia, hallintohenkilöstöä ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa yliopistoon tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, syntymäajat ja […]

Teollisuus

Terveydenhuolto

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

Digitalisaatio

  • henkilö istuu pöydässä kannettavan tietokoneen

    Etätyö: Kalsarit, kahvia ja kuulokkeet?

    Etätyö, läsnätyö, WFH, kotikonttori. Siinä saman asian termejä, jotka ovat viime viikkoina tulleet kovin tutuiksi. Tämä erittäin poikkeuksellinen aika tuo esiin monia piirteitä ihmisistä ja työyhteisöistä. Se pakottaa monet pois rutiineista, kun taas toisille työpäivät eivät juurikaan eroa normaalista. Alla kokemuksia ja vinkkejä viisihenkisen perheen uudesta arjesta. Lapsiperheille mausteen nykyiseen työpäivään tuovat kotona olevat lapset. […]

Kumppaniblogi

  • Sinisen Meteoriitin voittokulku jatkuu yhdessä Microsoftin Office 365:n kanssa vuoden 2019 ohjelmistoyrityksenä

    Sinisen Meteoriitin voittokulku jatkuu yhdessä Microsoftin Office 365:n kanssa vuoden 2019 ohjelmistoyrityksenä

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Sininen Meteoriitti heittää hyvästit vanhoille toimintatavoille rakentaessaan maailman parhaita digitaalisia työympäristöjä Valo-tuoteperheellä. Valo Modern on osa Valo-tuoteperhettä. Valo modernisoi sisäisen viestinnän   Usein parhaat ideat syntyvät yksinkertaisista oivalluksista.    “Uskomme, että tulevaisuuden maailmassa pärjäävät ne organisaatiot, jotka panostavat digitaaliseen sosiaaliseen yhteistyöhön ja saumattomaan palvelukokemukseen kaikissa kanavissa.” […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    “Turvallisen pilvipalvelun, vaatimustenmukaisuuden ja luokkansa parhaan suojauksen ansiosta tietosi ja sitä hyödyntävät työkalut voivat aidosti tehostaa liiketoimintaasi.” Maailma on itsessään vaarallisempi kuin koskaan ennen, ja erilaiset verkkouhat ovat muuttuneet entistä kehittyneemmiksi. Tänä päivänä mikä tahansa laite voi toimia mahdollisena reittinä järjestelmiimme ja omaan elämäämme, joten sen suojauksen on oltava paras mahdollinen. Yhä suurempi osa henkilökohtaisista […]

Vinkit

  • Wilma

    Wilma

    Ajattelepa, jos opettajalla näkyisi Wilmassa oppilasryhmä, siellä olisi myös nappi “Tee tästä ryhmästä Teams-ryhmä”. Tällainen nappi on jo pilottikäytössä muutamassa kunnassa. Primuksesta voidaan tuoda valmiit oppilasryhmät Teamsiin yhdellä napin painalluksella. Wilmassa on tämä valmius jo olemassa, ja Enterin kehittämä nappi voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä kunnan ja kunnan tietohallinnon kanssa. Myöhemmin Teamsiin tulee myös valmiina ominaisuus, […]