Van Oord eliminoi manuaaliset prosessit ja pääsee käsiksi reaaliaikaiseen tietoon ja analytiikkaan mistä tahansa

Pilvipohjaisia tekoälyratkaisuja hyödyntämällä eräs maailman suurimmista ruoppauslaivastoista onnistui kehittämään prosessejaan, vapauttamaan resursseja ja keskittymään tulevaan innovointiin ja kasvuun.

Kuvittele tilanne. Eri puolilla maailmaa lukuisia aluksia, joiden laitedokumentaatioita ja sertifikaatteja pyytävät säännöllisesti matkan aikana niin oma henkilökunta kuin säätelevät viranomaiset. Kuvittele seuraavaksi, että useat näistä sertifikaateista on tallennettu eri sijainteihin – tulostettuina, digitaalisessa muodossa vanhoilla laitteistoilla ja monilla eri kielillä.

Sertifikaatit on myös uusittava vuosittain. Kuten monien sellaisten yritysten tapauksessa, jotka eivät pääse alusta lähtien nauttimaan paperittomasta ja täysin digitaalisesta maailmasta, Van Oord joutui kohtaamaan tämän monimutkaisen tilanteen päivittäin. Manuaaliset tuonnit olivat aikaavieviä, ja niihin liittyi inhimillisiä riskejä. Hakeminen oli vaikeaa ja auditointi vaivalloista.

"Meillä on niin monia sertifikaatteja ympäri maailman niin monilta eri toimittajilta. Toisinaan ne on lähetetty sähköpostilla ja toisinaan kirjeitse. Meillä oli paljon eri työprosesseja, mikä hankaloitti tiettyjen asiakirjojen löytymistä", kertoo Donny Gieskens, Van Oordin Cloud Competence Center Manager. "Tietojen skannaus ja kirjoittaminen oli erittäin tylsää ja työlästä, eikä kukaan halunnut tehdä sellaista työtä. Monet henkilöstöstämme joutuivat käyttämään aikaa tällaisiin manuaalisiin toimenpiteisiin."

Asteittaiset parannukset

Tähän haasteeseen vastatakseen Van Oordin IT-osasto tutustui Microsoft-kumppani Wortellin kanssa uusiin tapoihin, joilla tämä prosessi voitaisiin automatisoida. Odotetusti lopputuloksena syntynyt ehdotus otettiin yrityksessä vastaan erittäin myönteisesti.

Suunnitelmana oli luoda uusi reitti, jonka kautta sertifikaatteja voitaisiin tuoda automaattisesti. Azurea ja tekoälyyn perustuvaa tietokonenäköä hyödynnettiin asiakirjojen skannauksessa ja käsittelyssä. Ne kaikki tallennettiin yhteen sijaintiin, jota jokainen yrityksen työntekijä saattoi käyttää verkkosivuston kautta.

Yritys havaitsi tässä potentiaalista lisäarvoa ja alkoi nopeasti ottaa käyttöön ratkaisua, joka poistaisi työn rutiininomaiset ja manuaaliset puolet ja hyödyntäisi nykyaikaisempaa lähestymistapaa. Projekti toteutettiin kahden viikon pyrähdyksissä Wortellin kanssa käyttämällä Azure-tuotantoympäristöä. Liiketoiminnallinen lisäarvo osoitettiin nopeasti, ja hanke sai asteittaisen hyväksynnän käyttöönoton edetessä. Tämä varmisti rahoituksen saatavuuden ja keskeisten sidosryhmien mukanaolon yrityksen päivittäistä toimintaa häiritsemättä. Tällainen työskentely auttoi tiimiä myös hallitsemaan kustannuksia, arvioimaan vaatimuksia ja mukautumaan tarpeen mukaan. Uusia ominaisuuksia voitiin lisätä joko välittömästi, tai niiden lisäämiselle voitiin luoda mahdollisuudet tulevaisuutta ajatellen.

Lopullinen prosessi toimii kuten putki, jonka kussakin vaiheessa hyödynnetään eri Azure-toimintoja. Se alkaa vastaanotetusta sähköpostista tai joukkotuonnilla lisätyistä asiakirjoista. Ratkaisu hyödyntää sen jälkeen optista merkkientunnistusta (OCR), joka skannaa tiedot ja tallentaa ne Azureen. Tekoälyä voidaan hyödyntää kussakin vaiheessa tarpeen mukaan, minkä ansiosta Van Oord voi tulevaisuudessa kehittää ratkaisuaan ja sen tarjoamaa lisäarvoa entistä pitemmälle.

Välitön vaikutus

Ratkaisu on nyt otettu käyttöön ja sen kehitys jatkuu edelleen. Automaatio on osoittautunut yritykselle suureksi menestystekijäksi, joka vapauttaa resursseja ja vähentää vasteaikoja merkittävästi. Mitään monimutkaisia järjestelmiä ei tarvita – yksinkertainen lataus- ja hakutoiminto riittää. Uusi prosessi on osoittautunut työntekijöiden kannalta erittäin käteväksi. Ratkaisu mahdollistaa reaaliaikaisen saatavuuden, analytiikan sekä sertifikaattien ja muiden tietojen hakemisen erilaisilla hakuehdoilla. Henkilöstöllä on nyt käytössään aikaa ja työkalut, joiden ansiosta he voivat keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen.

Ihmisillä on aina taipumusta pelätä, että heidän työnsä korvataan automaatiolla. Perheyrityksenä meille oli tärkeää selittää työntekijöille, että teknologia ei korvaa heidän työpanostaan, vaan antaa itse kullekin lisää aikaa keskittyä työnkuvansa merkityksellisiin ja innovatiivisiin osa-alueisiin.

Manuaaliset prosessit ovat myös vähentyneet merkittävästi. Aikaa säästyy noin viisi minuuttia asiakirjaa kohti. Kun mukana on hakuoptimointi ja kun manuaalinen skannaus, tunnisteiden lisääminen ja lataus voidaan ohittaa, aikaa säästyy jopa 15 minuuttia sertifikaattia kohti.

Ottaen huomioon, että Van Oord joutuu käsittelemään jopa 5 000 eri sertifikaattia ja että niitä lisätään noin 50 kappaletta viikossa, säästyneellä ajalla on valtavan suuri vaikutus. Lisäksi tietojen saatavuus mistä tahansa – myös mobiililaitteilla – tarjoaa huomattavaa lisäarvoa sekä toimisto- että laivatyöntekijöille. Läpimenoajat ovat nyt parantuneet merkittävällä tavalla, mikä vähentää paperiasiakirjojen käsittelykustannuksia ja tarjoaa välittömän pääsyn tietoon ilman perinteisiä viiveitä, jotka saattoivat venyä useiksi viikoiksi. Tämä on erityisen hyödyllistä Van Oordin alusten tarkastuksissa. Tämä järjestelmä auttaa yritystä osoittamaan vaatimuksenmukaisuutensa sääteleville viranomaisille.

"Jos käytössä on paperisia sertifikaatteja, ne ovat saatavilla vain toimistosta", sanoo Donny. "Nyt pääsemme näihin tietoihin käsiksi verkkosivustossa, joka mukautuu näytön kokoon ja on käytettävissä millä tahansa laitteella ja mistä tahansa sijainnista."

Tietojen avulla syvemmälle

Modernia ja ketterää ratkaisua hyödyntämällä Van Oord pystyy helposti käyttämään hyväkseen pilvipohjaista infrastruktuuriaan. Tällä hetkellä se tutkii erilaisia innovatiivisia ominaisuuksia tulevia käyttöönottoja varten. Hakutoiminnon tietoturvallisen, yksinkertaistetun version tarjoaminen asiakkaille on yksi näistä ideoista. Sen avulla kolmannet osapuolet voisivat itsenäisesti tarkistaa alusten vaatimustenmukaisuuden.

Sertifikaattien konekääntäminen vieraille kielille on toinen suunniteltu ominaisuus tuontiprosessiin. Yhä useampien sertifikaattien vastaanottaminen ja tallentaminen tarjoaa luonnollisesti lisämahdollisuuksia tietojen hyödyntämiseen.

Van Oord ja Wortell ovat alkaneet myös tutkia koneoppimisen soveltamista sertifikaattien vanhenemisajan merkitsemiseen järjestelmässä. Koska sertifikaatteja on erityyppisiä, niiden tarkan vanhenemisajan määrittäminen ei vielä tässä varhaisessa vaiheessa ole yksinkertaista. Sertifikaattien määrän kasvaessa niiden analyysimahdollisuudet kuitenkin lisääntyvät. Koneoppimisalgoritmeja voidaan opettaa tunnistamaan erilaisia tietotyyppejä, joiden avulla päästään haluttuihin lopputuloksiin. Suunnitteilla on myös lisätä Azureen tuodut metatiedot SharePointiin. Tämä tarjoaisi syvällisemmät ja älykkäämmät hakumahdollisuudet sekä mahdollisuuden visualisoida ja integroida tiedot Microsoft Office 365 -ympäristössä.

Pilvipalvelujen edut

Van Oordilla ei ollut aiemmin käytössään pilvi-infrastruktuuria, joten sen uusi ratkaisu toimii hyvänä esimerkkinä pilvipohjaisista työnkuluista uuden liiketoimintaratkaisun kehityksessä. Tämä automatisoitu tuonti- ja hakutoiminto on rakennettu ilman uusia laitevaatimuksia, ja sen taustalla oleva pilvipohjainen infrastruktuuri skaalautuu liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

"Se havainnollistaa erinomaisesti pilvipalvelujen tarjoamat edut", Donny toteaa. "Olemme perinteinen yritys, jolla on paikallisia palvelimia, vanhoja sovelluksia ja vanhassa muodossa olevaa tietoa. Nyt voimme kuitenkin ottaa helposti käyttöön verkkosivuston, joka pohjautuu tekoälyn tarjoamaan logiikkaan, emmekä tarvitse uusia laitteistoja. Lisäksi meitä laskutetaan vain käytön mukaan."

Van Oordin uudella ratkaisulla on vältetty merkittävät aloituskustannukset. Samalla tietosuoja on parantunut ja liiketoiminnan lisäarvo on pystytty osoittamaan selkeästi. Uusi prosessi ei ole parantanut ainoastaan uutta ratkaisua työssään käyttävien työympäristöä – se on helpottanut myös IT-tiimin toimintaa.

"Van Oord on yritys, jolla on 150 vuoden kokemus kansainvälisestä merirahdista. Yrityskulttuuri perustuu yrittäjyyden ajatukseen ja sitoutuneisiin työntekijöihin. Tässä digitaalisessa muutoksessa IT-osaamisemme kehittyy päivä päivältä", sanoo Donny. "IT-osaston näkökulmasta tämä toimi hyvänä esimerkkinä siitä, mitä pystymme tekemään yrityksen hyväksi. Saamme nyt enemmän pyyntöjä muulta yritykseltä, kun ihmiset ovat ymmärtäneet, mitä (uusimmalla) teknologialla voidaan saada aikaan."

Nyt voimme ottaa helposti käyttöön verkkosivuston, joka pohjautuu tekoälyn tarjoamaan logiikkaan, emmekä tarvitse uusia laitteistoja. Lisäksi meitä laskutetaan vain käytön mukaan.