Nyenroden kauppakorkeakoulu: Tietolähteiden yhdistäminen yhtenäisellä tavalla

Nyenroden kauppakorkeakoulu oli keskellä uuden SaaS-pohjaisen talousjärjestelmän integraatiosuunnittelua, kun se huomasi, että ratkaisun yhdistäminen lukuisiin muihin järjestelmiin olisi odotettua monimutkaisempaa. Tämän seurauksena kauppakorkeakoulu pyysi apua Microsoftin kumppaniverkoston jäseneltä Wortellilta, joka ehdotti Azure Unified Pipelinen käyttöönottoa datayhteyksien standardoimiseksi koko tietoympäristössä.

“Vuosien ajattelimme IT-infrastruktuuriamme pastasalaattina – sekoituksena erilaisia ainesosia, jotka toimivat yhdessä. Mutta asiaa tutkittuamme tajusimme, että kyseessä oli pikemminkin monimutkainen spagettiruoka ja sen päällä juustokuorrute.”

Nyenroden kauppakorkeakoulun IT-päällikkö Hans Wim Kroodsma kuvailee hetkeä, jolloin hän ja hänen tiiminsä aloittivat uuden talousjärjestelmän valinnan vuonna 2019. Ei kestänyt kauan, ennen kuin he kompastuivat monimutkaisiin ongelmiin, jotka pakottivat koko yliopiston dataintegraatioista vastaavan infrastruktuurin uudelleensuunnitteluun.

“Olimme toteuttamassa koko instituution laajuista optimointiohjelmaa, ja ensimmäisenä tavoitteena oli vain korvata talousjärjestelmä”, hän selittää.” Tajusimme nopeasti, että toisiinsa yhteydessä olevat sovellukset muodostavat monimutkaisen verkon, joka on myös vaihdettava ja integroitava. Jokaisella integraatiolla oli oma standardoitu tapansa tietojen vaihtamiseen. Vaikka järjestelmän vaihto vaikutti suhteellisen yksinkertaiselta, se johti muutoksiin toisensa jälkeen.”

Nyenroden kauppakorkeakoulun yritysarkkitehti Hans Nouwensin mukaan kyseessä tuskin on yksittäistapaus koulutusalalla.

“Vuosien ajan monet koulutuslaitokset ovat valinneet esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallintoon liittyviä liiketoimintasovelluksia keskittyen parhaisiin erillisratkaisuihin. Ne ovat vasta äskettäin huomanneet, että tärkeitä eivät ole yksittäiset sovellukset – olennaista on se, että kokonaisuus on integroitu ja tukee liiketoiminnan eri osa-alueita.”

Pian Kroodsma ja hänen tiiminsä ymmärsivät talousjärjestelmän korvaamisen olevan mahdotonta ilman, että se vaikuttaisi koko tietoympäristöön. Tiimillä ei ollut valmiuksia tukea tällaista monimutkaista sovellusintegraatiopakettia, joten se halusi löytää ratkaisun, joka standardisoisi kaikki yhteydet. Tällaiseksi ratkaisuksi osoittautui Azure Unified Pipeline.

Perinteinen yliopisto, moderni lähestymistapa

Nyenroden kauppakorkeakoulu poikkeaa kilpailijoistaan. Sen palveluksessa työskentelee noin 400 työntekijää, ja vuosittain siellä aloittaa opiskelunsa yli 6 000 tutkinto-opiskelijaa ja tutkintoon tähtäämätöntä opiskelijaa. “Nyenroden kauppakorkeakoulun perustivat vuonna 1946 teollisuusjohtajat, jotka halusivat kouluttaa uuden sukupolven yritysjohtajia auttaakseen elvyttämään sodanjälkeistä taloutta”, Kroodsma sanoo.

Sen lähestymistavassa korostuvat sekä akateeminen tieto että henkilökohtaisen kehityksen painottaminen, ja se houkuttelee opiskelijoita kaikkialta maailmasta.”Nyenrode on erilainen”, hän jatkaa. “Muilla yliopistoilla on esimerkiksi moderni kampus korkeine taloineen. Nyenrode sijaitsee klassisessa ympäristössä, joskin avasimme toisen, suurkaupunkimaisen kampuksen Amsterdamissa joitakin vuosia sitten.”

Breukelenin kampuksella on linna, joka on peräisin 1200-luvulta. Sen muinaiset muurit ovat kuitenkin vain perinteinen julkisivu modernille ja teknologiakeskeiselle koulutus- ja tutkimuslaitokselle, joka pyrkii innovoimaan liiketoiminnan johtamista.

Hieno esimerkki on se, kuinka IT-tiimi ryhtyi uudistamaan tietoympäristöä viime vuonna.

“Aluksi lähestyimme jokaista järjestelmää erikseen ja itsenäisenä kokonaisuutena. Pian ymmärsimme, että näiden järjestelmien on keskusteltava keskenään, ja ne on voitava yhdistää toisiinsa paljon tehokkaammin”, kertoo Nyenroden kauppakorkeakoulussa työskentelevä projektipäällikkö Karel Ramdin.

“Se sai meidät ottamaan yhteyttä Microsoft-kumppani Wortelliin ja tutkimaan etuja, joita Microsoft Azure Unified Pipelines tarjoaa.”

Tietojen vaihtamisen standardointihaasteet

Digitalisaatioprosessi, jota opetusalan toimijat ovat käyneet läpi viime aikoina, on johtamassa siihen, että useimmat järjestelmät korvataan SaaS-sovelluksilla (ohjelmisto palveluna). Vaikka SaaS on vakiintunut ratkaisu opetus- ja oppimisprosesseissa, se on suhteellisen uusi lisä tukipalveluihin, mukaan lukien talous- ja henkilöstöhallinto.

Näiden järjestelmien integroinnista muodostunut tärkeä tavoite IT-osastoille. Mutta kuten Nouwens selittää, tietojenvaihto näiden ratkaisujen välillä tapahtuu tyypillisesti pirstaleisella ja joustamattomalla tavalla.

“Hyödynsimme alun perin lukuisia eri palveluntarjoajia sekä erilaisia teknologioita ja toimintatapoja. Jokaisella ratkaisutoimittajalla oli oma ratkaisunsa ja teknologiansa, minkä seurauksena sovellusten hallinnasta vastaavien henkilöiden oli yhä monimutkaisempaa toteuttaa muutoksia”, hän sanoo. “Tarvitsimme jonkun luomaan löyhästi toisiinsa kytkettyjä vertaisyhteyksiä, joiden avulla voisimme hyödyntää eri tietolähteitä vaikuttamatta verkon kaikkiin integraatioihin.”

Microsoftin paikallinen pilvipalveluintegraattori Wortell ryhtyi auttamaan tässä hankkeessa. “Kun Nyenrode otti meihin yhteyttä, piirsimme ensimmäisenä luonnoslehtiöön eri sovellukset ja niiden väliset linkit”, muistelee Wortellin pilviratkaisuarkkitehti Don van Meel.

Tämä oli kipinä, joka sai hänet ja hänen kollegansa Perry Lambrechtsin valitsemaan lopulta lähestymistavaksi Azure Unified Pipelinen. Pilvinatiivi ratkaisu on arkkitehtuuriperiaate, joka pohjautuu Azure Information Services -palveluihin ja muihin Azuren PaaS-komponentteihin (alusta palveluna) sekä Microsoftin parhaisiin käytäntöihin. Se auttaa vaihtamaan tietoja eri järjestelmien välillä Nyenroden liiketoiminnan eri osa-alueilla. Tietoa esimerkiksi välitetään opiskelijahallinnosta kirjanpitoon ja kirjanpidosta edelleen toimitilojen hallintajärjestelmään.

“Käytössämme on opiskelijoiden tietojärjestelmä, joka pitää kirjaa opiskelijoiden suorituksista ja lähettää heille laskun, kun heidän on maksettava lukukausimaksunsa”, Nouwens kertoo.” Azure Unified Pipeline antaa meille valmiudet lähettää näitä tietoja kirjanpitosovellukseen. Samalla hallinnoinnista vastaavat henkilöt pääsevät käsiksi yksittäisiin osiin ilman, että sillä on vaikutusta verkon kaikkiin integraatioihin.”

Azure Unified Pipeline -käyttöönoton edut

Käyttöönottonsa jälkeen Azure Unified Pipeline on osoittautunut monin tavoin hyödylliseksi ratkaisuksi.

“Keskeinen etu on, että se antaa meille mahdollisuuden seurata datavirtoja, korjata niiden virheitä ja valvoa niitä”, kertoo Nouwens ja ylistää ratkaisun joustavuutta tiiminsä kannalta.

Hallinnan odotetaan parantuvan entisestään nyt, kun Wortell on saanut Azure Unified Pipeline -ratkaisun kehitystyön päätökseen ja siirtyy ylläpitoon.”Keksimme ratkaisun, joka ei ole Nyenroden tiimin kannalta pelkkä musta laatikko, vaan se antaa heille mahdollisuuden puuttua tiettyihin tilanteisiin”, Lambrechts lisää.

“Tämän seurauksena kaikilla yliopiston sovelluspäälliköillä on pääsy Azure-ympäristöön, jonka kautta he voivat seurata, auditoida ja jäljittää datavirtojaan.

“He voivat myös suorittaa kyselyjä tietokannasta tarkastaakseen tapahtumalokeja sekä katkaistakseen ja muodostaakseen yhteyksiä. Jos siis jossain ilmenee vikaa, he voivat Azuren kautta kytkeä eri toimintoja päälle ja pois tarpeen mukaan.”

Katse tulevaisuuteen

Azure Unified Pipelinen menestys on saanut Wortellin ja Nyenroden hyödyntämään lisäratkaisuja ja datalähteitä.

“Olemme jo alkaneet tutkia opiskelijahallinnon datalähteen ja CRM-järjestelmämme yhdistämistä Microsoft Dynamics 365:n avulla”, sanoo Ramdin ja lisää, että myös toimitilojen hallintaa pohditaan tältä kannalta.

Koska Wortell on automatisoinut käyttöönottoprosessin, uusien Azure Unified Pipeline -instanssien kehittäminen ja käyttöönotto tapahtuu paremmin ja nopeammin.

Viime kädessä suunnitelmana on jatkaa Nyenroden koko dataintegraatioverkon laajentamista Azure Unified Pipelinen kautta. “Kehitämme verkkoa jatkuvasti, ja se onnistuu entistä joustavammin”, Nouwens lisää. “Voimme jopa vaihtaa SaaS-tuotteita ja -toimittajia. Koska meillä on pääsy samoihin tietoihin, tämä ei muodostu ongelmaksi. Ketteryyden on oltava tällä ennennäkemättömällä tasolla, jotta voimme tulevaisuudessakin jatkaa korkeakoulutoimintamme kehittämistä.”

Tämä ei ole lisäetu ainoastaan Nyenrodelle, vaan se on ylpeydenaihe myös Wortellin arkkitehdeille.”Olemme luoneet integraatiomallin ja käyttöönottoalustan, jossa myös tulevaisuuden tarpeet on huomioitu”, Lambrechts toteaa.

Hän lisää: “Tämä oli yksi alkuvaiheen vaatimuksista, jotka esitimme itsellemme. On nimittäin helppo toteuttaa jotakin, joka ratkaisee asiakkaan ongelman juuri tällä hetkellä – mutta tämän ratkaisun tuli toimia myös missä tahansa tulevaisuuden käyttötarkoituksessa.”

Azure Unified Pipeline antaa meille valmiudet lähettää tietoa verkon eri osien välillä. Samalla se antaa hallinnasta vastaaville henkilöille mahdollisuuden päästä käsiksi yksittäisiin osiin ilman, että sillä on vaikutusta verkon toimintaan kokonaisuutena.

Hans Nouwens, yritysarkkitehti, Nyenroden kauppakorkeakoulu

Ketteryyden on oltava tällä ennennäkemättömällä tasolla, jotta voimme tulevaisuudessakin jatkaa korkeakoulutoimintamme kehittämistä.

Hans Nouwens, yritysarkkitehti, Nyenroden kauppakorkeakoulu