El enfoque del «Big Bang» en la transformación digital (y cómo conseguir que funcione)

Hoy en día, hacer las cosas «como se han hecho siempre» no tiene sentido en el mundo de los negocios. En la actualidad, el cambio es la nueva realidad. Piensa en los cambios que afectan a tu organización en este momento, con nuevas tecnologías y técnicas que propician nuevas actitudes y expectativas entre empleados y clientes por igual. Todo está cambiando.

Y algo que todos estos cambios tienen en común es la velocidad. Todo sucede extraordinariamente rápido. Por este motivo, para que un negocio sobreviva y prospere en un mercado tan competitivo, debe reaccionar con igual celeridad, especialmente cuando la respuesta a esta necesidad de transformación está en la tecnología.

Satisfacer la necesidad de innovar rápidamente

«Cuando el cambio es la nueva realidad», un estudio realizado en 2019 por Microsoft en colaboración con el Dr. Michael Parke de London Business School, corrobora esta opinión. Este estudio afirma que el 92 % de las empresas se han enfrentado recientemente a una interrupción tecnológica y concluye que ahora es el momento de «redoblar la innovación en el lugar de trabajo para impulsar el crecimiento». En particular, destaca que, hoy en día, las empresas más pioneras se afanan por construir puentes entre los compartimentos estanco organizativos y operacionales, y que el empoderamiento en el lugar de trabajo sigue siendo fundamental para la innovación.

Entonces, ¿cuál es el mejor modo de que una empresa incorpore con éxito una nueva tecnología o una nueva plataforma?

Lanzamiento en 48 horas: caso de éxito de Coloplast

Podría decirse que no existe una forma correcta o incorrecta de hacer las cosas. Cada organización es diferente. Pero Coloplast, una destacada compañía biosanitaria famosa por introducir la revolucionaria bolsa de ostomía, decidió hacerlo de una forma rompedora. Fue una transformación organizativa e innovadora tan grande y rápida como el propio «Big Bang». De forma resumida diremos que, para conseguir que todos en Coloplast trabajaran mejor juntos, hicieron que 8000 empleados de todo el mundo empezaran a utilizar Microsoft Teams en tan solo 48 horas.

Microsoft Teams integra funcionalidades de chat, videoconferencia y almacenamiento de archivos en una plataforma unificada, que es exactamente lo que Coloplast necesitaba: «Lo que necesitábamos era una solución que permitiera a nuestros equipos ser ágiles y colaborar al instante», explica René Rasmussen, vicepresidente de operaciones y soporte de TI de Coloplast. «Por eso Teams nos pareció la solución perfecta».

Además, con esta hazaña de implementación, Coloplast consiguió los dos hitos que, según el estudio «Cuando el cambio es la nueva realidad», constituyen el sello distintivo de un negocio innovador: acabar con los compartimentos estanco y dotar a los empleados de los recursos necesarios, y todo el doble de rápido.

¿Cómo lo hicieron? Hubo cuatro etapas clave…

• El programa piloto

En un primer momento, fueron 200 empleados de los 43 países de la red de Coloplast los que comenzaron a utilizar Teams y a proporcionar comentarios detallados sobre su experiencia.

• Un plan de migración estructurado y detallado

La migración se puso en marcha un viernes por la noche, pero el plan estaba pensado con tanto detalle que se realizó antes de lo previsto y el domingo por la tarde había finalizado. El lunes por la mañana, cuando 8000 personas se incorporaron a su puesto trabajo, el equipo de TI esperaba nerviosamente en la línea de ayuda. Pasaron las horas. La primera llamada llegó a las 11.30. Fue un administrador de soporte sorprendido que preguntaba si el «feedback» era correcto y era verdad que nadie había llamado al servicio de asistencia. Solo hubo otras seis llamadas esa semana.

• Embajadores de la migración

Para ayudar a sus compañeros a adaptarse a Teams, los 200 participantes de la prueba piloto se convirtieron en embajadores durante el proceso de migración general.

• Un mecanismo de «feedback» oficial

Se fomentó la aportación de comentarios y se instó a los empleados a que compartieran sus ideas sobre las características que se podían añadir o mejorar. Esto ayudó a establecer una cultura de mejora continua.

Conclusión

Lo que Coloplast demostró de manera tan convincente fue que incluso una operación global con miles de empleados puede completarse con una rápida implementación si todos los procesos aplicados son correctos. Planificar bien las cosas funciona, pero solo si se tienen en cuenta en todo momento las implicaciones personales y técnicas del cambio. Lee el caso completo de Coloplast.