Wenn Optimierung Leben rettet

Je weniger Zeit für administrative Prozesse aufgewendet wird, desto früher gelangen Hilfsgüter in Flüchtlingslager auf der ganzen Welt. Dies ist das Ziel des Danish Refugee Council bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Zusammenarbeit ist entscheidend

Wie kann man die Zusammenarbeit in einer globalen Organisation mit 7.000 Mitarbeitern, über 150 Niederlassungen, Tausenden von Ehrenamtlichen und Projekten auf der ganzen Welt verbessern?

Diese Frage hat sich der Danish Refugee Council (DRC) gestellt. Bisher wurden Personalangelegenheiten, Finanzen, Subventionen und die Logistik in verschiedenen IT-Lösungen verwaltet, was die Organisation vor zahlreiche Herausforderungen stellte. Das System zur Subventionsverwaltung war eine proprietäre Software, mit der die Arbeitsabläufe sehr zeitaufwendig waren. In der Logistiklösung mussten die Mitarbeiter alle Schritte der Lieferkette manuell verwalten. Die Lösung für den Personalbereich konnte keinen globalen Überblick über alle Mitarbeiter bieten, und das Finanzsystem musste durch eine neuere Version ersetzt werden.

Optimierte Effizienz durch eine kohärente Plattform

Der Danish Refugee Council hat sich dazu entschieden, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations zu implementieren. Dank einer einzelnen, kohärenten Plattform kann der Danish Refugee Council nun grenzüberschreitend als „One DRC“ arbeiten. Im Personalbereich steht ihm daher nun eine globale Lösung zur Verfügung, bei der weniger Papierformulare erforderlich sind und die den Führungskräften einen besseren Überblick und mehr Zeit zum Schulen der Mitarbeitern bietet. Im Finanzbereich profitiert der Danish Refugee Council von einer flexiblen, cloudbasierten Lösung, mit der Daten immer in Echtzeit verfügbar sind – unabhängig vom Standort und der Rolle des Mitarbeiters. Die Finanzlösung kann zudem gut in die anderen Bereiche, nämlich Personal, Logistik und Subventionen, integriert werden. So kann der Danish Refugee Council seine Prozesse angleichen und erhält bessere Einblicke in seine gesamten Tätigkeiten. Die Verwaltung der Subventionen ist nun vereinfacht und standardisiert, wodurch die sich stets ändernden Anforderungen zu Dokumentation und Berichterstellung problemlos eingehalten werden können. Und im Bereich Logistik nutzt der Danish Refugee Council eine vom System unterstützte Lieferkette mit vollständiger Transparenz zum Beschaffungsprozess, was die Prozesse, von der Finanzierung bis hin zur Bereitstellung der Hilfsgüter, beschleunigt.

Mehr Hilfsgüter schneller bereitstellen

Für den Danish Refugee Council gilt das Gleiche wie für jede andere Organisation: Je mehr Abläufe digitalisiert werden können, desto mehr Abläufe können auch automatisiert werden. Diese bietet verschiedene Vorteile:

• Durch die digitale Unterstützung für wichtige Abläufe stehen dem Danish Refugee Council mehr Zeit und finanzielle Mittel zur Verfügung, um Hilfsgüter in Flüchtlingslagern der ganzen Welt bereitzustellen.
• Durch standardisierte Funktionen wird sichergestellt, dass die Arbeitsweise aller Mitarbeiter weltweit einheitlich ist, was die Qualität der Daten verbessert und die Anzahl von Fehlern in administrativen Prozessen verringert.
• Die Wartung und das Bereitstellen von Upgrades für verschiedene Lösungen ist aufwendig, wenn mehrere Lieferanten dies koordinieren müssen. Mit Microsoft Dynamics 365 muss der Danish Refugee Council nur einen einzigen Hersteller kontaktieren und nur eine Lösung verwalten.