Lästid, 9 min.

Det har hänt en hel del när man tittar tillbaka på den skillnad som IT har gjort på våra arbetsplatser. På 50-talet kom den första datorn till Sverige. I takt med datorns ökade utbredning och betydelse har arbetsplatsen och arbetet förändrats. 2012 introducerade vi Det nya arbetslivet, där arbete är något du gör, inte en plats du går till. Sedan dess har många företag och organisationer inspirerats att förändra sitt sätt att jobba. Att våga satsa på teknik för att genomföra förändringen och nå nya möjligheter.

Men företag och organisationer har kommit olika långt på den här resan, och många har tvingats skynda på sin digitalisering i år i och med covid-19. Därför har vi det senaste halvåret hjälpt många kunder och partners att hitta sätt att möjliggöra ökat distansarbete. Det handlar om att hitta en ny modell för arbete som både möter kunders behov samtidigt som de skyddar anställda för de risker som pandemin medför.

I takt med att pandemin fortsätter börjar vissa organisationer försiktigt öppna sina kontorsdörrar igen, medan andra återigen stänger dem. För att hjälpa våra kunder navigera dessa osäkra tider gav vi Boston Consulting Group och KRC Research i uppdrag att undersöka vilka erfarenheter distansarbetandet har givit både anställda och chefer. Vi har också ställt frågor om deras förväntningar inför framtiden.

 

Både chefer och anställda tror att distansarbete är här för att stanna

Trots att anställda fortfarande upplever ett värde i att arbeta från ett kontor så visar undersökningen att medarbetare i Sverige anser att en bra balans är att tillbringa cirka en femtedel (20%) av arbetstiden utanför den traditionella kontorsmiljön. Kontoret ser man framförallt som ett viktigt sätt att bibehålla kontakten och samarbetet med sina kollegor.

Även chefer tror på ett förändrat arbetssätt i framtiden. I förra årets undersökning uppgav endast en 15 procent av de tillfrågade cheferna att deras företag hade en policy för distansarbete. Idag har den siffran växt till 74 procent bland svenska företag. Tre av fyra (76 %) tillfrågade chefer i Sverige rapporterar samma eller till och med ökad produktivitet bland anställda vid distansarbete. Och fler än hälften (57%) anger också att policy för distansarbete är ett bra sätt att behålla sina bästa anställda.

 

Distansarbete ger bibehållen produktivitet men försvårar innovation

I de samtal vi har haft med våra kunder under de senaste månaderna säger många företagsledare att utmaningarna med distansarbete inte främst är relaterade till att driva affären eller att hålla en hög nivå av produktivitet. Utmaningarna handlar snarare om hur man ska få team att känna sig sammansvetsade och delaktiga i företagets visioner och kultur.

Och det är kanske inte så konstigt. När människor fysiskt tillbringar tid tillsammans fem dagar i veckan är det lätt att etablera nära relationer. Små saker som att dela ett skämt i fikarummet, äta lunch tillsammans eller jobba ihop mot en deadline skapar sammanhållning. På ett kontor har chefer dessutom möjlighet att gå runt och prata med de anställda mer informellt för att se hur alla mår. Alla dessa till synes små saker ger tillsammans stor påverkan på upplevelsen av företagets gemensamma kultur. Förutsättningar för nytänkande och innovation främjas när människor känner att de är del av ett team och känner sig som en viktig del av ett större sammanhang. Tre utmaningar som anställda nämner i samband med distansarbete är:

1. Bibehålla en företagskultur
2. Teamets sammansvetsning
3. Hantera brister i informationsflöden

Det är kanske inte konstigt att graden av innovation sjunker om anställda upplever sig vara distanserade från sitt team och arbetsgivare. Det visar sig också svaren i studien. I rapporten uppger två av fem (29%) av tillfrågade cheferna i Sverige att deras företag har en hög grad av innovation gällande produkter och tjänster. I undersökningen från förra året tyckte mer än hälften (41%) att de hade en hög grad av innovation.

 

Insikter för chefer som strävar efter att främja produktivitet och innovation i en värld med distansarbete

1. Ge team större mandat
Det går att se skillnader mellan företag som både lyckas upprätthålla hög produktivitet och hög innovationskraft jämfört med de som endast lyckats upprätthålla hög produktivitet.

På svenska företag som uppger att de lyckas med båda dimensionerna säger anställda i högre grad att de har möjlighet att fatta beslut och förhålla sig till sina jobb på ett sätt som fungerar bra för dem. De anger bland annat att de har möjlighet att fatta beslut utan att fråga en chef (51%) och att det på arbetsplatsen är okej att begå misstag (83%). Samma siffror för företag som inte lyckas bibehålla samma innovationsgrad är 33%respektive 55%.

Framgångsrikt ledarskap handlar om att lita på team och ge dem det utrymme de behöver för att tackla utmaningar på sitt sätt. Chefer behöver fokusera på att undanröja hinder snarare än att detaljstyra och kontrollera. En företagskultur där misstag inte bestraffas utan ses som viktiga för att kunna lära sig, utvecklas och växa lägger grunden för innovation.

2. Värna om de anställdas fokus
Uttrycket att vara ”in the zone” eller hitta ”flow” har blivit mer populärt på senare år. Det finns goda anledningar till det. När en person får möjlighet att fokusera och nå ett tillstånd av ”flow” blir resultaten bra och personen tenderar att trivas med sin arbetsuppgift.

Att skapa förutsättningar för ”flow” är ett effektivt sätt att lägga grunden för innovation. Ungefär 87 procent av tillfrågade medarbetare i Sverige som har förutsättningar att arbeta fokuserat säger att de regelbundet bidrar med inspel för nya lösningar för att möta utmaningar och idéer för effektivare sätt att arbeta.

Ett enkelt sätt att se till att hjälpa människor att hitta och behålla sitt fokus är att lära dem använda produktivitetsverktygens inbyggda möjligheter till att slippa avbrott och störningar. Funktioner som ”stör ej” hjälper människor att ta kontroll över sin dag och få mer fokustid. En annan insikt från rapporten är att anställda känner sig mest produktiva på morgonen. En slutsats från det kan vara att planera bredare möten till eftermiddagar för att möjliggöra fokus.

3. Träning och coachning av chefer
Många svenska teamchefer har under det gångna året fått sina första erfarenheter av att leda människor som arbetar på distans. Majoriteten av dem säger (63 %) att de ännu inte lärt sig hur de effektivt ska kunna delegera beslut och leda virtuella team. Undersökningen pekar på att ungefär hälften av alla mellanchefer inte alltid känner att de har det stöd från företagsledningen som de skulle behöva för att hantera balansen mellan att upprätthålla verksamheten och säkerställa att personalen inte drabbas av pandemin.

För att chefer ska kunna ge bra stöd till och goda förutsättningar för sina team att lyckas måste de utrustas med kunskaper om ledarskap i en ny hybrid arbetsvärld. Det krävs nya och annorlunda kunskaper för att maximera potentialen i hybridarbetande team. Här kan utbildning och coaching av dessa chefer ge stor effekt.

En viktig lärdom blir att det krävs rätt teknik och verktyg för att distansarbetande team ska lyckas. Innovation sker när anställda känner att de har rätt förutsättningar för att fatta beslut, ta risker och bidra med idéer för innovation även om de inte är på plats på ett kontor. De företag som lyckas skapa god sammanhållning och enighet kring prioriteringar och visioner kommer att klara av att både hålla hög produktivitet och hög innovationstakt.

Nyckeln till att både upprätthålla produktivitet och möjliggöra innovation i ett nytt arbetslandskap kommer att handla om förmågan att bygga starka team. Företag måste lyckas skapa sammanhållning och gemensamma mål utan att det kräver att alla samlas fysiskt på ett kontor.

En annan insikt från rapporten är att 60%av de tillfrågade medarbetarna i Sverige uppger att de är som mest produktiva på förmiddagen, mellan 08.00-12.00. Med det i åtanke är ett tips att planera in större möten till eftermiddagar för att låta medarbetarna fokusera på förmiddagen.

Vi arrangerar också ett par webbinarier där vi presenterar mer insikter från rapporten, du anmäler dig på länkarna nedan.
Webbinarierna sänds live datumen nedan, men går även att se i efterhand för de som föredrar det.


Studien har genomförts på uppdrag av Microsoft på 15 marknader i Europa under augusti 2020. Studien är genomförd av KRC Research i samarbete med Boston Consulting Group i samråd med Dr. Michael Parke, professor på The Warton School of the University of Pennsylvania. Totalt har drygt 9000 chefer och medarbetare på stora företag (250+ anställda) tillfrågats. I Sverige är det totalt drygt 500 medarbetare och drygt 100 chefer som svarat på undersökningen.

Kostnadsfri rapport om frontmedarbetare

En rapport från Harvard Business Review Analytic Services Lägg grunden för framgång i företagets ansikte utåt

Kostnadsfri infografik: Uppnå mer tillsammans med Microsoft 365 Business

Se hur Microsoft 365 Business kan hjälpa dina medarbetare

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • GDPR och detaljhandeln: Fyra GDPR-krav och hur Microsoft kan hjälpa

    GDPR och detaljhandeln: Fyra GDPR-krav och hur Microsoft kan hjälpa

      Läs om hur vi kan hjälpa dig uppfylla GDPR-kraven med lösningar som finns tillgängliga i dag. Utvärdera er nuvarande riskprofil ”Hur vet jag inom vilka områden jag redan efterlever reglerna och vilka områden jag behöver fokusera på härnäst?” Det här är en av de vanligaste frågorna detaljhandelsföretag ställer angående GDPR. Det är också en av […]

  • Microsoft HoloLens under arbete med stadsbyggnad

    Mixed Reality – en katalysator för innovation på arbetsplatserna

    Tack vare digitaliseringen är arbetslivet i ständig förändring vilket skapar behov av nya sätt att arbeta på. Ny teknologi och teknik stöttar de nya arbetssätten. Arbete idag är inte lägre bara ett utförande av rutinuppgifter utan har utvecklats till kreativt problemlösning som sker via flera enheter och lösningar. Vi ser också att arbetsgrupper är mer […]

Finans och försäkring

  • Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry March 4th 2020

    When: 4th of March 2020  Where: Microsoft, Regeringsg 25, Stockholm  Moderators: Johannes Anderberg, Business Development Manager FSI – Microsoft Sweden Ayaz Shukat, Digital Strategist FSI – Microsoft Sweden Welcome to the Microsoft brand-new office at Regeringsgatan 25 in Stockholm.    Microsoft Envision Forum: Reshaping the Financial Industry is a one–day thought leadership event for Business- and IT-leaders, designed to amplify insights and learnings in a collaborative way.    We […]

Hälso- och sjukvård

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

Myndigheter

Skola och högre utbildning

  • en person som sitter vid ett bord med hjälp av en bärbar dator

    Att omdefiniera undervisning: Från distansundervisning till en blandad lärmiljö

    Covid-19-pandemin har genererat en ström av förslag från enskilda och små grupper kring hur utbildning skulle kunna förändras. Vi har uppmärksammat ett stort intresse för frågan: ”Hur kan man på bästa sätt dra nytta av de nya möjligheter som uppstått till följd av avbrottet?” Vad människor behöver är möjligheter att kunna samarbeta och hitta handlingsvägar […]

  • en kvinna som står framför ett fönster

    Din resa börjar nu – student eller nyexad?

    Är du student eller befinner dig i början av din karriär? Det finns många sätt att skaffa nya jobberfarenheter, bygga vidare på din utbildning och fortsätta lära inom områden som intresserar dig. Låt tech hjälpa dig nå dina mål.   Sverige har på kort tid genomgått en stor digital transformation. Digital transformation ställer nya krav på arbetsmarknaden och […]

Tillverkning

  • en skärmdump av en dator

    Investering i ett allomfattande PIM-system gav Alfa Lavals kunder en digital köpupplevelse

    En investering i ett PIM-system (Product Information Management) baserat på Azure och Inriver gav Alfa Lavals kunder en förnyad digital köpupplevelse. Oavsett bransch och plats visar kunderna upp samma höga förtroende för produktrekommendationer i systemet, som de gjorde när de handlade fysiskt från erfarna säljare från Alfa Laval. I ett industriområde i Lund ligger en […]

  • en person som sitter vid ett skrivbord med en bärbar dator

    Min ledarskapskompass i dystra tider

    Microsofts Max Tchapeyou erbjuder en mycket personlig synvinkel, med hänvisning till de sex sätt han har funnit för att arbeta mer effektivt – och positivt – med sitt team.

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • en kvinna som sitter vid ett bord och använder en bärbar dator

    Sju steg till en aktivitetsbaserad arbetsplats

    Antingen du vill höja organisationens kreativitet eller produktivitet eller göra vad du kan för att attrahera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare kan en aktivitetsbaserad arbetsplats vara vägen framåt. Konkurrensen om framtidens medarbetare är stenhård. Kompetensförsörjningen är en av de största utmaningarna för svenska företag och organisationer som ska leverera allt mer avancerade produkter och tjänster. Samtidigt bidrar digitaliseringen till […]

Digital HR

Digital Transformation

  • Samarbeta effektivt när du jobbar på distans

    Samarbeta effektivt när du jobbar på distans

    Vi får in många frågor kring Microsoft Teams som stöd vid distansarbete. Därför har vi satt ihop några tips för hur du och din arbetsplats kan nyttja Microsoft Teams på bästa sätt, gynna effektiva samarbeten och vara inkluderande när du arbetar på distans. Microsoft Sverige jobbar tillsammans med kunder och partners för att skapa nya […]

Kundreferenser

  • Ineco

    Ineco höjer personalproduktiviteten med moderna verktyg och AI

    Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • en grupp personer som sitter vid ett bord

    Samarbete som får försäljningen att skjuta i höjden

    Vet du vad som är Microsofts nyckel till försäljningsframgångar? Samarbete. Samarbete är centralt i företagets kultur och lösningar. Idag har företag som satsar på samarbete fem gånger större chans att nå goda resultat, så samarbetet kan sägas utgöra skillnaden mellan svarta och röda siffror. Jämfört med för fem år sedan lägger IT-anställda 50 % mer […]