Gå till huvudinnehåll
Lästid, 9 min.

Det har hänt en hel del när man tittar tillbaka på den skillnad som IT har gjort på våra arbetsplatser. På 50-talet kom den första datorn till Sverige. I takt med datorns ökade utbredning och betydelse har arbetsplatsen och arbetet förändrats. 2012 introducerade vi Det nya arbetslivet, där arbete är något du gör, inte en plats du går till. Sedan dess har många företag och organisationer inspirerats att förändra sitt sätt att jobba. Att våga satsa på teknik för att genomföra förändringen och nå nya möjligheter.

Men företag och organisationer har kommit olika långt på den här resan, och många har tvingats skynda på sin digitalisering i år i och med covid-19. Därför har vi det senaste halvåret hjälpt många kunder och partners att hitta sätt att möjliggöra ökat distansarbete. Det handlar om att hitta en ny modell för arbete som både möter kunders behov samtidigt som de skyddar anställda för de risker som pandemin medför.

I takt med att pandemin fortsätter börjar vissa organisationer försiktigt öppna sina kontorsdörrar igen, medan andra återigen stänger dem. För att hjälpa våra kunder navigera dessa osäkra tider gav vi Boston Consulting Group och KRC Research i uppdrag att undersöka vilka erfarenheter distansarbetandet har givit både anställda och chefer. Vi har också ställt frågor om deras förväntningar inför framtiden.

 

Både chefer och anställda tror att distansarbete är här för att stanna

Trots att anställda fortfarande upplever ett värde i att arbeta från ett kontor så visar undersökningen att medarbetare i Sverige anser att en bra balans är att tillbringa cirka en femtedel (20%) av arbetstiden utanför den traditionella kontorsmiljön. Kontoret ser man framförallt som ett viktigt sätt att bibehålla kontakten och samarbetet med sina kollegor.

Även chefer tror på ett förändrat arbetssätt i framtiden. I förra årets undersökning uppgav endast en 15 procent av de tillfrågade cheferna att deras företag hade en policy för distansarbete. Idag har den siffran växt till 74 procent bland svenska företag. Tre av fyra (76 %) tillfrågade chefer i Sverige rapporterar samma eller till och med ökad produktivitet bland anställda vid distansarbete. Och fler än hälften (57%) anger också att policy för distansarbete är ett bra sätt att behålla sina bästa anställda.

 

Distansarbete ger bibehållen produktivitet men försvårar innovation

I de samtal vi har haft med våra kunder under de senaste månaderna säger många företagsledare att utmaningarna med distansarbete inte främst är relaterade till att driva affären eller att hålla en hög nivå av produktivitet. Utmaningarna handlar snarare om hur man ska få team att känna sig sammansvetsade och delaktiga i företagets visioner och kultur.

Och det är kanske inte så konstigt. När människor fysiskt tillbringar tid tillsammans fem dagar i veckan är det lätt att etablera nära relationer. Små saker som att dela ett skämt i fikarummet, äta lunch tillsammans eller jobba ihop mot en deadline skapar sammanhållning. På ett kontor har chefer dessutom möjlighet att gå runt och prata med de anställda mer informellt för att se hur alla mår. Alla dessa till synes små saker ger tillsammans stor påverkan på upplevelsen av företagets gemensamma kultur. Förutsättningar för nytänkande och innovation främjas när människor känner att de är del av ett team och känner sig som en viktig del av ett större sammanhang. Tre utmaningar som anställda nämner i samband med distansarbete är:

1. Bibehålla en företagskultur
2. Teamets sammansvetsning
3. Hantera brister i informationsflöden

Det är kanske inte konstigt att graden av innovation sjunker om anställda upplever sig vara distanserade från sitt team och arbetsgivare. Det visar sig också svaren i studien. I rapporten uppger två av fem (29%) av tillfrågade cheferna i Sverige att deras företag har en hög grad av innovation gällande produkter och tjänster. I undersökningen från förra året tyckte mer än hälften (41%) att de hade en hög grad av innovation.

 

Insikter för chefer som strävar efter att främja produktivitet och innovation i en värld med distansarbete

1. Ge team större mandat
Det går att se skillnader mellan företag som både lyckas upprätthålla hög produktivitet och hög innovationskraft jämfört med de som endast lyckats upprätthålla hög produktivitet.

På svenska företag som uppger att de lyckas med båda dimensionerna säger anställda i högre grad att de har möjlighet att fatta beslut och förhålla sig till sina jobb på ett sätt som fungerar bra för dem. De anger bland annat att de har möjlighet att fatta beslut utan att fråga en chef (51%) och att det på arbetsplatsen är okej att begå misstag (83%). Samma siffror för företag som inte lyckas bibehålla samma innovationsgrad är 33%respektive 55%.

Framgångsrikt ledarskap handlar om att lita på team och ge dem det utrymme de behöver för att tackla utmaningar på sitt sätt. Chefer behöver fokusera på att undanröja hinder snarare än att detaljstyra och kontrollera. En företagskultur där misstag inte bestraffas utan ses som viktiga för att kunna lära sig, utvecklas och växa lägger grunden för innovation.

2. Värna om de anställdas fokus
Uttrycket att vara ”in the zone” eller hitta ”flow” har blivit mer populärt på senare år. Det finns goda anledningar till det. När en person får möjlighet att fokusera och nå ett tillstånd av ”flow” blir resultaten bra och personen tenderar att trivas med sin arbetsuppgift.

Att skapa förutsättningar för ”flow” är ett effektivt sätt att lägga grunden för innovation. Ungefär 87 procent av tillfrågade medarbetare i Sverige som har förutsättningar att arbeta fokuserat säger att de regelbundet bidrar med inspel för nya lösningar för att möta utmaningar och idéer för effektivare sätt att arbeta.

Ett enkelt sätt att se till att hjälpa människor att hitta och behålla sitt fokus är att lära dem använda produktivitetsverktygens inbyggda möjligheter till att slippa avbrott och störningar. Funktioner som ”stör ej” hjälper människor att ta kontroll över sin dag och få mer fokustid. En annan insikt från rapporten är att anställda känner sig mest produktiva på morgonen. En slutsats från det kan vara att planera bredare möten till eftermiddagar för att möjliggöra fokus.

3. Träning och coachning av chefer
Många svenska teamchefer har under det gångna året fått sina första erfarenheter av att leda människor som arbetar på distans. Majoriteten av dem säger (63 %) att de ännu inte lärt sig hur de effektivt ska kunna delegera beslut och leda virtuella team. Undersökningen pekar på att ungefär hälften av alla mellanchefer inte alltid känner att de har det stöd från företagsledningen som de skulle behöva för att hantera balansen mellan att upprätthålla verksamheten och säkerställa att personalen inte drabbas av pandemin.

För att chefer ska kunna ge bra stöd till och goda förutsättningar för sina team att lyckas måste de utrustas med kunskaper om ledarskap i en ny hybrid arbetsvärld. Det krävs nya och annorlunda kunskaper för att maximera potentialen i hybridarbetande team. Här kan utbildning och coaching av dessa chefer ge stor effekt.

En viktig lärdom blir att det krävs rätt teknik och verktyg för att distansarbetande team ska lyckas. Innovation sker när anställda känner att de har rätt förutsättningar för att fatta beslut, ta risker och bidra med idéer för innovation även om de inte är på plats på ett kontor. De företag som lyckas skapa god sammanhållning och enighet kring prioriteringar och visioner kommer att klara av att både hålla hög produktivitet och hög innovationstakt.

Nyckeln till att både upprätthålla produktivitet och möjliggöra innovation i ett nytt arbetslandskap kommer att handla om förmågan att bygga starka team. Företag måste lyckas skapa sammanhållning och gemensamma mål utan att det kräver att alla samlas fysiskt på ett kontor.

En annan insikt från rapporten är att 60%av de tillfrågade medarbetarna i Sverige uppger att de är som mest produktiva på förmiddagen, mellan 08.00-12.00. Med det i åtanke är ett tips att planera in större möten till eftermiddagar för att låta medarbetarna fokusera på förmiddagen.

Vi arrangerar också ett par webbinarier där vi presenterar mer insikter från rapporten, du anmäler dig på länkarna nedan.
Webbinarierna sänds live datumen nedan, men går även att se i efterhand för de som föredrar det.


Studien har genomförts på uppdrag av Microsoft på 15 marknader i Europa under augusti 2020. Studien är genomförd av KRC Research i samarbete med Boston Consulting Group i samråd med Dr. Michael Parke, professor på The Warton School of the University of Pennsylvania. Totalt har drygt 9000 chefer och medarbetare på stora företag (250+ anställda) tillfrågats. I Sverige är det totalt drygt 500 medarbetare och drygt 100 chefer som svarat på undersökningen.

Kostnadsfri e-bok: Snabbkurs i Microsoft 365 Business

Med Microsoft 365 Business kan tekniken bli mer lätthanterlig, samtidigt som produktiviteten ökar.

Kostnadsfri infografik: Uppnå mer tillsammans med Microsoft 365 Business

Se hur Microsoft 365 Business kan hjälpa dina medarbetare

Upptäck fler relaterade artiklar per bransch:

Detaljhandel

  • Microsoft HoloLens under arbete med stadsbyggnad

    Mixed Reality – en katalysator för innovation på arbetsplatserna

    Tack vare digitaliseringen är arbetslivet i ständig förändring vilket skapar behov av nya sätt att arbeta på. Ny teknologi och teknik stöttar de nya arbetssätten. Arbete idag är inte lägre bara ett utförande av rutinuppgifter utan har utvecklats till kreativt problemlösning som sker via flera enheter och lösningar. Vi ser också att arbetsgrupper är mer […]

  • HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    HeadBrands framtidssäkrar med Microsoft 365 Business

    Med en tillväxt på 300 procent de senaste tre åren är frisörgrossisten HeadBrands utan tvekan snabbväxande. De var också snabba med att inse hur deras strategi kring IT och tekniken de använde inte hängde med i samma takt, vilket de tog tag i direkt. HeadBrands behövde en modern IT-lösning för att kunna öka sin produktivitet […]

Finans och försäkring

  • SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    SEB:s känsliga information ligger säkert i molnet

    Banken SEB tar klivet och förflyttar delar av sin verksamhet in i molnet. Med ett gediget arbete tillsammans med Microsofts lösningar för samarbete, produktivitet och säkerhet är molnet nu så säkert att även banken kan jobba i det. Många företag ser de sömlösa fördelarna med att jobba i molnet. Det förenklar och underlättar verksamheten och […]

  • Two men with computers

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt

    Best of Ecosystems: Aspias strategi för modernisering och tillväxt När redovisningsbyrån Aspia startade hade de 1 000 medarbetare, 15 000 kunder och omsatte runt en miljard kronor. Trots denna imponerande startposition saknade de stödfunktioner för IT, marknad, HR, Finans och försäljning. Men genom att börja från noll och anta strategin ”best of ecosystems” har de snabbt […]

Government

  • Houses and snow

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär

    Så blev Uddevalla kommun en digital pionjär En kombination av envishet, nyfikna användare, ledningens stöd och rätt verktyg har gjort Uddevalla kommun till en ledande aktör när det gäller att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För tio år sedan befann sig Uddevalla kommun i flera avseenden i samma situation som många andra svenska kommuner. Lokala […]

  • Kalix uppifrån

    Cyberattacken mot Kalix kommun

    ”Ingenting gick att använda. Det gick inte ens att skriva ut papper från skrivarna. Vår hemtjänstpersonal hade inte tillgång till journaler, ingen kom undan” Mitt i natten den 16:e december drabbades Kalix kommun av en cyberattack. Äldreomsorgen var de första som upptäckte felet. Plötsligt kunde de inte längre logga in i sitt journalsystem. När teknikerna […]

Hälso- och sjukvård

  • Healthcare professionals operating on a patient

    Effektiv schemaläggning inom sjukvården

    En av de stora utmaningarna idag med att bedriva effektiv vård är schemaläggning och bemanning. Den person som är ansvarig för schemaläggning måste se till att det finns rätt kompetens på plats dygnets alla 24 timmar och arbeta fram en lösning baserad på information som finns lagrad i många olika system. Processen är oftast manuell, […]

  • ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    ”Big Bang”-strategi för digitalisering – och hur man får den att fungera

    Nuförtiden finns det inget sådant som ”business as usual”. Förändringar och avbrott är det nya normala. Tänk bara på de förändringar som påverkar din organisation just nu, med ny teknik och nya sätt som ligger bakom nya attityder och förväntningar från både anställda och kunder. Allt förändras. Och det enda alla dessa förändringar har gemensamt […]

Myndigheter

  • Iceland runs on Trust

    Hur ett litet land uppnådde stora mål med hjälp av molnet

    I december 2015 påbörjade Islands regering en översyn av den digitala infrastrukturen. Över 100 olika leverantörer hanterades av över 100 IT-chefer på varje offentlig institution, och uppdraget var att förenkla IT-hanteringen för över 20 000 användare. Lösningen Två och ett halvt år senare fattades beslutet: Microsoft 365 valdes ut som gemensam molnplattform för hela den […]

  • Ineco

    Ineco höjer personalproduktiviteten med moderna verktyg och AI

    Att hålla på med krånglig programvara gör ingen mer effektiv. Och om det är svårt att dela filer och samarbeta i dokument slår det också tillbaka på produktiviteten. Det här har många företag insett. Ineco, ett spanskt företag inom den offentliga sektorn, är ett av dem. Därför bestämde de sig för att ändra hur de […]

Skola och högre utbildning

Tillverkning

  • Etex

    Etex använder moderna verktyg för att kunna fokusera på kunderna och få en mer enhetlig verksamhet

    I byggbranschen måste alla komponenter passa ihop och de måste vara tillgängliga i rätt tid, annars får man ingen produkt. För Etex, ett belgiskt byggmaterialföretag, är det här vardagsrutin, men de ville också hitta ett sätt att öka produktiviteten och samarbetet i sitt eget företag. Etex har verksamhet i mer än 42 länder med fler […]

  • Volvo car seen from above

    Developers are Happier and More Satisfied in Their Coding Environment

    GitHub Copilot makes the everyday work of Volvo Cars developers easier, more enjoyable, and more efficient. – The tool frees up time for innovation and, ultimately, allows workers to focus on perfecting the end product, says Martin Wänerskär of Volvo Cars.  Six months have passed since the extensive rollout of GitHub Copilot to Volvo Cars’  […]

Upptäck fler relaterade artiklar per dokumentation:

Det Nya Arbetslivet

  • Frida Boisen, Karin Zingmark, Shirley Clamp, Anna Ryott poserar för ett foto

    Microsoft deltar i Terrific Tuesdays

    Vi är glada och stolta över Microsofts medverkan i Terrific Tuesdays, Sveriges kanske största digitala evenemang med syftet att sprida mod och inspiration på våra arbetsplatser, skolor och i hemmen under dessa svåra tider. Det är företaget Pulsen som tillsammans med Stockholm Live har skapat evenemangserien som modereras av journalisten Frida Boisen och Kristina Hagström-Ilievska. […]

Digital HR

Digital Transformation

Kundreferenser

  • Bli mer creativ med Microsofts produkter

    En kreativ arbetsplats är en plats där idéer utvecklas

    Kreativitet leder till produktivitet på den moderna arbetsplatsen. En kreativ arbetsplats är en plats där idéer utvecklas och där produktivitet handlar om att uppnå mer, inte göra mer. Rätt verktyg och teknik gör det möjligt för oss att formulera, dela och utveckla våra idéer och därigenom driva verksamheten framåt. Tekniken gör det enklare än någonsin […]

Pressrum

  • Upplevelserummet

    Microsofts Upplevelserum kan ge er helt nya perspektiv

    Tillbaka på jobbet, och ännu en gång ställer du dig den klassiska frågan: ”Finns det verkligen inget bättre sätt för oss att göra det här?”. Jo, det finns det. Ett besök i vårt ”Upplevelserum” lyfter inte bara frågan, utan ger dig som ledare både svaret och lösningen. Att förstå hur en organisation kan jobba smartare […]

Security & Privacy

Startups

  • en blå skål

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare

    Att skapa appar för ditt företag har aldrig varit enklare. Ett kraftfullt användargränssnitt gör det enkelt för alla som är bekanta med Microsoft Office att anpassa och utvidga Dynamics 365 och Office 365 för att kunna skapa användbara appar. Bygg businessappar på bara några timmar! Du kan koppla data till dina appar från källor som […]

Tips

  • en person sitter vid ett bord och använder en bärbar dator

    Så här håller du de mest lyckade och säkra mötena med Microsoft Teams

    Nu när så många människor arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att slipa på distansarbetesförmågan och fortsätta vara produktiv. Vi har sett en enorm ökning av antalet människor som samarbetar på ett framgångsrikt och säkert sätt via Microsoft Teams. Men oavsett om du aldrig har använt verktyget förut eller redan håller möten via Teams vill […]