Stort sug efter nya AI-assistenten hos Telia

När några av Telias medarbetare fick testa Copilot för Microsoft 365, gick ryktet snabbt bland kollegorna – och nu finns en lång väntelista med personer som vill ha möjlighet att effektivisera och förenkla sin arbetsvardag.

I slutet av sommaren 2023 började Telia introducera Copilot för Microsoft 365 i organisationen, efter att ha valt ut 300 medarbetare som fick chansen att vara pionjäranvändare av den nya produkten. Telia var därmed en av endast 600 organisationer världen över som erbjöds möjligheten att börja dra nytta av Copilot för Microsoft 365 i detta tidiga skede.

Med Copilot för Microsoft 365 kombineras kraften av AI med Microsofts 365-appar och introducerar helt nya sätt att arbeta både effektivt och kreativt, vilket var något som lockade Telias ansvariga strateger.

– På Telia ser vi AI överlag som ett kraftfullt redskap för att lösa problem, skapa nya produkter och tjänster och upptäcka ny kunskap. Vi kände att Copilot för Microsoft 365 kunde vara ett mycket användbart verktyg för att få in AI som en naturlig del i vår strategi. Och redan efter ett par månaders användning märker vi att det stämde, säger Nicklas Lindersson, Head of GenAI CoE.

Han lägger direkt till att de dock inte betraktar AI som en magisk kraft som kan lösa allt på egen hand.

– Den behöver vår kreativitet, mångfald och vårt samarbete för att frigöra den fulla potentialen. Genom att demokratisera tillgången till AI kan vi göra det möjligt för fler människor att delta i en kultur av experiment och innovation.

Bidrar till effektivare möten

Det utkristalliserades snabbt några områden där Telias medarbetare såg att de kunde ha konkret nytta av Copilot för Microsoft 365.

– Ett sådant område är vår möteskultur, där AI kommer kunna förändra och effektivisera på flera sätt. Något som har varit väldigt uppskattat av användarna är möjligheten att summera vad som har sagts, och vilka actions som ett möte resulterat i. Det har vi märkt att många verkligen värdesätter, säger Nicklas Lindersson.

En annan tydlig möjlighet till effektivisering som många användare har börjat utnyttja är att sammanfatta dokumentation och kommunikation.

– Vi har väldigt mycket dokumentation på Telia, och då är det oerhört tidsbesparande att låta Copilot för Microsoft 365 leta fram det som mest relevant för mig vid en viss tidpunkt, och att direkt extrahera den viktigaste informationen ur till exempel ett pdf-dokument eller en PowerPoint-presentation.

Delar med sig av goda exempel

När det gäller PowerPoint är det också populärt att använda AI-stödet för att generera en agenda eller speaker notes till en presentation, berättar han.

– Ytterligare en populär funktion är att ta hjälp av Copilot för Microsoft 365 med att sammanfatta en lång mail-tråd. Det tycker jag själv är otroligt praktiskt, för det är helt klart en nästan övermäktig uppgift att vara i synk med inkorgen i mailen, och nu kan jag blixtsnabbt sätta mig in i ett ärende och få reda på det jag behöver veta. Även det gör nytta för våra möten, eftersom det blir så mycket lättare att komma förberedd och ha den senaste informationen.

En nyckelfaktor för att få optimal utväxling av investering i ett nytt digitalt arbetsverktyg är att ha en genomtänkt implementering, menar Nicklas Lindersson.

– I vårt utrullningsprogram har vi bland annat ett rundabordsmöte minst en gång i veckan, dit alla som har tillgång till Copilot för Microsoft 365 är välkomna. Där ser vi till att dela med oss av goda exempel på vilken nytta vi har av det, något som vi också lägger ut i den nya community som vi har skapat för detta.

Många vill få tillgång till verktyget

En av de allra viktigaste upptäckterna efter att de infört Copilot för Microsoft 365 i en liten del av organisationen är att det finns en oerhört stark vilja att ha tillgång till de nya AI-tjänsterna, konstaterar Nicklas Lindersson.

– Låt mig uttrycka det så här: det finns en lång väntelista med medarbetare som vill ha tillgång till denna kraftfulla AI-assistent. Därmed kan det här vara ett viktigt bidrag till vårt ständigt pågående employer branding-arbete.

– Det finns en stor tacksamhet bland medarbetarna över att vi som företag investerar i en sådan här produkt, säger han.

Mäta för att se return-on-investment

Men även om det skulle ha varit teoretiskt möjlighet att gå från 300 användare till dryga 19.000 – det är så många medarbetare de har i dag – så menar Nicklas Lindersson att det gäller att göra noggranna bedömningar av vad det är värt.

– Vi skulle absolut kunna räkna på vilka tidsbesparingar de olika effektiviseringarna skulle generera tillsammans, även om vi inte har tagit fram några sådana siffror än. Men låt säga att det skulle hamna på att vi blir omkring 20 procent effektivare – vilket inte vore orimligt – vilken nytta gör det för verksamheten?, frågar han retoriskt.

Han utvecklar sitt resonemang:

– Vi måste hitta konkreta mätvärden som visar att den tid som ”blir över” används på ett sätt som är relevant och produktivt. Jag är dock övertygad om att vi exempelvis kommer att kunna hantera våra kunder mer effektivt och ge dem mer kvalitativ service. Men för att se return-on-investment behöver vi mäta – och det kommer vi att göra.