Tijdelijke COVID-oplossingen? IT, het is tijd om verder te kijken

Toen we opeens massaal moesten thuiswerken, gingen veel organisaties op zoek naar een snelle oplossing voor online samenwerking. Vaak kwamen ze uit op losstaande applicaties, of hadden medewerkers zelf iets gedownload om mee te werken. Nu we langzaam beginnen te ‘wennen’ aan deze manier van werken, is het tijd om verder te kijken. Past de gekozen manier van werken eigenlijk nog wel in het IT-beleid? Hoe kunnen we het beter aanpakken?

Wat heb je al in huis?

Het besparen van kosten is voor elke afdeling een belangrijk thema. Zet het eens op een rijtje, hoeveel verschillende applicaties worden er in jouw organisatie ingezet? Zo heb je een applicatie voor online meetings of webinars, een  om bestanden te delen, een ‘softphone’ voor (hosted) telefonie, een voor het beheer van mobiele apparaten en een virusscanner. En uiteraard Microsoft-applicaties zoals Outlook, Word, PowerPoint en Microsoft Teams. Wanneer je al deze applicaties bij elkaar optelt, kom je al op een aardig kostenplaatje uit.

Maar wist je dat al deze tools voor samenwerking ook al in de Microsoft 365 of Office 365 suite zitten? Een belangrijk onderdeel hiervan is Microsoft Teams, de hub voor teamwork. Deze applicatie biedt alle middelen die medewerkers nodig hebben voor een productieve werkdag. Zo deel je eenvoudig informatie en schakel je naadloos tussen chat, telefonie en vergaderingen. Dit doe je vanuit één interface zonder verlies van focus en productiviteit! Microsoft Teams zit zelfs standaard inbegrepen in iedere Microsoft 365 en Office 365 licentie. Betaal dus niet onnodig licenties voor dubbele functionaliteiten, maar kijk goed wat je nu al in huis hebt.

Efficiënter beheer van applicaties

Niet alleen heb je te maken met dubbele kosten, ook het beheer van al deze applicaties neemt flink wat tijd in beslag. Zo ontvang je als IT-afdeling dagelijks vragen van gebruikers, dus je moet veel kennis hebben van meerdere applicaties. Ook moet je de applicaties afzonderlijk configureren in verschillende beheeromgevingen. Hoe het effectiever kan? Configuraties in Microsoft 365 zijn uit te voeren in één beheeromgeving en zijn van toepassing op alle applicaties en services.

Veiligheid en compliance

Al deze verschillende applicaties verhogen het risico dat je niet volledig kan voldoen aan het veiligheid en compliancy beleid. Hoe gaan deze losstaande applicaties bijvoorbeeld om met het bewaren van data en beveiliging tegen hackers? Hoe meer systemen, hoe meer uitzoekwerk en groter de kwetsbaarheden voor bedrijven. In Microsoft 365 werk je samen, zonder dat je compromis hoeft te sluiten tussen productiviteit en veiligheid. Zo profiteer je van ingebouwde bescherming tegen virussen of misleidende software, voldoe je aan de AVG/GDPR wetgeving, voorkom je het delen van gevoelige informatie met verkeerde personen en bepaal je als IT-afdeling wie toegang heeft tot welke onderdelen. Configuraties zijn van toepassing op alle applicaties in de Microsoft 365 of Office 365 suite. Dit bespaart IT kostbare tijd en het brengt daarnaast een lager risico met zich mee.