Openheid bracht Kind en Gezin naar cloudcomputing

Joris Aeles

Joris Aeles

Azure Business Group Lead

Leestijd, 4 min.

Weinig organisaties in ons land hebben zo’n lange traditie van flexibel werken als Kind en Gezin. Flexibiliteit en openheid brachten hen naar de cloud. Een voorbeeld voor andere Belgische organisaties of overheidsinstanties.

Flexibele werkplaatsen bestaan al lang bij Kind en Gezin. ‘In 1998 gaven wij aan onze mensen de toelating om thuis te werken. Twee jaar later hadden we een satellietkantoor’, vertelt algemeen directeur Inge Kinnaer. In 2008 werd ook het kantoorgebouw aangepast aan de noden van flexibel werken. ‘De meeste plekken hier op kantoor zijn flexibele werkplaatsen’, aldus Kinnaer. ‘Mensen worden bij ons geëvalueerd op resultaten.’

view (1)‘Flexibel en in openheid werken zijn uitermate belangrijk in de veelzijdigheid van onze opdrachten’, weet Inge Kinnaer. ‘Enerzijds bieden wij directe dienstverlening aan via onze preventieve gezinsondersteuning, anderzijds kinderopvang, en het aansturen van ons Vlaams Centrum voor Adoptie (VCA) met inbegrip van buitenlandse missies, … Voor al deze opdrachten werken we samen met veel externe partners.’

Hybride Cloud

Al in 2006 ging Kind en Gezin naar de cloud, waarbij data, applicaties en infrastructuur extern worden gehost. ‘We kozen voor een hybride cloud, waarbij bepaalde data in onze private cloud (ons eigen datacenter) gehost worden en andere data in een publieke cloud (een datacenter van een provider van clouddiensten, in dit geval Microsoft). Met een hybride cloud hebben we alle mogelijkheden en die visie ligt volledig in de lijn van de openheid die wij als organisatie nastreven’, stelt Leo Van Loo, afdelingshoofd ICT en Facility bij Kind en Gezin.

view (2)Voor het IT team bestaat er een groot onderscheid tussen private en publieke cloud, maar voor de medewerkers maakt dat niets uit. Ze kunnen data altijd vlot gebruiken, waar ze ook werken. De private cloud is bij Kind en Gezin vooral bedoeld voor de eigen applicaties. ‘In de publieke cloud, waar we ook veel documenten delen met artsen of zorgcentra, werken we met Office 365. Vlot samenwerken met externe partners staat hier centraal’, stelt Van Loo. ‘Alle data die we opslaan, zowel in de private en publieke cloud, zijn bovendien beveiligd. Kind & Gezin vindt privacy uitermate belangrijk en daarom worden onze interne data op onze private cloud extra versleuteld.’

Openheid

Bij de keuze voor de technologie en provider van clouddiensten ging het vooral tussen Microsoft en Google. De aangeboden functionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid stonden bij die keuze voorop. ‘De openheid die Microsoft nastreeft en hun visie daarover bleken voor ons bepalend’, aldus Van Loo. ‘Wij vinden het belangrijk dat de cloudoplossing die we kiezen, als platform kan fungeren en alle toepassingen die we nodig hebben vlot kan integreren. Bovendien waren onze technologie en architectuur al op Microsoft gebaseerd. Daardoor is de implementatie van Office 365 diensten bij Kind & Gezin bijzonder vlot verlopen.’

Data classificeren

Hoe stapt een organisatie over naar de publieke cloud, en Office 365 in het bijzonder? Dat groeipad bestaat uit twee onderdelen. Er is het voorbereidende werk van de risicoanalyse. ‘Die nam bij ons uiteindelijk toch vier à zes maanden in beslag’, vertelt Van Loo. ‘Het ging om een uitvoerige dataclassificatie: welke data zijn heel privacygevoelig en welke minder? Een medisch dossier is bijvoorbeeld privacygevoelig, maar bepaalde beleidsdocumenten zijn dat minder.’

Kind en Gezin deed hier pionierswerk. ‘Ook andere organisaties, zoals Smals, dat e-governmentprogramma’s ondersteunt en begeleidt voor de sectoren van de sociale zekerheid en van de gezondheidszorg, maakten dezelfde oefening en kwamen tot hetzelfde resultaat’, stelt van Loo.

‘Het nieuwe werken is vandaag een realiteit bij Kind & Gezin’, weet Christel Massa , ICT Programmanager voor SharePoint en Samenwerken bij Kind en Gezin. Het interne mailsysteem ‘Lotus Notes’ heeft plaatsgemaakt voor een combinatie van Skype For Business en Exchange Online van Office365. Skype for Business wordt gebruikt om te communiceren via chat en videovergaderen. ‘Bovendien benutten wij SharePoint Online voor het delen van documenten zowel met interne medewerkers als externe partners.’

Laatste versie

viewKind en Gezin tracht zoveel mogelijk af te stappen van het doormailen van bestanden, die in de individuele mailboxen van medewerkers blijven zitten, waardoor medewerkers meestal op verschillende versies werken. In plaats daarvan doet het nu een beroep op het principe van gedeelde en opgeslagen documenten, bijvoorbeeld verslagen van en voorbereidingen voor vergaderingen. Hiervoor gebruikt de organisatie team sites op basis van Office 365 SharePoint Online om samen te werken, zowel intern als extern.

Patrick Van Asch, Product Marketing Manager Office 365 bij Microsoft, besluit: ‘Door het gebruik van Office 365 krijgen de eindgebruikers van Kind en Gezin de touwtjes in handen. Zo bevinden de beheerders van Office365 zich bij de verschillende afdelingen. De IT-afdeling geeft de regie uit handen en zorgt ervoor dat teams in hun organisatie precies kunnen werken zoals zij dat willen.’

Ben je geïnspireerd door het verhaal van Kind en Gezin? Kom dan naar het Microsoft Modern Workplace evenement op 22 oktober en ontdek hoe andere bedrijven Office 365 gebruiken om een flexibele en open werkomgeving te creeëren.

Leer van klantervaringen met het gratis Cloud Strategy e-book

Ontdek in dit e-book hoe je jouw business op een efficiënte en veilige manier naar de cloud kan brengen.

Probeer gratis Microsoft Azure

Ga aan de slag en werk je volgende geweldige idee uit met Azure

Financiën en verzekeringen

  • uitzicht op een stad

    Gegevens verzamelen is water besparen

    Met meer dan 140 jaar geschiedenis zet het financiële dienstverleningsbedrijf Ibercaja zich volledig in voor de noordoostelijke regio van Spanje. Om de klanten op het platteland te steunen en de lokale problemen met waterschaarste op te lossen, helpt het bedrijf de boeren nu om hun gewasbeheer digitaal te transformeren. Essentieel in deze transformatie zijn de […]

  • Rydoo-logo op houten wand.

    Rydoo neemt een hoge vlucht met de integratie van onkosten- en reisadministratie

    Het Mechelse Xpenditure sloeg een tijd geleden de handen in elkaar met het Poolse iAlbatros om Rydoo uit te bouwen tot een globale speler. Hun doel? De administratie en het beheer van onkosten en alles wat met reisadministratie te maken heeft verregaand vereenvoudigen. Cloud, AI, OCR en mobile, ‘it all comes together’. Papieren rompslomp naar […]

Gezondheidszorg

Industrie

Onderwijs

Overheid

  • Hoe Barcelona 2 miljoen mensen ontvangt dankzij de Cloud

    Hoe Barcelona 2 miljoen mensen ontvangt dankzij de Cloud

    La Merce, een straatfestival in Barcelona, ontvangt jaarlijks om en bij de 2 miljoen bezoekers. Met de hulp van de Cloud regelt het stadsbestuur het verkeer zonder problemen en kan het voldoen aan de wensen van de bezoekers. La Merce vindt elk jaar plaats in de laatste week van september in hartje Barcelona. Het is een […]

  • een persoon die zonnebril draagt die op een celtelefoon spreekt

    High-Five: Speels de schoolomgeving in Harelbeke veilig houden

    We namen een kijkje bij Jeanne, leerling in het vierde leerjaar van de Centrumschool Harelbeke. In deze stad ontwikkelde High-Five een slimme oplossing om kinderen te stimuleren de slimste (kortste en velligste) weg te voet naar school te nemen. De oplossing die voor “gamification” (het omvormen van een oplossing in een spel) kiest, maakt handig […]

Retail