Lær hva Copilot for Microsoft 365 er, hvordan du kommer i gang – og hvordan du lykkes.
Copilot for Microsoft 365 er den ultimate forsterkeren i arbeidslivet. KI-verktøyet bruker dine bedriftsdata og jobber sammen med deg i programmer du er vant til å bruke i det daglige som Teams, Outlook, Word, Excel og mer.
Repetitive og tidkrevende oppgaver som å sortere mailboksen eller skrive møtereferat kan med Copilot for Microsoft 365 gjøres på et øyeblikk.
Dette kan gi produktivitetsgevinster til ledere, administrative arbeidere, markedsførere – ja, til og med for de som jobber ute i felten, som gjør mesteparten av sitt verdiskapende arbeid borte fra skjermen.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva Copilot for Microsoft 365 er – og hva du bør tenke på før og under implementering:
Copilot for Microsoft 365 bruker virksomhetens data
Du har sikkert hørt at Copilot for Microsoft 365 kan kobles til virksomhetsdata. Men hva betyr det egentlig?
Enkelt fortalt innebærer det at Copilot har tilgang til alt brukeren har tilgang til. Det kan være snakk om alt fra Teams-chatter, e-poster og bedriftsdokumenter.
Stiller du Copilot et jobbrelatert spørsmål, vil den med andre ord svare ut ifra en bedriftsrelevant kontekst. Den blir en personalisert digital assistent.
Det betyr også at det blir ekstra viktig å gjøre dataene klare for Copilot. Det skal vi komme tilbake til senere i artikkelen.
Copilot i programmer du er vant med i det daglige
Har du tilgang til Copilot for Microsoft 365, har du også tilgang til en rekke ulike copiloter.
Microsoft 365 Chat:
Microsoft 365 Chat er en samtalebasert copilot, som kan minne om andre KI-chatter du kanskje har testet ut før. Den kan produsere egen tekst og søke seg frem på nettet for å gi deg oppdatert informasjon.
Det som gjør Microsoft 365 Chat unik, er at den også kan resonnere på organisasjonens data.
Microsoft 365 Chat kan ha kjennskap til deres målsetninger, strategier og detaljer fra regnskapet – ja, til og med hvordan dere prater på arbeidsplassen. Se på Microsoft 365 Chat som en god kollega, som kjenner deg og din bedrift.
Denne copiloten kan brukes til fra å sammenfatte store mengder data, til å gi deg kjappe svar om et pågående jobbprosjekt – alt på ett sted.
Copilot i Teams:
Copilot i Teams kan frigjøre verdifull tid og sikre deg mer effektive Teams-møter. Den kan ta rollen som referent og føre notater. Verktøyet kan gi deg forslag til gode oppfølgingsspørsmål – og den kan til og med svare på om møtet har vært relevant eller ikke.
Hvis du går glipp av et møte, kan Copilot i Teams gi deg en rask oppsummering av hovedpunkter og avgjørelser som ble tatt.
Du kan også bruke Copilot for et mer effektivt søk i Teams-kanaler og chatter. For eksempel kan du spørre den om hvem du har diskutert prosjektfrister med – i stedet for å manuelt tråle gjennom samtaler for å samle trådene.
Copilot i Outlook:
Copilot kan utarbeide utkast til e-poster basert på informasjon om både avsenderen og mottakeren. Ønsker du å få en enklere oversikt over lange mailtråder, kan du be den om å oppsummere dem i korte punktlister.
Copilot i Word:
Glem skrivesperre. Copilot kan hjelpe deg med førsteutkast og sparre om ideer for å gjøre teksten din bedre. Du kan også laste opp relevante dokumenter som den kan ta utgangspunkt i.
Copilot i Excel:
Du trenger ikke lenger bruke tid på å skrive kompliserte formler i Excel. Bare be Copilot om å gi deg forslag til funksjoner og formler.
Eller så kan Copilot filtrere, sortere og søke etter dataene dine.
Copilot i PowerPoint:
Gi Copilot et tema, og den kan produsere et utkast til en presentasjon – komplett med bilder, punktlister og overskrifter. Du kan også be verktøyet om å optimalisere et utkast du allerede har satt sammen.
Dette må du ha på plass for å komme i gang
Det første man bør ha på plass er en bedriftslisens for Microsoft 365. I administrasjonssenteret kan du kjøpe og tildele Copilot for Microsoft 365 til organisasjonens brukere.
Bedriften må ha filene lagret i SharePoint, og for å få tilgang til alle funksjonene, må de individuelle brukerne ha en egen OneDrive-konto. Det er også anbefalt å oppdatere alle programmene i Windows-suiten.
Det anbefales på det sterkeste å gjøre et godt forarbeid for å sikre god datakvalitet, tilgangsstyring og brukeropplæring før implementering.
Ha kontroll på dataene
Copilot har kun tilgang til den informasjonen som den individuelle brukeren av copiloten har tilgang til.
Hvis alle data i virksomheten er åpent for alle – så vil Copilot også ha tilgang til alt. Dette er ikke nødvendigvis god datasikkerhet.
Da kan det hende copiloten for eksempel henter frem gamle regnskapstall, utdatert informasjon eller notater med konfidensiell informasjon – og bruker dette på en måte den ikke bør gjøre.
Å unngå dette handler ikke bare om god Copilot-praksis. Dette er også helt essensielt i alle moderne digitaliseringsprosesser, hvor god utnyttelse av data er en nøkkelfaktor for suksess.
Noe av det viktigste du kan gjøre for å ha kontroll på dataene dine, er å bli kjent med konsepter som informasjonsklassifisering, sensitivitetsmerking og Data Loss Prevention. Her finner du rammeverk og beste praksis når det kommer til alt som har med datasikkerhet å gjøre.
Fokuser på brukeropplæring
Over sytti prosent svarer at de blir mer produktive av å bruke Copilot, og bedrifter rapporterer i gjennomsnitt om å spare opp mot nitti minutter i uka per bruker på å bruke teknologien – andre langt mer.
Disse fordelene realiseres bare hvis teknologien aktivt tas i bruk på arbeidsplassen. Hvis Copilot forblir ubrukt, skjult i sidemenyen, fordi den daglige driften ikke gir rom for å utforske nye verktøy, risikerer man å gå glipp av betydelige effektiviseringsmuligheter.
Det anbefales å gjennomføre implementeringen av Copilot for Microsoft 365 på arbeidsplassen som et endringsprosjekt. Det betyr at det må settes av tid og ressurser. Rekrutter superbrukere som kan identifisere verdicaser og lære bort beste praksis til andre på arbeidsplassen.
Gjør gjerne implementeringen gruppevis, men hvor de innledende gruppene er av en kritisk masse og funksjon. Husk også på at dette ikke bare skal være et IT-prosjekt, og at superbrukere bør gjenspeile organisasjonen i bredt.
Analyser bruken, og juster opplæringsprogrammer kontinuerlig etter tilbakemeldingene dere får.
Husk at både teknologien og vi brukere fortsatt bare er i startfasen av hvilke muligheter som finnes. Vi tror gevinstene om kort tid kommer til å være langt større.
Les mer om hvordan du kan skaffe deg Copilot for Microsoft 365 i din organisasjon >
