Slik ble Microsoft en IDO (Intelligence Driven Organization), og slik kan bedriften din bli det samme

Microsoft har lært hvordan man lykkes med digital transformasjon, ikke bare gjennom prosjekter i samarbeid med kunder, men også ved å gjennomføre sin egen transformasjon.

Digital transformasjon er kanskje et begrep som er på alles lepper for tiden, men det gjør det ikke meningsløst. Snarere tvert imot, for en transformasjon kan gi organisasjoner av alle størrelser og i alle bransjer uendelige muligheter.

De siste årene har Microsoft bidratt til storstilt transformasjon i en rekke bransjer, noe som har gitt reelle og målbare resultater.

ABB, en gigant innen robotikk, økte kundetilfredsheten med 20 % etter at de brukte Microsofts Azure AI-produkter til å transformere løsningen for administrasjon av arbeidsstyrken. Rockwell Automation sparte 300 000 dollar hver dag etter at de gikk over til Office 365. En chatrobot som Microsoft utviklet for UPS, gjennomførte over 200 000 kundesamtaler bare i løpet av de åtte første månedene.

Dette er bare noen eksempler på hva man kan oppnå ved å bruke kunstig intelligens (AI) på data. Digital transformasjon handler imidlertid ikke om isolerte resultater. Det handler om å rekalibrere hele organisasjonen rundt det å samle inn, analysere og bruke data. Det handler om å bli en organisasjon med evnen til å lære og utvikle seg.

Det er ikke noen engangsløsning, men en reise. Og det er en reise som Microsoft selv har gjennomført.

Slik ble det gjort hos Microsoft

I løpet av fire tiår har Microsoft vokst fra en liten oppstartsbedrift til et selskap med en omsetning på 143 milliarder dollar og 166 175 ansatte. Da den fjerde industrielle revolusjonen inntraff, følte Microsoft det var på tide med sin egen digitale transformasjon, dermed ble de en pioner i den digitale tidsalderen.

Selskapet satte seg som mål å bli en ekte IDO (Intelligence Driven Organization, eller en datadrevet organisasjon på godt norsk) der data er det viktigste. Men for å kunne gjennomføre en transformasjon i så stor skala måtte alle, fra administrerende direktør og nedover, ha en visjon som kunne inspirere til virkelige endringer. Det betød nye måter å jobbe på som ville transformere alle prosesser som Microsoft var basert på. Hele selskapet måtte jobbe på en annen måte, eksperimentere mer og lære av sine feil.

Transformasjonen var strategisk viktig helt fra begynnelsen. I ettertid kan du følge Microsofts reise gjennom de offentlige uttalelsene til administrerende direktør Satya Nadella. I april 2014 sa Satya: «Du må skape en datadrevet kultur som gjennomsyrer hele organisasjonen.» Fra da av jobbet alle hos Microsoft på en måte som handlet om å bruke data til å få en bedre forståelse av ting og ta bedre avgjørelser.

I 2017 skrev Satya boken «Hit Refresh», som handler om transformasjonen hos Microsoft sett i sammenheng med AI og effekten det har på dagliglivet. Boken kan oppsummeres med følgende uttalelse fra Satya: «AI er teknologien som kommer til å forme alt vi gjør heretter.»

Ett år senere lanserte han begrepet «teknologisk intensitet», som han forklarer slik: «enhver organisasjon må ha det jeg beskriver som teknologisk intensitet … å ta i bruk digital teknologi raskt … og å utvikle sin egen proprietære digitale teknologi».

En vekstbasert tankegang

Selve grunnsteinen i Microsofts transformasjon var konseptet vekstbasert tankegang: tanken om at alle kan endre seg, lære og vokse. For å realisere denne visjonen identifiserte Microsoft fire egenskaper som ville få denne tankegangen til å blomstre.

Den første egenskapen var å fokusere på de som betyr mest, nemlig kundene, og virkelig forstå hva som er viktigst for dem. For det andre ville Microsoft bli en mer mangfoldig og inkluderende organisasjon. For det tredje ville selskapet bryte ned siloene og begynne å fungere som én enkelt enhet. Og til slutt ville de utgjøre en forskjell i livene til hverandre, kundene og verden generelt.

Som Satya understreket: «Som kultur går vi fra å være en gruppe mennesker som vet alt, til å bli en gruppe mennesker som vil lære seg alt.»

For å spore fremdriften til den kulturelle transformasjonen begynte Microsoft med å spørre de ansatte om de så tegn til positive endringer. Disse dataene ble deretter sammenlignet med egenskaper som ble målt over tid. De omfattet kvantitative og kvalitative analyser, og fokusgrupper ble flittig brukt for å sikre full forståelse av de nye trendene. For å fremme åpenhet ble alle resultater delt med toppledelsen med jevne mellomrom.

Hvordan bli datadrevet

Microsofts tjenester for digital transformasjon leveres av Microsoft Consulting Services (MCS). MCS har en lang kundeliste med globale kunder som Toyota og FNs høykommissær for flyktninger, og løser forretningsproblemer ved å bruke teknologi til å forstå mål, identifisere risikoer og veilede den digitale transformasjonen.

MCS hjelper organisasjoner å få tilgang til nyttig innsikt, myndiggjøre team ved hjelp av organisatorisk fleksibilitet og styrke sikkerheten for å bli mer konkurransedyktige. Og de tilbyr hjelp og støtte hele veien, slik at bedriftene kan få mest mulig ut av Microsofts økosystem.

Kort sagt hjelper MCS kundene å bli en IDO (Intelligence Driven Organization). Altså en organisasjon som bruker data i kombinasjon med AI til å fremme vekst, innovasjon, kortere leveringstider og kostnadseffektivitet.

Dette er en tilnærming til digital transformasjon som ikke bare er formet av Microsofts egne erfaringer, men også av årevis med samtaler med bedriftsledere over hele verden som har gjennomført sine egne transformasjoner.

Til sammen har alt dette ført direkte til utviklingen av IDO-modellen.

IDO-modellen

IDO-modellen er verken en teknologisk løsning eller et tilbud, men brukes av MCS til å hjelpe organisasjoner å gjennomføre sine egne transformasjoner.

IDO-modellen hjelper organisasjonene å identifisere ledestjernen sin – det vil si resultatene de vil oppnå, og den fremtidige kursen de vil stake ut.

Deretter gir modellen organisasjonene et veikart de kan bruke til å designe prosessene som vil generere disse resultatene. Veikartet hjelper dem også å digitalisere prosessene, slik at de kan implementeres, overvåkes, måles og forbedres kontinuerlig over tid, noe som skaper Digital Feedback Loops (digitale tilbakemeldingsløkker).

Digital Feedback Loops

Digital Feedback Loops kan beskrives som informasjonsstrømmer som oppstår når en forretningsprosess designes på nytt med data som basis. Denne prosessen kan være en kundehandling (f.eks. bruk av nettsted, salgsforespørsler eller kjøp av produkter), eller den kan være driftsrelatert. Den kan involvere aktivitet blant de ansatte (f.eks. bruk av intranett eller å svare på undersøkelser), eller den kan involvere bruk av produkter i sanntid (f.eks. at data sendes til programvareutvikleren når en app krasjer). Dataene samles inn av AI-baserte apper og brukes til å optimalisere prosessen. Noe av det viktigste av alt er at all informasjonen kan sendes til forretningsprosessene som trenger den, for det finnes ingen datasiloer.

Digital Feedback Loops er en viktig komponent i arbeidet med å bli en IDO og legger grunnlaget for å skape positive endringer, slik at organisasjoner av alle størrelser kan bli mer effektive og mer kundefokuserte.

IDO-modellens fire akser

IDO-modellen er et rammeverk for organisasjoner som vil implementere Digital Feedback Loops. Den er selve essensen av alt Microsoft har lært globalt om tilnærmingen til digital transformasjon, og har fire hovedakser.

Den første aksen er utviklingen av en ledelsesstrategi som fremmer en datadrevet kultur. Den andre sikrer at den rette tekniske kompetansen er på plass, noe som legger grunnlaget for den videre reisen. Her snakker vi om kompetansen som trengs, og hvor og når den bør utvikles. Den tredje aksen dreier seg om den daglige gjennomføringen av transformasjonen, mens den fjerde er den siste fasen, altså der organisasjonen må utarbeide og prioritere et sett med scenarioer som representerer de ønskede forretningsresultatene.

Ved å bruke de fire aksene som tilnærming til transformasjonen blir det enklere for organisasjonene å løse utfordringene som forskning ofte fremhever som de største hindringene på veien mot å bli datadrevet. Disse omfatter tilgjengeligheten av data, mangel på kompetanse innen datavitenskap, vanskeligheter med å se for seg de rette bruksområdene og, aller viktigst, en kultur som har problemer med å forstå behovet for å bli datadrevet.

Den rette måten å omstille seg på

I april 2020 sa Satya Nadella følgende:

«På bare to måneder har vi sett digital transformasjon i et omfang som vanligvis ville krevd to år.»

I det siste har det skjedd en endring i hvordan vi reiser, jobber og gjør innkjøp. Organisasjoner må derfor reagere raskt og bli mer effektive, mer fleksible og mer tilpasningsdyktige.

Prinsippene bak Microsofts digitale transformasjon kan danne grunnlaget for lignende prosjekter i enhver organisasjon. Ved å bli en bedrift drevet av data og AI – og en som lærer og utvikler seg – kan selskaper skaffe seg robustheten de trenger for å takle fremtidens utfordringer.

Microsoft Consulting Services kan hjelpe bedriftsledere å benytte denne muligheten til å transformere organisasjonen og gjøre den bedre forberedt på en tid med sterkere konkurranse. I fremtiden vil endringene komme enda raskere, og for å blomstre må alle tilpasse seg.