Microsoft e AEB: l’accelerazione digitale nel settore delle biotecnologie

L’azienda

Fondata nel 1963, AEB Group è un’azienda italiana con sede a San Polo, Brescia. L’azienda offre biotecnologie (quali ad esempio lieviti, nutrienti, enzimi, tannini, antiossidanti e stabilizzanti) per l’industria agroalimentare, in particolare per realtà produttrici di vino e birra, oltre che articoli per l’igienizzazione e la filtrazione ed altre attrezzature per il settore. Con un fatturato di 110 milioni di euro l’anno, AEB Group può contare su 10 sedi produttive, 18 filiali commerciali, 12 laboratori di ricerca e sviluppo e controllo qualità, e collaborazioni con più di 20 università e istituti di ricerca.

Esigenze e approccio all’innovazione e alla digitalizzazione

La consapevolezza della rilevanza che le tecnologie digitali hanno assunto nel settore in termini informativi, di comunicazione e innovazione, unita alla volontà di diventare un Gruppo sempre più digitale e data-driven, ha portato, circa tre anni fa, AEB Group ad avviare un processo di trasformazione digitale a tuttotondo. Da un lato, infatti, l’azienda aveva manifestato l’esigenza di potenziare il proprio marketing e la comunicazione indirizzandoli più efficacemente al mercato di riferimento. L’obiettivo era quello di sfruttare appieno le potenzialità dei canali digitali per garantire una maggiore visibilità all’azienda e ai suoi prodotti, e presidiare al meglio il mercato di riferimento, ottenendo la possibilità di raggiungere un bacino più ampio di clienti con nuove modalità di vendita. Dal punto di vista interno, invece, la volontà di diventare una realtà sempre più data-driven richiedeva una integrazione e automatizzazione dei processi, supportata dallo sviluppo di nuove competenze e di una nuova cultura digitale. L’innovazione e la digitalizzazione dei processi aziendali rappresentavano inoltre un tassello fondamentale in grado di abilitare il progetto di sviluppo sostenibile che AEB Group ha intrapreso da diversi anni in ottica ESG.

Le soluzioni digitali

Per raggiungere questi obiettivi, AEB Group ha sviluppato un progetto di digital transformation su più livelli. Per migliorare la propria visibilità sul mercato, l’azienda ha avviato un progetto di aggiornamento del sito web e di posizionamento sui motori di ricerca, oltre che campagne di digital marketing. Da qualche anno, inoltre, l’azienda si è dotata di un e-commerce che le ha permesso di allargare la propria rete di vendita e di raggiungere un più ampio bacino di clienti. Internamente, AEB Group ha avviato un progetto di automazione ed integrazione dei processi, sia produttivi, sia di gestione della relazione con i clienti.

Partendo dall’Italia, con l’obiettivo di estendere la soluzione anche alle consociate estere, si è introdotto un sistema gestionale integrato che supporta il monitoraggio e l’ottimizzazione dei processi attraverso la raccolta e la visualizzazione dei dati e l’automazione della produzione. I processi coinvolti sono: gli acquisti, la produzione, la logistica, l’acquisizione e lavorazione degli ordini, la contabilità analitica, la fatturazione e bollettazione, e, a tendere, la predisposizione delle attività di Bilancio consolidato. La scelta delle soluzioni digitali implementate in azienda è stata guidata da due ordini di necessità percepiti dall’azienda come fondamentali per il processo di digital transformation: l’usabilità e facilità di adozione delle soluzioni tecnologiche (user experience), con attenzione particolare anche alla fruizione da mobile, e l’accessibilità da remoto (Cloud). Per questo motivo, il Gruppo ha scelto Microsoft Dynamics 365 sia quale soluzione CRM per la gestione dei clienti, in Italia e nella maggior parte delle consociate, sia come soluzione ERP, al momento implementata nella realtà italiana, spagnola e tedesca, ma in roll-out anche nelle sedi all’estero. L’integrazione delle soluzioni ERP e CRM facilita il processo di Business Intelligence e la visualizzazione delle informazioni su dashboard attraverso la piattaforma PowerBI, permettendo all’azienda di avvicinarsi al suo obiettivo di essere sempre più customer-centric e data-driven.

La sfida principale incontrata nell’implementazione del progetto di digital transformation ha riguardato il change management. Si è reso necessario, infatti, attuare e accompagnare un cambiamento culturale progressivo, che portasse le persone a comprendere il valore e le opportunità che derivano dal percorso di digitalizzazione e di sostenibilità intrapreso e che sradicasse la visione prevalente, orientata principalmente alla soddisfazione delle richieste di produzione e di vendita dei prodotti. Il cambiamento culturale è stato affrontato da AEB Group lungo quattro direzioni principali: (i) introducendo in azienda nuovi ruoli, orientati a presidiare le nuove richieste in ambito digitale e ad innescare il cambiamento; (ii) identificando e coinvolgendo degli Ambassador che promuovessero la digitalizzazione nelle diverse aree aziendali; (iii) lavorando sulle competenze delle persone, attraverso la formazione e (iv) scegliendo partner e collaboratori che supportano le aziende non solo nell’analisi delle esigenze, nella strutturazione del piano di lavoro, nell’implementazione delle tecnologie, ma anche nel cambiamento culturale che un processo di digital transformation comporta. Per la formazione l’azienda si è affidata a Microsoft Teams il quale, oltre ad essere lo strumento di collaboration a supporto del lavoro svolto in modalità ibrida, è stato identificato come piattaforma per l’erogazione e la fruizione dei corsi e come mezzo per la somministrazione del materiale formativo ai partecipanti, attraverso i canali tematici che la piattaforma permette di creare.

In futuro l’azienda continuerà a lavorare per diventare una realtà sempre più customer-centric e data-driven, partendo dall’aggiornamento del sistema gestionale e dall’introduzione del CRM in tutte le consociate. L’obiettivo è quello di avere un sistema integrato di Gruppo che faciliti la gestione della relazione con il cliente e che permetta la raccolta, l’analisi e la visualizzazione dei dati, sia di acquisto, sia di produzione, sia inerenti alle vendite (integrando quindi il CRM e l’ERP) per tutte le realtà coinvolte. L’azienda punta ad integrare nel CRM anche motori di Intelligenza Artificiale che possano fornire non solo dati, ma anche recommendation a supporto del lavoro della forza vendite. Il presidio dei canali digitali nella relazione con i clienti attuali e potenziali è e rimarrà anche in futuro un obiettivo chiave: il Gruppo infatti intende continuare a lavorare sull’e-commerce. Infine, per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro, AEB Group ha intenzione di mantenere le iniziative di Smart Working introdotte durante il periodo pandemico, permettendo alla maggior parte della popolazione aziendale, ad esclusione del personale che deve svolgere lavoro in presenza in fabbrica, di lavorare da remoto qualche giorno alla settimana. Questa modalità di lavoro sarà supportata dagli strumenti di modern workplace, tra cui la piattaforma Viva, di cui l’azienda sta esplorando la possibilità di introduzione.