Vous souhaitez que vos collaborateurs puissent consulter, modifier et échanger entre eux des informations avec le maximum de flexibilité. Mais aussi qu’ils puissent le faire en toute sécurité. Trois conseils pour traiter avec précaution les informations au sein de votre entreprise.
1. Conservez vos fichiers en un seul endroit (One Data Source)
En conservant vos fichiers en un point central, vous pouvez les retrouver en un clin d’œil. De plus, cela vous évite d’avoir plusieurs versions d’un même document, et par conséquent d’empêcher aussi toute confusion. Tous les documents sont sauvegardés en ligne ? Parfait, tous vos documents sont alors synchronisés et vous êtes ainsi toujours assuré(e) de travailler dans la version la plus récente.
2. Sachez ce que deviennent vos documents
L’échange de données entre différents appareils et différentes entreprises comporte aussi un risque. Vous devez faire preuve de vigilance. En effet, vous ne savez jamais avec certitude si et comment vous allez récupérer vos informations (modifiées). Par conséquent, utilisez Data Loss Prevention (DLP) dans Office 365, OneDrive for Business et SharePoint Online. Cette fonctionnalité analyse en permanence le statut de vos informations et signale les anomalies. Vous pouvez prendre immédiatement des mesures, par exemple récupérer des copies de sauvegarde, bloquer des adresses e-mail ou effectuer une analyse de sécurité.
«Nous vivons à une époque où l’ordinateur est roi. Nous évoluons vers une ère où les informations vont devenir plus importantes encore et où ces informations devront être sécurisées. » Karel Dekyvere, Security Expert chez Microsoft
Classifier les informations d’entreprise est une façon efficace de les protéger. Supposons que vous envoyez un courriel depuis votre ordinateur d’entreprise vers dix collaborateurs et un travailleur indépendant externe. À condition que les paramètres stratégiques corrects aient été définis, une notification apparaît d’abord sur l’écran avant l’envoi. Et même quand vous envoyez un message à 100 collaborateurs internes et à une seule personne externe, vous devez donner une autorisation sur une fenêtre pop-up pour intégrer cette personne à l’envoi de votre message. Grâce à Data Loss Prevention, vous pouvez encore revoir cette action. À l’aide de règles de classification, vous pouvez partager aussi automatiquement les principaux fichiers avec plusieurs serveurs d’entreprise au sein de votre organisation. Cela réduit le risque de perte de données.
Karel Dekyvere, Security Expert chez Microsoft
3. Restez propriétaire de vos informations
Vous demeurez toujours et partout propriétaire de vos informations. Office 365 intègre pour cela plusieurs options de sécurité. C’est le premier Cloud certifié ISO (ISO/IEC 27018 standard), ce qui vous garantit que toutes vos informations confidentielles sont sécurisées et demeurent votre propriété. Vous avez par exemple un accès sécurisé à plusieurs versions d’un document. Cela épargne une quantité de travail si quelqu’un a malencontreusement remplacé le document par une version contenant des erreurs.
Par ailleurs, partagez toujours un lien plutôt qu’un fichier entier. C’est la seule façon de pouvoir modifier en permanence le même document sans en avoir à chaque fois une nouvelle version. Vous restez bien évidemment alors à tout moment propriétaire du document d’origine. Enfin, limitez les droits d’utilisation en interdisant la copie, la sauvegarde et la modification des données.
