Processus accélérés grâce à Microsoft Dynamics 365 Business Central

Group Machiels est actif dans le monde entier entre autres dans les services environnementaux, les énergies renouvelables, l’immobilier et la construction à ossature bois. L’entreprise est basée à Hasselt (Belgique) mais est également solidement implantée en Amérique du Sud (avec le Chili comme base arrière). La stratégie commerciale de Group Machiels est axée sur la durabilité, l’innovation et une vaste internationalisation.

Pour la ré-implémentation du package logiciel ERP actuel Microsoft Navision 2009 vers Dynamics 365 Business Central, Group Machiels s’est associé avec le partenaire Microsoft Scapta. L’accent était mis sur l’optimisation et la numérisation des processus d’approbation et financiers et sur l’automatisation des rapports de groupe standard.

L’implémentation incroyablement rapide de Dynamics 365 Business Central (SaaS) était bouclée en l’espace de quelques mois. Grâce à ses analyses intelligentes nomades, le logiciel s’est vu rapidement adopté au sein de l’organisation et a entraîné une amélioration majeure de l’efficacité.

L’automatisation avec Microsoft Dynamics 365 Business Central nous offre la praticité et la possibilité d’être et de rester tournés vers l’avenir. Grâce à la solution basée sur le cloud, nous restons toujours à jour. C’est indispensable dans un paysage numérique où évolutions et nouvelles fonctionnalités se succèdent à un rythme effréné. – Group Machiels

 

LE PROBLÈME

Au sein de l’entreprise familiale belge de technologie environnementale Group Machiels, la plupart des factures leur parvenaient sur papier et après réception, il fallait les enregistrer manuellement. Pour les factures envoyées de façon numérique, il était nécessaire de les imprimer et de les placer dans les dossiers avant de les transmettre au responsable du processus d’approbation.

Ce flux d’approbation était déjà numérisé. Les responsables, principalement les chefs d’unité et les chefs de projet, ont chacun une autorité monétaire distincte. Chaque fonction est habilitée à autoriser un montant maximum spécifique, de sorte que chaque maillon dans le processus ait sa propre tâche. Une fois toutes les étapes d’approbation achevées, une facture serait soumise au service comptable pour traitement financier. Afin de faciliter et d’accélérer l’ensemble du processus allant de l’achat au paiement, Group Machiels s’est mis à la recherche d’une solution SaaS adéquate en vue de numériser ces processus.

En outre, l’entreprise souhaitait automatiser les rapports de groupe au moyen d’un outil flexible et convivial qui offrirait aux collaborateurs les ressources nécessaires pour effectuer eux-mêmes des changements. Dans la situation antérieure, les ensembles de données étaient souvent à ce point complexes que les collaborateurs dépendaient d’un intervenant informatique externe pour la gestion de leur outil BI. Group Machiels a jeté son dévolu sur une solution basée sur le cloud pour réduire l’encombrement du centre de données et augmenter l’accessibilité universelle. Dans la transition déjà amorcée vers Office 365, Microsoft Dynamics 365 Business Central était une étape logique dans le processus global de numérisation.

LA SOLUTION

Suite à sa recherche d’un partenaire orienté SaaS, Group Machiels s’est très vite retrouvé en pourparlers avec le partenaire Microsoft Scapta – une entreprise ICT très appréciée pour son expertise dans le domaine de Dynamics 365 Business Central. Contrairement à la méthode précédemment utilisée avec Microsoft Navision, le nouveau logiciel devait comporter un degré très élevé de standardisation. La personnalisation devait être réduite au minimum.

En août 2019, Scapta s’est attelé à la première étude préliminaire des processus tels qu’ils étaient à l’époque, sur la base de Navision. Il a consigné les conclusions qui en résultaient dans un document de travail. En conséquence, toutes les personnes impliquées avaient déjà bel et bien à l’esprit tous les leviers d’activité, et ce à un stade précoce. Le travail de mise en œuvre pourrait dès lors se poursuivre à partir de là.

Cette mise en œuvre s’est faite de manière pratique selon le principe de formations à l’intention des formateurs (train-the-trainer). Au sein de l’entreprise, des utilisateurs clés se sont vu nommés et ont commencé à utiliser intensivement le nouveau logiciel dès le premier jour. L’avantage de l’environnement SaaS est qu’il est immédiatement disponible. Par conséquent, le logiciel standard D365 BC a pu être exposé directement sur le lieu de travail et les utilisateurs clés ont pu directement en faire usage. XPR365 Financials a assuré un démarrage en douceur et procuré des fonctionnalités de base supplémentaires. Pour les rapports et les analyses standard, il est fait appel à Power BI et Jet Analytics. La reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures, la numérisation et l’approbation automatiques se font avec Continia Document Capture.

Scapta a travaillé de manière pragmatique. Il a déterminé quelles étaient les fonctionnalités qui fonctionnaient le mieux et les endroits où il fallait encore apporter certains ajustements. Grâce aux workshops et à l’apprentissage sur le tas, les utilisateurs clés se sont avérés être de véritables ambassadeurs de la mise en œuvre et ont contribué à fédérer un soutien et diffuser les connaissances dans toute l’organisation.

LE RÉSULTAT

Vu que les utilisateurs clés s’étaient mis à utiliser le nouveau logiciel dès la première heure, ils se sont sentis nettement plus familiarisés lors de la mise en service que s’il y avait eu précédemment un processus d’analyse ouverte classique. Le niveau de stress lors de la mise en service était minime, en partie en raison de la communication bidirectionnelle lors de la phase d’implémentation.

Group Machiels travaille désormais en grande partie avec une solution standard de BC. La personnalisation n’a eu lieu que dans quelques cas bien précis, par exemple pour les données de référence des différentes entités de l’organisation. Toutes les applications du nouveau système ont été immédiatement adoptées sur toute l’étendue de l’organisation grâce à un processus « train-the-trainer » intensif. Les processus d’approbation et financiers sont entièrement numérisés, ce qui rend le papier pour ainsi dire superflu et permet aux collaborateurs de consacrer nettement moins de temps à leurs tâches d’autorisation.

Les utilisateurs clés sont élevés à un niveau supérieur. En effet, non seulement ils ont appris à travailler avec un nouveau logiciel mais ils ont également acquis de nombreuses connaissances sur la technologie qui se cache derrière leur logiciel et les sources de leurs données. Si des modifications s’avéraient nécessaires, par exemple dans les rapports de groupe dans Power BI, le problème peut dans de nombreux cas être résolu en interne sans avoir à faire appel à un partenaire informatique externe – même si cette option fera bien entendu toujours partie des possibilités.

Grâce à l’implémentation de BC et à la collaboration avec Scapta, Group Machiels dispose désormais d’un outil interne convivial qui permet de travailler de manière plus efficace et plus efficiente et d’assurer l’avenir dans ce domaine.

Un fort sentiment d’appropriation et d’engagement de tous les collaborateurs a permis de réaliser un travail considérable en peu de temps. Les utilisateurs clés en particulier ont eu le courage et la volonté de s’impliquer dans le nouveau système. Et c’était là – outre la collaboration optimale entre Group Machiels et Scapta – la condition sine qua non pour que la démarche réussisse. – Group Machiels