Työpaikkojen digitalisaatio ei koske vieläkään kaikkia – olisiko nyt etulinjan työntekijöiden vuoro?

Kati Viita

Kati Viita

Muutosjohtaja

Lukuaika, 4 min.

Koronavuosi kiihdytti digitalisaatiota Suomessa niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioissa. Etätöihin siirtyneet tietotyöläiset kohtasivat kollegat toimiston sijaan Microsoft Teamsissa, ja mediassa hehkutettiin etä- ja hybridityön onnistumisia tai toisaalta väsymystä virtuaalipalavereihin. Kirjoitusten perusteella saattaa saada kuvan, että koko Suomi siirtyi etätöihin. Kuitenkin etätyön osuus tehdystä työstä oli koronakriisin alussakin vain noin 30 prosenttia ja on nyt reilun 20 prosentin luokkaa.

Mitä kuuluu tällä hetkellä muille kuin etätyöntekijöille, esimerkiksi niille sosiaali- ja terveydenhuollon, logistiikan, rakennusalan, tuotantoteollisuuden ja vähittäiskauppojen työntekijöille, jotka ovat työskennelleet läpi koronakriisin etulinjassa, pitkälti yhteiskunnan toiminnan kannalta kriittisissä tehtävissä? Miten digiloikka näkyy heidän arjessaan?

Valitettavasti ei lähes lainkaan. Siinä missä organisaatioiden hallinto, esimiehet ja tietotyöläiset siirtyivät viimeistään viime keväänä Teamsiin, etulinjan työntekijöiden viestintäkanavana on usein edelleen epävirallinen ja tietoturvaton WhatsApp-ryhmä, jos sitäkään.

Joissakin edelläkävijäorganisaatioissa on asiaan herätty, mutta mallit ovat edelleen hahmotelma-asteella. Frontline-työntekijät on saatettu nähdä vain helposti vaihdettavissa olevina resursseina tai digipalvelujen tarjoaminen on koettu hankalaksi henkilöstölle, joilla ei ole työpuhelinta tai -tietokonetta. Johdolla on voinut olla epäilyksiä työntekijöiden valmiuksista käyttää digitaalisia palveluita. Satojen tai tuhansien työntekijöiden Teams-aktivointi on voitu myös kokea työläänä kustannuseränä.

Nämä ovat kuitenkin vain ennakkoluuloja ja olettamuksia, joita työkseni asiakkaiden parissa pyrin hälventämään.

Etulinjan työntekijät haluavat tuntea yhteenkuuluvuutta

Tutkimusten mukaan lähes neljännes etulinjan työntekijöistä suunnittelee työpaikan vaihtamista, koska kokevat ettei heitä kuunnella. Työntekijöiden sitouttamisen puute johtaa korkean vaihtuvuuden lisäksi myös vähentyneeseen tuottavuuteen ja jämähtäneisiin taitoihin. 75 prosentilla organisaatioista ei kuitenkaan ole sitouttamisstrategiaa, ja ongelman ratkaiseminen on vaikeaa ilman helppoja keinoja vuorovaikutukseen ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Tähän Teams on toimiva ratkaisu.

Esimerkiksi logistiikkakeskuksessa töitä tehdään kolmessa vuorossa, työntekijöitä on satoja ja vaihtuvuus suuri. Teamsin Shifts-palvelun kautta voidaan tehdä työntekijälle näkyväksi, mihin tiimiin hän kuuluu ja keitä on tällä viikolla hänen kanssaan samassa työvuorossa. Palvelussa työntekijät voivat myös tarkastella omia tulevia työvuorojaan, pyytää vuorojen vaihtoja, ilmoittautua vapaisiin työvuoroihin tai pyytää lomaa. Palveluun voi lisätä myös keskustelukanavan, jossa esimies ja tiimiläiset voivat jakaa kuulumisia tai vaikka kalakuvia viikonlopulta.

Etulinjan työntekijät rakentavat yrityksen tuloksen, joten kulttuuri, joka ottaa mukaan kaikki työntekijät, on myös yrityksen menestyksen kannalta keskiössä. Teamsin intranetin kautta voidaan avata koko henkilöstölle, millainen yritys on, kuvata sen visiota ja arvoja. Viva Connections -palvelussa voidaan kertoa keskitetysti ja samalla yksittäiselle työntekijälle räätälöidysti vaikkapa terveydenhuollon palveluista tai muistuttaa joulupuurotarjoilun alkamisajasta.

Digilaitteiden tai -osaamisen puutekaan ei ole ongelma. Suomalaisista yli 95 prosentilla on jo käytössään älypuhelin, ja erilaiset keskustelusovelluksetkin ovat valtaosalle tuttuja vapaa-ajalta. ”Diginatiivien” työntekijöiden osuus työvoimasta kasvaa jatkuvasti. Lähes kaikilla Teamsia käyttävillä organisaatioilla Teams on lisensoituna kaikille työntekijöille jo valmiiksi – sitä ei ole vain otettu käyttöön. Siinä missä monissa organisaatioissa etulinjan työntekijöiden tiedonvälitys hoituu nyt monenlaisten epävirallisten ja valvomattomien sovellusten ja kanavien kautta, Teams tarjoaa tiedon jaolle ja keskusteluille hallitun ja tietoturvallisen alustan.

Uudet yhteistyön mallit vaativat muutosjohtamista

Vaikka Teamsin käyttöönotto teknologisesti vaatii vain muutaman klikkauksen, edellyttää uusien toimintatapojen juurruttaminen organisaatioon muutosjohtamista. Projektiryhmällä pitää olla ymmärrys siitä, miksi muutos tehdään, miten käyttäjät koulutetaan, kuka toimii vertaistukena ja miten tuloksia mitataan, jotta halutut tulokset myös saavutetaan. Johdon pitää ymmärtää kokonaisuus ja jokaisen työntekijän arvo, määrittää hankkeen tavoitteet sekä vakuuttaa keskijohto muutoksen välttämättömyydestä. HR toteuttaa muutoksen käytännössä viestinnän avustamana ja IT-osasto, ketterän Microsoft-kumppanin tuella, varmistaa sujuvan muutosprosessin. Ja kuten mihin tahansa uuteen työkaluun tai palveluun, Teamsin käyttöön etulinjassa tarvitaan myös selkeät pelisäännöt ja käyttöohjeet.

Eri alojen eturintamassa on maailmanlaajuisesti yli kaksi miljardia etulinjan työntekijää – mutta alle 25 prosenttia heistä sanoo, että heillä on tarvittavat välineet ja teknologia työnsä tekemiseen kunnolla. Me Microsoftilla haluamme varmistaa, että etulinjan työntekijöitä ei unohdeta vaan että heillä on saatavilla ne työkalut, resurssit ja ammattitaito, joita tässä haastavassa ajassa tarvitaan.

Myös etulinjan työntekijät haluavat olla osa tiimiä, kokea ylpeyttä siitä, että työskentelevät tietyssä organisaatiossa. Heidän sitouttamisensa yritykseen on ehdoton edellytys sille, että yritykset pärjäävät kiihtyvässä kilpailussa. Etulinjan työntekijät ovat työssään ensimmäisiä asiakkaan kontakteja, ensimmäisiä brändin edustajia sekä ensimmäisiä, jotka näkevät tuotteet ja palvelut tositoimissa. Heidän työstään kumpuavat myös uudet, innovatiiviset ideat tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Nämä unohdetut huipputekijät ansaitsevat laadukkaan työntekijäkokemuksen.

Suomi on ollut edelläkävijä teknologian hyödyntämisessä tietotyöläisten työn tukena. Uskon ja luotan, että suomalaiset organisaatiot ovat nyt valmiita tuomaan digitalisaation hyödyt koko henkilöstölle.

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Tuki, jota tarvitset laajentaaksesi ja parantaaksesi etä- tai monimuoto-oppimista

    Tuki, jota tarvitset laajentaaksesi ja parantaaksesi etä- tai monimuoto-oppimista

    Tutustu uusimpiin resursseihimme, joiden avulla opettajat ja opiskelijat voivat omaksua uusia tapoja opettaa ja oppia.

  • Mitä on saavutettavuus?

    Mitä on saavutettavuus?

    Saavutettavuus on yhdenvertaisuuden edistämistä. Verkkopalvelun saavutettavuus tarkoittaa sitä, että verkkosivut ja mobiilisovellukset ovat kaikkien käytettävissä mahdollisimman helposti ja ymmärrettävästi. Saavutettava palvelu on sellainen, jota kaikkien on mahdollista käyttää vammoista tai toimintarajoitteista huolimatta. Saavutettavuusdirektiivi astuu kohta voimaan – ovatko verkkopalvelut kunnossa? Saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Saavutettavuusdirektiivi tulee Suomen […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

  • ThingLink julkisti Office 365 -integraation: Interaktiivinen kuvaeditori toimii nyt Teams-ympäristössä

    ThingLink julkisti Office 365 -integraation: Interaktiivinen kuvaeditori toimii nyt Teams-ympäristössä

    Suomalainen media- ja koulutusteknologiayritys ThingLink on julkaissut Office 365 integraation, joka tuo interaktiivisen kuvaeditoinnin suoraan Teams-ympäristön sisälle. OneNote integraatio on tehty jo aiemmin ja mahdollisuus käyttää ThingLinkiä Teamsin sisällä tekee kuvaeditorista entistä käyttäjäystävällisemmän. Office 365 Teams Office 365 Education -ohjelmistopakettiin sisältyvä Teams on monipuolinen sovellus yhteistyöhön, kommunikointiin, tehtävien jakamiseen ja palauttamiseen ollen näin erittäin rikas […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon! Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan. Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä Johdon […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Vinkit