Siirry pääsisältöön

Työpaikkojen digitalisaatio ei koske vieläkään kaikkia – olisiko nyt etulinjan työntekijöiden vuoro?

Kati Viita

Kati Viita

Muutosjohtaja

Lukuaika, 4 min.

Koronavuosi kiihdytti digitalisaatiota Suomessa niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioissa. Etätöihin siirtyneet tietotyöläiset kohtasivat kollegat toimiston sijaan Microsoft Teamsissa, ja mediassa hehkutettiin etä- ja hybridityön onnistumisia tai toisaalta väsymystä virtuaalipalavereihin. Kirjoitusten perusteella saattaa saada kuvan, että koko Suomi siirtyi etätöihin. Kuitenkin etätyön osuus tehdystä työstä oli koronakriisin alussakin vain noin 30 prosenttia ja on nyt reilun 20 prosentin luokkaa.

Mitä kuuluu tällä hetkellä muille kuin etätyöntekijöille, esimerkiksi niille sosiaali- ja terveydenhuollon, logistiikan, rakennusalan, tuotantoteollisuuden ja vähittäiskauppojen työntekijöille, jotka ovat työskennelleet läpi koronakriisin etulinjassa, pitkälti yhteiskunnan toiminnan kannalta kriittisissä tehtävissä? Miten digiloikka näkyy heidän arjessaan?

Valitettavasti ei lähes lainkaan. Siinä missä organisaatioiden hallinto, esimiehet ja tietotyöläiset siirtyivät viimeistään viime keväänä Teamsiin, etulinjan työntekijöiden viestintäkanavana on usein edelleen epävirallinen ja tietoturvaton WhatsApp-ryhmä, jos sitäkään.

Joissakin edelläkävijäorganisaatioissa on asiaan herätty, mutta mallit ovat edelleen hahmotelma-asteella. Frontline-työntekijät on saatettu nähdä vain helposti vaihdettavissa olevina resursseina tai digipalvelujen tarjoaminen on koettu hankalaksi henkilöstölle, joilla ei ole työpuhelinta tai -tietokonetta. Johdolla on voinut olla epäilyksiä työntekijöiden valmiuksista käyttää digitaalisia palveluita. Satojen tai tuhansien työntekijöiden Teams-aktivointi on voitu myös kokea työläänä kustannuseränä.

Nämä ovat kuitenkin vain ennakkoluuloja ja olettamuksia, joita työkseni asiakkaiden parissa pyrin hälventämään.

Etulinjan työntekijät haluavat tuntea yhteenkuuluvuutta

Tutkimusten mukaan lähes neljännes etulinjan työntekijöistä suunnittelee työpaikan vaihtamista, koska kokevat ettei heitä kuunnella. Työntekijöiden sitouttamisen puute johtaa korkean vaihtuvuuden lisäksi myös vähentyneeseen tuottavuuteen ja jämähtäneisiin taitoihin. 75 prosentilla organisaatioista ei kuitenkaan ole sitouttamisstrategiaa, ja ongelman ratkaiseminen on vaikeaa ilman helppoja keinoja vuorovaikutukseen ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Tähän Teams on toimiva ratkaisu.

Esimerkiksi logistiikkakeskuksessa töitä tehdään kolmessa vuorossa, työntekijöitä on satoja ja vaihtuvuus suuri. Teamsin Shifts-palvelun kautta voidaan tehdä työntekijälle näkyväksi, mihin tiimiin hän kuuluu ja keitä on tällä viikolla hänen kanssaan samassa työvuorossa. Palvelussa työntekijät voivat myös tarkastella omia tulevia työvuorojaan, pyytää vuorojen vaihtoja, ilmoittautua vapaisiin työvuoroihin tai pyytää lomaa. Palveluun voi lisätä myös keskustelukanavan, jossa esimies ja tiimiläiset voivat jakaa kuulumisia tai vaikka kalakuvia viikonlopulta.

Etulinjan työntekijät rakentavat yrityksen tuloksen, joten kulttuuri, joka ottaa mukaan kaikki työntekijät, on myös yrityksen menestyksen kannalta keskiössä. Teamsin intranetin kautta voidaan avata koko henkilöstölle, millainen yritys on, kuvata sen visiota ja arvoja. Viva Connections -palvelussa voidaan kertoa keskitetysti ja samalla yksittäiselle työntekijälle räätälöidysti vaikkapa terveydenhuollon palveluista tai muistuttaa joulupuurotarjoilun alkamisajasta.

Digilaitteiden tai -osaamisen puutekaan ei ole ongelma. Suomalaisista yli 95 prosentilla on jo käytössään älypuhelin, ja erilaiset keskustelusovelluksetkin ovat valtaosalle tuttuja vapaa-ajalta. ”Diginatiivien” työntekijöiden osuus työvoimasta kasvaa jatkuvasti. Lähes kaikilla Teamsia käyttävillä organisaatioilla Teams on lisensoituna kaikille työntekijöille jo valmiiksi – sitä ei ole vain otettu käyttöön. Siinä missä monissa organisaatioissa etulinjan työntekijöiden tiedonvälitys hoituu nyt monenlaisten epävirallisten ja valvomattomien sovellusten ja kanavien kautta, Teams tarjoaa tiedon jaolle ja keskusteluille hallitun ja tietoturvallisen alustan.

Uudet yhteistyön mallit vaativat muutosjohtamista

Vaikka Teamsin käyttöönotto teknologisesti vaatii vain muutaman klikkauksen, edellyttää uusien toimintatapojen juurruttaminen organisaatioon muutosjohtamista. Projektiryhmällä pitää olla ymmärrys siitä, miksi muutos tehdään, miten käyttäjät koulutetaan, kuka toimii vertaistukena ja miten tuloksia mitataan, jotta halutut tulokset myös saavutetaan. Johdon pitää ymmärtää kokonaisuus ja jokaisen työntekijän arvo, määrittää hankkeen tavoitteet sekä vakuuttaa keskijohto muutoksen välttämättömyydestä. HR toteuttaa muutoksen käytännössä viestinnän avustamana ja IT-osasto, ketterän Microsoft-kumppanin tuella, varmistaa sujuvan muutosprosessin. Ja kuten mihin tahansa uuteen työkaluun tai palveluun, Teamsin käyttöön etulinjassa tarvitaan myös selkeät pelisäännöt ja käyttöohjeet.

Eri alojen eturintamassa on maailmanlaajuisesti yli kaksi miljardia etulinjan työntekijää – mutta alle 25 prosenttia heistä sanoo, että heillä on tarvittavat välineet ja teknologia työnsä tekemiseen kunnolla. Me Microsoftilla haluamme varmistaa, että etulinjan työntekijöitä ei unohdeta vaan että heillä on saatavilla ne työkalut, resurssit ja ammattitaito, joita tässä haastavassa ajassa tarvitaan.

Myös etulinjan työntekijät haluavat olla osa tiimiä, kokea ylpeyttä siitä, että työskentelevät tietyssä organisaatiossa. Heidän sitouttamisensa yritykseen on ehdoton edellytys sille, että yritykset pärjäävät kiihtyvässä kilpailussa. Etulinjan työntekijät ovat työssään ensimmäisiä asiakkaan kontakteja, ensimmäisiä brändin edustajia sekä ensimmäisiä, jotka näkevät tuotteet ja palvelut tositoimissa. Heidän työstään kumpuavat myös uudet, innovatiiviset ideat tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Nämä unohdetut huipputekijät ansaitsevat laadukkaan työntekijäkokemuksen.

Suomi on ollut edelläkävijä teknologian hyödyntämisessä tietotyöläisten työn tukena. Uskon ja luotan, että suomalaiset organisaatiot ovat nyt valmiita tuomaan digitalisaation hyödyt koko henkilöstölle.

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Teams opetuksessa 1/3: Projektityökurssit Metropoliassa

    Hannu Turunen, MIE-sertifioitu fysiikan lehtori Metropoliasta, kertoo esimerkin, kuinka heillä Metropoliassa hyödynnetään Teamsiä. Hannu on työskennellyt neljä vuotta digimentorin roolissa Metropoliassa. Hänen toimenkuvaansa kuuluu digistrategian jalkautus, eli erilaisten ohjelmistojen ja työkalujen testaus sekä niiden soveltaminen opetustyöhön. Työn tulokset ja parhaat käytännöt hän jakaa henkilökunnalle ja tukee ohjelmistojen käyttöönotossa ja pedagogisessa soveltamisessa tarvittaessa. ”Kokeilen aika lennosta […]

  • GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    GDPR-tietosuojaopas yliopistoille

    EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä yliopistojen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto yliopistossa Yliopistossa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan “rekisteröidyiksi”: opiskelijoita, opettajia, siivoojia, hallintohenkilöstöä ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa yliopistoon tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, syntymäajat ja […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Fitness24Seven

    Fitness24Seven: Uutta voimaa älykkäällä viestinnällä

    Fitness24Seven on yksi Euroopan nopeimmin kasvavista fitness-brändeistä. Yhtiö löysi itsensä tilanteesta, jossa sille syntyi tarve yhdistää hajallaan olevia tiimejä ja parantaa tietojen jakamista. Stratiteqin vanhempi konsultti Stefan Hult kertoo: "Jokainen toimipaikka eli omassa pienessä maailmassaan. Minkäänlaista koko yrityksen laajuista yhteyttä ei ollut." Ratkaisu: Yksinkertaisuus ja joustavuus ovat olleet kaksi Fitness24Sevenin menestyksen avaintekijää. Tämän tiedostaen Fitness24Seven […]

Digitalisaatio

  • Suunnittelisitko organisaatiosi vuosibudjetin paperilehtiöön?

    Suunnittelisitko organisaatiosi vuosibudjetin paperilehtiöön?

    Puhumme paljon uusista teknologioista, mutta miksi emme näe asiakastyötä tekevien tarpeita ensisijaisen tärkeinä? Kuvittele itsesi laitehuoltajaksi. Työpäiväsi alkaa siitä, kun nappaat työpaikalta mukaasi taulutietokoneen, johon kirjaudut sormenjäljellä. Laite tunnistaa sinut ja ilmoittaa kiireellisestä huoltotehtävästä. Otat työtehtävän hoitaaksesi, jolloin saat ajo-ohjeet kohteeseen. Paikan päällä huomaat, ettet ole aikaisemmin korjannut kyseistä laitetta. Saat ehdotuksen pikaisesta videopuhelusta työkaverille, […]

Kumppaniblogi

  • ryhmä ihmisiä istuu pöydässä

    Avoimella yhteistyöllä kohti yhteisiä tavoitteita

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.    Tulevaisuuden henkilöstöpalvelua muuttuviin tarpeisiin Seure, Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän ja HUS:in omistama henkilöstöpalveluyhtiö, auttaa asiakkaitaan vakituisten työntekijöiden poissaolojen paikkaamisessa. Seuren toiminta on työvoimaintensiivisten toimialojen työvoimapulan ja lisääntyvien tarpeiden myötä kasvanut viime vuosina valtavasti. Taustalla on muun muassa useiden kunta-alan työntekijöiden tuleva eläkkeelle siirtyminen, […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    Mielenrauhaa yksityisyyden ja tietoturvan ansiosta

    “Turvallisen pilvipalvelun, vaatimustenmukaisuuden ja luokkansa parhaan suojauksen ansiosta tietosi ja sitä hyödyntävät työkalut voivat aidosti tehostaa liiketoimintaasi.” Maailma on itsessään vaarallisempi kuin koskaan ennen, ja erilaiset verkkouhat ovat muuttuneet entistä kehittyneemmiksi. Tänä päivänä mikä tahansa laite voi toimia mahdollisena reittinä järjestelmiimme ja omaan elämäämme, joten sen suojauksen on oltava paras mahdollinen. Yhä suurempi osa henkilökohtaisista […]

Vinkit

  • Henkilö esittelee MyAnalyticsia isolta näytöltä

    Vähemmän on enemmän – ajatuksia tuottavuudesta modernissa työympäristössä

    Tiedätkö mihin sinulla suurin osa päivästä nykyään menee töissä? Tutkimusten mukaan suurin osa tietotyöläisen päivästä kuluu kahteen asiaan – palaverissa istumiseen ja sähköposteihin. Atlassin tutkimuksen mukaan 47 % palavereista eivät ole edes tuottavia! Joten sopii kysyä, että tämäkö se suuri tuottavuusloikkamme on. Tämän lisäksi palaverien aloitukset kestävät nykyään keskimäärin 15 minuuttia – kertaat tämän palaveriin […]