Työpaikkojen digitalisaatio ei koske vieläkään kaikkia – olisiko nyt etulinjan työntekijöiden vuoro?

Kati Viita

Kati Viita

Muutosjohtaja

Lukuaika, 4 min.

Koronavuosi kiihdytti digitalisaatiota Suomessa niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioissa. Etätöihin siirtyneet tietotyöläiset kohtasivat kollegat toimiston sijaan Microsoft Teamsissa, ja mediassa hehkutettiin etä- ja hybridityön onnistumisia tai toisaalta väsymystä virtuaalipalavereihin. Kirjoitusten perusteella saattaa saada kuvan, että koko Suomi siirtyi etätöihin. Kuitenkin etätyön osuus tehdystä työstä oli koronakriisin alussakin vain noin 30 prosenttia ja on nyt reilun 20 prosentin luokkaa.

Mitä kuuluu tällä hetkellä muille kuin etätyöntekijöille, esimerkiksi niille sosiaali- ja terveydenhuollon, logistiikan, rakennusalan, tuotantoteollisuuden ja vähittäiskauppojen työntekijöille, jotka ovat työskennelleet läpi koronakriisin etulinjassa, pitkälti yhteiskunnan toiminnan kannalta kriittisissä tehtävissä? Miten digiloikka näkyy heidän arjessaan?

Valitettavasti ei lähes lainkaan. Siinä missä organisaatioiden hallinto, esimiehet ja tietotyöläiset siirtyivät viimeistään viime keväänä Teamsiin, etulinjan työntekijöiden viestintäkanavana on usein edelleen epävirallinen ja tietoturvaton WhatsApp-ryhmä, jos sitäkään.

Joissakin edelläkävijäorganisaatioissa on asiaan herätty, mutta mallit ovat edelleen hahmotelma-asteella. Frontline-työntekijät on saatettu nähdä vain helposti vaihdettavissa olevina resursseina tai digipalvelujen tarjoaminen on koettu hankalaksi henkilöstölle, joilla ei ole työpuhelinta tai -tietokonetta. Johdolla on voinut olla epäilyksiä työntekijöiden valmiuksista käyttää digitaalisia palveluita. Satojen tai tuhansien työntekijöiden Teams-aktivointi on voitu myös kokea työläänä kustannuseränä.

Nämä ovat kuitenkin vain ennakkoluuloja ja olettamuksia, joita työkseni asiakkaiden parissa pyrin hälventämään.

Etulinjan työntekijät haluavat tuntea yhteenkuuluvuutta

Tutkimusten mukaan lähes neljännes etulinjan työntekijöistä suunnittelee työpaikan vaihtamista, koska kokevat ettei heitä kuunnella. Työntekijöiden sitouttamisen puute johtaa korkean vaihtuvuuden lisäksi myös vähentyneeseen tuottavuuteen ja jämähtäneisiin taitoihin. 75 prosentilla organisaatioista ei kuitenkaan ole sitouttamisstrategiaa, ja ongelman ratkaiseminen on vaikeaa ilman helppoja keinoja vuorovaikutukseen ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Tähän Teams on toimiva ratkaisu.

Esimerkiksi logistiikkakeskuksessa töitä tehdään kolmessa vuorossa, työntekijöitä on satoja ja vaihtuvuus suuri. Teamsin Shifts-palvelun kautta voidaan tehdä työntekijälle näkyväksi, mihin tiimiin hän kuuluu ja keitä on tällä viikolla hänen kanssaan samassa työvuorossa. Palvelussa työntekijät voivat myös tarkastella omia tulevia työvuorojaan, pyytää vuorojen vaihtoja, ilmoittautua vapaisiin työvuoroihin tai pyytää lomaa. Palveluun voi lisätä myös keskustelukanavan, jossa esimies ja tiimiläiset voivat jakaa kuulumisia tai vaikka kalakuvia viikonlopulta.

Etulinjan työntekijät rakentavat yrityksen tuloksen, joten kulttuuri, joka ottaa mukaan kaikki työntekijät, on myös yrityksen menestyksen kannalta keskiössä. Teamsin intranetin kautta voidaan avata koko henkilöstölle, millainen yritys on, kuvata sen visiota ja arvoja. Viva Connections -palvelussa voidaan kertoa keskitetysti ja samalla yksittäiselle työntekijälle räätälöidysti vaikkapa terveydenhuollon palveluista tai muistuttaa joulupuurotarjoilun alkamisajasta.

Digilaitteiden tai -osaamisen puutekaan ei ole ongelma. Suomalaisista yli 95 prosentilla on jo käytössään älypuhelin, ja erilaiset keskustelusovelluksetkin ovat valtaosalle tuttuja vapaa-ajalta. ”Diginatiivien” työntekijöiden osuus työvoimasta kasvaa jatkuvasti. Lähes kaikilla Teamsia käyttävillä organisaatioilla Teams on lisensoituna kaikille työntekijöille jo valmiiksi – sitä ei ole vain otettu käyttöön. Siinä missä monissa organisaatioissa etulinjan työntekijöiden tiedonvälitys hoituu nyt monenlaisten epävirallisten ja valvomattomien sovellusten ja kanavien kautta, Teams tarjoaa tiedon jaolle ja keskusteluille hallitun ja tietoturvallisen alustan.

Uudet yhteistyön mallit vaativat muutosjohtamista

Vaikka Teamsin käyttöönotto teknologisesti vaatii vain muutaman klikkauksen, edellyttää uusien toimintatapojen juurruttaminen organisaatioon muutosjohtamista. Projektiryhmällä pitää olla ymmärrys siitä, miksi muutos tehdään, miten käyttäjät koulutetaan, kuka toimii vertaistukena ja miten tuloksia mitataan, jotta halutut tulokset myös saavutetaan. Johdon pitää ymmärtää kokonaisuus ja jokaisen työntekijän arvo, määrittää hankkeen tavoitteet sekä vakuuttaa keskijohto muutoksen välttämättömyydestä. HR toteuttaa muutoksen käytännössä viestinnän avustamana ja IT-osasto, ketterän Microsoft-kumppanin tuella, varmistaa sujuvan muutosprosessin. Ja kuten mihin tahansa uuteen työkaluun tai palveluun, Teamsin käyttöön etulinjassa tarvitaan myös selkeät pelisäännöt ja käyttöohjeet.

Eri alojen eturintamassa on maailmanlaajuisesti yli kaksi miljardia etulinjan työntekijää – mutta alle 25 prosenttia heistä sanoo, että heillä on tarvittavat välineet ja teknologia työnsä tekemiseen kunnolla. Me Microsoftilla haluamme varmistaa, että etulinjan työntekijöitä ei unohdeta vaan että heillä on saatavilla ne työkalut, resurssit ja ammattitaito, joita tässä haastavassa ajassa tarvitaan.

Myös etulinjan työntekijät haluavat olla osa tiimiä, kokea ylpeyttä siitä, että työskentelevät tietyssä organisaatiossa. Heidän sitouttamisensa yritykseen on ehdoton edellytys sille, että yritykset pärjäävät kiihtyvässä kilpailussa. Etulinjan työntekijät ovat työssään ensimmäisiä asiakkaan kontakteja, ensimmäisiä brändin edustajia sekä ensimmäisiä, jotka näkevät tuotteet ja palvelut tositoimissa. Heidän työstään kumpuavat myös uudet, innovatiiviset ideat tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Nämä unohdetut huipputekijät ansaitsevat laadukkaan työntekijäkokemuksen.

Suomi on ollut edelläkävijä teknologian hyödyntämisessä tietotyöläisten työn tukena. Uskon ja luotan, että suomalaiset organisaatiot ovat nyt valmiita tuomaan digitalisaation hyödyt koko henkilöstölle.

Maksuton raportti: Viisi tapaa ylläpitää työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta

Kuinka tarjoat oikeat teknologiat, joiden avulla työntekijät voivat kasvattaa liiketoimintaasi missä, milloin ja miten tahansa

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

  • Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa: teollisen suunnittelun opiskelijat kehittivät Surface-laitteille käyttöliittymän vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen

    Kun luomisella ei ole rajoja laittamalla sille rajat Teimme yhdessä Aalto-yliopiston teollisen suunnittelun maisterikurssin kanssa yhteisprojektin 2018 vuoden lopulla, joka ajoi minut todella syville vesille itsetutkistelussa. Päädyin pohtimaan, mikä meidän luovuuttamme rajoittaa? ”Teidän tehtävänne on kehittää ja suunnitella Surface-laitteille käyttöliittymä vain äänikomentoja ja digitaalista kynää käyttäen”. Näin alkoi projektimme Aalto-yliopiston käyttöliittymäsuunnittelun kanssa yhteinen taival loppuvuodesta […]

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Terveydenhuolto

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Digitalisaatio

  • Tutkimus: Yrityksen menestys vaatii digitaalisen kulttuurin, mutta miten se rakennetaan?

    Tutkimus: Yrityksen menestys vaatii digitaalisen kulttuurin, mutta miten se rakennetaan?

    Työpaikan digitaalinen kulttuuri on yrityksille etu kilpailussa parhaista työntekijöistä, sillä vahvan digitaalisen työkulttuurin yrityksissä on jopa viisi kertaa enemmän työntekijöitä, jotka kokevat oman työnsä merkittäväksi ja mielekkääksi. Etenkin suomalaisten nuorten tuottavuusloikka on vahvasti sidoksissa digitaaliseen kulttuuriin. Toisaalta digitaalisessakin kulttuurissa innovatiivisiksi itsensä kokevien suomalaisten työntekijöiden määrä on 15 prosenttiyksikköä muuta Eurooppaa alhaisempi. Microsoftin tutkimukseen osallistui yli […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Sitoutumisemme Microsoft Teamsin yksityisyyteen ja tietoturvaan

    Videoneuvotteluista on tullut tänä päivänä suurempi osa päivittäistä elämäämme ja työtämme kuin koskaan ennen. Minä, tiimini ja muut Microsoftin työntekijät ovat sopeutuneet uuteen todellisuuteen, jossa näemme toistemme kodit koirineen, kissoineen ja muine perheenjäsenineen. Ympäri maailmaa työskentely, oppiminen sekä yhteydenpito kollegoiden, ystävien ja perheenjäsenten kanssa tapahtuu teknologian välityksellä. Olipa työpaikkana keittiön pöytä, olohuoneen sohva tai myös […]

Vinkit

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Parhaat vinkit älykkäämpään etätyöhön Microsoft Teamsin avulla

    Etätyöskentelystä on muodostumassa monille uusi normaali, joten työntekijöiden on löydettävä erilaisia tapoja jatkaa tehokasta tiimitoimintaa. Microsoft Teams on suunniteltu pitämään kollegat tuottavasti yhteydessä toisiinsa sekä varmistamaan, että kaikki voivat jatkaa yhteistyötä yhtä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kuin konttorissa. Riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Teamsia valmiiksi vai etkö vielä ole ehtinyt kokeilemaan sitä, seuraavassa on kuusi vinkkiä, jotka […]