henkilö istuu pöydän ääressä ikkunan edessä

Otatko kaiken hyödyn irti Microsoft Teamsista työskennellessäsi etänä?

Antti Kuosmanen

Antti Kuosmanen

Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 5 min.

Etätyölle on monia syitä ja vaatimuksia, ja näiden vaatimusten joustavaa täyttämistä varten loimme Microsoft Teamsin: se auttaa sinua pysymään yhteydessä tiimeihisi ja varmistamaan, että voit jatkaa yhteistyötä tehokkaasti – riippumatta siitä, missä olet.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua hyödyntämään Microsoft Teamsin parhaita puolia työskennellessäsi etänä:

1. Järjestä tuottavampia kokouksia

Hiljattain toteutettu Work Reworked -tutkimus osoittaa työntekijöiden kokevan, että 52 % heidän viikoittaisesta työajastaan kuluu tehottomasti muun muassa tarpeettomien keskeytysten, tietojen hakemisen ja heikosti tuottavien kokousten johdosta.

Microsoft Teamsin koko prosessin kattavat ominaisuudet auttavat vähentämään turhautumista ja tehottomuutta, kun kaikki kokouksessa tarvittava on yhdistetty samaan paikkaan. Kokouksia suunnitellessasi voit lisätä agendan, ennen kokousta luettavia asiakirjoja ja muita keskusteluaiheita chat-toiminnon avulla. Enää sinun ei siis tarvitse etsiä kokouksen muistiinpanoja sähköpostistasi – kaikki on yhdessä paikassa.

Kokouksen aikana voit auttaa kaikkia keskittymään käsillä olevaan aiheeseen ottamalla käyttöön videoyhteyden, sumentamalla taustan häiriötekijöiden välttämiseksi sekä käyttämällä reaaliaikaisia tekstityksiä. Lisäksi voit tehdä yhteistyötä Office 365 -asiakirjojen parissa sekä kehittää ideoita reaaliaikaisesti digitaalisen luonnoslehtiön avulla.

Kokouksen jälkeen kaikki kokouksen resurssit, mukaan lukien tallenne, toimenpiteet ja kokousmuistiinpanot, ovat saatavilla chatissa. Tiimi voi jatkaa kokouksen aikana esille tuoduista aiheista keskustelemista ja niihin liittyvää yhteistyötä. Se tarkoittaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla eikä kukaan turhaudu yrittäessään löytää kokouksen aikana laadittuja tai esitettyjä aineistoja.

2. Luo live-tapahtumia verkossa

Microsoft Teamsin avulla voit myös järjestää laajamittaisia live-kokouksia, kuten yrityksen sisäisiä virtuaalitapaamisia, markkinointiwebinaareja sekä lanseeraus- ja koulutustapahtumia. Microsoft Teamsin live-tapahtumien avulla voit järjestää kokouksen suorana sekä pitää esityksiä jopa 10 000 osallistujalle riippumatta siitä, ovatko he organisaatiosi sisä- vai ulkopuolisia. Näin voit varmistaa, että kaikki etätyöntekijät pystyvät osallistumaan ja ovat kaikesta ajan tasalla.

3. Käytä sovelluksia ja botteja

Sovellusten avulla voit tehdä Microsoft Teamsissa vieläkin enemmän. Ajattele niitä työkaluja, tiedostoja ja koontinäyttöjä, joita organisaatiosi valmiiksi käyttää. Monet niistä voidaan lisätä Microsoft Teamsiin, ja Teamsin Sovellukset-osiossa on tarjolla myös paljon uusia vaihtoehtoja. Voit käyttää niitä sekä chateissa että kanavissa. Näin käytössäsi ovat kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut, joita tarvitset työskennelläksesi mahdollisimman tehokkaasti kenen kanssa tahansa.

Seuraavassa on muutamia mielenkiintoisia sovelluksia ja botteja, joihin kannattaa tutustua. Teamsin Sovellukset-osiosta löydät niitä lisää – uusia lisätään päivittäin!

Who: Botti, joka auttaa sinua löytämään tietoa kenestä tahansa organisaatiosi henkilöstä. Muista tarkistaa osallistujien tiedot tulevien kokousten välilehdestä, jotta tiedät tarkalleen, ketkä tulet tapaamaan.

Microsoft Planner: Järjestä tehtäväsi lisäämällä yksi tai useampia Planner-välilehtiä tiimikanavallesi. Voit seurata nykyisten tehtävien tilaa ja saada ilmoituksen, jos sinulle määritetään uusi tehtävä.

Icebreaker: Microsoft Teams -botti, joka auttaa tiimisi sisäisten suhteiden luomista. Viikoittain kaksi satunnaista tiimin jäsentä tapaavat joko verkossa tai kasvokkain. Botti tekee aikataulutuksesta helppoa – se ehdottaa automaattisesti vapaita aikoja, jotka sopivat molemmille osapuolille. Tämä sovellus on erityisen mielenkiintoinen, jos työskentelet säännöllisesti etänä, sillä se auttaa vahvistamaan henkilökohtaisia yhteyksiä sekä rakentamaan tiiviimmän yhteisön.

Crisis communication: Tietyissä olosuhteissa sinun täytyy mahdollisesti koordinoida tietoa ja tiimin yhteistyötä vastauksena kriisiaikojen muuttuviin olosuhteisiin. Tämä nopean toiminnan ratkaisu voidaan toteuttaa ja mukauttaa nopeasti minkä tahansa organisaation käyttöön.

4. Työstä tiedostoja yhteistyössä Microsoft Teamsissa

Kun työskentelet etänä, sinun on tehtävä yhteistyötä ja työstettävä Office-asiakirjoja tiimisi kanssa. Microsoft Teams on tehnyt tästä yksinkertaista. Voit luoda Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoja suoraan Teamsissa, joten sovellusikkunoiden vaihtamiseen ei ole tarvetta. Voit tehdä yhteistyötä ja laatia asiakirjoja yhdessä työtovereidesi kanssa, jakaa muistiinpanoja, lisätä kommentteja ja jakaa sisältöä tarpeen mukaan. Voit jopa aloittaa keskustelun tai kokouksen suoraan asiakirjasta ja keskustella muokkauksista. Ei enää versiointiin liittyvää hämmennystä eikä sähköpostilaatikoiden tukkeutumista ristiriitaisista muokkauksista tai kommenteista – yksi saumattomasti integroitu yhteistyöalusta riittää.

5. Ota kaikki irti Microsoft Teams -mobiilisovelluksesta

Oletko aktivoinut Microsoft Teamsin mobiililaitteellasi? Se on täydellinen tapa pysyä ajan tasalla keskusteluista liikkeellä ollessasi. Nyt pääset käsiksi kaikkiin tiimeihisi, kanaviisi ja tiedostoihisi ja voit myös osallistua kokouksiin puhelimellasi. Näin et jää mistään paitsi. Varmista, että määrität henkilökohtaiset rajasi ja optimoit työtuntisi tavalla, joka sopii sinulle parhaiten. Voit asettaa hiljaisia tunteja ja päiviä Microsoft Teamsin mobiiliasetuksissa.

6. Ja lopuksi – toimi inklusiivisesti

Jos analysoit vuorovaikutustasi työtovereiden kanssa normaalina työpäivänä, huomaat, että et työskentele ainoastaan oman osastosi ihmisten kanssa. Yleensä päivittäiseen verkostoosi lukeutuu kollegoita muilta osastoilta, tytäryhtiöistä tai jopa toisista maista. He saattavat työskennellä toimistossa, liikkeellä ollessaan tai kotoa käsin.

Jos olet siis aikatauluttamassa tiimikokousta, muista sisällyttää Microsoft Teams -kokous jokaiseen kokouspyyntöön. Näin kaikki tiimisi jäsenet voivat liittyä mukaan riippumatta siitä, missä he sijaitsevat. Pyydä kokouksen aikana osanottajia käyttämään videoyhteyttä, jotta kokous tapahtuu vielä enemmän siten kuin olisitte kasvokkain. Varmista myös, että otat käyttöön reaaliaikaisen tekstityksen. Näin ihmiset, jotka eivät osaa kieltäsi sujuvasti, pystyvät seuraamaan kokousta. Kokous kannattaa myös tallentaa. Siten ne, jotka eivät pysty osallistumaan, voivat katsoa tallenteen jälkikäteen ja pysyä ajan tasalla päätöksistä ja toimenpiteistä.

Kannusta niin ikään tiimiäsi tekemään yhteistyötä ja jakamaan ideoita omalla kielellään chatissa tai kanavissa. Käännä-toiminnon avulla kaikki tiimin jäsenet voivat kääntää viestit omalle kielelleen. Näin kaikki voivat luottavaisin mielin jakaa ideoita ja kommentteja ja antaa tiimille panoksensa.

Olipa kyse eri toimistoissa työskentelystä tai väliaikaisesta työskentelystä kotoa tai asiakkaan toimipisteestä käsin, Teams auttaa sinua pysymään tuottavana kaikkialla.

Microsoft Teams -pikakurssi

Osallistu maksuttomalle Microsoft Teams -pikakurssille

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams oppilaitoskäytössä. Kuka, mitä, missä, häh? Rekisteröidy ensin tästä. Saat hetken päästä sähköpostin, jossa on linkki 16.4.2018 tallennettuun noin tunnin mittaiseen Teams-webinaariin, jonka vetää Mustosen Pasi. Webinaari kannattaa aloittaa suoraan 9 minuutin kohdalta, niin pääsee heti asiaan. Hyvää webinaaria toivottaa Edu-tiimi!

  • Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Lomasuunnitelma <3 OneNote

    Passi, liput, hammasharja..? Suunnitteletko matkaa tai kesälomareissua ystäviesi tai perheesi kanssa? Hyödynnä oppilaitoksesi tarjoamaa Office365-tiliä lomasuunnittelussa. Luo suunnitelmasi OneNotella, tallenna se OneDriveen ja jaa se sitten läheistesi kanssa. Voit asentaa Office365:n ohjelmat, myös OneNoten, jopa viidelle eri päätelaitteelle. Olemassa olevaa suunnitelmaa voi päivittää myös Office Onlinella. Kirjaudu O365-tunnuksillasi osoitteeseen http://portal.office.com/, ja päivitä suunnitelmaasi lennossa puhelimella, […]

Teollisuus

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care -webinaari

    Keskustelu Microsoft Teamsin mahdollistamistä Virtual Care -ratkaisuista – jotka italiassa tehty tapaustutkimus herätti henkiin.

  • Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Lataa: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

    Oikein valjastettuna digitalisaatio tarjoaa vastauksia moniin terveydenhoitoa ravisteleviin haasteisiin: väestön ikääntymisestä kroonisten sairauksien yleistymiseen ja teknologisista siiloista kyberuhkiin. Unelmien pelikirjaan olemme koonneet kattavan tietopaketin onnistumiseen: • Visio terveydenhuollon digimurroksesta • Terveydenhoidon esimerkkikäyttötapaukset • Kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma LATAA: Suomen terveydenhuollon unelmien pelikirja

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Kumppaniblogi – Innofactorin Kokemuspaja auttaa ymmärtämään miten pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat tehokkaamman työskentelyn

    Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja Koe tiimisi kanssa, miten Microsoft 365 ja modernit kollaboraatioratkaisut, kuten Teams, vievät tiimityöskentelynne seuraavalle tasolle! Innofactorin Fiksummin Yhdessä Kokemuspaja käytännössä Innofactorin kolmen tunnin kokemuspaja Suurten ja keskisuurten organisaatioiden johtoryhmille. Suositeltu ryhmän koko 5-8 Järjestetään Innofactorin tiloissa Espoon Keilarannassa Koet session aikana kuinka modernit työskentelytavat auttavat lisäämään arvoa yrityksellesi sekä ratkaisemaan nykyisiä […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Windows & Security

    Tietovuodot eivät ole vain tietoturvaongelmia

    Tietovuodot ovat eivät ole pelkästään tietoturvaongelmia. Merkittävä hyökkäys voi horjuttaa asiakaskuntaa, kumppanisuhteita ja organisaation johtoa. Merkittävimmät tietovuodot ovat maksaneet johtajille heidän työpaikkansa, aiheuttaneet suuria tulojen menetyksiä ja vahingoittaneet tuotemerkkien mainetta. Tietoturva on koko organisaation asia Vaikka tietoturvatiimit, tietoturvajohtajat ja -analyytikot taistelevatkin etulinjassa hakkereita vastaan, heitä ei pitäisi pitää ainoana puolustuslinjana. Jokaisen työntekijän on mielestäni hyvä […]

Vinkit

  • YSBtYW4gYW5kIGEgd29tYW4gc2l0dGluZyBhdCBhIHRhYmxl

    Viisi syytä sille, miksi sinun kannattaa aloittaa Microsoft Teamsin käyttö jo tänään

    Yhteistyö ja tiimityö ovat nykyajan organisaatioiden keskeisiä piirteitä. Lanseerauksensa jälkeen Microsoft Teamsista on tullut nopeimmin kasvava sovellus Microsoftin historiassa. Sitä on ryhtynyt käyttämään yli 330 000 yritystä ympäri maailmaa. Jos työskentelet jossakin näistä yrityksistä, olet jo saattanut keksiä uusia tapoja käyttää sovellusta päivittäisessä työssäsi. Mutta jos näin ei ole, seuraavassa on kerrottu viisi syytä sille, […]