Etätyölle on monia syitä ja vaatimuksia, ja näiden vaatimusten joustavaa täyttämistä varten loimme Microsoft Teamsin: se auttaa sinua pysymään yhteydessä tiimeihisi ja varmistamaan, että voit jatkaa yhteistyötä tehokkaasti – riippumatta siitä, missä olet.
Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua hyödyntämään Microsoft Teamsin parhaita puolia työskennellessäsi etänä:
1. Järjestä tuottavampia kokouksia
Hiljattain toteutettu Work Reworked -tutkimus osoittaa työntekijöiden kokevan, että 52 % heidän viikoittaisesta työajastaan kuluu tehottomasti muun muassa tarpeettomien keskeytysten, tietojen hakemisen ja heikosti tuottavien kokousten johdosta.
Microsoft Teamsin koko prosessin kattavat ominaisuudet auttavat vähentämään turhautumista ja tehottomuutta, kun kaikki kokouksessa tarvittava on yhdistetty samaan paikkaan. Kokouksia suunnitellessasi voit lisätä agendan, ennen kokousta luettavia asiakirjoja ja muita keskusteluaiheita chat-toiminnon avulla. Enää sinun ei siis tarvitse etsiä kokouksen muistiinpanoja sähköpostistasi – kaikki on yhdessä paikassa.
Kokouksen aikana voit auttaa kaikkia keskittymään käsillä olevaan aiheeseen ottamalla käyttöön videoyhteyden, sumentamalla taustan häiriötekijöiden välttämiseksi sekä käyttämällä reaaliaikaisia tekstityksiä. Lisäksi voit tehdä yhteistyötä Office 365 -asiakirjojen parissa sekä kehittää ideoita reaaliaikaisesti digitaalisen luonnoslehtiön avulla.
Kokouksen jälkeen kaikki kokouksen resurssit, mukaan lukien tallenne, toimenpiteet ja kokousmuistiinpanot, ovat saatavilla chatissa. Tiimi voi jatkaa kokouksen aikana esille tuoduista aiheista keskustelemista ja niihin liittyvää yhteistyötä. Se tarkoittaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla eikä kukaan turhaudu yrittäessään löytää kokouksen aikana laadittuja tai esitettyjä aineistoja.
2. Luo live-tapahtumia verkossa
Microsoft Teamsin avulla voit myös järjestää laajamittaisia live-kokouksia, kuten yrityksen sisäisiä virtuaalitapaamisia, markkinointiwebinaareja sekä lanseeraus- ja koulutustapahtumia. Microsoft Teamsin live-tapahtumien avulla voit järjestää kokouksen suorana sekä pitää esityksiä jopa 10 000 osallistujalle riippumatta siitä, ovatko he organisaatiosi sisä- vai ulkopuolisia. Näin voit varmistaa, että kaikki etätyöntekijät pystyvät osallistumaan ja ovat kaikesta ajan tasalla.
3. Käytä sovelluksia ja botteja
Sovellusten avulla voit tehdä Microsoft Teamsissa vieläkin enemmän. Ajattele niitä työkaluja, tiedostoja ja koontinäyttöjä, joita organisaatiosi valmiiksi käyttää. Monet niistä voidaan lisätä Microsoft Teamsiin, ja Teamsin Sovellukset-osiossa on tarjolla myös paljon uusia vaihtoehtoja. Voit käyttää niitä sekä chateissa että kanavissa. Näin käytössäsi ovat kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut, joita tarvitset työskennelläksesi mahdollisimman tehokkaasti kenen kanssa tahansa.
Seuraavassa on muutamia mielenkiintoisia sovelluksia ja botteja, joihin kannattaa tutustua. Teamsin Sovellukset-osiosta löydät niitä lisää – uusia lisätään päivittäin!
Who: Botti, joka auttaa sinua löytämään tietoa kenestä tahansa organisaatiosi henkilöstä. Muista tarkistaa osallistujien tiedot tulevien kokousten välilehdestä, jotta tiedät tarkalleen, ketkä tulet tapaamaan.
Microsoft Planner: Järjestä tehtäväsi lisäämällä yksi tai useampia Planner-välilehtiä tiimikanavallesi. Voit seurata nykyisten tehtävien tilaa ja saada ilmoituksen, jos sinulle määritetään uusi tehtävä.
Icebreaker: Microsoft Teams -botti, joka auttaa tiimisi sisäisten suhteiden luomista. Viikoittain kaksi satunnaista tiimin jäsentä tapaavat joko verkossa tai kasvokkain. Botti tekee aikataulutuksesta helppoa – se ehdottaa automaattisesti vapaita aikoja, jotka sopivat molemmille osapuolille. Tämä sovellus on erityisen mielenkiintoinen, jos työskentelet säännöllisesti etänä, sillä se auttaa vahvistamaan henkilökohtaisia yhteyksiä sekä rakentamaan tiiviimmän yhteisön.
Crisis communication: Tietyissä olosuhteissa sinun täytyy mahdollisesti koordinoida tietoa ja tiimin yhteistyötä vastauksena kriisiaikojen muuttuviin olosuhteisiin. Tämä nopean toiminnan ratkaisu voidaan toteuttaa ja mukauttaa nopeasti minkä tahansa organisaation käyttöön.
4. Työstä tiedostoja yhteistyössä Microsoft Teamsissa
Kun työskentelet etänä, sinun on tehtävä yhteistyötä ja työstettävä Office-asiakirjoja tiimisi kanssa. Microsoft Teams on tehnyt tästä yksinkertaista. Voit luoda Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoja suoraan Teamsissa, joten sovellusikkunoiden vaihtamiseen ei ole tarvetta. Voit tehdä yhteistyötä ja laatia asiakirjoja yhdessä työtovereidesi kanssa, jakaa muistiinpanoja, lisätä kommentteja ja jakaa sisältöä tarpeen mukaan. Voit jopa aloittaa keskustelun tai kokouksen suoraan asiakirjasta ja keskustella muokkauksista. Ei enää versiointiin liittyvää hämmennystä eikä sähköpostilaatikoiden tukkeutumista ristiriitaisista muokkauksista tai kommenteista – yksi saumattomasti integroitu yhteistyöalusta riittää.
5. Ota kaikki irti Microsoft Teams -mobiilisovelluksesta
Oletko aktivoinut Microsoft Teamsin mobiililaitteellasi? Se on täydellinen tapa pysyä ajan tasalla keskusteluista liikkeellä ollessasi. Nyt pääset käsiksi kaikkiin tiimeihisi, kanaviisi ja tiedostoihisi ja voit myös osallistua kokouksiin puhelimellasi. Näin et jää mistään paitsi. Varmista, että määrität henkilökohtaiset rajasi ja optimoit työtuntisi tavalla, joka sopii sinulle parhaiten. Voit asettaa hiljaisia tunteja ja päiviä Microsoft Teamsin mobiiliasetuksissa.
6. Ja lopuksi – toimi inklusiivisesti
Jos analysoit vuorovaikutustasi työtovereiden kanssa normaalina työpäivänä, huomaat, että et työskentele ainoastaan oman osastosi ihmisten kanssa. Yleensä päivittäiseen verkostoosi lukeutuu kollegoita muilta osastoilta, tytäryhtiöistä tai jopa toisista maista. He saattavat työskennellä toimistossa, liikkeellä ollessaan tai kotoa käsin.
Jos olet siis aikatauluttamassa tiimikokousta, muista sisällyttää Microsoft Teams -kokous jokaiseen kokouspyyntöön. Näin kaikki tiimisi jäsenet voivat liittyä mukaan riippumatta siitä, missä he sijaitsevat. Pyydä kokouksen aikana osanottajia käyttämään videoyhteyttä, jotta kokous tapahtuu vielä enemmän siten kuin olisitte kasvokkain. Varmista myös, että otat käyttöön reaaliaikaisen tekstityksen. Näin ihmiset, jotka eivät osaa kieltäsi sujuvasti, pystyvät seuraamaan kokousta. Kokous kannattaa myös tallentaa. Siten ne, jotka eivät pysty osallistumaan, voivat katsoa tallenteen jälkikäteen ja pysyä ajan tasalla päätöksistä ja toimenpiteistä.
Kannusta niin ikään tiimiäsi tekemään yhteistyötä ja jakamaan ideoita omalla kielellään chatissa tai kanavissa. Käännä-toiminnon avulla kaikki tiimin jäsenet voivat kääntää viestit omalle kielelleen. Näin kaikki voivat luottavaisin mielin jakaa ideoita ja kommentteja ja antaa tiimille panoksensa.
Olipa kyse eri toimistoissa työskentelystä tai väliaikaisesta työskentelystä kotoa tai asiakkaan toimipisteestä käsin, Teams auttaa sinua pysymään tuottavana kaikkialla.
