Uusi asianhallintajärjestelmä toi sujuvuutta Lahden kaupungin arkeen

Tarja Kauhanen

Tarja Kauhanen

Partner Marketing Advisor

Lukuaika, 2 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

120 000 asukkaan Lahti kuuluu Suomen suurimpien kaupunkien joukkoon. Urheilukaupungiksi itseään tituleeraava Lahti tunnetaan kansainvälisesti myös ympäristö- ja muotoiluosaamisesta sekä korkeatasoisista kulttuuripalveluista. Yhteistyössä Innofactorin kanssa Lahden kaupunki sai uuden asianhallintajärjestelmän, jonka avulla kaupungin sisäistä tekemistä sujuvoitettiin.

Kohti helppokäyttöisyyttä

Asianhallinnan ammattilaisten työn luonnetta kun kuvaa se, että tieto on levällään useassa eri järjestelmässä ja versioita lähetellään sähköpostitse eri elinten ja organisaatioiden välillä. Tämä lisää asianhallintaa työkseen tekevien työntekijöiden työkuormaa, sillä oikean version löytäminen ei ole yhtä suoraviivaista kuin ensivaikutelma antaa ymmärtää. Tämä oli tilanne myös Lahden kaupungin työntekijöillä.

Yhden ohjelmiston taktiikka

Innofactorin Dynasty 10 valikoitui korvaamaan Lahden kaupungin käytössä olleita vaikeakäyttöisiä Tweb- ja Doris -järjestelmiä. Yksi syy valintaan oli Dynasty 10:n helppokäyttöisyys. Samalla luottamuselinten Extranet korvattiin samaan tuoteperheeseen kuuluvalla Innofactorin CloudMeeting sähköinen kokous -ratkaisulla.

Helppokäyttöisyyden lisäksi Dynasty 10:n etuihin kuuluu sen laajat rajapinnat ja helppo integroitavuus, joka mahdollisti muun muassa Lahden kaupungin käytössä olevien muiden palvelujen liittämisen Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmän piiriin. Laajat rajapinnat helpottavat tulevaisuudessa uusien toiminnallisuuksien käyttöönottoa.

Dynasty 10:n alustaksi valittiin Microsoft Azure -pilvipalvelu on-premis konesalien sijaan. On-premis –saleista pilvipalveluiden piiriin siirtyminen on osoittautunut erinomaiseksi, sillä kokonaisuuden monipuolisuus, nopea ja kustannustehokas skaalautuvuus sekä lisäpalveluiden kirjo kaupungin tarpeet huomioiden ovat jopa odotettua laajemmat.

Työntekijöiden yksilölliset tarpeet Dynasty 10 huomioi siten, että kukin käyttäjä voi muokata omaa työtilaansa juuri itselleen ja työnkuvalleen sopivaksi. Ominaisuus auttaa arjessa siten, että kullekin työntekijälle tärkeimmät asiat ovat aina helposti saatavilla.

Uuden järjestelmän suoraviivaisuus lisää työtehoa, sillä käytännössä kaikki työnkulut, viestintä, sopimushallinta ja sähköinen arkistointi tapahtuu itse järjestelmässä, vähentäen järjestelmien välillä hyppimistä ja selkeyttäen muun muassa versiohallintaa.

Projektin tavoite on ollut lisätä Lahden kaupungin työntekijöiden käyttömukavuutta ja mahdollistaa paremman näkyvyyden sekä johdolle että asianvalmistelijoille. Työtehoa on pyritty lisäämään sillä, että eri palveluihin pääsee yhdellä kirjautumisella, joka lisää osaltaan järjestelmän tietoturvaa.

Lue lisää täältä. 

Raportti: Work Reworked

Tähän oppaaseen tutustumalla löydät tietoa siitä, miltä työn tulevaisuus näyttää, ja saat neuvoja digitaalisella aikakaudella menestymiseen.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

Koulutus

  • Nyenroden kauppakorkeakoulu: Tietolähteiden yhdistäminen yhtenäisellä tavalla

    Nyenroden kauppakorkeakoulu: Tietolähteiden yhdistäminen yhtenäisellä tavalla

    Nyenroden kauppakorkeakoulu oli keskellä uuden SaaS-pohjaisen talousjärjestelmän integraatiosuunnittelua, kun se huomasi, että ratkaisun yhdistäminen lukuisiin muihin järjestelmiin olisi odotettua monimutkaisempaa. Tämän seurauksena kauppakorkeakoulu pyysi apua Microsoftin kumppaniverkoston jäseneltä Wortellilta, joka ehdotti Azure Unified Pipelinen käyttöönottoa datayhteyksien standardoimiseksi koko tietoympäristössä. “Vuosien ajattelimme IT-infrastruktuuriamme pastasalaattina – sekoituksena erilaisia ainesosia, jotka toimivat yhdessä. Mutta asiaa tutkittuamme tajusimme, että kyseessä […]

  • 9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    Jokainen opiskelija ja opettaja ansaitsee työnsä tueksi vain parasta. Tämän tueksi tarjoamme yhdeksän näkökulmaa oppimisen, opettamisen ja teknologian parhaaseen liittoon. Uskomme, että laadukkaat tietokoneet ja ohjelmistot pystyvät merkittävästi parantamaan opiskelijan kykyä kommunikoida, oppia sekä soveltaa oppimaansa. Microsoftin teknologiat aina laitteista ja käyttöjärjestelmästä sovelluksiin on suunniteltu auttamaan jokaista opiskelijaa käyttämään koko potentiaaliaan.    1.Teknologia tukee oppimista monipuolisesti Vaikuttavatko teknologia– ja laitevalinnat oppimistuloksiin? […]

Rahoitus ja vakuutukset

  • kaupunkinäkymä

    Datan kerääminen auttaa säästämään vettä

    Rahoitusalan yritys Ibercaja on yli 140 vuoden historiansa aikana ollut vahvasti mukana kehittämässä Espanjan koillisosia. Maaseudulla sijaitsevien asiakkaiden tukemiseksi ja paikallisen vesipulan ratkaisemiseksi yritys auttaa nyt maanviljelijöitä digitalisoimaan viljelykasvien hallintaa. Tässä muutoksessa ovat keskeisessä osassa esineiden internetiä (IoT) tukevat laatikot, jotka keräävät reaaliaikaista tietoa maanviljelijän pelloilta. Useiden anturiensa avulla nämä tehokkaat IoT-laitteet mittaavat hyperpaikallista tietoa […]

  • a woman sitting at a desk in front of a laptop computer in a virtual meeting

    Rahoituspalvelujen digitaalinen foorumi: koronaviruspandemian vaikutukset

    Bill Borden, varatoimitusjohtaja Microsoft Worldwide Financial Services ja McKinseyn ja Manulifen erikoisvieraat keskustelevat alan uusimmista opeista.

Teollisuus

  • suuri vesistö

    Digitaalisen valmistuksen vastuullisuus

    Miten ruostumattoman teräksen globaali johtaja Outokumpu teki yhteistyötä Microsoftin kanssa parantaakseen valmistusprosessejaan teknologian avulla.

  • Selvitys: 4 tärkeää kenttäpalvelujen trendiä vuodelle 2018

    Selvitys: 4 tärkeää kenttäpalvelujen trendiä vuodelle 2018

    Mitkä trendit muovaavat kenttäpalvelualan tulevaisuutta ja miten voit hyödyntää niitä työssäsi nykypäivän alati muuttuvassa maailmassa, joka on täynnä innovatiivista uutta teknologiaa, yhteydessä olevia laitteita sekä muuttuvia työntekijöiden ja asiakkaiden tarpeita? Trendi 1: Oikeat työkalut oikeille käyttäjille “Kenttäpalveluteknikoille on annettava enemmän vastuuta pelkän yksinkertaisen tehtävän suorittamisen lisäksi. Tuomalla datan osaksi kenttäpalveluteknikoiden toimintoja voimme tehdä tehtävälähtöisestä teknikosta […]

Terveydenhuolto

Vähittäiskauppa

  • Big data tehostaa virvoitusjuomayhtiön liiketoimintaa

    Big data tehostaa virvoitusjuomayhtiön liiketoimintaa

    Pohdi hetki, kuinka monta vaihtoehtoa sinulla on aina, kun mielesi tekee jotain juotavaa. Vettä? Mehua? Limua? Haluatko yksittäisen tölkin vai kuuden tölkin pakkauksen? Tai ehkäpä litran pullon? Tosiasiassa me kuluttajat odotamme, että meillä on paljon vaihtoehtoja – ja maailmanlaajuinen virvoitusjuomateollisuus vastaa tähän kysyntään. Johtava meksikolainen virvoitusjuomien valmistaja ja jakelija Arca Continental tietää, että raakadatan muuntaminen […]

  • mies pitelee tablettia ja nainen seisoo digitaalisen näytön edessä, näytössä näkyy myymälän tuotteita (tyynyjä)

    Re-imagine Retail: Paranna tuottavuutta ja ketteryyttä

    Tässä webinaarissa käydään läpi, miten Microsoft Store mobilisoi ensimmäisen linjan henkilöstön etätyöhön alle 10 päivässä.

Valtionhallinto

  • A man sitting at a table using a laptop

    Neljä yleistä haastetta, joita hallitukset kohtaavat kriisin aikana

    Tämä blogi antaa parhaat ratkaisut kotona työskentelyyn, yhteydenpitoon, tilannetietoisuuden lisäämiseen ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseen.

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Oppimisen Pohjantähti -hankkeeseen osallistuneiden kuntien opetustoimille ja niiden kouluille on valmistunut vertaisauditointiin perustuva auditointikäsikirja. Sitä voivat opetustoimet ja koulut käyttää joko itsenäisesti tai asiantuntijoiden tukemana NPDL-ohjelman paikalliseen arviointiin ja jatkokehittämiseen. Systeeminen arviointi käy läpi kouluorganisaation kaikki portaat. Auditointiryhmä kootaan niin, että siinä on yhteistyökaupungin tai – kunnan kollegat ja siten auditointi vahvistaa kuntien ja koulujen […]

Asiakastarinat

  • Nainen tutkimuksissa

    Ennakoiva huolto parantaa syöpäpotilaiden elämän laatua

    Yli 17 000 000 ihmistä sairastaa vuosittain syöpää, ja tämän luvun odotetaan nousevan tulevina vuosina merkittävästi. Tehokkaiden ja edullisten hoitotapojen kehittäminen on erittäin tärkeää. Microsoft Azure IoT:n käyttöönoton jälkeen IBA Worldwide, lääketieteellisten syöpähoitolaitteiden johtava kehittäjä, on pystynyt vähentämään laitteidensa huoltokustannuksia ja nopeuttamaan niiden korjausta. Sen kehittämä protoniterapiateknologia on kehityksen kärjessä, mutta se edellyttää merkittäviä investointeja. […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Azure

    Neljä askelta onnistumiseen: kuinka Nordcloud harmonisoi Containershipsin Azure-arkkitehtuurin

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.   Containerships vastaa laajasti logistiikkapalveluista Euroopassa. Verkostoon kuuluu nykyisin useita satamia ympäri Euroopan. Lue miten Nordcloud harmonisoi Azure-arkkitehtuurin. “Yhteinen toimintatapamme ei olisi ollut mahdollista perinteisten datakeskusten maailmassa. Kunnolliset perustukset eivät liity ainoastaan kuluihin tai turvallisuuteen, vaan mahdollistavat meille ketteryyden ja innovatiivisuuden, jotka […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Yritys ei enää voi suojata itseään pelkällä suojamuurilla ja laskusillalla. Maailma oli IT:n näkökulmasta huomattavasti yksinkertaisempi kymmenen vuotta sitten. Organisaation rajat olivat tietoteknisessä mielessä helposti piirrettävissä, joten suojaukset oli mielekästä rakentaa näitä rajoja mukaillen. Voidaan ajatella, että organisaatio oli kuin keskiaikainen linna, jonka suojaamiseen riitti suojamuuri ja laskusilta. Organisaatiolla oli oma sisäinen verkkonsa ja sen […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]