Uusi asianhallintajärjestelmä toi sujuvuutta Lahden kaupungin arkeen

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

120 000 asukkaan Lahti kuuluu Suomen suurimpien kaupunkien joukkoon. Urheilukaupungiksi itseään tituleeraava Lahti tunnetaan kansainvälisesti myös ympäristö- ja muotoiluosaamisesta sekä korkeatasoisista kulttuuripalveluista. Yhteistyössä Innofactorin kanssa Lahden kaupunki sai uuden asianhallintajärjestelmän, jonka avulla kaupungin sisäistä tekemistä sujuvoitettiin.

Kohti helppokäyttöisyyttä

Asianhallinnan ammattilaisten työn luonnetta kun kuvaa se, että tieto on levällään useassa eri järjestelmässä ja versioita lähetellään sähköpostitse eri elinten ja organisaatioiden välillä. Tämä lisää asianhallintaa työkseen tekevien työntekijöiden työkuormaa, sillä oikean version löytäminen ei ole yhtä suoraviivaista kuin ensivaikutelma antaa ymmärtää. Tämä oli tilanne myös Lahden kaupungin työntekijöillä.

Yhden ohjelmiston taktiikka

Innofactorin Dynasty 10 valikoitui korvaamaan Lahden kaupungin käytössä olleita vaikeakäyttöisiä Tweb- ja Doris -järjestelmiä. Yksi syy valintaan oli Dynasty 10:n helppokäyttöisyys. Samalla luottamuselinten Extranet korvattiin samaan tuoteperheeseen kuuluvalla Innofactorin CloudMeeting sähköinen kokous -ratkaisulla.

Helppokäyttöisyyden lisäksi Dynasty 10:n etuihin kuuluu sen laajat rajapinnat ja helppo integroitavuus, joka mahdollisti muun muassa Lahden kaupungin käytössä olevien muiden palvelujen liittämisen Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmän piiriin. Laajat rajapinnat helpottavat tulevaisuudessa uusien toiminnallisuuksien käyttöönottoa.

Dynasty 10:n alustaksi valittiin Microsoft Azure -pilvipalvelu on-premis konesalien sijaan. On-premis –saleista pilvipalveluiden piiriin siirtyminen on osoittautunut erinomaiseksi, sillä kokonaisuuden monipuolisuus, nopea ja kustannustehokas skaalautuvuus sekä lisäpalveluiden kirjo kaupungin tarpeet huomioiden ovat jopa odotettua laajemmat.

Työntekijöiden yksilölliset tarpeet Dynasty 10 huomioi siten, että kukin käyttäjä voi muokata omaa työtilaansa juuri itselleen ja työnkuvalleen sopivaksi. Ominaisuus auttaa arjessa siten, että kullekin työntekijälle tärkeimmät asiat ovat aina helposti saatavilla.

Uuden järjestelmän suoraviivaisuus lisää työtehoa, sillä käytännössä kaikki työnkulut, viestintä, sopimushallinta ja sähköinen arkistointi tapahtuu itse järjestelmässä, vähentäen järjestelmien välillä hyppimistä ja selkeyttäen muun muassa versiohallintaa.

Projektin tavoite on ollut lisätä Lahden kaupungin työntekijöiden käyttömukavuutta ja mahdollistaa paremman näkyvyyden sekä johdolle että asianvalmistelijoille. Työtehoa on pyritty lisäämään sillä, että eri palveluihin pääsee yhdellä kirjautumisella, joka lisää osaltaan järjestelmän tietoturvaa.

Lue lisää täältä.