Siirry pääsisältöön

Uusi asianhallintajärjestelmä toi sujuvuutta Lahden kaupungin arkeen

Tarja Kauhanen

Tarja Kauhanen

Partner Marketing Advisor

Lukuaika, 2 min.

Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.

 

120 000 asukkaan Lahti kuuluu Suomen suurimpien kaupunkien joukkoon. Urheilukaupungiksi itseään tituleeraava Lahti tunnetaan kansainvälisesti myös ympäristö- ja muotoiluosaamisesta sekä korkeatasoisista kulttuuripalveluista. Yhteistyössä Innofactorin kanssa Lahden kaupunki sai uuden asianhallintajärjestelmän, jonka avulla kaupungin sisäistä tekemistä sujuvoitettiin.

Kohti helppokäyttöisyyttä

Asianhallinnan ammattilaisten työn luonnetta kun kuvaa se, että tieto on levällään useassa eri järjestelmässä ja versioita lähetellään sähköpostitse eri elinten ja organisaatioiden välillä. Tämä lisää asianhallintaa työkseen tekevien työntekijöiden työkuormaa, sillä oikean version löytäminen ei ole yhtä suoraviivaista kuin ensivaikutelma antaa ymmärtää. Tämä oli tilanne myös Lahden kaupungin työntekijöillä.

Yhden ohjelmiston taktiikka

Innofactorin Dynasty 10 valikoitui korvaamaan Lahden kaupungin käytössä olleita vaikeakäyttöisiä Tweb- ja Doris -järjestelmiä. Yksi syy valintaan oli Dynasty 10:n helppokäyttöisyys. Samalla luottamuselinten Extranet korvattiin samaan tuoteperheeseen kuuluvalla Innofactorin CloudMeeting sähköinen kokous -ratkaisulla.

Helppokäyttöisyyden lisäksi Dynasty 10:n etuihin kuuluu sen laajat rajapinnat ja helppo integroitavuus, joka mahdollisti muun muassa Lahden kaupungin käytössä olevien muiden palvelujen liittämisen Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmän piiriin. Laajat rajapinnat helpottavat tulevaisuudessa uusien toiminnallisuuksien käyttöönottoa.

Dynasty 10:n alustaksi valittiin Microsoft Azure -pilvipalvelu on-premis konesalien sijaan. On-premis –saleista pilvipalveluiden piiriin siirtyminen on osoittautunut erinomaiseksi, sillä kokonaisuuden monipuolisuus, nopea ja kustannustehokas skaalautuvuus sekä lisäpalveluiden kirjo kaupungin tarpeet huomioiden ovat jopa odotettua laajemmat.

Työntekijöiden yksilölliset tarpeet Dynasty 10 huomioi siten, että kukin käyttäjä voi muokata omaa työtilaansa juuri itselleen ja työnkuvalleen sopivaksi. Ominaisuus auttaa arjessa siten, että kullekin työntekijälle tärkeimmät asiat ovat aina helposti saatavilla.

Uuden järjestelmän suoraviivaisuus lisää työtehoa, sillä käytännössä kaikki työnkulut, viestintä, sopimushallinta ja sähköinen arkistointi tapahtuu itse järjestelmässä, vähentäen järjestelmien välillä hyppimistä ja selkeyttäen muun muassa versiohallintaa.

Projektin tavoite on ollut lisätä Lahden kaupungin työntekijöiden käyttömukavuutta ja mahdollistaa paremman näkyvyyden sekä johdolle että asianvalmistelijoille. Työtehoa on pyritty lisäämään sillä, että eri palveluihin pääsee yhdellä kirjautumisella, joka lisää osaltaan järjestelmän tietoturvaa.

Lue lisää täältä. 

Raportti: Work Reworked

Tähän oppaaseen tutustumalla löydät tietoa siitä, miltä työn tulevaisuus näyttää, ja saat neuvoja digitaalisella aikakaudella menestymiseen.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

  • nainen istuu jalkakäytävällä

    Kansalaispalvelujen digitaalinen murros

    Tutustu siihen, miten hallitukset käyttävät pilvipohjaisia työkaluja ja kokemuksia suunitellakseen uudelleen, miten ihmiset, data ja prosessit voivat yhdessä luoda lisäarvoa.

  • Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki haluaa tarjota laadukkaita digitaalisia palveluja sekä työntekijöille että asukkaille ja tuottaa ajantasaista dataa kaupungin toiminnan ja päätöksenteon pohjaksi. Tiedolla johtaminen on kaupungin strategian ytimessä. Tietovarastointi- ja raportointiratkaisuksi Järvenpää valitsi Microsoft Azure -pilvipalvelun ja Power BI:n.  Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Keski-Uudellamaalla. Järvenpäällä on pienen kaupungin resurssit, mutta kasvukeskuksena suuren kaupungin tavoitteet. Toisaalta […]

Koulutus

  • Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Olemme Euroopan pohjoisimmassa Girlz in Tech Arctic -tapahtumassa Äkäslompolossa syyskuun viimeisenä perjantaina. Tapahtuman organisoi ESR-rahoitteinen Alueellisen yrittäjyyskasvatuksen polut -hanke, ja se toteutettiin yhteistyössä Nuori Yrittäjyys ry:n, Microsoftin ja Lapin ammattikorkeakoulun kanssa. Tyttöjä on tapahtumassa viitisenkymmentä; he ovat saapuneet tapahtumaan busseilla ympäri Lappia. Kysyn tytöiltä, pitäisikö heillä olla enemmän naisroolimalleja teknologian, luonnontieteiden tai matematiikan alueilla. Vastaus […]

  • Terve elämä valtasi Heinsuon koulun Hollolassa

    Terve elämä valtasi Heinsuon koulun Hollolassa

    Luokanopettaja Tiina Aulion tunnilla 6.luokkalaiset ovat täysillä työn touhussa. Jotain innostumisesta kertoo se, että kotiin sairastumisen takia jäänyt oppilas haluaa osallistua ryhmätyöhön videopuhelulla. ”Kun oppilaat tutkivat itse päättämäänsä aihetta, he ottavat asian enemmän omakseen, kuin jos itse puhuisin asian luokalle”, toteaa Tiina tyytyväisenä. Heinsuon koulun rehtori Pekka Toikkanen joukkoineen osoitti rohkeutta lähtiessään näin kunnianhimoiseen hankkeeseen: […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • Microsoftin tekoäly ja Volvo

    Volvo käyttää tekoälyä pitääkseen silmällä tietä

    Häiriötekijät ovat liikenneonnettomuuksien suurin syy. Volvo teki yhteistyötä Microsoftin kanssa ymmärtääkseen paremmin kuljettajan huomiota ja tunteita tekoälyn avulla.

  • Guy standing next to plane looking at Smartwatch to check reporting.

    Air France Industries KLM Engineering & Maintenancen tytäryhtiö EPCOR ennakoi tulevia vikatilanteita datan ja tekoälyn avulla

    EPCOR tarjoaa ylläpito-, korjaus- ja huoltopalveluja huippuluokan testilaitoksessaan lentokoneiden paineilmakomponenteille ja ulkoisille virtayksiköille (APU-yksiköille). APU-yksikkö vastaa pääkoneiden käynnistämisestä ja tarjoaa virtaa lentokoneen perustoimintoihin. EPCOR auttaa lentoyhtiöitä saavuttamaan kustannus-, turvallisuus- ja luotettavuustavoitteensa hyödyntämällä pilvipohjaista APU-dataa, innovatiivista analytiikkaa ja koneoppimista. Tämän tuloksena lentojen myöhästelyjä pystytään vähentämään. Air France Industries KLM Engineering & Maintenance -konserniin kuuluva EPCOR lisäsi APU-yksikköjen […]

Terveydenhuolto

  • Huippumoderni tietoturvasertifioitu tutkimusympäristö mahdollistaa entistä laajemman terveystutkimuksen

    Huippumoderni tietoturvasertifioitu tutkimusympäristö mahdollistaa entistä laajemman terveystutkimuksen

    Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri HUS on ottanut käyttöön HUS Acamedic tutkimusympäristön, joka on ensimmäisenä pilvipohjaisena palveluna saanut Suomen sosiaali- ja terveysalan lupaviranomaisen Findatan hyväksynnän toisiolain mukaiselle terveystiedon käytölle. Kysymyksessä on palvelu, jonka valtavaa kapasiteettia pääsevät hyödyntämään tarvittaessa muutkin toimijat HUSin lisäksi, ja tutkimusaineistoja voidaan laajentaa myös omilla aineistoilla. Hyperskaalautuvien palvelualustojen nopea kehittyminen on johtanut siihen, […]

  • Lääkärit ja potilaat yhteisrintamassa syöpää vastaan teknologian avulla

    Lääkärit ja potilaat yhteisrintamassa syöpää vastaan teknologian avulla

    Fabian Bolin oli vain 28-vuotias saadessaan tietää sairastavansa leukemiaa. Lupaava näyttelijä tunsi syöpädiagnoosin myötä menettäneensä tulevaisuutensa hallinnan pysyvästi. Hänen kokemuksensa on aivan liian tavallinen. Euroopassa tilastoidaan vuosittain 3,7 miljoonaa uutta syöpädiagnoosia ja 1,9 miljoonaa syöpäkuolemaa. Maailman terveysjärjestön mukaan neljäsosa kaikista maailman syöpätapauksista diagnosoidaan Euroopassa, vaikka maanosassa asuu vain yksi kahdeksasosa maailman väestöstä. Syöpä on itse […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Muutos alkaa kunnasta ja päättäjistä

    Oppimisen syvällinen muutos ei ole yksittäisen opettajan tai koulun vastuulla, vaan se edellyttää strategisia päätöksiä kunnan ja valtakunnan päättäjien tasolla.​ Jokaisella tämän hetken päättäjällä on kokemuksia ja muistoja omilta kouluajoiltaan, mutta sen varaan ei tulevaisuuden koulua voi rakentaa. ​ Microsoft teetti vuonna 2017 tutkimuksen kuntapäättäjien asenteista oppimisen muutokseen. Tutkimuksessa selvisi, että:​ Koulutukseen ja oppimiseen suhtaudutaan […]

Asiakastarinat

  • Amsterdamin Johan Curijff Arenan ilmakuva

    Täydellinen nurmikko? Jalkapallostadion parantaa nurmikenttäänsä IoT:n avulla

    Onko Johan Cruijff Arena maailman innovatiivisin stadion? Siltä se ainakin näyttää. Tämä Hollannissa sijaitseva areena on ollut ympäristöasioiden edelläkävijä, joka saavutti hiilineutraaliuden ennen kuin asiasta oli edes tullut maailmanlaajuinen prioriteetti yrityksille. Nyt tämä eurooppalainen viihdealan jättiläinen keskittyy nurmikenttänsä parantamiseen datan avulla, mikä on saanut sen eurooppalaiset kilpailijat vihreiksi kateudesta. Samalla se luo perustan laajemmille hankkeille […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Tietoinen riski kannatti – yhtenäisyys, automaatiot ja asiakastyytyväisyys lisääntyivät

    Tietoinen riski kannatti – yhtenäisyys, automaatiot ja asiakastyytyväisyys lisääntyivät

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista.  Mitä tehdä, kun vuosituhannen alussa hankitut IT-järjestelmät ovat vanhenemassa käsiin? Jos mallia otetaan suomalaisesta lasitustuotteita tarjoavasta perheyrityksestä, Lumonista, niin vanhat IT-järjestelmät laitetaan kokonaisuudessaan kierrätykseen ja tilalle rakennetaan ennätysvauhdilla uutta. Riskin ja tiukan aikataulun koetellessa harteita, koko liiketoiminnan kattavat järjestelmät käyttöönotettiin onnistuneesti ja […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Yritys ei enää voi suojata itseään pelkällä suojamuurilla ja laskusillalla. Maailma oli IT:n näkökulmasta huomattavasti yksinkertaisempi kymmenen vuotta sitten. Organisaation rajat olivat tietoteknisessä mielessä helposti piirrettävissä, joten suojaukset oli mielekästä rakentaa näitä rajoja mukaillen. Voidaan ajatella, että organisaatio oli kuin keskiaikainen linna, jonka suojaamiseen riitti suojamuuri ja laskusilta. Organisaatiolla oli oma sisäinen verkkonsa ja sen […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]