Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien järjestelmien käyttöönotto aina vaikeaa ja kallista?

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalvelujen käyttöönottoon ja pk-yritysten järjestelmähankintoihin liittyy paljon myyttejä. Yksi näistä myyteistä on, että uusien järjestelmien käyttöönotto on aina vaikeaa ja kallista. Tätä myyttiä murtamaan kutsuimme asiantuntijaksi eCraftin Janne Suomisen.

Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien tietojärjestelmien opettelu ja käyttöönotto vaikeaa, Janne Suominen?

Näin asia saattoi olla vielä muutama vuosi sitten, jolloin yrityksillä oli käytössä eri ohjelmistot eri toimintoihin.

Koska ohjelmistot eivät keskustelleet keskenään, tietoja saatettiin siirtää ruutupaperin avulla järjestelmästä toiseen, mikä luonnollisesti lisäsi turhan manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää. Käyttöliittymät olivat erinäköisiä, samoin toimintaprosessit ja -logiikat. Yrityksen oli tehtävä itse kaikki ohjeet käyttäjille.

Nykyään kaikki on paremmin. Usein integrointeja on tehty valmiiksi, on valmiita rajapintoja ja integrointitekniikat ovat kehittyneet. Toimisto- ja yritysohjelmien yhteispeli on sujuvaa – onko enää edes olemassa ohjelmaa, josta tietoja ei saisi vietyä Exceliin? Manuaalisen työn vähentyessä työntekijöiden työaika voidaan kohdistaa tuottavampiin tehtäviin.

Millä keinoin käyttöönoton kynnystä on madallettu?

Ohjelmistojen käyttöliittymät näyttävät samalta ja siirtyminen ohjelmien toiminnoista toiseen on samantyylistä, joten käyttökokemus on saumaton ja sujuva. Lisäksi useimmat ohjelmat toimivat selaimilla, minkä ansiosta töitä voi tehdä myös etänä.

Opastussivut, opastusvideot ja opastustekstit pitävät puolestaan huolen siitä, että järjestelmien käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, eikä työaikaa kulu käyttöoppaiden kahlaamiseen. Työntekijä voi siis huoletta keskittyä omaan ydinosaamiseensa järjestelmien yhteensopivuusongelmien setvimisen sijaan.

Kaksi ihmistä keskustelemassa pöydän ääressä

Miksi uusien järjestelmien käyttöönotoista on alunperin tullut niin suuri peikko?

Monessa pk-yrityksessä muistetaan vielä perinteinen tapa kehittää ja ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Kankea ja raskas prosessi alkoi määrittelyvaiheella, joka sitoi yrityksen resursseja.

Käyttöönoton aikana järjestelmiä parametroitiin ja muokattiin yrityksen tarpeiden mukaan. Serverit olivat kovassa käytössä ja aikaa kului back up -prosessien rakentamiseen. Järjestelmiin tehdyt muutokset vaativat testausta ja lukemattomia työtunteja, minkä johdosta monessa pk-yrityksessä on vielä tänäkin päivänä käytössä ohjelmaversioita muutaman vuoden takaa.

Miten prosessi on muuttunut nyt kun pilvipalvelut ovat vallanneet markkinat?

Uuden rakentamisen sijaan pk-yritykset voivat nykyään ottaa käyttöön ohjelmistoja, joiden prosessit on jo valmiiksi suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita. Parhaimmillaan uuden ohjelmiston saa testikäyttöön muutamassa tunnissa, nopeimmillaan jopa minuuteissa.

Ohjelmistoon voi tutustua rauhassa itse, jolloin konsulttituntien määrä vähenee ja ne voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja prosesseihin, ei niinkään käyttöliittymän opetteluun tai “viilaamiseen”.

Pilvipalveluina toimitettujen ohjelmistojen etuna on myös olemattomat laitteistokustannukset – selaimella toimivia ohjelmistoja ei tarvitse ladata käyttäjien koneille, vaan ne toimivat kaikilla laitteilla. Ohjelmistojen omat koulutussivut ovat usein kattavia, joten oppiminen on helppoa.

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana.

Miten vakuuttaisit suomalaisen yrityspäättäjän siitä, että ohjelmistot kannattaa hankkia pilvipalveluina?

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska:

  1. Niiden toimintaprosessit on valmiiksi testattu eri alojen yrityksissä, jolloin pitkää ja hintavaa määrittely- tai konfigurointiprojektia muutoksineen ja testauksineen ei tarvita. Omat resurssit voidaan paremmin pitää kiinni perustoiminnoissa.
  2. Sujuvan käyttöönoton ansiosta järjestelmä on hyödynnettävissä nopeasti ja vanhat lisenssit voidaan kuolettaa.
  3. Pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana. Lisenssejä voi ostaa tarpeen mukaan kuukausittain ja myös niistä luopuminen on mahdollista.
  4. Ympäristö ja laitekustannukset ovat pienet. Uusia/omia servereitä ei tarvita.
  5. Pilvipalveluissa on valmiita yhteyksiä yrityksen muihin toimisto-ohjelmiin ja tarvittaviin palveluihin.

 

_________

eCraftin Sales Manager Janne Suominen sai ensikosketuksen yritysohjelmien käyttöönottoon ja kehittämisen jo 1980-luvun puolivälissä. Jannella on pitkä kokemus toimintojen ja järjestelmien kehittämisestä pienissä ja suurissa kotimaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Jannen spesialiteettina on myynnin kehittäminen ja työkalut.

Maksuton e-kirja: Neljä digitaalista strategiaa, joilla vastaat asiakasvaatimuksiin reaaliajassa

Tue tiimiesi yhteistyötä ja paranna asiakastyytyväisyyttä hävittämällä tietosiilot

Koulutus

  • Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Syväoppiminen muuttaa koulua, opetusta sekä opettajan ja oppilaan roolia. Lahjana satavuotiaalle Suomelle Microsoft käynnisti Oppimisen Pohjantähti -ohjelman tukemaan oppimisen muutosta ja samalla siirtymistä uuden opetussuunnitelman mukaiseen opetukseen ja osaamisen arviointiin. Visiona on hyvinvointi ja tasa-arvoinen koulumaailma, jossa oppiminen sujuu ajasta ja paikasta riippumatta ja on motivoivaa ja innostavaa kaikille – lähtötaidoista ja varallisuudesta riippumatta. Ohjelman […]

  • Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Microsoft käynnisti 9.1. ensimmäisen Tekoälytaitajat-kurssin Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun, Xamkin kanssa. Kurssin tarkoitus on saada kaivattuja uusia tekoälytaitajia työmarkkinoinnille ja Microsoftin kumppaniyrityksiin sekä pienentää samalla ICT-sektorin osaajapulaa. Lokakuussa julkaisemamme Suomen Tulevaisuus Nyt -tekoälyohjelman yksi keskeinen tavoite on vahvistaa suomalaisten tekoälyosaamista. Osana tekoälyohjelmaa olemme käynnistelleet yhteistyötä korkeakoulujen kanssa tekoälykoulutuksen lisäämiseksi osaksi koulujen kurssivalikoimaa. Xamkin lisäksi ainakin pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulut […]

Rahoitus ja vakuutukset

  • Suomalainen finanssitalo, älä jää datatulvan alle

    Suomalainen finanssitalo, älä jää datatulvan alle

      Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Asiakkaiden sydämistä ja rahoista kilpailevat yhä enenevissä määrin ketterät maksupalveluntarjoajat sekä Googlen ja Applen kaltaiset toimijat. Kuluttaja ei enää kysy, milloin paremmat palvelut tulevat – tarjolla on niin paljon uusia vaihtoehtoja, että asiakas voi vaihtaa palveluntarjoajaa parissa minuutissa kotisohvalta käsin. Enää […]

  • kaupunkinäkymä

    Datan kerääminen auttaa säästämään vettä

    Rahoitusalan yritys Ibercaja on yli 140 vuoden historiansa aikana ollut vahvasti mukana kehittämässä Espanjan koillisosia. Maaseudulla sijaitsevien asiakkaiden tukemiseksi ja paikallisen vesipulan ratkaisemiseksi yritys auttaa nyt maanviljelijöitä digitalisoimaan viljelykasvien hallintaa. Tässä muutoksessa ovat keskeisessä osassa esineiden internetiä (IoT) tukevat laatikot, jotka keräävät reaaliaikaista tietoa maanviljelijän pelloilta. Useiden anturiensa avulla nämä tehokkaat IoT-laitteet mittaavat hyperpaikallista tietoa […]

Teollisuus

  • Komatsun keltaisia koneita

    Tietokannan siirto, joka auttaa sinua olemaan "parempi kuin paras"

    Japanin termi dantotsu on vaikea kääntää, mutta karkeasti ottaen se tarkoittaa "parempi kuin paras". Kansainvälisillä markkinoilla toimiva japanilainen rakennus- ja kaivosvälineyritys Komatsu perustettiin lähes 100 vuotta sitten, ja siitä lähtien se on pyrkinyt tarjoamaan asiakkailleen palvelua tällä ohjenuoralla. Osana tätä missiota Komatsu lanseerasi Dantotsu-strategiansa vuonna 2003. Siihen sisältyy "Dantotsu-tuotteiksi" nimetty tuotevalikoima niiden vertaansa vailla olevan […]

  • Älykkäät ratkaisut auttavat säästämään vettä, rahaa… ja ympäristöä

    Älykkäät ratkaisut auttavat säästämään vettä, rahaa… ja ympäristöä

    Grundfos on maailman johtava kehittyneiden pumppuratkaisujen ja vesiteknologian toimittaja. Se edistää maailmanlaajuisesti kestävää kehitystä uraauurtavilla teknologioilla, jotka parantavat ihmisten elämänlaatua ja terveyttä kaikkialla maailmassa. Tämän vuoksi Grundfos jatkaakin älypumppuratkaisujen älytoimintojen kehittämistä Microsoft IoT Suiten ja Microsoft Dynamics 365:n avulla.

Terveydenhuolto

  • Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Laadukkaan terveydenhuollon varmistaminen myös tulevaisuudessa vaatii yhteistyötä, uusia innovaatioita ja tekoja. Microsoft toi yhteen terveydenhuollon edelläkävijät keskustelemaan ja jakamaan kokemuksiaan hyvän terveydenhuollon takaamiseksi myös tulevaisuudessa. Osaamista Suomesta löytyy, kuten aloituspuheenvuorossaan kommentoi Elena Bonfiglioli, joka toimii Microsoftin Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan markkina-alueen terveydenhuollon toimialajohtajana.   ”Suomi on todellakin edelläkävijä terveydenhuollossa. Emme kuitenkaan voi jäädä lepäämään laakereillemme vaan meidän pitää ottaa myös seuraava harppaus.”  Data on ollut puheenaiheena jo vuosia ja olemme tilanteessa, jossa datan määrä ei ole enää ongelma vaan sen […]

  • Lääkärit ja potilaat yhteisrintamassa syöpää vastaan teknologian avulla

    Lääkärit ja potilaat yhteisrintamassa syöpää vastaan teknologian avulla

    Fabian Bolin oli vain 28-vuotias saadessaan tietää sairastavansa leukemiaa. Lupaava näyttelijä tunsi syöpädiagnoosin myötä menettäneensä tulevaisuutensa hallinnan pysyvästi. Hänen kokemuksensa on aivan liian tavallinen. Euroopassa tilastoidaan vuosittain 3,7 miljoonaa uutta syöpädiagnoosia ja 1,9 miljoonaa syöpäkuolemaa. Maailman terveysjärjestön mukaan neljäsosa kaikista maailman syöpätapauksista diagnosoidaan Euroopassa, vaikka maanosassa asuu vain yksi kahdeksasosa maailman väestöstä. Syöpä on itse […]

Vähittäiskauppa

  • Raportti: Näkemyksiä vähittäiskaupasta – Valjasta datan voima

    Raportti: Näkemyksiä vähittäiskaupasta – Valjasta datan voima

    Vähittäiskauppa-ala muodostaa merkittävän osan monien maiden bruttokansantuotteesta, työllistää kymmeniä miljoonia ihmisiä ja on osa lähes kaikkien elämää. Saadaksemme alasta tarkempaa tietoa tänä poikkeuksellisen epävaakana aikana toteutimme hiljattain kyselytutkimuksen, johon osallistui 100 vähittäiskauppa-alan johtajaa. Kyselyssä he kertovat kohtaamistaan liiketoimintahaasteista ja siitä, kuinka he käyttävät tai aikovat käyttää analytiikkaa ja pilvipalveluja vastatakseen nykypäivän kuluttajien vaatimuksiin. Vähittäismyyjät, jotka […]

  • Fiksu jälleenmyyjä panostaa dataan

    Fiksu jälleenmyyjä panostaa dataan

    Nykypäivän ankarasti kilpaillussa toimintaympäristössä etulyöntiasema on organisaatioilla, jotka pystyvät hyödyntämään keräämäänsä dataa.

Valtionhallinto

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]