Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien järjestelmien käyttöönotto aina vaikeaa ja kallista?

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalvelujen käyttöönottoon ja pk-yritysten järjestelmähankintoihin liittyy paljon myyttejä. Yksi näistä myyteistä on, että uusien järjestelmien käyttöönotto on aina vaikeaa ja kallista. Tätä myyttiä murtamaan kutsuimme asiantuntijaksi eCraftin Janne Suomisen.

Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien tietojärjestelmien opettelu ja käyttöönotto vaikeaa, Janne Suominen?

Näin asia saattoi olla vielä muutama vuosi sitten, jolloin yrityksillä oli käytössä eri ohjelmistot eri toimintoihin.

Koska ohjelmistot eivät keskustelleet keskenään, tietoja saatettiin siirtää ruutupaperin avulla järjestelmästä toiseen, mikä luonnollisesti lisäsi turhan manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää. Käyttöliittymät olivat erinäköisiä, samoin toimintaprosessit ja -logiikat. Yrityksen oli tehtävä itse kaikki ohjeet käyttäjille.

Nykyään kaikki on paremmin. Usein integrointeja on tehty valmiiksi, on valmiita rajapintoja ja integrointitekniikat ovat kehittyneet. Toimisto- ja yritysohjelmien yhteispeli on sujuvaa – onko enää edes olemassa ohjelmaa, josta tietoja ei saisi vietyä Exceliin? Manuaalisen työn vähentyessä työntekijöiden työaika voidaan kohdistaa tuottavampiin tehtäviin.

Millä keinoin käyttöönoton kynnystä on madallettu?

Ohjelmistojen käyttöliittymät näyttävät samalta ja siirtyminen ohjelmien toiminnoista toiseen on samantyylistä, joten käyttökokemus on saumaton ja sujuva. Lisäksi useimmat ohjelmat toimivat selaimilla, minkä ansiosta töitä voi tehdä myös etänä.

Opastussivut, opastusvideot ja opastustekstit pitävät puolestaan huolen siitä, että järjestelmien käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, eikä työaikaa kulu käyttöoppaiden kahlaamiseen. Työntekijä voi siis huoletta keskittyä omaan ydinosaamiseensa järjestelmien yhteensopivuusongelmien setvimisen sijaan.

Kaksi ihmistä keskustelemassa pöydän ääressä

Miksi uusien järjestelmien käyttöönotoista on alunperin tullut niin suuri peikko?

Monessa pk-yrityksessä muistetaan vielä perinteinen tapa kehittää ja ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Kankea ja raskas prosessi alkoi määrittelyvaiheella, joka sitoi yrityksen resursseja.

Käyttöönoton aikana järjestelmiä parametroitiin ja muokattiin yrityksen tarpeiden mukaan. Serverit olivat kovassa käytössä ja aikaa kului back up -prosessien rakentamiseen. Järjestelmiin tehdyt muutokset vaativat testausta ja lukemattomia työtunteja, minkä johdosta monessa pk-yrityksessä on vielä tänäkin päivänä käytössä ohjelmaversioita muutaman vuoden takaa.

Miten prosessi on muuttunut nyt kun pilvipalvelut ovat vallanneet markkinat?

Uuden rakentamisen sijaan pk-yritykset voivat nykyään ottaa käyttöön ohjelmistoja, joiden prosessit on jo valmiiksi suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita. Parhaimmillaan uuden ohjelmiston saa testikäyttöön muutamassa tunnissa, nopeimmillaan jopa minuuteissa.

Ohjelmistoon voi tutustua rauhassa itse, jolloin konsulttituntien määrä vähenee ja ne voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja prosesseihin, ei niinkään käyttöliittymän opetteluun tai “viilaamiseen”.

Pilvipalveluina toimitettujen ohjelmistojen etuna on myös olemattomat laitteistokustannukset – selaimella toimivia ohjelmistoja ei tarvitse ladata käyttäjien koneille, vaan ne toimivat kaikilla laitteilla. Ohjelmistojen omat koulutussivut ovat usein kattavia, joten oppiminen on helppoa.

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana.

Miten vakuuttaisit suomalaisen yrityspäättäjän siitä, että ohjelmistot kannattaa hankkia pilvipalveluina?

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska:

  1. Niiden toimintaprosessit on valmiiksi testattu eri alojen yrityksissä, jolloin pitkää ja hintavaa määrittely- tai konfigurointiprojektia muutoksineen ja testauksineen ei tarvita. Omat resurssit voidaan paremmin pitää kiinni perustoiminnoissa.
  2. Sujuvan käyttöönoton ansiosta järjestelmä on hyödynnettävissä nopeasti ja vanhat lisenssit voidaan kuolettaa.
  3. Pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana. Lisenssejä voi ostaa tarpeen mukaan kuukausittain ja myös niistä luopuminen on mahdollista.
  4. Ympäristö ja laitekustannukset ovat pienet. Uusia/omia servereitä ei tarvita.
  5. Pilvipalveluissa on valmiita yhteyksiä yrityksen muihin toimisto-ohjelmiin ja tarvittaviin palveluihin.

 

_________

eCraftin Sales Manager Janne Suominen sai ensikosketuksen yritysohjelmien käyttöönottoon ja kehittämisen jo 1980-luvun puolivälissä. Jannella on pitkä kokemus toimintojen ja järjestelmien kehittämisestä pienissä ja suurissa kotimaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Jannen spesialiteettina on myynnin kehittäminen ja työkalut.

Maksuton e-kirja: Neljä digitaalista strategiaa, joilla vastaat asiakasvaatimuksiin reaaliajassa

Tue tiimiesi yhteistyötä ja paranna asiakastyytyväisyyttä hävittämällä tietosiilot

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

Koulutus

  • Oppimisen analytiikalla torjutaan tehokkaasti syrjäytymistä

    Oppimisen analytiikalla torjutaan tehokkaasti syrjäytymistä

    Vuosittain yli 8% suomalaisen ammatillisen koulutuksen opiskelijoista, eli yli 10 000 opiskelijaa keskeyttää opintonsa ja jää vaille tutkintoa ja ammattia. Ammattiopistoille tämä aiheuttaa haasteita kustannusten ja opiskelijoista saatavan rahoituksen tasapainottamisessa. Riskit ovat suuret sekä syrjäytymisuhan alla oleville nuorille itselleen että koko yhteiskunnalle: miten he löytävät mielekkään paikkansa maailmassa ja kasvavat yhteiskunnan tuottaviksi jäseniksi sen sijaan, […]

  • kinderen met computers

    Koulutus on tulevaisuudessa kunnan ykköstehtävä

    Maailman osaavin ja onnellisin Suomi luodaan jokaisessa kunnassa ja koulussa askel askeleelta. Tämä toteutuu kuitenkin koulumaailmassa ainoastaan, jos kunnat ja kuntapäättäjät ovat sitoutuneita rohkeuteen ja muutokseen. Käännetään katseet historiasta tulevaisuuteen. Kun sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyvät maakuntien hoidettaviksi, koulutus nousee kuntien keskeisimmäksi tehtäväksi. Ajanmukainen, tasokas koulutustarjonta on myös tärkeä vetovoimatekijä kuntien kilpaillessa asukkaista ja veronmaksajista. Siksi […]

Rahoitus ja vakuutukset

  • Suomalainen finanssitalo, älä jää datatulvan alle

    Suomalainen finanssitalo, älä jää datatulvan alle

      Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Asiakkaiden sydämistä ja rahoista kilpailevat yhä enenevissä määrin ketterät maksupalveluntarjoajat sekä Googlen ja Applen kaltaiset toimijat. Kuluttaja ei enää kysy, milloin paremmat palvelut tulevat – tarjolla on niin paljon uusia vaihtoehtoja, että asiakas voi vaihtaa palveluntarjoajaa parissa minuutissa kotisohvalta käsin. Enää […]

  • Woman taking a credit card out of a wallet

    Rahoitusalanyritys uskoo tulevaisuutensa bottien varaan

    Raiffeisen on kehittänyt chatbotin, jolla se säilyttää kilpailukykynsä ja palvelee paremmin asiakkaitaan.

Teollisuus

  • Two field workers fixing airplane turbines

    Infografiikka: Mahdollista Connected Field Service

    Voimaannuta valmistajat, missä ikinä oletkin Field Service-matkallasi

  • Parasta kahvia keitetään pilvipalveluiden avulla

    Parasta kahvia keitetään pilvipalveluiden avulla

    Moderni kahvikulttuuri on monimutkaista. Kuppi pikakahvia amulla ei enää riitä useimmille meistä. Kahvi on elävää, hengittävää kulttuuria, ja sen myötä kuluttajien odotukset ovat nousseet uudelle tasolle. Näihin odotuksiin vastaaminen ja niiden ylittäminen määrittää kahviyritysten menestyksen toimialalla, jossa olet vain niin hyvä kuin viimeisin tekemäsi latte. On hämmästyttävää ajatella, että kun sveitsiläinen kahvinkeitinvalmistaja Thermoplan perustettiin vuonna […]

Terveydenhuolto

  • Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Muistatteko vielä ne vanhat hyvät ajat, jolloin apteekkiin kiikutettiin lääkärin käsin kirjoittama resepti ja yhdessä apteekin henkilökunnan kanssa yritettiin arvuutella lääkärin kryptisen viestin sisältöä? Nämä paperiset reseptit kuuluvat tätä nykyä katoavaan kansanperinteeseen. Terveydenhuolto kokonaisuudessaan elää murroskautta. Sähköisten reseptien lisäksi yhä useampi terveyspalvelu on saatavilla myös digitaalisessa muodossa. Nettiajanvaraus, virtuaaliklinikka ja sähköinen potilastietokanta alkavat olla kaikille […]

  • Menestystarinoita tekoälystä – Fimmic auttaa saamaan kudosnäytteiden tulokset sekunneissa

    Menestystarinoita tekoälystä – Fimmic auttaa saamaan kudosnäytteiden tulokset sekunneissa

    Olemme rakentaneet Suomelle tekoälyohjelman Suomen Tulevaisuus Nyt, jonka avulla haluamme ratkoa yhteiskunnallisia haasteita, kiihdyttää talouskasvua ja vahvistaa suomalaisten tekoälyosaamista. Tavoitteenamme on auttaa kahta miljoonaa suomalaista näkemään ja kokemaan tekoälyn mahdollisuudet vuoteen 2020 mennessä. Samaan aikaan aiomme kouluttaa Suomeen 20 000 uutta tekoälyosaajaa. Kiihdytämme tekoälyn hyödyntämistä Yhtenä tekoälyohjelmamme neljästä pilarista on teknologia, jonka avulla haluamme kiihdyttää tekoälyn […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • A man sitting at a table using a laptop

    Neljä yleistä haastetta, joita hallitukset kohtaavat kriisin aikana

    Tämä blogi antaa parhaat ratkaisut kotona työskentelyyn, yhteydenpitoon, tilannetietoisuuden lisäämiseen ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseen.

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Suomalainen NPDL vertaisauditointiohjelma tukemassa kulttuurimuutosta

    Oppimisen Pohjantähti -hankkeeseen osallistuneiden kuntien opetustoimille ja niiden kouluille on valmistunut vertaisauditointiin perustuva auditointikäsikirja. Sitä voivat opetustoimet ja koulut käyttää joko itsenäisesti tai asiantuntijoiden tukemana NPDL-ohjelman paikalliseen arviointiin ja jatkokehittämiseen. Systeeminen arviointi käy läpi kouluorganisaation kaikki portaat. Auditointiryhmä kootaan niin, että siinä on yhteistyökaupungin tai – kunnan kollegat ja siten auditointi vahvistaa kuntien ja koulujen […]

Asiakastarinat

  • Mies katselee tablettia tehtaalla

    Schipholin lentokentän muutos kestävän kehityksen mukaiseksi

    Yli 71 miljoonaa matkustajaa kulkee vuosittain Schipholin lentokentän lävitse. Se on yksi Euroopan suurimmista lentokentistä. Jotta kaikille matkustajille voidaan tarjota mahdollisimman sujuva lentokenttäkokemus, 17 000 resurssia on pidettävä huollettuina 24 tuntia päivässä, 7 päivää viikossa. Erinomaisen palvelun toimittamista ja ylläpidon optimointia varten BAM Bouw en Techniek toteutti datapohjaisen kenttäpalvelusovelluksen. Se varmistaa, että kenttäpalveluteknikoilla on käytössään […]

Digitalisaatio

  • Envision Forum: Manufacturing -valmistavan teollisuuden tulevaisuus

    Envision Forum: Manufacturing -valmistavan teollisuuden tulevaisuus

    Valmistava teollisuus on keskellä historiansa merkittävintä ajanjaksoa. Alati kiristyvä globaali kilpailu, teknologiset harppaukset ja mittavat muutokset kuluttajakäyttäytymisessä pakottavat palaamaan takaisin peruskysymyksen äärelle. Kun maailma ympärillä muuttuu hurjaa vauhtia, miten valmistavan teollisuuden pitää muuttua säilyttääkseen asemansa kansantalouden kulmakivenä?  Tähän kysymykseen etsitään vastausta Microsoftin Envision Forumissa, joka kokoaa yhteen alan tuoreimmat trendit, vakavimmat haasteet ja merkittävimmät mahdollisuudet. Envision Forum esittelee, kuinka alan menestyneimmät suomalaisyritykset ovat tulevaisuuteen varautuneet.  Tapahtuman […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Avanade auttaa finanssitaloja datatulvassa

    Kumppaniblogi – Avanade auttaa finanssitaloja datatulvassa

    Suomalainen finanssitalo, älä jää datatulvan alle! Suomessa toimivat pankit ja vakuutusyhtiöt eivät enää joudu etsimään datapuroja, vaan haasteena on datatulvan hallinta, jossa Avanade auttaa finanssitaloja. Pinnalle finanssitalon nostaa analytiikka, joka tarjoaa toiminnallisia ehdotuksia asiakastyöhön. Hyödyllisen datan kerääminen ei ole ollut enää vuosikymmeniin suomalaisten pankkien tai vakuutusyhtiöiden ongelmana. Päinvastoin, nykyään digitaalisten ja monikanavaisten palveluiden myötä asiakastiedon […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Guy working in front of a PC

    Vaatimustenmukaisuusohjelma asiakaslähtöisen yrityskulttuurin tukena

    Vaatimustenmukaisuusongelmien ratkaisemiseen tarvitaan suunnittelua ja viestintää. Kattava ohjelma voi kuitenkin varmistaa, että olet valmiina tuleviin haasteisiin. Se antaa henkilöstöllesi vapauden keskittyä parhaaseen osaamiseensa. E-kirjamme Dynamics 365 vaatimustenmukaisuuden tukena kertoo, miten tällainen ohjelma voi auttaa markkinointitiimiäsi sopeutumaan muutokseen ja parantamaan asiakaslähtöisyyttä. Keskitetyn hallinta- ja vaatimustenmukaisuusohjelman voima on helppo ymmärtää ajattelemalla sen tuomia sekä sisäisiä että ulkoisia […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]