Siirry pääsisältöön
Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien järjestelmien käyttöönotto aina vaikeaa ja kallista?

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalvelujen käyttöönottoon ja pk-yritysten järjestelmähankintoihin liittyy paljon myyttejä. Yksi näistä myyteistä on, että uusien järjestelmien käyttöönotto on aina vaikeaa ja kallista. Tätä myyttiä murtamaan kutsuimme asiantuntijaksi eCraftin Janne Suomisen.

Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien tietojärjestelmien opettelu ja käyttöönotto vaikeaa, Janne Suominen?

Näin asia saattoi olla vielä muutama vuosi sitten, jolloin yrityksillä oli käytössä eri ohjelmistot eri toimintoihin.

Koska ohjelmistot eivät keskustelleet keskenään, tietoja saatettiin siirtää ruutupaperin avulla järjestelmästä toiseen, mikä luonnollisesti lisäsi turhan manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää. Käyttöliittymät olivat erinäköisiä, samoin toimintaprosessit ja -logiikat. Yrityksen oli tehtävä itse kaikki ohjeet käyttäjille.

Nykyään kaikki on paremmin. Usein integrointeja on tehty valmiiksi, on valmiita rajapintoja ja integrointitekniikat ovat kehittyneet. Toimisto- ja yritysohjelmien yhteispeli on sujuvaa – onko enää edes olemassa ohjelmaa, josta tietoja ei saisi vietyä Exceliin? Manuaalisen työn vähentyessä työntekijöiden työaika voidaan kohdistaa tuottavampiin tehtäviin.

Millä keinoin käyttöönoton kynnystä on madallettu?

Ohjelmistojen käyttöliittymät näyttävät samalta ja siirtyminen ohjelmien toiminnoista toiseen on samantyylistä, joten käyttökokemus on saumaton ja sujuva. Lisäksi useimmat ohjelmat toimivat selaimilla, minkä ansiosta töitä voi tehdä myös etänä.

Opastussivut, opastusvideot ja opastustekstit pitävät puolestaan huolen siitä, että järjestelmien käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, eikä työaikaa kulu käyttöoppaiden kahlaamiseen. Työntekijä voi siis huoletta keskittyä omaan ydinosaamiseensa järjestelmien yhteensopivuusongelmien setvimisen sijaan.

Kaksi ihmistä keskustelemassa pöydän ääressä

Miksi uusien järjestelmien käyttöönotoista on alunperin tullut niin suuri peikko?

Monessa pk-yrityksessä muistetaan vielä perinteinen tapa kehittää ja ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Kankea ja raskas prosessi alkoi määrittelyvaiheella, joka sitoi yrityksen resursseja.

Käyttöönoton aikana järjestelmiä parametroitiin ja muokattiin yrityksen tarpeiden mukaan. Serverit olivat kovassa käytössä ja aikaa kului back up -prosessien rakentamiseen. Järjestelmiin tehdyt muutokset vaativat testausta ja lukemattomia työtunteja, minkä johdosta monessa pk-yrityksessä on vielä tänäkin päivänä käytössä ohjelmaversioita muutaman vuoden takaa.

Miten prosessi on muuttunut nyt kun pilvipalvelut ovat vallanneet markkinat?

Uuden rakentamisen sijaan pk-yritykset voivat nykyään ottaa käyttöön ohjelmistoja, joiden prosessit on jo valmiiksi suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita. Parhaimmillaan uuden ohjelmiston saa testikäyttöön muutamassa tunnissa, nopeimmillaan jopa minuuteissa.

Ohjelmistoon voi tutustua rauhassa itse, jolloin konsulttituntien määrä vähenee ja ne voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja prosesseihin, ei niinkään käyttöliittymän opetteluun tai “viilaamiseen”.

Pilvipalveluina toimitettujen ohjelmistojen etuna on myös olemattomat laitteistokustannukset – selaimella toimivia ohjelmistoja ei tarvitse ladata käyttäjien koneille, vaan ne toimivat kaikilla laitteilla. Ohjelmistojen omat koulutussivut ovat usein kattavia, joten oppiminen on helppoa.

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana.

Miten vakuuttaisit suomalaisen yrityspäättäjän siitä, että ohjelmistot kannattaa hankkia pilvipalveluina?

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska:

  1. Niiden toimintaprosessit on valmiiksi testattu eri alojen yrityksissä, jolloin pitkää ja hintavaa määrittely- tai konfigurointiprojektia muutoksineen ja testauksineen ei tarvita. Omat resurssit voidaan paremmin pitää kiinni perustoiminnoissa.
  2. Sujuvan käyttöönoton ansiosta järjestelmä on hyödynnettävissä nopeasti ja vanhat lisenssit voidaan kuolettaa.
  3. Pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana. Lisenssejä voi ostaa tarpeen mukaan kuukausittain ja myös niistä luopuminen on mahdollista.
  4. Ympäristö ja laitekustannukset ovat pienet. Uusia/omia servereitä ei tarvita.
  5. Pilvipalveluissa on valmiita yhteyksiä yrityksen muihin toimisto-ohjelmiin ja tarvittaviin palveluihin.

 

_________

eCraftin Sales Manager Janne Suominen sai ensikosketuksen yritysohjelmien käyttöönottoon ja kehittämisen jo 1980-luvun puolivälissä. Jannella on pitkä kokemus toimintojen ja järjestelmien kehittämisestä pienissä ja suurissa kotimaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Jannen spesialiteettina on myynnin kehittäminen ja työkalut.

Maksuton e-kirja: Neljä digitaalista strategiaa, joilla vastaat asiakasvaatimuksiin reaaliajassa

Tue tiimiesi yhteistyötä ja paranna asiakastyytyväisyyttä hävittämällä tietosiilot

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

  • Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki haluaa tarjota laadukkaita digitaalisia palveluja sekä työntekijöille että asukkaille ja tuottaa ajantasaista dataa kaupungin toiminnan ja päätöksenteon pohjaksi. Tiedolla johtaminen on kaupungin strategian ytimessä. Tietovarastointi- ja raportointiratkaisuksi Järvenpää valitsi Microsoft Azure -pilvipalvelun ja Power BI:n.  Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Keski-Uudellamaalla. Järvenpäällä on pienen kaupungin resurssit, mutta kasvukeskuksena suuren kaupungin tavoitteet. Toisaalta […]

  • nainen istuu jalkakäytävällä

    Kansalaispalvelujen digitaalinen murros

    Tutustu siihen, miten hallitukset käyttävät pilvipohjaisia työkaluja ja kokemuksia suunitellakseen uudelleen, miten ihmiset, data ja prosessit voivat yhdessä luoda lisäarvoa.

Koulutus

  • 9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    Jokainen opiskelija ja opettaja ansaitsee työnsä tueksi vain parasta. Tämän tueksi tarjoamme yhdeksän näkökulmaa oppimisen, opettamisen ja teknologian parhaaseen liittoon. Uskomme, että laadukkaat tietokoneet ja ohjelmistot pystyvät merkittävästi parantamaan opiskelijan kykyä kommunikoida, oppia sekä soveltaa oppimaansa. Microsoftin teknologiat aina laitteista ja käyttöjärjestelmästä sovelluksiin on suunniteltu auttamaan jokaista opiskelijaa käyttämään koko potentiaaliaan.    1.Teknologia tukee oppimista monipuolisesti Vaikuttavatko teknologia– ja laitevalinnat oppimistuloksiin? […]

  • Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Olemme Euroopan pohjoisimmassa Girlz in Tech Arctic -tapahtumassa Äkäslompolossa syyskuun viimeisenä perjantaina. Tapahtuman organisoi ESR-rahoitteinen Alueellisen yrittäjyyskasvatuksen polut -hanke, ja se toteutettiin yhteistyössä Nuori Yrittäjyys ry:n, Microsoftin ja Lapin ammattikorkeakoulun kanssa. Tyttöjä on tapahtumassa viitisenkymmentä; he ovat saapuneet tapahtumaan busseilla ympäri Lappia. Kysyn tytöiltä, pitäisikö heillä olla enemmän naisroolimalleja teknologian, luonnontieteiden tai matematiikan alueilla. Vastaus […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • mies huoneessa

    Tuottavuuden lisääminen älykkäiden valmistussovellusten avulla: miten Bekaert tekee sen oikein

    Tehtaan lattian menestystarina – kiitos älykkäiden valmistussovellusten strategian, joissa on käytössä matalan koodin – ja pilvipohjaisia yhteistyötyökaluja.

  • Malarenergi

    Tulevaisuuden yhteiskunta: Energiayhtiö hyödyntää tekoälyä

    Ruotsalainen energiayhtiö kehittää uusia innovaatioita dynaamisen yhteistyön ja tekoälyteknologian siivittämänä Hyiset työmatkat talvisissa Pohjolan kaupungeissa muuttuvat hieman siedettävimmiksi, kun perillä odottaa mukavan lämmin koti. Kaupunkien energiankulutuksen säätely on olennaisen tärkeää – ei ainoastaan taloudellisten ja lämpimien kotien tähden, vaan myös ympäristövaikutusten minimoimiseksi kaupunkien kasvaessa. Energiayhtiö Mälarenergi kehittää innovatiivisia lähestymistapoja pitääkseen kodit luotettavan lämpiminä nopeasti muuttuvassa […]

Terveydenhuolto

  • Menestystarinoita tekoälystä – Fimmic auttaa saamaan kudosnäytteiden tulokset sekunneissa

    Menestystarinoita tekoälystä – Fimmic auttaa saamaan kudosnäytteiden tulokset sekunneissa

    Olemme rakentaneet Suomelle tekoälyohjelman Suomen Tulevaisuus Nyt, jonka avulla haluamme ratkoa yhteiskunnallisia haasteita, kiihdyttää talouskasvua ja vahvistaa suomalaisten tekoälyosaamista. Tavoitteenamme on auttaa kahta miljoonaa suomalaista näkemään ja kokemaan tekoälyn mahdollisuudet vuoteen 2020 mennessä. Samaan aikaan aiomme kouluttaa Suomeen 20 000 uutta tekoälyosaajaa. Kiihdytämme tekoälyn hyödyntämistä Yhtenä tekoälyohjelmamme neljästä pilarista on teknologia, jonka avulla haluamme kiihdyttää tekoälyn […]

  • Menetkö lääkäriin autolla vai videolla?

    Menetkö lääkäriin autolla vai videolla?

    Kesken kiireisen työpäivän tulee soitto päiväkodista. Lapsella on silmätulehdus. Kaksi vaihtoehtoa: lähdenkö sairaan lapsen kanssa ajamaan lääkäriin, odottamaan vuoroa, saamaan sillä aikaa muitakin pöpöjä, vastaanottamaan sen reseptin, jonka jo tiesimme saavamme, ajamaan apteekkiin ja sieltä taas kotiin hoitamaan tulehdusta kuntoon. Vai otanko lääkäriin yhteyttä chatissa, lähetän valokuvat silmästä, kuvailen oireet, saan reseptin sähköisenä ja ajan vain apteekkiin hakemaan reseptin ja pääsen nopeasti lapsen […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • A skyscraper in a city

    Gov Pod -sarja: Microsoft hallituksessa

    Lue, miten pilvipalvelut, kehittyvät teknologiat ja lohkoketju voivat parantaa työntekijöiden ja kansalaisten elämää.

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Tulevaisuuden IT-infrastruktuurimalli kuntien ja koulujen IT-ammattilaisille

    Tulevaisuuden IT-infrastruktuurimalli kuntien ja koulujen IT-ammattilaisille

    Mitkä tulevaisuuden oppimista palvelevat teknologiset ratkaisut vaativat IT-ammattilaisilta ja miten varmistetaan toimiva infra jokaiseen kouluun Hangosta Utsjoelle? Microsoftin IT-infrastuktuuriasiantuntijat ovat kehittäneet opetuksen järjestäjien tarpeisiin IT-arkkitehtuurimallin, josta kunnat saavat oman työnsä tueksi kuvan hyvin järjestetyn IT- infrastruktuurin rakenteista. Malli tukee teknologiakokonaisuuden hahmottamista ja antaa selkeät ohjeet siihen, mistä palasista syntyy toimiva infra. Teknologian hallinta lähtee verkoista, […]

Asiakastarinat

  • Nainen tutkimuksissa

    Ennakoiva huolto parantaa syöpäpotilaiden elämän laatua

    Yli 17 000 000 ihmistä sairastaa vuosittain syöpää, ja tämän luvun odotetaan nousevan tulevina vuosina merkittävästi. Tehokkaiden ja edullisten hoitotapojen kehittäminen on erittäin tärkeää. Microsoft Azure IoT:n käyttöönoton jälkeen IBA Worldwide, lääketieteellisten syöpähoitolaitteiden johtava kehittäjä, on pystynyt vähentämään laitteidensa huoltokustannuksia ja nopeuttamaan niiden korjausta. Sen kehittämä protoniterapiateknologia on kehityksen kärjessä, mutta se edellyttää merkittäviä investointeja. […]

Digitalisaatio

  • Outotec muuttuu kohti palveluliiketoimintayhtiötä teknologian avulla

    Outotec muuttuu kohti palveluliiketoimintayhtiötä teknologian avulla

          Outotec on perinteisesti toiminut suhdanneherkässä ja investointivetoisessa markkinassa. Osana viime vuosien strategiauudistustaan Outotec asetti liiketoimintansa muutoksen yhdeksi keskeiseksi tavoitteekseen vahvistaa asiakaslähtöisyyttä ja palveluliiketoimintaa. Meille palveluliiketoiminta on strategisesti tärkeä ja kasvava alue. Meille on tärkeintä, että pystymme reagoimaan nopeasti asiakkaan pyyntöihin, ja se vaatii meiltä oman kellotaajuutemme muuttamista. Haluamme, että meillä on ajantasainen kokonaiskuva […]

Kumppaniblogi

  • mies seisoo vieressä tietokoneen näytön pöydällä

    Teknologiaharppaus IoT-aikakaudelle – uutta virtaa kantaverkon kunnossapitoon

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Suomen keskeisen sähköjärjestelmän osan, kantaverkon toimivuudesta vastaava Fingrid on jo pitkään ollut edelläkävijän asemassa. Verkon ylläpidossa ja kehittämisessä on hyödynnetty jo aikaisessa vaiheessa mm. mobiiliratkaisuja, etäohjausta ja sähköasemille asennettuja antureita. Antureiden avulla alkoi syntyä uutta dataa, joka haluttiin valjastaa kantaverkon tukipalveluiden ja […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Kyberturvallisuus pilviaikakaudella

    Yritys ei enää voi suojata itseään pelkällä suojamuurilla ja laskusillalla. Maailma oli IT:n näkökulmasta huomattavasti yksinkertaisempi kymmenen vuotta sitten. Organisaation rajat olivat tietoteknisessä mielessä helposti piirrettävissä, joten suojaukset oli mielekästä rakentaa näitä rajoja mukaillen. Voidaan ajatella, että organisaatio oli kuin keskiaikainen linna, jonka suojaamiseen riitti suojamuuri ja laskusilta. Organisaatiolla oli oma sisäinen verkkonsa ja sen […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]