Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien järjestelmien käyttöönotto aina vaikeaa ja kallista?

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalvelujen käyttöönottoon ja pk-yritysten järjestelmähankintoihin liittyy paljon myyttejä. Yksi näistä myyteistä on, että uusien järjestelmien käyttöönotto on aina vaikeaa ja kallista. Tätä myyttiä murtamaan kutsuimme asiantuntijaksi eCraftin Janne Suomisen.

Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien tietojärjestelmien opettelu ja käyttöönotto vaikeaa, Janne Suominen?

Näin asia saattoi olla vielä muutama vuosi sitten, jolloin yrityksillä oli käytössä eri ohjelmistot eri toimintoihin.

Koska ohjelmistot eivät keskustelleet keskenään, tietoja saatettiin siirtää ruutupaperin avulla järjestelmästä toiseen, mikä luonnollisesti lisäsi turhan manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää. Käyttöliittymät olivat erinäköisiä, samoin toimintaprosessit ja -logiikat. Yrityksen oli tehtävä itse kaikki ohjeet käyttäjille.

Nykyään kaikki on paremmin. Usein integrointeja on tehty valmiiksi, on valmiita rajapintoja ja integrointitekniikat ovat kehittyneet. Toimisto- ja yritysohjelmien yhteispeli on sujuvaa – onko enää edes olemassa ohjelmaa, josta tietoja ei saisi vietyä Exceliin? Manuaalisen työn vähentyessä työntekijöiden työaika voidaan kohdistaa tuottavampiin tehtäviin.

Millä keinoin käyttöönoton kynnystä on madallettu?

Ohjelmistojen käyttöliittymät näyttävät samalta ja siirtyminen ohjelmien toiminnoista toiseen on samantyylistä, joten käyttökokemus on saumaton ja sujuva. Lisäksi useimmat ohjelmat toimivat selaimilla, minkä ansiosta töitä voi tehdä myös etänä.

Opastussivut, opastusvideot ja opastustekstit pitävät puolestaan huolen siitä, että järjestelmien käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, eikä työaikaa kulu käyttöoppaiden kahlaamiseen. Työntekijä voi siis huoletta keskittyä omaan ydinosaamiseensa järjestelmien yhteensopivuusongelmien setvimisen sijaan.

Kaksi ihmistä keskustelemassa pöydän ääressä

Miksi uusien järjestelmien käyttöönotoista on alunperin tullut niin suuri peikko?

Monessa pk-yrityksessä muistetaan vielä perinteinen tapa kehittää ja ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Kankea ja raskas prosessi alkoi määrittelyvaiheella, joka sitoi yrityksen resursseja.

Käyttöönoton aikana järjestelmiä parametroitiin ja muokattiin yrityksen tarpeiden mukaan. Serverit olivat kovassa käytössä ja aikaa kului back up -prosessien rakentamiseen. Järjestelmiin tehdyt muutokset vaativat testausta ja lukemattomia työtunteja, minkä johdosta monessa pk-yrityksessä on vielä tänäkin päivänä käytössä ohjelmaversioita muutaman vuoden takaa.

Miten prosessi on muuttunut nyt kun pilvipalvelut ovat vallanneet markkinat?

Uuden rakentamisen sijaan pk-yritykset voivat nykyään ottaa käyttöön ohjelmistoja, joiden prosessit on jo valmiiksi suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita. Parhaimmillaan uuden ohjelmiston saa testikäyttöön muutamassa tunnissa, nopeimmillaan jopa minuuteissa.

Ohjelmistoon voi tutustua rauhassa itse, jolloin konsulttituntien määrä vähenee ja ne voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja prosesseihin, ei niinkään käyttöliittymän opetteluun tai “viilaamiseen”.

Pilvipalveluina toimitettujen ohjelmistojen etuna on myös olemattomat laitteistokustannukset – selaimella toimivia ohjelmistoja ei tarvitse ladata käyttäjien koneille, vaan ne toimivat kaikilla laitteilla. Ohjelmistojen omat koulutussivut ovat usein kattavia, joten oppiminen on helppoa.

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana.

Miten vakuuttaisit suomalaisen yrityspäättäjän siitä, että ohjelmistot kannattaa hankkia pilvipalveluina?

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska:

  1. Niiden toimintaprosessit on valmiiksi testattu eri alojen yrityksissä, jolloin pitkää ja hintavaa määrittely- tai konfigurointiprojektia muutoksineen ja testauksineen ei tarvita. Omat resurssit voidaan paremmin pitää kiinni perustoiminnoissa.
  2. Sujuvan käyttöönoton ansiosta järjestelmä on hyödynnettävissä nopeasti ja vanhat lisenssit voidaan kuolettaa.
  3. Pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana. Lisenssejä voi ostaa tarpeen mukaan kuukausittain ja myös niistä luopuminen on mahdollista.
  4. Ympäristö ja laitekustannukset ovat pienet. Uusia/omia servereitä ei tarvita.
  5. Pilvipalveluissa on valmiita yhteyksiä yrityksen muihin toimisto-ohjelmiin ja tarvittaviin palveluihin.

 

_________

eCraftin Sales Manager Janne Suominen sai ensikosketuksen yritysohjelmien käyttöönottoon ja kehittämisen jo 1980-luvun puolivälissä. Jannella on pitkä kokemus toimintojen ja järjestelmien kehittämisestä pienissä ja suurissa kotimaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Jannen spesialiteettina on myynnin kehittäminen ja työkalut.

Maksuton e-kirja: Neljä digitaalista strategiaa, joilla vastaat asiakasvaatimuksiin reaaliajassa

Tue tiimiesi yhteistyötä ja paranna asiakastyytyväisyyttä hävittämällä tietosiilot

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Government

  • Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki valjasti Microsoft Azuren tiedolla johtamisen tueksi

    Järvenpään kaupunki haluaa tarjota laadukkaita digitaalisia palveluja sekä työntekijöille että asukkaille ja tuottaa ajantasaista dataa kaupungin toiminnan ja päätöksenteon pohjaksi. Tiedolla johtaminen on kaupungin strategian ytimessä. Tietovarastointi- ja raportointiratkaisuksi Järvenpää valitsi Microsoft Azure -pilvipalvelun ja Power BI:n.  Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Keski-Uudellamaalla. Järvenpäällä on pienen kaupungin resurssit, mutta kasvukeskuksena suuren kaupungin tavoitteet. Toisaalta […]

  • nainen istuu jalkakäytävällä

    Kansalaispalvelujen digitaalinen murros

    Tutustu siihen, miten hallitukset käyttävät pilvipohjaisia työkaluja ja kokemuksia suunitellakseen uudelleen, miten ihmiset, data ja prosessit voivat yhdessä luoda lisäarvoa.

Koulutus

  • 9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    9 tapaa tukea oppimista teknologian avulla

    Jokainen opiskelija ja opettaja ansaitsee työnsä tueksi vain parasta. Tämän tueksi tarjoamme yhdeksän näkökulmaa oppimisen, opettamisen ja teknologian parhaaseen liittoon. Uskomme, että laadukkaat tietokoneet ja ohjelmistot pystyvät merkittävästi parantamaan opiskelijan kykyä kommunikoida, oppia sekä soveltaa oppimaansa. Microsoftin teknologiat aina laitteista ja käyttöjärjestelmästä sovelluksiin on suunniteltu auttamaan jokaista opiskelijaa käyttämään koko potentiaaliaan.    1.Teknologia tukee oppimista monipuolisesti Vaikuttavatko teknologia– ja laitevalinnat oppimistuloksiin? […]

  • Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen kouluille ja opettajille

    Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen kouluille ja opettajille

    Syväoppiminen muuttaa koulua, opetusta sekä opettajan ja oppilaan roolia. Lahjana satavuotiaalle Suomelle Microsoft käynnisti Oppimisen Pohjantähti -ohjelman tukemaan oppimisen muutosta ja samalla siirtymistä uuden opetussuunnitelman mukaiseen opetukseen ja osaamisen arviointiin. Visiona on hyvinvointi ja tasa-arvoinen koulumaailma, jossa oppiminen sujuu ajasta ja paikasta riippumatta ja on motivoivaa ja innostavaa kaikille – lähtötaidoista ja varallisuudesta riippumatta. Ohjelman […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • Infograafi: Uudistunut kenttäpalvelu

    Infograafi: Uudistunut kenttäpalvelu

    Jotta henkilöstösi voi täyttää asiakkaan tarpeet yhdistetyssä toimintaympäristössä, sillä on oltava työkalut tarpeiden ennakointiin, yhdenmukaiseen viestintään ja entistä paremman palvelun tarjoamiseen. Onko organisaatiosi vaarassa jäädä muista jälkeen?

  • Älykkäät ratkaisut auttavat säästämään vettä, rahaa… ja ympäristöä

    Älykkäät ratkaisut auttavat säästämään vettä, rahaa… ja ympäristöä

    Grundfos on maailman johtava kehittyneiden pumppuratkaisujen ja vesiteknologian toimittaja. Se edistää maailmanlaajuisesti kestävää kehitystä uraauurtavilla teknologioilla, jotka parantavat ihmisten elämänlaatua ja terveyttä kaikkialla maailmassa. Tämän vuoksi Grundfos jatkaakin älypumppuratkaisujen älytoimintojen kehittämistä Microsoft IoT Suiten ja Microsoft Dynamics 365:n avulla.

Terveydenhuolto

  • Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Muistatteko vielä ne vanhat hyvät ajat, jolloin apteekkiin kiikutettiin lääkärin käsin kirjoittama resepti ja yhdessä apteekin henkilökunnan kanssa yritettiin arvuutella lääkärin kryptisen viestin sisältöä? Nämä paperiset reseptit kuuluvat tätä nykyä katoavaan kansanperinteeseen. Terveydenhuolto kokonaisuudessaan elää murroskautta. Sähköisten reseptien lisäksi yhä useampi terveyspalvelu on saatavilla myös digitaalisessa muodossa. Nettiajanvaraus, virtuaaliklinikka ja sähköinen potilastietokanta alkavat olla kaikille […]

  • Microsoftin pilvi digitalisoimassa terveydenhuoltoa: HUS Terveyskylä

    Microsoftin pilvi digitalisoimassa terveydenhuoltoa: HUS Terveyskylä

    Terveyskylä on yhdessä asiantuntijoiden ja potilaiden kanssa kehittämä erikoissairaanhoidon verkkopalvelu. Digitaalisen palvelun avulla lääkärin osaaminen voidaan valjastaa useamman potilaan käyttöön. Terveyskylän avulla mahdollistetaan potilaan aktiivinen osallistuminen koko hoitopolun aikana. Katso videolta lisää, kuinka HUS hyödyntää Microsoftin pilveä terveydenhuollon digitalisoinnissa.  

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

100 Tarinaa

  • Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Syväoppiminen muuttaa koulua, opetusta sekä opettajan ja oppilaan roolia. Lahjana satavuotiaalle Suomelle Microsoft käynnisti Oppimisen Pohjantähti -ohjelman tukemaan oppimisen muutosta ja samalla siirtymistä uuden opetussuunnitelman mukaiseen opetukseen ja osaamisen arviointiin. Visiona on hyvinvointi ja tasa-arvoinen koulumaailma, jossa oppiminen sujuu ajasta ja paikasta riippumatta ja on motivoivaa ja innostavaa kaikille – lähtötaidoista ja varallisuudesta riippumatta. Ohjelman […]

Asiakastarinat

  • Stora Enso muuttaa toimialaa johtamalla datan avulla

    Stora Enso muuttaa toimialaa johtamalla datan avulla

    “Kaikkien täytyy voittaa tai tämä ei toimi.” Stora Enson digitalisaatiojohtaja Samuli Savo ymmärtää, että tulevaisuudessa valmistavaa teollisuutta hallitsee data. Se, joka omistaa datan sekä jakaa ja hyödyntää sitä kaikkein tehokkaimmin, voi hyvin olla toimialan edelläkävijä seuraavat 50 vuotta. Savon mukaan tämä tarkoittaa muutoksia yritysten käytäntöihin. Muutos osana dna:ta ”Me todella uskomme dataan,” Savo sanoo. ”Mutta […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Podcast-sarja: Kumppaniohjelman ytimessä

    Podcast-sarja: Kumppaniohjelman ytimessä

    Kumppaniohjelman ytimessä -podcast-sarjassamme käsittelemme sitä, miten tuemme kumppaniemme liiketoiminnan kasvua ja luomme yhdessä menestystarinoita. Microsoft myynnin tukipilarina Jakso 3 – Tässä jaksossa Kumppanipodcastissä vieraileva Janne Sipilä kertoo, kuinka Microsoft auttaa kumppaneitaan menestymään uusilla markkinoilla. Kuuntele miten Microsoft voisi tukea sinun yrityksesi kasvua. Isäntänä tässä jaksossa toimii Juhani Vuorio.   Yhteismyynnillä menestykseen –tositarina Jakso 2 –  Kumppani-podcastin […]

Media

  • Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Katarina Engblom kumppani- ja SMB liiketoimintajohtajaksi

    Aloitin tammikuun alussa 2019 Microsoft Oy:llä kumppaniliiketoiminnasta ja pienistä ja keskisuurista asiakkaista vastaavana johtajana. Edeltäjäni Microsoftilla Jussi Tolvanen siirtyi syyskuun alussa Microsoft Oy:n toimitusjohtajaksi, joten minulla on mielenkiintoinen tehtävä edessäni. Sain heti aluksi muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääsenkin helposti esittäytymään. Kuka olet ja mistä tulet? Olen energinen ja iloinen teknologiasta ja ihmisistä innostuva johtaja. Aamulla […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Guy working in front of a PC

    Vaatimustenmukaisuusohjelma asiakaslähtöisen yrityskulttuurin tukena

    Vaatimustenmukaisuusongelmien ratkaisemiseen tarvitaan suunnittelua ja viestintää. Kattava ohjelma voi kuitenkin varmistaa, että olet valmiina tuleviin haasteisiin. Se antaa henkilöstöllesi vapauden keskittyä parhaaseen osaamiseensa. E-kirjamme Dynamics 365 vaatimustenmukaisuuden tukena kertoo, miten tällainen ohjelma voi auttaa markkinointitiimiäsi sopeutumaan muutokseen ja parantamaan asiakaslähtöisyyttä. Keskitetyn hallinta- ja vaatimustenmukaisuusohjelman voima on helppo ymmärtää ajattelemalla sen tuomia sekä sisäisiä että ulkoisia […]

Vinkit

  • Kaksi naispuolista työntekijää ja yksi miespuolinen työntekijä ideoi epämuodollisessa toimistoympäristössä. Molemmat naiset käyttävät kannettavia tietokoneita, mies kirjoittaa. Taustalla näkyy suurikokoinen näyttö.

    Vuoden 2019 nykyaikaiset myyntitrendit 5 webinaarissa

    Ostajien ja myyjien suhde muuttuu päivittäin monimutkaisemmaksi. Jokainen potentiaalinen kumppanuus edellyttää oikean ostajan löytämistä, hänen liiketoimintansa kokonaisvaltaista ymmärtämistä, ostosyklissä etenemisen seuraamista ja asiakkaan sitouttamista oikeanlaisella sisällöllä – ja tämän kaiken tulee tapahtua asiakkaan haluamalla tavalla ja hänelle sopivaan aikaan. Tämä muuttuva dynamiikka korostaa nykyaikaisen myynnin taiteellisuutta. Kun aika on oikea, ostajat haluavat edelleen henkilökohtaista huomiota […]